Fem grunde til at dine medarbejdere skal registrere tid

Citatet stammer fra Peter Drucker, en af ledelsesteoriens grundlæggere. Han forstod, at god tidsstyring er en af de vigtigste betingelser for at skabe en succesfuld virksomhed.

Og når vi ved, hvordan vi bruger vores tid, er det langt nemmere at styre den. Hvis du har brug for flere argumenter for tidsregistrering, får du her 5 af slagsen: 

1) Nemmere og mere effektiv projektledelse

Et tidsregistreringssystem giver dig et overblik over, hvad der sker i din virksomhed; hvilket også er grundlaget for effektiv projektledelse.

Når du ved, hvordan dine medarbejdere bruger deres tid, kan du strømline arbejdsgange og bevare indsigten i aktuelle opgaver.

Det bliver meget nemmere at følge daglige, ugentlige og månedlige aktiviteter - og det gælder uanset om du har et decideret timeregistrering eller har et skema i Excel. Det hjælper både projektlederne og teamet til at nå opgaver til tiden.

Når medarbejderne selv registrerer deres tid, så reducerer det ledernes administration betragteligt. Det simplificerer også lønhåndteringen, især hvis dine medarbejdere bliver betalt på timebasis. 

Læs også: Den effektive projektplan.

2) Præcis planlægning af fremtidige opgaver og projekter

Timesedler giver dig værdifuld data, som er essentiel for at kunne udarbejde planer for fremtiden og vælge strategier.

Hvis du ikke kigger på data fra færdige projekter, er det umuligt at planlægge fremtidige aktiviteter. Tidsregistrering viser dig hvor lang tid dine medarbejdere i virkeligheden har brug for til at udføre en opgave, og du kan tilpasse dine tidsplaner efter det.

Læs også: Hvorfor fejler projekter? De 5 værste fejl i projekter.

Med et tidsregistreringssystem klædes du på til at håndtere pludselige ændringer, og du kan lave tilpasninger til den oprindelige plan.

Det hjælper dig til at etablere et troværdigt image overfor dine kunder, da risikoen for at deadlines skrider mindskes.

Læs også: Hvad er et projekt scope? Få en komplet guide nu.

3) Effektiv styring af omkostninger

At øge omsætningen og reducere omkostningerne er et mål for de fleste virksomheder. Men uden et realistisk billede af hvordan tiden bruges (eller spildes), er det svært at reducere omkostningerne.

Når du registrerer din tid, kan du se, hvor potentielt tidsspilde opstår, så du kan adressere det, før det er for sent.

Du reducerer risikoen for at overskride budgetterne ved følge omkostninger på fremtidige projekter.

Når du holder øje med præcis, hvor mange timer, der bruges på et projekt, så mister du heller ikke penge, når du fakturerer dine kunder. Samtidig forebygger det overspringshandlinger, når medarbejderne selv skal registrere hvor meget tid, de bruger på deres opgaver, da de så fokuserer på ikke at spilde tiden. 

Læs også: Projektøkonomi for projektledere.

4) Stigning i produktivitet

Tidsregistrering er en måde at sikre, at små opgaver ikke kommer i vejen for at færdiggøre vigtige projekter til tiden. Det hjælper dine medarbejdere til at identificere de vigtige og mindre vigtige opgaver, så de holder skruen i vandet. Hvis medarbejderne ved, hvad der forventes af dem og hvornår, så kan de bedre planlægge deres tid.

Når medarbejderne selv registrerer deres tid, så vil de få større fokus på deres arbejde. Når du tager tid på dig selv får du samtidig indblik i, hvad du bruger for lidt eller for meget tid på, hvilket gør det nemmere at prioritere hen af vejen.

Læs også: Tidsstyring: Sådan bruger du fakta i stedet for mavefornemmelse.

5) Konstruktive MUS-samtaler

Tidsregistrering er et godt værktøj, når det kommer til den årlige MUS-samtale. Det kan give jer et mere objektivt udgangspunkt, når I starter snakken med de data, medarbejderen selv løbende har registreret. 

Tidsregistreringsdata giver aldrig det fulde billede, men det bidrage med en del: Hvilke projekter har man arbejdet på? Hvor mange timer og hvor stor omsætning har de projekter skabt?

Dermed har du input, der kan hjælpe dig med at give meningsfuld feedback og objektivt honorere godt arbejde.

Læs også: Frigør potentialet: Ledelse i konsulent- og rådgiverbranchen.

 +1 ekstra grund: Det er lovpligtigt

Fra 1. juli 2024 skulle alle danske virksomheder have implementeret tidsregistrering. Med arbejdstidsdirektivet fra EU blev det bestemt, at alle arbejdspladser i EU skal dokumentere bl.a. arbejdstid, hviletid, pauser og ferie. Det skal dokumenteres i et 'pålideligt, objektivt' system, og data skal gemmes fremadrettet.