Integrationer og API Forbedret projektøkonomi

Økonomisk indsigt i projekterne ved at standardisere data

Det jeg frygtede mest var, at vi ville tabe moment. At vi ville sætte et eller andet i gang for så at finde ud af, at vi ikke var kommet nogen vegne, og havde brændt pengene af. Men vi blev ret hurtigt overbevist om, at der ikke var nogen grund til bekymring. Det fungerede bare.

Mads Hald

Teknisk direktør, Kamtower

Efter Kamtower droppede deres eksisterende løsning til tidsregistrering, valgte de at kaste sig ud i en helhjertet implementering af TimeLog på tværs af hele virksomheden.

Det har betydet, at de nu kan følge dækningsgraden på store tværgående såvel som på de enkelte projekter ude i afdelingerne.

“Når alt er fastpris, og alle aftaler er baseret på udregninger, så er det vigtigt at vi kan se, om det er rentabelt,” siger Mads Hald.

Kamtower har fået 4 fordele ved at bruge TimeLog PSA

Et system som medarbejderne synes er let at bruge
Pålidelig, økonomisk indsigt for alle projekter
Ensartethed i datainput på tværs af organisationen til rapportering og indsigt
Et større fokus på at styre projektøkonomi hos medarbejderne

Kompleksitet og manglende standardisering gjorde indsigt umulig

Før Kamtower implementerede TimeLog brugte de en konkurrerende løsning, der var kompleks og ikke særligt intuitivt.

“Udfordringen var kompleksiteten i det oprindelige program og manglen på intuition. Over mange år havde vi opbygget hysterisk mange sager, ingen standard for navngivning og masser af projekter i pipelinen, vi ikke havde fået lukket. På et tidspunkt havde vi nok 5-6.000 åbne sager."

Konsekvensen af den manglende standardisering var, at det var utroligt svært at trække data ud og måle på virksomhedens og projekters performance.

Derfor var det utroligt vigtigt at komme godt fra start med det nye system, så det ikke skete igen.

”Ja, jeg ville absolut anbefale TimeLog. Systemet lægger op til, at man kan skabe overskuelighed i et arbejde, hvor man ellers har styrtende travlt. Det er ret vigtigt, at det lykkes at skabe overblik for de involverede – hurtigt og nemt. Og det lægger systemet op til.”

Mads Hald

Teknisk direktør, Kamtower

TimeLogs projektskabeloner sikrer ensartethed og gennemskuelige data

For at sikre, at alt registreret data er ensartet helt fra starten, har Mads Hald og Kamtower brugt TimeLogs skabelon-feature.

Ved at bruge skabeloner sikrer de, at alle både store og små projekter er opbygget og navngivet, så det er gennemskueligt at dykke ned i data efterfølgende og analysere på performance.

Når projektledere styrer de store tværgående projekter, kan de “shoppe” i færdige projektskabeloner til de mindre delprojekter, som udføres i afdelingerne ude omkring i landet.

Som projektet skrider frem og forskellige afdelinger skal involveres, kan projektlederen bruge de færdige skabeloner for delprojekterne. Lidt ligesom at bygge et projekt med legoklodser. Det betyder, at afdelingerne kan gå direkte i gang med at eksekvere, og alt tid bliver registreret korrekt fra starten.

Skabelonerne er på forhånd lavet i de respektive afdelinger på baggrund af deres erfaring og ekspertise. I skabelonerne indgår komplet projektplan, budget, betalingsplan og bemandingsplan.

Testmiljø giver Kamtower mulighed for at teste alle scenarier, før nye ting rulles ud

Kamtower har fået et testmiljø i TimeLog, hvor de kan prøve nye features og opsætninger, uden at det påvirker de data, der er kritiske for virksomheden.

Mads Hald har testet alle scenarier i Kamtowers’ testmiljø, før de blev rullet ud i virksomheden. Han bruger fortsat testmiljøet til at teste nye funktioner, så de kan rulles sikkert ud i virksomheden.

“Jeg blev overrasket over, hvor vildt smart det var, når vi havde alle de her fastprisaftaler. Så var det smart at have alle de her skabeloner med betalingsplaner og med bemandingsplaner. Så kan vi hurtigt se, om projektet kan betale sig,”

Implementering har været en samlende oplevelse for virksomheden

”Vi skulle have et nyt system, som kunne samle os lidt som virksomhed. Vi tog en beslutning om at lave et change management-projekt i den rigtige retning. Alle er blevet involverede i vigtigheden af økonomistyring og kontrakter. Og vi har fået en masse mennesker til at involvere sig, til at have en holdning og til at sætte sig ind i at styre projekternes økonomi,”

Hele implementeringsforløbet tog 1,5 måned, involverede alle projektledere og specialister på tværs af landet og alt foregik online.

Implementering har været et effektivt forløb

1,5 måneds implementeringsforløb for 81 medarbejdere online
Alt data fra det tidligere system tilbage fra 2006 er overført til TimeLog (25.000 projekter)
Over én kam er projektledere og specialister glade for TimeLog. Nu har de et system, de kan finde ud af

Mens medarbejderne arbejdede fragmenteret i det tidligere system, har implementeringsprocessen bidraget til at øge samarbejdet på tværs af organisationen.

“Vi er virkelig kommet rigtig godt i gang med at bruge TimeLog. Det har vækket en lyst hos folk til at få styr på de her ting vi kom fra. Det har været en kæmpe succes, at vi har kunnet vække interessen for det.”

Let fakturering gennem integration til Visma e-conomic

Hos Kamtower bogfører projektledernes deres projekter i TimeLog, hvorefter den færdige faktura bliver sendt direkte til e-conomic.

Og ifølge Mads Hald har integrationen gjort det let for projektlederne at vedligeholde økonomien i sine projekter.

”Man finder bare sin sag og ser betalingsplanen – passer det hele? Hvis ja, så trykker du bare på bogfør og sendes den til e-conomic. Så kan man se hele listen over det, man har afsluttet. Det er nemt at vedligeholde sine projekter uden at bruge vanvittigt meget energi på det.”

Om Kamtower

Kamtower leverer rådgivning og beregninger inden for telecom. Det strækker sig fra kontraktforhandlinger med kunder, byggetilladelser, design af fundamenter, statiske beregninger af master, fundamenter, bærerør, mm.

Virksomheden har eksisteret siden 2004 og er i dag 81 medarbejdere, der opererer i hele verden fra kontorer i Danmark, Indien og Myanmar.