3 skäl till att du ska bygga tillväxtstrategin på processer och KPI

”To finish first, first you have to finish.”

Om du sitter med i depån bland mekanikerna och teamcheferna vid det klassiska 24-timmarsloppet Le Mans är det här det talesätt man om och om igen brukar få höra.

För den berömda banans historia är fylld med snabba bilar som har kört ifrån allt och alla. Ända tills något gick snett och det hela slutade i ett flamhav eller bakom stängda garagedörrar.

2000 tappade motorsportvärlden målföret när Audi vann alla tre platserna på prispallen.

Under loppet bytte mekanikerna hela växellådan och bakänden på bilen. En process som normalt brukade ta flera timmar utförde Audis topptränade mekaniker på under fyra minuter.

Sedan dess har de vunnit 12 gånger och har blivit det näst mest vinnande laget på Le Mans någonsin.

Men vad har Audis historia med tillväxtstrategi, KPI och processer att göra?

Om du inte är motorsportfanatiker får du ha överseende med mig ett litet tag till, för snart kommer jag till poängen!

Processer och KPI:er förbättrar din tillväxtstrategi till bestående framgångar

Det jag tar med mig från Audis Le Mans-historia är att det är bra att satsa på att tjäna så mycket pengar så snabbt som möjligt.

Maximal tillväxt på minimal tid.

Men om du vill ha en topprofessionell organisation som inte bara vinner en gång utan vinner om och om och om igen, måste du ha koll på dina processer och dina KPI:er.

Audi hade byggt en blixtsnabb bil.

Men ännu mer avgörande – de hade optimerat sina interna processer, som alla teamets mekaniker hade ingående kännedom om. Och processerna gjorde att de kunde byta ut en utsliten växellåda – blixtsnabbt.

Därför kunde de reagera på det som för alla andra team skulle ha varit en katastrof. Och samtidigt vinna loppet.

Eftersom hela teamet kan alla teamets processer har de vunnit 12 gånger sedan dess. Och för att de hela tiden gör mätningar av nyckeltal för processerna och konstant optimerar dem har inget lag kunnat slå dem de senaste åren.

Om ditt företag ska vinna på distansen måste du tänka in din tillväxtstrategi på samma sätt. Det är det som skiljer amatörerna från proffsen.

Låt oss titta på exakt hur processer och nyckeltal hjälper dig att göra det.

1) Du kan styra en förutsägbar verksamhet med processer

Många år i ledande position har lärt mig en sak:

Du ska inte chansa igen om du inte kan se ditt resultat.

Om du inte kan din maskin utan och innan och vet hur varje del presterar ska du varken försöka erövra nya marknader eller lägga in dyra tekniska satsningar i din tillväxtstrategi.

Varför inte det?

För att du vill ha möjlighet att styra din verksamhet efter de utmaningar som alltid uppstår i nya affärsäventyr.

De två verktyg som ger dig möjlighet att styra företaget är KPI:erna och processerna.

KPI:erna funkar som sensorer för företagets prestationsförmåga. Precis som telemetrin i Audin gör att du kan se var de lösa muttrarna sitter någonstans och var maskinen funkar.

På TimeLogs kontor har jag själv listat våra viktigaste KPI:er. Då kan både jag och medarbetarna alltid se vad vi gör bra och vad som inte funkar så bra.

Processerna är din garanti för att du kan upprepa och optimera på de ställen där nyckeltalen lyser grönt. Och för att du vet hur du kan justera företagsmaskinen om de lyser gult.

Om du har gula eller röda nyckeltal är det avgörande att du kan gå ner i maskinrummet och identifiera de delar som inte funkar. Och då kan ditt team byta ut växellådan – blixtsnabbt.

Det är processerna som ger dig tilltro till att gröna KPI:er inte bara är ett uttryck för tur. Utan att de faktiskt är uttryck för något som du kan upprepa om och om igen.

Effekten blir att du kan skalera din verksamhet i tillväxtstrategin.

2) Med processer kan du leverera det du lovar kunderna

Hos nystartade, stagnerande eller krisdrabbade företag är det ledningens uppgift att få in optimismen i organisationen.

En organisation som inte tror på sig själv kommer aldrig att leverera bättre resultat.

Normalt brukar man ta in nya säljtalanger för att få verksamheten på rätt köl igen och fylla orderstocken. Optimismen stiger i takt med att orderna tickar in igen.

Men optimism avlöses snabbt av frustration – både för dig, dina medarbetare och kunden när du inte kan leverera det du har sålt.

För om resten av företagets processer inte följer med din säljiver så får ni snart jobba övertid.

Jag känner chefer som driver på sina medarbetare i 70-timmars arbetsveckor i ett maniskt försök att besegra berget av arbete och komma ikapp optimistiska deadlines. Men efter ett tag bryter medarbetarna ihop och den ohållbara situationen blir uppenbar för dem själva och deras kunder.

Om du istället driver en verksamhet där du kan och har finjusterat era leveransprocesser vet du vad och hur mycket din organisation kan leverera. Inte bara i ett enstaka, maniskt sprinterlopp utan om och om igen.

Den förutsägbarhet det medför kommer att skina igenom i förhållande till kunderna när säljkonsulterna kan presentera ett noga tillrättalagt leveransförlopp. Och när de kan avsluta handeln med visshet om att organisationen självklart kan leverera.

Hos TimeLog har vi under fjolåret jobbat intensivt med att optimera våra leveransprocesser. Vi kommer att fortsätta med att fortlöpande optimera dem. Mot bakgrund av det arbetet kan vi nu leverera fullständigt klarlagda leveransförlopp åt våra största och mest processkrävande kunder.

Och om du gör affärer med stora organisationer är detta ett säljargument i sig självt.

3) Utan nyckeltal och processer blir du långsam på en ombytlig marknad

De flesta företag i tillväxt kan komma att växa sig för stora i förhållande till sina mekanismer. De tjänar bra – och det går bra – men allt faller ihop när de kommer upp på en kritisk storlek.

Den smidighet som kännetecknade starten har plötsligt förvandlats till en konflikt mellan fler och fler av dina medarbetare som inte jobbar med tydliga processer.

Och eftersom KPI-ramarna inte är på plats ser de inte farosignalerna utan ignorerar dem. För ingen vet helt vad som faktiskt händer i organisationen.

Sedan försvinner två-tre av de stora kunderna och så börjar alla larmsignalerna att blinka. Men då är det ofta för sent.

I branscher där vinstmarginalen är liten lär företagen sig det snabbt. Men hos dem som tjänar bra på en gynnsam marknad kan det här få lov att fortsätta. Även hos dem som har haft en enorm tillväxt har jag sett detta slags ignorans fortsätta ända in i börsnoteringarna.

Men sedan förändras marknaden och de har ingen aning om vad de ska göra med sig själva. Rätt ofta leder det till en lång rad upprepade nyanställningar och uppsägningar utan att de hittar den verkliga orsaken till att de inte presterar.

Under tiden har konkurrenterna fokuserat på sin leverans och hittat en kostnadsbas som matchar marknaden.

Och sedan drar de med alla kunderna.

Du vill ha en supertanker med uppstartens smidighet

I starten sitter kollegerna och ledningen nära varandra. Alla vet alltid vad som försiggår på företaget.

Det ger det nystartade företaget en flexibilitet och en smidighet som du säkert är avundsjuk på om du jobbar med ledning i en stor organisation.

Men du kan mycket väl inarbeta det i företaget även om ni har vuxit och blivit stora.

Om du arbetar in utvalda KPI:er som går igen hela vägen från dina juniorkonsulter till styrelsen har du din sensorapparat på plats. Då kan du upptäcka tecken på förändringar på marknaden länge innan det blir en katastrof och kunderna har gett sig av.

Precis som Audi kunde se växellådans svaghetstecken på telemetrin länge innan den gick sönder.

Om din organisation har koll på sina processer och kan dem utan och innan kan du reagera på KPI:erna. För att du kan identifiera problemen i organisationen. Du vet att det finns ägare till processerna och du vet att du kan vidta korrigerande åtgärder för att rätta till dem. Och du kan lita på att de blir utförda.

Precis som Audis mekaniker kunde byta ut växellådan på under fyra minuter så att förarna bara kunde tävla vidare.

Om du bygger din tillväxtstrategi på dessa principer kan du maxa din verksamhet för att kunna agera smidigt på marknaden. Och det även när du har flerdubblat din medarbetarstab.

Flerårig succé med stenhårda konkurrenter

I åren efter Audis första seger har kraven och reglementen ändrats om och om igen. Nya tekniker har införts och starka konkurrenter har utmanat dem.

Men eftersom teamet har haft koll på sina mätningar och processer har de konstant kunnat gå i täten för utvecklingen.

Och alltid i täten framför konkurrenterna.

Om du tillämpar samma principer i din tillväxtstrategi kommer du nog också att nå dina mål.

År efter år efter år.

Gratis Branschrapport

Se hur processoptimerade företag presterar i förhållande till genomsnittet i SPI Benchmark 2019. Du får djupgående insikt genom 160 KPI:er uppmätta på 622 internationella företag. Om du inte klarar 230 sidors benchmark så har vi tagit fram en lättillgänglig Executive Summary som sammanfattar de viktigaste KPI:erna och tendenserna.