Agil projektledning: projektledarens guide till framgång

Är projektledarkepsen ett helt nytt tillägg till din garderob? Eller står du framför skyltfönstret och undrar vilken typ av projektledarhatt du ska köpa?

Eller har du burit den klassiska projektmodellen i din arbetsryggsäck i många år och vill nu utöka din projektstil med agila ledningsprinciper?

Oavsett vilken situation du befinner dig i, finns här en grundläggande guide till agil projektledning.

I guiden får du en fullständig översikt över metoden och varför den har blivit alltmer populär bland organisationer.

Vad är agil projektledning?

Till skillnad från den klassiska projektledningsmodellen fokuserar agil projektledning på en hög grad av flexibilitet och möjliggör därför snabba anpassningar av projektresultat.

Det är en iterativ och inkrementell metod där projektledaren och teamet arbetar tillsammans för att uppnå projektets övergripande mål. Detta sker genom en serie små delprojekt - så kallade sprintar - snarare än en fast projektplan.

I agil projektledning är det viktigt att ha ett starkt samarbete mellan projektledaren och teamet samt en öppen och kommunikativ kultur där alla parter känner att deras bidrag hörs och beaktas.

När är ett agilt tillvägagångssätt meningsfullt?

Agil projektledning lämpar sig för projekt där kraven är osäkra eller kan förändras under projektets gång, och där det är viktigt att kunna anpassa projektet löpande. Den lämpar sig också väl för projekt som kräver ett nära samarbete mellan teammedlemmarna och en hög grad av innovation och kreativitet.

Under de senaste åren har allt fler organisationer runt om i världen övergått från att använda den klassiska projektledningsmetoden till att använda agil projektledning eller en blandning av dessa två metoder.

Agil projektledning har visat sig vara effektiv när det gäller att möta de ständigt ökande kraven på snabbare marknadsintroduktion och bättre anpassning till en föränderlig miljö där organisationer måste kunna anpassa sig snabbt.

Agil projektledning jämfört med klassisk projektledning (vattenfallsprojektledning) Agil projektledning vs. klassisk projektledning

Den klassiska projektledningsstilen - även känd som vattenfallsprojektledning - kännetecknas av att projektet har en fast tidsplan, en fast budget och förankrade krav på leveranser.

Det är ett linjärt tillvägagångssätt för projektledning, där man arbetar systematiskt och projektets faser följer varandra i ett vattenfallsliknande flöde - därav namnet "vattenfallsprojektledning".

I vattenfallprojektledning utgår man vanligtvis från att kraven och leveranserna inte kan ändras under projektprocessen.

Vattenfallprojektledning är effektiv för projekt med tydliga, fastställda mål och krav. Det kan dock vara mindre lämpligt för projekt där kraven är osäkra eller där kraven kan förändras under projektets gång.

Olika typer av agil projektledning

Agilitet har funnits i mer än 35 år och bygger på erfarenheter från IT-utvecklingsprojekt och konceptualiseringen av Scrum (Takeuchi och Nonaka, 1986: "The New Product Development Game"). Senare kom XP och det agila manifestet.

I dag har ett stort antal kompletterande agila metoder och koncept utvecklats, varav de mest använda bland danska organisationer är följande

• DAD
• Kanban
• LeSS
• SAFe
• Spotify

Referensstandarderna är dock fortfarande Scrum och Kanban. Det finns många tekniska lösningar som stöder agil projektledning. Men de vanligaste är följande:

• Atlassian (Jira og Confluence)
• Azure DevOps
• ServiceNow

Gemensamt för alla metoder och koncept är att alla typer av leveranser inom företaget och organisationen kan utvecklas och levereras baserat på agila principer, metoder och koncept.

De grundläggande principerna för agilitet

Agil projektledning bygger på ett antal grundläggande principer:

1. Involvera kunden: Det är viktigt att ha en nära och öppen dialog med kunden för att se till att projektet uppfyller deras förväntningar och krav - särskilt eftersom dessa kan förändras under projektets gång.
2. Flexibilitet: Agil projektledning innebär att man inser att kraven på projektresultat kan - och ofta kommer att - förändras under projektets gång.
3. Samarbete är nyckeln: Det är viktigt att ha ett starkt samarbete mellan projektledaren och teamet, och att alla inblandade parter känner att deras synpunkter hörs och beaktas vid leveransen.
4. Små sprintar: Agil projektledning fokuserar på att uppnå projektets övergripande mål genom en serie små sprintar - leveranser - i stället för att följa en lång, fast plan.
5. Regelbunden utvärdering: I agila projekt är det viktigt att kontinuerligt utvärdera projektets framsteg och justera planen utifrån dessa utvärderingar och kundens önskemål.

Hur driver man ett agilt projekt?

Agil projektledning följer vanligtvis en specifik metodik, t.ex. Scrum eller Kanban, som definierar projektprocessen, men som ändå ger projektledaren och teamet gott om utrymme för anpassning längs vägen.

Faserna i agil projektledning kan variera beroende på vilken metod som används. De gemensamma egenskaperna för faserna i agila projekt är dock följande:

• Planering: Projektledaren och teamet definierar sprintar, krav och resurser tillsammans med kunden.
• Utveckling: Teamet arbetar för att uppnå projektets övergripande mål genom en serie små sprintar (som vanligtvis varar 2-3 veckor).
• Testning och utvärdering: Projektledaren och teamet utvärderar kontinuerligt projektets framsteg och leveranser och anpassar planen efter behov tillsammans med kunden.
• Leverans: Projektet överlämnas till kunden och utvärderas ytterligare för att säkerställa att det uppfyller kundens förväntningar.

Vilka är fördelarna och nackdelarna med ett agilt tillvägagångssätt?

När ska man välja ett agilt projekt jämfört med ett klassiskt vattenfallprojekt? Vilken modell: agil eller klassisk?

När det gäller att välja vilken projektmetodik som är den rätta för ett visst företag är det viktigt att titta på vilken typ av organisation som projektmetodiken ska användas mot.

Oavsett vilken projektmetod som används handlar det i slutändan om att få människor med på tåget och att leverera resultaten. Därför är projektmetodiken inte irrelevant.

Om du är en agil organisation är det ett självklart val att driva agila projekt, eftersom medarbetarna förstår det agila upplägget och arbetar med ett agilt tankesätt.

Om du däremot har en organisation som inte är van vid agila projekt är den klassiska vattenfallsmetoden eller ett hybridprojekt - en blandning av agil projektledning och klassisk vattenfallprojektledning - ett säkrare val.

när det gäller att se till att personalen är med på tåget och att du inte får motstånd, samtidigt som du är säkrare på att leverera dina resultat.