För- och nackdelar: Tidrapporter i Excel eller online - Vad lönar sig?

Och du kanske blir gråhårig av att vänta på försenade Excel-tidrapporter. Och på att samla ihop dem till något som du med gott samvete kan använda som underlag för att fakturera dina kunder. Om det inte är du som gör det så är det nog en ekonomichef eller en redovisningsansvarig som sitter med svarte Petter.

Men Excel är ju trots allt fortfarande ett otroligt allsidigt och genomtestat verktyg. Så kanske uppfyller det rent faktiskt ditt företags behov ändå.

Frågan är bara om Excel är tillräckligt för dig. Eller om det lönar sig att investera i ett system för tidrapportering. För att hjälpa dig att hitta svaret har vi destillerat fram de viktigaste för- och nackdelarna.

Men först ska vi reda ut ett vanligt missförstånd.

Påstående: Timrapporter lämpar sig bäst för små företag och tidrapporteringssystem är bara för de stora

Det korta svaret är – inte helt.

Huruvida ni kan ha nytta av ett tidrapporteringssystem eller ej har inget med om ni är tillräckligt stora att göra. Bra tidrapporteringssystem kan skalas och följa ditt företag allteftersom ni växer – från ett litet startupföretag till en stor koncern.

Om du har ett litet företag är det inte storleken på din organisation som dikterar för- och nackdelar med den ena eller den andra lösningen. Och de flesta mindre arbetsplatserna använder också Excel tidrapporter som go to-lösning.

Men så snart ni växer till mer än 15-20 medarbetare börjar nackdelarna med Excel tidrapporter att visa sig. Då börjar administrationen, faktureringen och analyseringen att bli tidskrävande och besvärliga. Och tidrapporteringssystemen drar ifrån ännu mer ju fler medarbetare du får.

Vilka är då för- och nackdelarna med tidrapporter i Excel jämfört med tidrapporteringssystem?

Listan över för- och nackdelar kan göras väldigt, väldigt lång. Men vi har valt tre huvudområden som är avgörande för ett konsultföretag.

Och till sist tittar vi lite på priset också.

1) Användarvänlighet

2) Fakturering

3) Rapportering och analys

4) Också är det naturligtvis priset

1) Användarvänlighet – det gäller att få med all tid

När man ska välja en lösning är det ganska normalt att man fokuserar på hur avancerade funktioner de enskilda lösningarna har.

Men faktiskt så är den kanske viktigaste funktionen med tidrapportering att det ska vara enkelt eftersom tidrapportering involverar alla i organisationen.

För om det inte är enkelt och dina medarbetare inte registrerar tiden ordentligt eller för oprecist tjänar du inte några pengar. Eller också har du ingen aning om ifall du tjänar eller förlorar pengar på dina fastprisprojekt.

Därför är användarvänligheten när man ska fylla i tidrapporterna avgörande för om du har en vettig faktureringsgrad och tjänar pengar på dina projekt.

Det ska vi titta på nu.

Stor igenkännlighet men ohanterlig användarvänlighet i Excel

Excels stora styrka är att alla känner till det.

Om du inte använder avancerade formler är det enkelt för medarbetarna att börja använda Excel tidrapporter och du behöver inte introducera programmet.

Så om ni har fullt upp med att minimera skador kan Excel kanske vara en bra lösning eftersom ni inte behöver lägga energi på att ändra arbetsrutinerna.

Samtidigt så är Excel en go to-lösning för många av medarbetarnas övriga arbetsuppgifter. Så det kan vara tilltalande för dem att göra som de brukar.

Det kan vara tilltalande för dem att göra som de brukar.

Excel är i grund och botten utformat för analys- och skrivbordsarbete

För konsulter som är mycket ute hos kunderna kan det vara besvärligt att sätta på datorn och knappa in tid i en Excel tidrapport medan de är på väg från en kund till en annan.

Det kan ofta kännas störande att behöva öppna Excel för att kunna öppna tidrapporten eftersom det inte ingår i medarbetarnas övriga arbetsrutiner.

Erfarenheten visar även att de allra flesta registrerar sin tid i slutet av dagen när de rapporterar i Excel. Det försämrar precisionen och i genomsnitt registrerar de då väsentligt färre timmar och minuter.

Därför upplever många företag ett lyft i faktureringsgrad när de går bort från denna rutin.

Ekonomistaben får tunga administrativa uppgifter

Slutligen har Excel den nackdelen att man som användare ska administrera tidrapporterna manuellt. Det är i synnerhet den ekonomiansvariga som får det reella ansvaret för att alla medarbetarna har angett tiden i Excel-arken.

Eftersom Excel inte automatiskt skickar något meddelande när en tidrapport är ifylld måste den ekonomiansvariga själv öppna alla tidrapporter för att kontrollera att de är ifyllda och sedan påminna försenade medarbetare.

Den här cirkusen med att öppna kalkylblad och flikar försiggår oftast i 3-4 omgångar tills allt är ifyllt.

Nya rutiner krävs men stor användarvänlighet i tidrapporteringssystemen

Till skillnad mot Excel är alla system utformade för att du ska fylla i en tidrapport.

Det är en bra utgångspunkt för en lösning som medarbetarna tycker är enkel eftersom användarvänligheten vid tidrapporteringen har tänkts in i systemen redan från början.

Exempelvis kan medarbetarna nöja sig med att registrera tid på rätt aktiviteter och behöver inte tänka på att hantera kalkylarken.

Det gör det enklare och överskådligare.

Därutöver tänker de flesta tidrapporteringssystemen in alternativ till online-tidrapporten. Det har blivit väldigt enkelt att registrera tid på mobilen med särskilda appar. Eller under dagen via program som körs i bakgrunden på datorn.

Om man ska peka på en nackdel med ett tidrapporteringssystem är det att det oftast kräver att rutinerna ändras hos medarbetarna.

Å andra sidan kan det i många fall vara en fördel.

2) Fakturering – avgörande skillnad på hur mycket du fakturerar

En av de rutiner som kan gå helt snett på många företag handlar om faktureringsprocessen.

Det finns många kreativa lösningar ute på företagen på hur man omsätter tidrapporter till fakturor. Oftast handlar det om ett mejl till en ekonomiansvarig – om projektledaren kommer ihåg det.

Generellt sett involverar det fler medarbetare som ska koreografera överlämnandet och faktureringen på bästa sätt.

Det är även vid faktureringen som många upplever en mycket konkret skillnad mellan att använda kalkylark och ett system för tidrapportering.

Fakturering från tidrapporter i Excel är en dålig affär

Excels största svaghet visar sig i faktureringen. Och det finns faktiskt inte så mycket positivt att säga.

Symptomen på kalkylarksfakturering omfattar låg faktureringsgrad, chefer som måste påminna om försenade tidrapporter och en revisor eller en ekonomimedarbetare som försöker sammanställa en bunt tidrapporter i kalkylark till fakturor.

Det sista tar oftast 3-4 dagar – och innehåller många fel.

Felen beror i regel inte på ekonomimedarbetaren. De beror på att siffror måste flyttas manuellt mellan ark samtidit som det är omöjligt att kontrollera att registreringarna är korrekta eller följa upp- och nedskrivningar av tiden.

Kort sagt förlorar du pengar eftersom du fakturerar för lite och lägger alldeles för mycket tid på det – om du gör det i Excel.

Tidrapporteringssystem ökar faktureringsgraden

I motsats till Excel ger tidrapporteringssystemen dig en verklig ekonomisk vinst när du använder dem för att fakturera tid.

Ett bra system gör att du (eller din ekonomiansvariga) kan göra utdrag av tid som är knuten till projekt eller kunder och omvandla dem till fakturor.

Och det utan att det är något man måste skicka runt i organisationen.

De flesta tidrapporteringssystem integrerar även till de största ekonomisystemen så att hela kedjan från registrering till utskick av faktura hänger ihop.

Det innebär att det inte uppstår några fel eftersom data måste flyttas mellan kalkylark eller system. Och eftersom alla data hänger ihop och tiden lätt kan spåras blir det enkelt att kontrollera registreringarna och följa upp- och nedskrivningarna.

3) Rapportering och analys – tidrapporterna är din viktigaste datakälla

På konsultföretag är det uppenbara syftet med tidrapporteringen att skapa ett underlag för faktureringen.

Men i takt med att ditt företag växer och mognar ökar behovet av att använda tidrapporteringen för analys.

Vad lägger ni er tid på? Vilka projekttyper och kunder är tidskrävande? Vilket är dina konsulters realiserade timpris jämfört med försäljningspriset?

Du kan få de siffror du behöver i båda lösningarna.

Excel erbjuder avancerad rapportering för avancerade användare

Om du samlar in tidrapporter i kalkylark kan du skapa en omfattande rapportering. Excel är ett avancerat analysverktyg för dem som förstår att utnyttja det.

Samtidigt så är formlerna öppna så att du kan följa beräkningarna och justera vid behov.

Å andra sidan krävs det en rätt hög användarnivå att skapa rapporter som är tillräckligt avancerade för att du ska få de siffror du behöver för att kunna göra en djupare analys.

Och det är tidskrävande att fylla på data i rapporterna om du måste samla in och bearbeta tidrapporterna och hämta siffror från olika ark.

Samtidigt är risken för fel väldigt stor. En enda felaktig beräkning eller felbehäftad datakälla kan utlösa en kedja av felberäkningar. Och det är enormt svårt att spåra fel mellan flera kalkylark.

Omfattande och djup rapportering är standard i tidrapporteringssystem

De flesta tidrapporteringssystem har som standard en uppsättning fördefinierade rapporter som hämtar data direkt från rapporter om tid, utgifter och kilometerersättning.

Det innebär att arbetet med att samla in och bearbeta tidrapporterna försvinner.

Om du behöver andra rapporter än dem som är definierade i tidrapporteringssystemet eller om du räknar ut KPI:er som t.ex. faktureringsgraden på ett annat sätt måste du i många fall hämta data från systemet och bearbeta dem i Excel.

Men tidrapporteringssystemen har en tydlig fördel när det gäller djupet och filtreringen av rapporteringen som du får tillgång till väldigt snabbt.

Oftast kan du få insikt i saker som lönsamheten för de olika projekten och kunderna eller medarbetarnas fördelning av intern och extern tid utan att behöva skapa komplicerade kalkylark.

Upplev fördelarna med TimeLog gratis i 30 dagar 

Vill du testa om online-tidrapportering är något för ditt företag kan du nu prova TimeLog helt gratis.

Du kan skapa projekt som du kan ge dina medarbetare möjlighet att rapportera tid på, hämta rapporter från tidrapporterna och följa dina nyckeltal.

Och om du kopplar TimeLog till ditt ekonomisystem kan du även skicka fakturor till dina kunder – snabbt, enkelt och utan fel.