[Vor- und Nachteile] Excel-Stundenzettel vs. Online-Zeiterfassung

Ihr Beratungsunternehmen ist immer nur so gut wie die erfasste Zeit Ihrer Mitarbeiter. 

Vielleicht sind Sie vom Warten auf überfällige Excel-Stundenzettel genervt. Und von dem zusätzlichen Zeitaufwand, alles so zusammenfassen, dass Sie es Ihren Kunden mit gutem Gewissen in Rechnung stellen können.

Und wenn nicht Sie selbst, dann wahrscheinlich ein Finanzleiter oder Buchhalter in Ihrem Unternehmen. 

Dennoch ist Excel nach wie vor ein unglaublich vielseitiges und bewährtes Werkzeug. Vielleicht deckt es Ihren geschäftlichen Bedarf wirklich ganz gut ab. 

Die Frage ist: Ist Excel gut genug? Oder könnte es sich für Sie lohnen, in ein Zeiterfassungssystem zu investieren? 

Um Sie bei dieser Frage zu unterstützen, haben wir die wichtigsten Vor- und Nachteile für Sie zusammengefasst. 

Doch zunächst wollen wir mit einem weit verbreiteten Missverständnis aufräumen. 

• Behauptung: Stundenzettel eignen sich am besten für kleine Unternehmen; Zeiterfassungssysteme sind nur etwas für große Unternehmen 

Die kurze Antwort lautet: Nicht ganz. 

Wie groß der Nutzen eines Zeiterfassungssystems für Sie ist, hängt nicht von der Größe Ihres Unternehmens ab. Gute Zeiterfassungssysteme lassen sich einfach skalieren und folgen dem Wachstum Ihres Unternehmens – vom kleinen Start-up bis hin zu einem großen Konzern. 

Wenn Sie ein sehr kleines Unternehmen führen, ist die Größe unbedeutend für die Vor- und Nachteile der einen oder anderen Lösung. Tatsächlich verwenden die meisten kleineren Teams Excel-Stundenzettel als Standardlösung. 

Sobald Sie jedoch um die 15–20 Mitarbeiter beschäftigen, kommen Nachteile der Zeiterfassung in Excel zum Vorschein. Hier beginnen Verwaltung, Rechnungsstellung und Analyse zeitaufwendig und mühsam zu werden. 

Ab diesem Punkt wird die Zeiterfassung in Excel nur noch umso unübersichtlicher, je mehr Mitarbeiter Sie haben, während der Nutzen von Zeiterfassungssystemen mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigt.

Was sind also genau die Vor- und Nachteile der Stundenzettel in Excel vs. Zeiterfassungs-systeme? 

Die Liste der Vor- und Nachteile ist potenziell sehr, sehr lang. Aber wir haben drei Schwerpunkte gewählt, die für Beratungsunternehmen besonders wichtig sind. 

• Benutzerfreundlichkeit 
• Rechnungsstellung 
• Berichte und Analysen 
• Preis 

1) Benutzerfreundlichkeit – es gilt, die Stunden zu sichern 

Bei der Auswahl einer neuen Lösung wird häufig darauf geachtet, wie fortschrittlich die Funktionen der jeweiligen Anwendung sind. 

Das vielleicht jedoch wichtigste Merkmal der Zeiterfassung ist, dass sie einfach in der Anwendung sein sollte. 

Ist das System nicht einfach zu bedienen, erfassen Ihre Mitarbeiter die Stunden nicht richtig oder zu ungenau – und Sie verdienen kein Geld. Oder Sie verlieren bei Festpreisprojekten den Überblick, ob diese überhaupt gewinnbringend sind.

Deshalb ist das einfache Erfassen von Stunden entscheidend für Ihre Abrechnungsrate und dafür, ob Sie mit Ihren Projekten einen Gewinn erzielen. 

Sehen wir uns das genauer im Vergleich an. 

Großer Erkennungswert, aber umständliche Bedienung von Excel 

Excels größte Stärke ist, dass fast jeder das Programm kennt

Wenn Sie keine erweiterten Formeln verwenden, ist ein Excel-Stundenzettel denkbar einfach für Ihre Mitarbeiter und Sie müssen sie nicht in das Programm einführen. 

Excel ist in erster Linie für Analysen und Schreibtischarbeit gedacht  

Für Berater, die viel Zeit bei Kunden verbringen, kann es mühsam sein, den Computer zu öffnen und Stunden in eine Excel-Tabelle einzutragen, während sie von Kunde zu Kunde unterwegs sind. 

Es kann ablenkend sein, Excel zur Zeiterfassung öffnen zu müssen, da dies den sonstigen Arbeitsablauf der Mitarbeiter unterbricht. 

Die Erfahrung zeigt, dass die meisten Mitarbeiter ihre Stunden am Ende des Tages in Excel eintippen. Das geht auf Kosten der Genauigkeit, denn im Schnitt werden so deutlich weniger Stunden und Minuten erfasst. 

Viele Unternehmen erleben deshalb einen Anstieg ihrer Abrechnungsrate, sobald sie sich von dieser manuellen Verfahrensweise verabschieden. 

Hoher Verwaltungsaufwand für die Buchhaltung 

Darüber hinaus hat Excel den Nachteil, dass die Mitarbeiter ihre Stundenzettel manuell verwalten müssen. Die Verantwortung dafür, dass alle Mitarbeiter ihre Stunden in die Excel-Tabellen eingetragen haben, bleibt letztendlich an der Buchhaltung hängen. 

Da Excel keine Benachrichtigungsfunktion hat, muss der Buchhalter alle Stundenzettel manuell öffnen und prüfen, ob sie ausgefüllt wurden, und dann die verspäteten Mitarbeiter daran erinnern. 

Dieses Öffnen und Schließen von Tabellen muss oft mehrmals wiederholt werden, bis alles korrekt ausgefüllt ist. 

Neue Abläufe müssen her – mit großer Benutzerfreundlichkeit in Zeiterfassungssystemen 

Im Gegensatz zu Excel sind alle Systeme auf das Ausfüllen von Stundenzetteln ausgerichtet. 

Dies ist eine gute Voraussetzung für eine einfache Lösung für Ihre Mitarbeiter, da die Benutzerfreundlichkeit des Vorgangs der Zeiterfassung von Anfang an berücksichtigt wurde. 

So müssen die Mitarbeiter sich nur noch darauf konzentrieren, ihre Zeit für die richtigen Aufgaben zu erfassen anstatt sich mit Tabellen herumzuschlagen. 

Das macht den Prozess viel einfacher und übersichtlicher. 

Außerdem bieten die meisten Zeiterfassungssysteme auch Alternativen zum Online-Stundenzettel. Speziell dafür entwickelte Apps machen es heutzutage sehr einfach, Stunden von überall auf dem Smartphone zu erfassen, oder zwischendurch über Desktop-Anwendungen, die im Hintergrund des Computers laufen. 

Wenn man einen Nachteil von Zeiterfassungssystemen hervorheben muss, dann, dass es in der Regel eine Anpassung der Arbeitsabläufe der Mitarbeiter erfordert. 

Andererseits kann eine Umstrukturierung oftmals auch ein Vorteil sein. 

2) Rechnungsstellung – der entscheidende Faktor für Ihre Abrechnungsquote

Das Verfahren der Rechnungsstellung ist ein Arbeitsprozess, der in vielen wachsenden Unternehmen schnell aus dem Ruder laufen kann. 

Für die Umwandlung von Stundenzetteln in Rechnungen gibt es unzählige kreative Lösungen. Die häufigste davon ist wohl eine E-Mail an den Buchhalter – wenn der Projektleiter sich daran erinnert. 

Oft sind mehrere Mitarbeiter damit beschäftigt, Übergabe und Rechnungsstellung bestmöglich zu koordinieren. 

Genau in diesem Prozess wird der Unterschied zwischen der Verwendung von Tabellen und einem Zeiterfassungssystem am meisten spürbar. 

Rechnungsstellung anhand Excel-Stundenzetteln ist ein schlechtes Geschäft 

Die größte Schwäche von Excel liegt in der Rechnungsstellung. Da gibt es wenig positive Aspekte. 

Die Probleme der Rechnungsstellung anhand von Tabellen sind weitreichend: von einer niedrigen Abrechnungsrate, über gestresste Mitarbeitermanager, die an überfällige Stundenzettel erinnern müssen, bis hin zu Buchhaltern oder Finanzmitarbeitern, die einen Stapel von Stundenzetteln zu Rechnungen zusammenstellen müssen. 

Letzteres dauert oft mehrere Tage und ist am Ende trotz des großen Zeitaufwandes nicht fehlerfrei. 

Fehler liegen dabei im Allgemeinen nicht beim Buchhalter, sondern entstehen aufgrund des manuellen Prozesses, bei dem Zahlen zwischen Tabellen hin- und hergeschoben werden. Dies macht es nahezu unmöglich, die Richtigkeit der Erfassungen zu überprüfen oder die Zu- und Abschreibungen der Stunden zu verfolgen. 

Mit dem Wachstum des Unternehmens werden auch die Herausforderungen vielschichtiger. Aber auch in kleineren Unternehmen sind einige komplexe Probleme zu finden. 

Kurz gesagt: Sie verlieren Geld, weil Sie durch Excel zu wenig fakturieren und zu viel Zeit darauf verwenden müssen. 

Zeiterfassungssysteme steigern die Abrechnungsrate 

Im Gegensatz zu Excel bieten Zeiterfassungssysteme einen echten finanziellen Vorteil, wenn Sie zur Abrechnung von Stunden verwendet werden. 

Ein gutes System ermöglicht Ihnen (oder Ihrem Buchhalter), die mit Projekten oder Kunden verknüpften Stunden abzurufen und in Rechnungen umwandeln – 

ohne innerhalb der Organisation etwas hin und her senden zu müssen. 

Die meisten Zeiterfassungssysteme lassen sich zudem mit den gängigsten Finanzsystemen verbinden, sodass alle Phasen des Prozesses von der Erfassung bis zur Rechnungsstellung miteinander verbunden sind. 

Auf diese Weise entstehen keine Fehler, weil Daten nicht manuell verschoben werden müssen. Und da alle Daten miteinander verknüpft sind und sich die Stunden leicht nachverfolgen lassen, können Aufzeichnungen ganz einfach überprüft und Zu- und Abschreibungen verfolgt werden. 

3) Berichte und Analysen – erfasste Stunden sind Ihre wichtigste Datenquelle 

In Beratungsunternehmen dient die Zeiterfassung in erster Linie dazu, die Basis für die Rechnungsstellung zu schaffen. 

Doch je mehr Ihr Unternehmen wächst und reift, desto wichtiger wird die Zeiterfassung auch für die Analyse Ihrer Geschäftsprozesse. 

Worauf wird die Zeit Ihrer Mitarbeiter verwendet? Welche Projekttypen und Kunden sind besonders zeitaufwendig? Wie hoch sind die erzielten Stundensätze Ihrer Berater im Vergleich zum Verkaufspreis? 

Sie können sowohl mit Excel als auch mit Zeiterfassungssystemen die benötigten Analysen durchführen. 

Excel bietet erweiterte Berichte für fortgeschrittene Benutzer 

Wenn Sie Stundenzettel in Tabellen sammeln, können Sie umfassende Berichte erstellen. Excel dient als erweitertes Analysewerkzeug für diejenigen, die es zu nutzen wissen. 

Gleichzeitig sind die Formeln offen, sodass Sie die Berechnungen verfolgen und bei Bedarf anpassen können. 

Allerdings muss man für die Erstellung von detaillierten Berichten ein erfahrener Excel-Nutzer sein, um die Zahlen zu entnehmen, die Sie für eine umfassende Analyse benötigen. 

Außerdem ist es zeitaufwendig, Daten für die Berichte aus verschiedenen Stundenzetteln zusammenzutragen. 

Gleichzeitig ist das Fehlerrisiko auch hier ziemlich hoch. Eine einzige falsche Berechnung oder fehlerhafte Datenquelle kann eine ganze Reihe an Fehlberechnungen auslösen. Es ist schwierig, Fehler in verschiedenen Tabellenkalkulationen zu identifizieren. 

Umfassende und detaillierte Berichte sind Standard in Zeiterfassungssystemen 

Die meisten Zeiterfassungssysteme verfügen standardmäßig über eine Reihe von vordefinierten Berichten, welche die Daten direkt aus den Zeit-, Spesen- und Kilometersätzen ziehen. 

Dadurch entfällt der Aufwand für die Erfassung und Bearbeitung von Stundenzetteln.  

Wenn Sie andere Berichte als die im Zeiterfassungssystem definierten benötigen oder wenn Sie Kennzahlen wie zum Beispiel Abrechnungsraten auf andere Weise berechnen, müssen Sie häufig Daten aus dem System ziehen und in Excel verarbeiten. 

Zeiterfassungssysteme haben jedoch einen klaren Vorteil in der Tiefe und Filterung der Berichte, die Ihnen sehr schnell zur Verfügung stehen. 

In den meisten Fällen können Sie Einblicke in Details wie die Rentabilität einzelner Projekte und Kunden oder die Verteilung der internen und externen Zeit durch die Mitarbeiter gewinnen, ohne dafür komplizierte Tabellenkalkulationen erstellen zu müssen. 

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Sie können Projekte einrichten, Ihre Mitarbeiter darin üben, Zeit auf diese Projekte zu buchen, Berichte anhand der Zeiterfassungen erstellen und Ihre wichtigsten Kennzahlen im Auge behalten. Und wenn Sie TimeLog mit Ihrem Buchhaltungssystem verknüpfen, können Sie Rechnungen an Ihre Kunden schicken – schnell, einfach und fehlerfrei.