Gamification kan lösa din största utmaning med tidsregistrering

Här är den stora utmaningen som du behöver lösa om ditt företag registrerar tid.

Om du är chef, ekonom eller projektledare lägger du förmodligen för mycket tid på att peta folk på axeln för att få dem att lämna in sina veckorapporter i tid.

Samtidigt är dina anställda inte särskilt motiverade att få det gjort eftersom det verkligen inte gör någon skillnad för dem.

Därför skjuter de upp det till sista stunden.

När de registrerar hela veckans timmar på väg ut genom dörren på fredag eftermiddag – eller ännu värre, i slutet av månaden – tvingas de att göra det med grova gissningar. Du kan nog lätt föreställa dig vad det betyder för datakvaliteten om du har ett team på 30 personer som tidsregistrerar på detta sätt.

Men tänk om du kunde motivera dina anställda genom att tävla om att bli bäst på tidsregistrering?

Detta är hela grundtanken bakom konceptet gamification av tidsregistrering.

Vi gillar inte skyldigheter – och tidsregistrering är mest en skyldighet Vi gillar inte skyldigheter

Innan jag visar dig hur gamification kan minska problemet med tidsregistrering är det värt att titta på varför annars extremt kompetenta människor inte kan göra något så enkelt som att registrera tid på rätt sätt.

För ingen av dina anställda skickar in försenade eller felaktiga veckorapporter av illvilja, för att de är obegåvade eller för att de inte vet varför de ska tidrapportera.

De gör det för att tidsregistrering för de allra flesta är en skyldighet – och ingen gillar ju egentligen skyldigheter.

Tidsregistrering konkurrerar med allt annat som motiverar och intresserar dina medarbetare – kunderna, projekten och de professionella utmaningarna. Det ger inte den omedelbara utdelningen som är helt avgörande för om aktiviteter prioriteras eller inte i den hektiska vardagen.

När du har 50 e-postmeddelanden i din inkorg och är på språng till en ny kund så är motivationen att prioritera tidsregistrering liten.

Men det här kan du vända på om du lägger till ett element av gamification.

Gamification talar till det som redan är viktigt för dina anställda

Om det är något som intresserar människor så är det andra personer.

Vi vill vara en del av gemenskapen, vi älskar konkurrens och vi får en liten kick varje gång vi belönas eller presterar bra i förhållande till våra kollegor.

Gamification-konceptet utnyttjar vår medfödda förkärlek för gemenskap, lek, tävling och belöning för att omedelbart göra tråkiga uppgifter roliga och tilltalande.

3 faktorer som gör att jag tidsregistrerar

1. Jag har möjlighet till att få en premie 
2. Jag vill vara tillsammans med mina kollegor – vi ska vinna som ett lag
3. Det måste vara en lek – vi ska ha kul, även om vi är professionella yrkesmänniskor

I tidsregistreringssammanhang handlar det om att förändra tidsregistreringen från att vara en skyldighet till att vara en tävling med ett starkt socialt inslag.

I våra test kan vi se att det fungerar.

30 timmar mer per anställd och månad med gamification

I TimeJam har vi nu testat gamification på flera företag och det har visat mycket positiva resultat.

Till exempel har varje anställd på Frankly – en digitalbyrå i Köpenhamn – registrerat i genomsnitt 30 timmar mer per månad.

På NoA Ignite har det gjort att i stort sett alla timmar från förra veckan är inskickade när de kommer till jobbet på måndag morgon.

På Kolme Group upplevde de en intäktsökning på 9 % under månaderna direkt efter att de började använda TimeJam eftersom fler fakturerbara timmar registrerades.

Och tidsregistreringsnördarna i TimeLog kunde se att noggrannheten i tidsregistreringen ökade med 53 % när de började använda TimJam.

Samtidigt är feedbacken från medarbetarna att de tycker att det har blivit roligt att tävla mot sina kollegor. Flera timmar registreras över hela linjen.

Exempel: Vad innebär en extra registrerad halvtimme när man är 20 anställda?

Även när det bara är 30 minuter mer som varje anställd registrerar per vecka gör det gör stor skillnad. Oftast förloras minst en halvtimme om man registrerar i slutet av veckan.

Om man tar 1 200 kr i timmen kommer uträkningen att se ut på följande sätt:

1. 0,5 timme x 20 anställda = 10 förlorade timmar i veckan.
2. 10 timmar a 1 200 kr/timme x 46 veckor = 460 timmar eller 552 000 kr i förlorad omsättning om året.

5 principer du kan använda för att gamifiera tidsregistreringen

Du kan införa gamification på många sätt när du vill förändra dina anställdas vanor i positiv riktning.

I TimeJam har vi skapat en bot som heter TimeBotto, som automatiserar en intern tävling bland företagets anställda.

Men om du själv vill lägga till gamification i tidsregistreringen så kan du använda de här 5 principerna för att komma i gång:

Princip #1 - Snabb feedback när du gör det rätt

De långsiktiga fördelarna med tidsregistrering kommer oundvikligen att förlora mot de omedelbara nackdelarna om tidsregistreringen är krånglig.

Därför måste belöningen för att göra det rätt vara nästan lika omedelbar. Kan ditt tidsregistreringssystem ge omedelbar positiv feedback så använd det.

Om ni kör en intern tävling, se till att priserna kommer ofta och att du utser vinnarna varje vecka – inte i slutet av året.

Princip #2 – Gör det socialt och gör det till en tävling

De flesta bra tidsregistreringsverktyg kan ge statistik över hur exakt du registrerar tid. Men tidsregistreringsstatistik som anställda inte kan se verkar inte motiverande.

Statistik som delas med gemenskapen i en tävling kan å andra sidan lätt vara det.

Speciellt om man delar upp de anställda i lag som tävlar mot de andra lagen. Det ligger i vår natur att ge det lilla extra för gemenskapen.

Byt gärna lag och premier regelbundet så att du håller dynamiken fräsch och spelet inte blir rutin.

Princip #3 – Var generös med pris och titlar

Varför fortsätter spelare av spel som Candy Crush eller Fortnite att spela 5 minuter till?

Eller varför knyter användare av Nikes löparapp oftare på sig sina löparskor?

Det beror på att skaparna bakom spelet har förstått att när människor ser fram emot ett nytt pris eller en ny titel så fortsätter de tills de uppnår det.

Dina anställda ska ju inte lägga onödig tid på tidsregistrering. Men om du är kreativ med pris och titlar åt dem – och gör det lite roligt – när de tidsregistrerar och skickar in veckorapporter i tid så kanske du blir förvånad över hur stor inverkan det har på deras beteende.

Detta oavsett storleken på månadslönen.

Princip #4 – Sätt tydliga mål för hur anställda vinner "spelet"

Gör jag det tillräckligt bra? Vinner jag spelet?

Om de anställda inte kan svara på de två frågorna kan du tjäna på att vässa målen för din tidsregistrering. Sätt tydliga mål för tidsregistrering – exempelvis att den genomsnittliga tiden mellan arbetet som utförs och tidpunkten det registreras bör vara nere på under en dag (och ju lägre desto bättre).

Princip #5 – Gör det roligt!

Det ligger i gamifications natur att det ska vara roligt och en lek. Även om lek betyder olika saker för var och en så gillar vi alla att leka.

Så när du vill lägga till gamification till din tidsregistrering får det aldrig lukta tråkig skyldighet eller fyllas med dolda tillrättavisningar.

Du kan exempelvis använda GIFs eller roliga meddelanden när du ger snabb feedback. Eller introducera en vinnande dans när du vinner tävlingen. Vad som än krävs.

Om du tycker att det är för svårt kan du alltid slå dig ihop med en kollega eller involvera medarbetarna själva i utformningen.