Guide: Vad är system för professional services automation (PSA)?

Inledning: Hitta tillbaka till motivationen

Försök tänka tillbaka på när du inledde din karriär. Vad motiverade dig? Var det yrkeskunnandet? Var det spännande, inspirerande och duktiga kolleger? Utmaningen i att genomföra projekt för kunder?

Du får gärna fundera en liten stund till.

Vad än svaret blir så vill jag komma med ett tämligen tvärsäkert förslag på vad det INTE var som motiverade dig.

Du motiverades nog inte av

• oöversiktliga, administrativa uppgifter och processer som stal din redan knappa tid.
• Eller av att inte kunna leverera en rapport för att den byggde på föråldrade uppgifter som du var tvungen att dra ur dina medarbetare.
• Eller av att se dina projekt gå i stå på grund av kaotisk planering och exekvering.

Men i dag har du säkert stött på de här scenarierna upprepade gånger – precis som de allra flesta yrkesverksamma har.

[Läs även "Därför kommer PSA-program gå om ERP-system"]

Min gissning är att du har en mycket stark expertis. Och det som motiverar dig och dina kollegor har mest att göra med ert yrkeskunnande – och kanske också med att omvandla detta yrkeskunnande till en sund verksamhet som genererar överskott.

Därför är det målet för alla företag som lever av att sälja sin expertis att lägga minsta möjliga tid på administration så att man kan lägga mer tid på att ge sina kunder kvalitet.

Det är som ett svar på det här som system för professional services automation (PSA) har tagits fram.

PSA-program har utformats för att avlägsna manuella uppgifter som åderlåter dig, din vinst och ditt företag – manuella uppgifter som förhindrar dig att göra det som verkligen motiverar dig och att driva stabil och lönsam verksamhet.

I den här guiden hittar du allt du behöver veta om PSA-mjukvara.

Vad är PSA-system?

Du har säkert hört talas om de enskilda elementen i PSA-programmen – men du kallar det nog inte för PSA. Det kommer vi in på om en stund.

Men innan vi gör det kliver vi in i helikoptern och tittar på det hela uppifrån.

Vad gör PSA-program?

Vilka funktioner innehåller PSA-mjukvara?

De flesta PSA-lösningar innehåller de viktigaste funktionerna som behövs för att driva konsult- och rådgivningsföretags interna processer – hela vägen från det undertecknade kontraktet till slutfaktureringen.

De viktigaste funktionerna hjälper dig att:

• Rapportera in tid och utgifter.
• Budgetera, planera och utföra projekt.
• Fakturera den tid medarbetarna har lagt på kunder och projekt.
• Överblicka och disponera medarbetarnas tid och tilldela resurser till projekt och kunder.

Dessutom erbjuder vissa PSA-leverantörer funktioner som integrerad redovisningsfunktion, business intelligence (BI) eller intern kommunikation.

Funktionerna varierar mellan PSA-lösningarna eftersom de ofta har olika filosofier eller kanske är utformade för en mycket specifik bransch eller funktion på ett företag. Vissa PSA-system är uppbyggda kring den interna kommunikationen mellan projektdeltagare medan andra utgår från säljprocessen eller från ekonomi och prognostisering.

Men i korthet innehåller PSA-system:

• Tid- och utgiftsrapportering.
• Projekthantering och -rapportering.
• Fakturaberedning.
• Kapacitets- och resursplanering.
• Kundhantering (CRM).

PSA-plattform vs separata system för de olika funktionerna

Ni har kanske redan system för att hantera projekt, tidrapportera, fakturera och flytta resurser.

Så varför PSA?

Det som gör PSA-program unika är att data från de grundläggande arbetsrutinerna är hopkopplade och tillgängliga för alla medarbetare på företaget när de behöver det – i en enda lösning.

• För den enskilda konsulten är PSA-mjukvaran ett smidigt verktyg för att rapportera in tid och utgifter samt få överblick över tidrapporter, semester och flextid.
• För projektledarna är PSA-programmet ett arbets- och analysverktyg som ger möjlighet att se hur mycket värde som har genererats på deras projekt eftersom tidrapporteringen matar in timmar direkt i projekthanteringen.
• För ekonomichefen och -administratören är PSA-systemet platsen där de hittar uppdaterade ekonomiska nyckeltal och ett tillförlitligt faktureringsunderlag som kan skickas direkt till redovisningsprogrammet.
• För ledningen ger PSA-plattformen en enda samlad och alltid uppdaterad översikt över vilka kunder som genererar mest överskott och vilka projekt som lönar sig bäst.

Det är tillgängligheten till relevanta data som ger varje medarbetare optimala villkor för att kunna utföra sitt arbete på bästa möjliga sätt.

Företag som kopplar ihop data och arbetsrutiner från alla nivåer i företaget i en enda lösning

• slipper onödiga mejl fram och tillbaka
• slipper klippa och klistra in jobb i Excel-blad
• och slipper dubbla inmatningar, mänskliga fel och brist på insikt när data ska flyttas från de olika teamen och programmen.

[Så här har TimeLog PSA hjälpt en lång rad konsultföretag]

PSA-program röjer upp i det kaotiska systemlandskapet och ger alla medarbetare på företaget de uppgifter de behöver när de behöver dem. Det gör det väldigt mycket enklare att jobba ihop på tvärs över organisationen.

Samtidigt försvinner inte timmar och värdefulla uppgifter ner i svarta hål när de flyttas från ett system till ett annat.

Resultatet blir

• fler fakturerade timmar
• mindre manuellt arbete
• och mycket bättre transparens.

”Best of breed”-PSA vs ”full suite”-PSA

Nu hoppas jag att du har fått en tydlig idé om vad PSA-system är. Men det är fortfarande en viktig sak du måste ha koll på om du är på jakt efter en PSA-lösning. För inom PSA finns det både ”full suite”-lösningar och ”best of breed”-lösningar.

Medan en ”full suite”-lösning för PSA (som ofta är en del av en större ERP-lösning) är konstruerad för att stödja alla interna processer i ditt företag så fokuserar ”best of breed”-lösningarna på de mest kritiska interna processerna i tid- och projektorienterade företag.

”Best of breed”-lösningarna är även mer specialiserade på en eller flera av de interna processerna. Det som ”best of breed”-PSA inte erbjuder själva kompenserar de med i form av välutvecklade integrationer till

• redovisningsprogram
• BI-verktyg
• lönesystem o
• och andra mjukvaror.

Under de senaste åren har marknaden för PSA-program svängt mot ”best of breed”-metoden.

För dig som letar efter en PSA-lösning som passar ditt företag innebär det här att du behöver fundera igenom några grundläggande saker.

Antingen ska du satsa på en enda stor lösning eller också ska du satsa på en mer specialiserad och flexibel lösning som integrerar med dina andra system.

Medan ”full suite”-lösningarna har svårt att utveckla djupa funktioner eftersom de måste omfatta alla upptänkliga behov har företagen å andra sidan svårt att integrera 8–10 separata lösningar så att de funkar ordentligt ihop.

”Best of breed”-PSA ger dig de funktioner och integrationer som företag som säljer expertis och tid behöver. Så om du investerar i en bra ”best of breed”-lösning kan du förvänta dig att lösningen redan från början kan integrera med ert redovisningsprogram, lönesystem och BI-verktyg.

[TimeLog är en ”best of breed”-lösning – testa gratis om det är rätt för er]

Idén är att flytta ansvaret att få programmen att integrera med varandra från företagen själva till PSA-leverantören. Det innebär att du bara behöver ringa ett enda telefonnummer om det är något som inte funkar.

Vilken typ av företag tjänar på att använda PSA-system?

Vi säljer träflis och stuprör – behöver vi ett PSA-program?

I princip är svaret nej. PSA-system är utformade för de särskilda behov och arbetsrutiner som du har om ditt företag lever av att sälja expertis och tid snarare än att sälja produkter. Eller om du mest jobbar projektorienterat och behöver samordna de aktiviteter och personer som ingår i ett projekt.

PSA-program börjar oftast bli verkligt relevanta när du har mer än 10–15 medarbetare. Det är då de manuella arbetsrutinerna börjar visa sig otillräckliga och då PSA-mjukvara på allvar kan ge dig överblick över företaget och hjälpa dina medarbetare att samarbeta bättre över flera team.

Exempel på professional services organisations (PSO:er) är:

• Managementkonsulter.
• Rådgivande ingenjörer.
• IT-utvecklare och -konsulter.
• Arkitekter.
• Redovisningskonsulter och revisorer.
• PR- eller marknadsföringsbyråer.

Affärssystem (ERP-system) vs PSA-system

Från mitten av 90-talet och flera år framöver var konsultföretagen tvungna att använda affärssystem (enterprise resource planning, ERP) som lösning för att stödja sin verksamhet.

Men utmaningen är att ERP-system är utformade för att hantera och rapportera produktionsföretags materiella tillgångar. Tid- och projektorienterade företag har behov av att deras huvudsakliga lösning kan hantera immateriella tillgångar – exempelvis medarbetarnas och konsulternas tid – och samtidigt fungera i en flexibel, projektbaserad miljö.

Dessutom är ett affärssystem i grunden uppbyggt som ett ekonomisystem avsett för ekonomichefen snarare än för projektledaren. Eftersom ett affärssystem är ett komplext ekonomisystem är ekonomichefen vanligtvis mycket mån om att skydda det och vill helst inte att projektledarna ska pilla i det. Det leder till att projektledarna förhindras från att få insyn i projektekonomin och måste gå till ekonomichefen för att kunna följa med i vad som händer.

En av PSA-systemets styrkor är att det ger projektledaren direkt ekonomisk insikt i projekten samtidigt som ekonomichefen slipper släppa in projektledarna i ekonomisystemet. Ett PSA-system utgår från projektorganisationen och integrerar därför med ekonomisystemet i stället för att innefatta ett fullt utvecklat ekonomisystem.

I dagsläget kommer en stor del av de konsultföretag som investerar i PSA-program från stora ERP-lösningar, framför allt för att de vill ha en slankare, billigare och flexiblare lösning som är bättre anpassad till deras företags tid- och projektorienterade arbetsrutiner.

Checklista: Skulle ditt företag tjäna på att använda ett PSA-system?

Programvaruleverantörer kommer snabbt in på hur otroligt smart deras produkt är – och det blir lite tröttsamt i längden.

Det är intressantare att belysa om det överhuvudtaget är relevant för ditt företag att prata om professional services automation. Det funkar kanske bra som det gör i dag.

Så låt oss titta närmare på här. Amerikanska SPI Research har identifierat en rad tecken på att det kanske är dags att fundera på en PSA-lösning på ditt företag.

Ju fler av de här frågorna du svarar ja på, desto större anledning har du att fundera på en PSA-lösning.

• Har ni blivit fler än 20 medarbetare och har era nuvarande system svårt att ge er överblick?
• Tycker ni att det tar för lång tid att samla in tidrapporter och utgifter så att ni kan fakturera era kunder?
• Tar det mer än en arbetsdag att avsluta faktureringen och löneadministrationen?
• Är era fakturor ofta oprecisa och kräver kunderna att de ska revideras?
• Har ni för låg utfaktureringsgrad? Vet ni inte ens vad den ligger på?
• Kan ni inte se projektmarginaler på kund-, projekt- och konsultnivå?
• Behöver era avdelningar och team kunna dela information för att kunna utföra projekten på ett bättre sätt?
• Har det blivit en övermäktig uppgift att tilldela resurser och styra projekt via kalkylblad och mejl?
• Är er nuvarande projekthantering och tidrapportering föråldrad eller dyr att underhålla och uppdatera?
• Är medarbetarna knutna till era fysiska lokaler istället för att kunna jobba flexibelt via molnet?
• Är det viktigt för er att kunna få insikt i projekt i realtid?
• Har ni expansionsplaner men har ännu inte hittat lösningar som kan stödja fler valutor, lagstiftningar och skattesystem?
• Kan ni inte se er säljplanering eller eventuellt eftersläpande arbete i projekten, och kan du inte snabbt och exakt prognosticera efterfrågan och leveranspress?

Fördelarna med PSA-mjukvara (i siffror)

Att PSA-program är smarta är en sak. Men det är annan sak om det verkligen lönar sig att investera i dem.

Du vill säkert ha hårda fakta när det gäller detta.

Amerikanska SPI Research har under 14 års tid jämfört företag i den internationella konsult- och rådgivningsbranschen. Under årens lopp har flera tusen företag deltagit och en del av jämförelserna avslöjar vilken påverkan olika slags programvara har på företagens resultat.

Här konstaterade SPI Research ett markant bättre resultat hos företag som använder PSA-mjukvara jämfört med företag som inte använder PSA-mjukvara. Bland annat var nettovinsten (EBITDA), utfaktureringsgraden för konsulter och täckningsgraden på projekten betydligt högre.

Orsaken är framför allt att PSA-system leder till kraftigt optimerad projektprestanda, resurshantering, optimerade arbetsrutiner och bättre samarbete mellan företagets team.

Räkneexempel: Vad är ROI för ett PSA-system?

Mjukvara kostar ju något. Så är ett PSA-system värt pengarna?

Låt oss titta på return on investment (ROI) för att kunna bedöma lönsamheten för ett PSA-system.

PSA-program påverkar en lång rad finansiella och driftsmässiga målsiffror på ditt företag. Och det är omöjligt att ta med allihop. Men för att få en grundläggande siffra att jobba med kan vi ta de 4,8 procentenheterna som utfaktureringsgraden i genomsnitt ökar med när du använder PSA (enligt SPI Researchs 2020 Professional Services Maturity Benchmark).

Så här ser ett räkneexempel för ett konsultföretag med 25 konsulter ut:

Hitta tillbaka till motivationen med TimeLog PSA

Har du funderat på vad som motiverar dig sedan början av den här guiden?

• Är det möjligheten att utveckla ditt yrkeskunnande?
• Utmaningen att föra krävande projekt i mål?
• Eller kanske motiveras du av att ditt företag kan skapa solida vinster med hjälp av dina medarbetares expertis?

Vad som än motiverar dig så hoppas jag att guiden har förtydligat för dig hur PSA-program kan vara en hjälp när det gäller att få bort de manuella uppgifter som står mellan dig och det som motiverar dig. Och i stället hitta in till kärnan av den verksamhet som du så gärna vill driva.

[Prova TimeLog PSA gratis i 30 dagar]

Med TimeLog PSA får du de verktyg du behöver om du vill driva din konsultverksamhet effektivt med färre distraherande, manuella uppgifter och med ett större överskott.

Motorn i TimeLog PSA är vår unika tidrapportering som gör att du kan följa värdet av varenda inrapporterade timme. Den ger dig den mest pålitliga datan för din

• fakturering
• projekthantering
• och ledningsrapportering.

Gemensamt för alla oss i TimeLog-teamet är att vi hittar vår motivation i att utveckla världens bästa PSA-lösning, och i att hjälpa våra kunder med att få en mer

• automatiserad
• konkurrenskraftig
• och lönsam verksamhet.

Och till syvende och sist i att hjälpa dig att hitta tillbaka till motivationen.