Projektfinansiering för nybörjare: Grunden för din projektledning

I TimeLog har vi skapat en 4-stegsmodell för ekonomisk projektstyrning som är till hjälp för dig som projektledare. Modellen visar vilka specifika processer och nyckeltal (KPI:er) du arbetar med på varje steg för en optimerad projektekonomi.

Vår modell är baserad på över 20 års erfarenhet inom konsult- och rådgivarbranschen i Norden, vilket garanterar dess relevans och effektivitet.

I denna bloggpost fokuserar vi på det första steget för din projektekonomi.

Sidekick-nivå: Datainsamling

När du ger dig ut på resan mot ökad projektavkastning, oavsett om du är projektledare eller en del av ekonomiavdelningen, är det avgörande att ha en stark grund. Därför börjar vi med att fokusera på de väsentliga byggstenarna: Processer och KPI:er.

På sidekick-nivån för projektfinansiering och ekonomiförvaltning är målet att börja samla in data. Det är avgörande för styrning, optimering och rapportering.

För att bli en mästare på att samla in kvalitetsdata som ger värde för projektstyrning måste du behärska fyra processer: daglig tidsregistrering, genomgång av timmar, kommentarer på uppgifter och uppgiftskontroll.

Låt oss utforska dessa processer på sidekick-nivå.

1. Daglig tidregistrering

De mest framgångsrika företagen i vår kundbas registrerar sin tid under dagen eller vid dagens slut.

Deras erfarenhet visar att du kan "hitta" mellan 30-60 extra fakturerbara minuter varje dag när du registrerar tid dagligen istället för en gång i veckan eller en gång i månaden.

Det beror inte på att ni plötsligt arbetar mer, utan helt enkelt på att vi inte kan komma ihåg vad vi arbetade med och hur länge - igår - vilket gör din tidregistrering oprecis.

Den övergripande anledningen till att du bör tidregistrera dagligen är därför: Datakvalitet.

Och detta gäller även för all den väsentliga information du behöver som projektledare. För varje tidsregistrering behöver du giltig, uppdaterad information om:

• Vilket projekt?
• Vilken uppgift?
• Hur lång tid (minuter, timmar)?
• Vad som utfördes (en kommentar som beskriver uppgiften)

Även om människor tror att de kan komma ihåg det dagen, veckan eller månaden efter, så är det i verkligheten omöjligt.

Och utan denna information förlorar du som projektledare möjligheten att justera ditt projekt i rätt tid.

Upptäck hur du kan inspirera dina teammedlemmar att noggrant registrera sin arbetstid.

2. Genomgång av tidrapporter

Även om de flesta företag i någon utsträckning registrerar tid (även om det inte sker dagligen), är processen för att genomgå tidrapporter ofta förbisedd.

När vi frågar våra kunder hur projektledare (eller andra) godkänner och granskar de registrerade tidrapporterna, är svaret vanligtvis: "Vi granskar inte tidrapporterna. Vi fakturerar kunden."

Men fördelarna med regelbunden, till exempel veckovis, uppföljning av tidrapporterna inkluderar att du:

• Får insikt tidigt - innan projektet går i en negativ riktning
• Förstår status för alla projekt du hanterar
• Lär dig mer om hur olika människor arbetar
• Vet vilka uppgifter som är avslutade eller ligger efter

Processen för genomgång av tidrapporter ger därför mycket insikt, men många företag kämpar med en strukturerad process för detta.

Klicka här för att få tips om hur man kan granska timmarna

 

Använd TimeLog-rapporten Allokerad/Registrerad tid. Den visar hur mycket tid som är respektive

• tilldelad
• registrerad och
• spenderad
  

per anställd och/eller uppgift.  

3. Uppgifternas kommentarer

På denna nivå är den tredje processen "uppgifternas kommentarer" och det är projektledarens ansvar att säkerställa kvaliteten på kommentarerna.

Genom att lägga till en "fri text" eller beskrivning till varje tidsregistrering underlättas för alla att förstå vad som har arbetats på och hur lång tid det har tagit.

Projektledaren använder denna information för att göra en kvalitativ analys och kommentarerna kan även fungera som dokumentation för kunden, där det tydligt framgår vad som har utförts och tidsåtgången.

Att kvalitetssäkra kommentarerna innebär helt enkelt att projektledaren går igenom dem noggrant för att säkerställa att uppgifterna utförs på ett effektivt sätt.

När vi skapar en ny offert för en kund kan vi uppskatta priset mer exakt genom att använda kommentarer."

Grith Høegmark

CEO, Einfach

4. Uppgiftskontroll

Denna process är enkel men avgörande för datakvaliteten. Den syftar till att säkerställa att tid registreras på rätt uppgifter (och flyttas om de registreras felaktigt).

När du registrerar tid i ett PSA-system som TimeLog väljer du först ett projekt och sedan en uppgift eller underuppgift. Många hittar lätt det korrekta projektet, men det blir mer osäkert när det gäller att välja uppgift.

Om du inte har korrekta data - ned till uppgiftsnivå - går värdefull information förlorad.

Observera att om det finns en stor skillnad mellan vad medarbetarna registrerar sin tid på och vad du förväntade dig att de skulle registrera, kan det signalera en bristande sammanhang som visar på en bristande kommunikation mellan projektledaren och projektdeltagarna. Detta är viktigt att hantera och åtgärda för att säkerställa effektiv projektstyrning.

Och med det är du redo för en introduktion av de grundläggande projektstyrnings-KPI:erna på sidekick-nivån.

Hämta e-guiden: Projektledarens handbok för projektfinansiering (boken är på engelska).

De tre nyckeltal för projektstyrning som ger din projektbudget en bra början

• Burn rate
• Realiserad projektfaktor (realised project factor margin)
• 10-25% regeln
  
  

Burn rate

Denna viktiga KPI inom projektstyrning hjälper dig som projektledare att bedöma effektiviteten i ditt projekt och övervaka om ni använder för mycket (eller för lite) tid jämfört med vad som planerats och allokerats.

• Använd tid: Mängden tid (i dagar, timmar...) som har använts för att arbeta på projektet.

   

• Planerad tid för projektet: Detta är den totala planerade, allokerade eller budgeterade tiden.

• Burn rate: Berättar för dig vilken procent av den planerade tiden som redan har använts.

För att tolka burn rate:

Burn rate < 100%: Projektet är för närvarande i rätt riktning eller före schemat. Du har använt mindre tid än planerat.

Burn rate = 100%: Projektet är enligt plan, och du har använt exakt den planerade tiden.

Burn rate > 100%: Projektet ligger efter schemat. Du har använt mer tid än vad som ursprungligen planerades eller budgeterades.

Realiseret projektfaktorn

Den realiserade projektfaktorn är en annan avgörande KPI inom projektledningsekonomi som hjälper dig att styra projektets ekonomi, övervaka och optimera dina projektledningspraxis samt säkerställa att projekt levereras inom förväntade tids- och kostnadsparametrar.

Det finns flera formler för att beräkna denna KPI. I TimeLog PSA beräknar vi den som planerade timmar jämfört med de faktiska timmarna:

Projektfaktorn är lätt att tolka:

• Projektfaktor > 1: Projektet är mer effektivt än planerat och kräver färre timmar än budgeterat.
• Projektfaktor = 1: Projektet är färdigt precis enligt plan, där faktiska timmar matchar planerade timmar.
• Projektfaktor < 1: Projektet är mindre effektivt än planerat och kräver fler timmar än budgeterat.

Realiserad projektfaktor ger dig en inblick i hur ditt projekt presterar genom att beräkna vinsten efter att projektkostnaderna har dragits av.

Projektfaktorn är vår ledstjärna”

Denna metrik hjälper projektledare och intressenter att utvärdera den ekonomiska framgången för enskilda projekt och fatta informerade beslut för framtida projekt.

I TimeLog PSA beräknas projektfaktorn automatiskt och visas från rött till grönt, vilket gör det lätt att följa med.

Burn rate och projektfaktorn kan verka liknande, men de tjänar olika syften inom projektledningsekonomi. 

Burn rate berättar hur snabbt du använder dina resurser jämfört med det du planerat. Projektfaktorn visar hur effektivt du var i att använda dina resurser jämfört med det du planerat.

10-25% regeln

Har du någonsin funderat på om du spenderar för mycket (eller för lite) tid på kärnprojektledningsuppgifter, såsom intressentkommunikation, interna möten och koordinering? Eftersom inga projekt är desamma, hur mäter du det?

Om du vill ha lite siffror bakom din känsla kan du använda dig av 10-25% regeln.

Genom vårt nära samarbete med projektledare under de senaste 20 åren har vi lärt oss att de klassiska kärnuppgifterna, som nämnts ovan, idealiskt sett bör utgöra mellan 10-25% av den totala tidsåtgången i projektet.

Kom ihåg att alla i projektteamet kan registrera tid på typiska projektledningsuppgifter beroende på din projektkonfiguration.

Om mindre än 10% av den allokerade tidsbudgeten används på kärnprojektledningsuppgifter kan det tyda på att projektledaren inte utför sitt jobb korrekt - eller kanske helt enkelt inte har tillräckligt med tid.

Om mer än 25% av den allokerade tidsbudgeten används på projektledning kan det vara för mycket kommunikation i projektet.

Allt över 25% indikerar en kommunikationsöverbelastning i projektet.

Kunden kanske begär många möten eller dokumentation. Oavsett vad, när tidsregistreringen på projektledningsuppgifter överstiger 25%, ta en närmare titt på tidsrapporterna och fråga teammedlemmarna om en statusuppdatering.

Läs även: Projektfaser - vad innebär projektets livscykel?

TimeLog PSA var det system som bäst löste de flesta av våra utmaningar och uppfyllde våra krav på projekthantering, tidrapportering och faktureringsflöde."

Allan Hime-Laurberg

Senior Business Partner, Inspari

Få mer lönsamma projekt nu

TimeLog PSA ger ekonomiavdelningen och projektledarna moderna verktyg för att övervaka, optimera och utvärdera projektets ekonomi. Det inkluderar tidregistrering, resursallokering och projektstyrning.

Boka en 20-minuters online presentation och se hur vi kan hjälpa dig att säkerställa lönsamma och problemfria projekt.