De 5 värsta felen en projektledare kan begå

Konsultföretag jobbar normalt för flera kunder, antingen på löpande driftavtal, efter fast pris eller åtgången tid då kunderna faktureras för den tid som läggs på att skapa och leverera värde. Sådant arbete kräver att man har bra koll på alla projekt, deadlines och ekonomi. Och det kan vara en stor utmaning.

Som tur är finns det effektiva sätt att hantera dessa utmaningar på i sin projektledning. Första steget är att se till att du inte begår några av de riktigt stora projekthanteringsfelen.

1. Att inte ha en detaljerad projektplan

För att nå framgång är det en förutsättning för alla projekt att man har ett projekt scope och en genomtänkt plan innan projektet dras igång. Planen ska inte bara vara en enkel lista med uppgifter. Den ska fungera som vägvisare för alla projektdeltagare så att alla vet exakt var man ska börja och vilken stig man ska följa.

Utan en detaljerad plan är det omöjligt att se hur uppgifterna påverkar varandra. Du riskerar att förlora kostbar tid om du senare i förloppet kommer på att en uppgift måste utföras innan en annan kan påbörjas. Det är avgörande att bryta ner projektet i sina milstolpar, ställa upp exakta deadlines för alla och lägga in arbetsflöden så att alla kan se hur uppgifterna hänger ihop.

2. Lita på oprecisa uppskattningar

När du planerar ett projekt är tid och pengar de viktigaste aspekterna att få på plats. Tidplaneringen och den ekonomiska projekthanteringen lider många gånger under den överbelastning som konsultföretagen ofta upplever.

Projektledarna är under tidspress och förleds att lita på magkänslan. För att inte nämna att det är lätt att glömma att planera in tid för oförutsedda och oförutsägbara kostnader.

Att behandla uppskattningar som fakta och presentera dem för kunden på det sättet är att begå ännu ett projekthanteringsfel. När du måste avvika från kostnads- eller tidsestimat så måste du antingen själv betala skillnaden ur egen ficka. Det påverkar din avkastning av investeringen. I annat fall måste du fakturera din kund ännu mer än du har sagt i offerten. Det kan skada företagets rykte.

3. Låta ej planerade aktiviteter spåra ur

Om projektets omfattning inte har fastställts korrekt från början kan det leda till många olika ändringar och tillägg till den ursprungliga planen. Det kan orsaka förvirring att tidslinjen inte hålls och att budgeterna spårar ur.

Konsultbyråer kan vara särskilt utsatta för det. Det ligger i vår natur att vi gärna vill göra kunden glad och det gör det svårt att säga nej när de kommer med extrauppgifter (”bara en lite uppdatering av hemsidan”, ”en liten ändring av designen” osv.). Om sådana små, till synes oskyldiga, extraförfrågningar går över styr försenar de planerade aktiviteter och skapar extrakostnader som förr eller senare leder till att projektet försenas eller kanske inte kan utföras. Det gäller framför allt om du erbjuder dina tjänster som fastprisavtal. Det kan även påverka andra projekt.

Varje gång du behöver ändra den ursprungliga planen måste projektledaren först titta på hur det kommer att påverka tidslinjen och projektet, och kunden ska godkänna extrakostnaderna.

4. Att inte hålla koll på hur projektet utvecklas

Det här hänger ihop med det vi just talade om: Det undviker du genom att hålla noga koll på hur projektet skrider fram. Å andra sidan kan ändringar i den ursprungliga planen vara bra och nödvändiga.

Därför är det viktigt att behovet upptäcks så tidigt som möjligt och alla projektdeltagare ska informeras om det.

För att det ska lyckas måste projektledaren:

1) alltid ha koll på status och på projektets utveckling

2) vara säker på att deadlines hålls

3) undvika potentiella risker

4) dra nytta av nya möjligheter.

5. Ineffektiv administration av fakturering

Det kan vara utmanande att få en rättvisande bild av de olika debiteringstyperna och faktureringsmetoderna. Viktiga aspekter av den ekonomiska projekthanteringen, t.ex. administration av faktureringsstatus, obetalda räkningar, omförhandling av avtal och kunskaper om kassaflödet, prioriteras ofta ner vilket leder till att jobbet inte värderas korrekt.

Om den ekonomiansvariga överlåts åt sig själv när det gäller administration av projektekonomin är det nästan 100 % säkert att det blir fel i faktureringsprocessen.

Projektledaren vet bäst vilken debiteringsmetod som fungerar för de enskilda kunderna och hur det skapade värdet ska fördelas på aktiviteter och medarbetare. Han/hon måste hitta det betalningsavtal som passar varje kund och rätta till om det behövs. Om konsultföretaget t.ex. upplever att fastprisavtalen går amok för vissa kunder så kan det vara en fördel att byta till en annan debiteringstyp eller byta till åtgången tid för de uppgifter som ligger utöver den ursprungliga projektplanen.