Projektøkonomi for begyndere: Projektstyring med enkle midler

I TimeLog har vi udviklet en 4-trins model for økonomisk projektstyring, der hjælper dig som projektleder. Modellen viser, hvilke specifikke processer og key performance indikatorer (KPI'er), du opererer med på hvert trin for en optimeret projektøkonomi. Dermed kan du komme igang med projektstyring med enkle midler.

Vores model er baseret på over 20 års erfaring med konsulent- og rådgiverbranchen i Norden, hvilket sikrer dens relevans og effektivitet.

I denne blogpost fokuserer vi på første trin for din projektøkonomi. 

Sidekick niveau: Dataindsamling

Når du begiver dig ud på rejsen mod øget projektoverskud, uanset om du er projektleder eller en del af økonomiafdelingen, så start med at støbe fundamentet. Dine essentielle byggesten: Processer og KPI'er.

Dit mål på sidekick-niveauet for projektøkonomi er at komme i gang med at samle data ind. Det er nemlig afgørende, når du lidt senere skal projektlede, optimere og rapportere.

For at blive en mester til at indsamle de data, der giver værdi til projektstyring, skal du (eller rettere, din virksomhed) mestre disse fire processer: daglig tidsregistrering, gennemgang af timer, kommentarer til opgaver og opgavekontrol.

Lad os udforske processerne på sidekick-niveauet.

1. Daglig tidsregistrering

De bedste virksomheder i vores kundebase registrerer tid i løbet af dagen eller ved dagens afslutning.

Deres erfaringer er, at du "finder" mellem 30-60 minutter ekstra fakturerbar tid hver dag, når du registrerer tid dagligt i stedet for en gang om ugen eller en gang om måneden. 

Det skyldes ikke, at I pludselig arbejder mere, men ret simpelt, at vi ikke kan huske, hvad vi arbejdede med og hvor længe - i går - og det gør din tidsregistrering upræcis. 

Den altoverskyggende grund til, at du vil tidsregistrere dagligt er derfor: Datakvalitet.

Og det gælder i øvrigt for al den essentielle information, du skal bruge som projektleder. For alle tidsregistreringer, har du brug for valid, opdateret information omkring: 

• Hvilket projekt?
• Hvilken opgave?
• Hvor lang tid (minutter, timer)?
• Hvad blev udført (en kommentar, der beskriver opgaven)?

Selvom folk tror, de kan huske det dagen, ugen eller måneden efter, er det i realiteten umuligt.

Og uden de informationer mister du som projektleder mulighed for at justere dit projekt just-in-time.

Læs også: Sådan motiverer du dine medarbejdere til at registrere tid

2. Gennemgang af timer

Mens de fleste virksomheder i en eller anden grad registrerer tid (selv hvis det ikke sker dagligt), bliver processen med at gennemgå timer ofte overset.

Når vi spørger vores kunder, hvordan projektlederne (eller andre) godkender og gennemgår de registrerede timer, lyder svaret typisk: 'Vi gennemgår ikke timerne. Vi fakturerer kunden.'

Men fordelene ved regelmæssig, fx ugentlig, opfølgning på tidsregistreringer inkluderer, at du:

• Får indblik tidligt - før projektet går i en negativ retning
• Forstår status for alle de projekter, du håndterer
• Lærer mere om, hvordan forskellige mennesker arbejder
• Ved hvilke opgaver, der er fuldført eller hænger i bremsen

'Gennemgang af timer'-processen giver dermed masser af indsigt, men mange virksomheder kæmper med en struktureret proces for det. 

Klik for at få et tip til at gennemgå timer

Brug TimeLog-rapporten Allokeret/Registeret tid. Den viser, hvor meget tid, der er henholdsvis

• allokeret
• registreret og
• brugt

per medarbejder og/eller opgave.  

3. Kommentarer til opgaver

Den tredje proces på dette niveau er 'kommentarer til opgaver' samt kvalitetssikring af kommentarerne.

'Kommentarer til en opgave' giver alle mulighed for at tilføje en 'fri tekst' eller beskrivelse til en tidsregistrering.

Projektlederen kan bruge informationen til kvalitativ analyse og kommentarerne kan også fungere som dokumentation for kunden, hvor det tydeligt angives, hvad man har arbejdet på og hvor længe. 

At kvalitetssikre kommentarerne vil simpelhen sige, at projektlederen gennemgår kommentarer og dermed sikrer, at opgaver løses hensigtsmæssigt.

Når vi opretter et nyt tilbud til en kunde, kan vi estimere prisen mere præcist ved at bruge kommentarer."

Grith Høegmark

CEO, Einfach

4. Opgavekontrol

Denne proces er simpel, men afgørende for datakvaliteten. Den skal sikre, at timer er registreret på de rigtige opgaver (og at de flyttes, hvis de er registreret forkert).

Når du registrerer tid i et PSA-system som TimeLog, vælger du først et projekt og derefter en opgave eller underopgave. Mens mange nemt finder det korrekte projekt, bliver det mere uklart, når man skal vælge opgave.

Men hvis du ikke har de korrekte data - ned til opgaveniveau - går du glip af værdifuld information.

Vær opmærksom på, at hvis der er en stor forskel mellem, hvad medarbejderne registrerer deres tid på, og hvad du forventede, de skulle registrere, kan det signalere en uoverensstemmelse, der viser en manglende sammenhæng mellem projektlederen og projektdeltagere. Dette er vigtigt at håndtere og adressere for at sikre effektiv projektstyring.

Der er tale om en meget simpel opgave, hvor du laver projektstyring med enkle midler, men som stadig giver masser af indsigt.

Og med dét, er du klar til en introduktion af de grundlæggende projektstyrings-KPI'er på sidekick niveauet.

Download e-bogen: Projektlederens guide til projektøkonomi (bogen er på engelsk).

De 3 projektstyrings-KPI'er der giver din projektøkonomi en god start

• Burn rate
• Realiseret projektfaktor (realised project factor)
• 10-25% reglen
  
  

Burn rate (timer) 

Denne projektstyrings-KPI hjælper dig som projektleder med at monitorere, hvor effektivt dit projekt er, og om det er på rette spor i forhold til timeforbrug.

• Registreret tid: Tid (i dage, timer...) der er brugt på projektet.
• Allokeret tid: Dette er den samlede planlagte, tildelte eller budgetterede tid.
• Burn rate: Fortæller dig, hvilken procentdel af den planlagte tid, der allerede er brugt.

Sådan tolker du burn rate 

• Burn rate < 100%: Projektet er i øjeblikket på rette spor eller foran tidsplanen. Du har brugt mindre tid end planlagt.
• Burn rate = 100%: Projektet er på tidsplan, og du har brugt præcis den planlagte tid.
• Burn rate > 100%: Projektet er bag tidsplanen. Du har brugt mere tid end først planlagt eller budgetteret.

Denne KPI kaldes også nogle gange indeks for tidsplanpræstationer (SPI), actual burn rate eller proposed burn rate, og der findes adskillige formler til at holde øje med burn rate.

Realiseret projektfaktor

Realiseret projektfaktor er endnu en vigtig projektstyrings-KPI, når det kommer til at holde styr på din projektøkonomi.

Denne KPI beregner projektets overskud ved at sammenholde den omsætning og de omkostninger, der genereres fra projektet. Denne KPI kan sammenlignes med dit dækningsbidrag, dog blot udregnet for specifikke projekter.

Der er flere formler til at beregne denne KPI. I TimeLog PSA beregner vi den som planlagte timer versus faktiske timer:

Projektfaktoren er let at tolke:

• Projektfaktor > 1: Projektet er mere effektivt end planlagt og kræver færre timer end budgetteret.
• Projektfaktor = 1: Projektet er fuldført præcis som planlagt, hvor de faktiske timer matcher de planlagte timer.
• Projektfaktor < 1: Projektet er mindre effektivt end planlagt og kræver flere timer end budgetteret.

Projektfaktoren giver dig indsigt i, hvordan dit projekt performer ved at beregne overskuddet efter projektomkostningerne er trukket fra.

Projektfaktoren er vores fyrtårn."

Anna Porse Nielsen

CEO, Seismonaut A/S

Denne KPI hjælper dermed projektledere og interessenter med at vurdere den økonomiske succes af individuelle projekter og træffe informerede beslutninger for fremtidige projekter.

I TimeLog PSA beregnes projektfaktoren automatisk og vises fra rød til grøn, hvilket gør det let at følge.

Burn rate og projektfaktor kan synes ens, men de tjener forskellige formål inden for projektøkonomistyring.

Burn rate angiver, hvor hurtigt du bruger dine ressourcer i forhold til det planlagte. På den anden side viser projektfaktoren, hvor effektivt du har udnyttet dine ressourcer i forhold til det planlagte.

10-25% reglen 

Har du nogensinde spekuleret på, om du bruger for meget (eller for lidt) tid på 'kerne' projektledelsesopgaver, såsom interessentkommunikation, interne møder og koordinering? Samtidig er ingen projekter ens, så hvordan måler du det?

Hvis du vil have lidt tal bag din mavefornemmelse, kan du benytte 10-25% reglen.

Gennem vores tætte samarbejde med projekledere de sidste 20 år, har vi erfaret, at de klassiske kerneopgaver, som nævnt ovenfor, ideelt set bør være mellem 10-25% af det samlede tidsforbrug i projektet. 

Husk, at alle fra projektteamet kan registere tid på typiske projektledelsesopgaver, afhængigt af din projektopsætning.

Hvis mindre end 10% af den allokerede tidsbudget bliver brugt på kerne projektledelsesopgaver, kan det tyde på, at projektlederen ikke udfører jobbet ordentligt - eller måske ikke har tid.

Hvis mere end 25% af den allokerede tidsbudget bliver brugt på projektledelse, kan der være for meget kommunikation i projektet.

Alt over 25% indikerer en kommunikationsoverbelastning i projektet.

Måske beder kunden om mange møder eller dokumentation. Uanset hvad, når tidsregistreringen på projektledelsesopgaver er over 25%, så dyk ned i tidsarkene og spørg teammedlemmerne om en status.

Læs også: Projektfaser - hvad er projektets livscyklus?

TimeLog PSA var det system, der bedst kunne løse de fleste af vores udfordringer og imødekomme vores krav til projektstyring, tidsregistrering og faktureringsflowet.”

Allan Hime-Laurberg

Senior Business Partner, Inspari

Få mere lønsomme projekter nu

TimeLog PSA giver økonomiafdelingen og projektledere moderne redskaber til at monitorere, optimere og evaluere projektøkonomien. Herunder tidsregistrering, ressourceallokering og projektstyring.

Book en online 20-minutters præsentation og se, hvordan vi kan hjælpe dig med at sikre profitable og problemfri projekter.