Projektøkonomi for begyndere: Projektstyring med enkle midler

I TimeLog har vi udviklet en 4-trins model for økonomisk projektstyring, der hjælper dig som projektleder. Modellen viser, hvilke specifikke processer og key performance indikatorer (KPI'er), du opererer med på hvert trin for en optimeret projektøkonomi. Dermed kan du komme igang med projektstyring med enkle midler.

Vores model er baseret på over 20 års erfaring med konsulent- og rådgiverbranchen i Norden, hvilket sikrer dens relevans og effektivitet.

I denne blogpost fokuserer vi på første trin for din projektøkonomi. 

Sidekick niveau: Dataindsamling

Når du begiver dig ud på rejsen mod øget projektoverskud, uanset om du er projektleder eller en del af økonomiafdelingen, så start med at støbe fundamentet. Dine essentielle byggesten: Processer og KPI'er.

Dit mål på sidekick-niveauet for projektøkonomi er at komme i gang med at samle data ind. Det er nemlig afgørende, når du lidt senere skal projektlede, optimere og rapportere.

For at blive en mester til at indsamle de data, der giver værdi til projektstyring, skal du (eller rettere, din virksomhed) mestre disse fire processer: daglig tidsregistrering, gennemgang af timer, kommentarer til opgaver og opgavekontrol.

Lad os udforske processerne på sidekick-niveauet.

1. Daglig tidsregistrering

De bedste virksomheder i vores kundebase registrerer tid i løbet af dagen eller ved dagens afslutning.

Deres erfaringer er, at du "finder" mellem 30-60 minutter ekstra fakturerbar tid hver dag, når du registrerer tid dagligt i stedet for en gang om ugen eller en gang om måneden. 

Det skyldes ikke, at I pludselig arbejder mere, men ret simpelt, at vi ikke kan huske, hvad vi arbejdede med og hvor længe - i går - og det gør din tidsregistrering upræcis. 

Den altoverskyggende grund til, at du vil tidsregistrere dagligt er derfor: Datakvalitet.

Og det gælder i øvrigt for al den essentielle information, du skal bruge som projektleder. For alle tidsregistreringer, har du brug for valid, opdateret information omkring: 

• Hvilket projekt?
• Hvilken opgave?
• Hvor lang tid (minutter, timer)?
• Hvad blev udført (en kommentar, der beskriver opgaven)?

Selvom folk tror, de kan huske det dagen, ugen eller måneden efter, er det i realiteten umuligt.

Og uden de informationer mister du som projektleder mulighed for at justere dit projekt just-in-time.

Læs også: Sådan motiverer du dine medarbejdere til at registrere tid

2. Gennemgang af timer

Mens de fleste virksomheder i en eller anden grad registrerer tid (selv hvis det ikke sker dagligt), bliver processen med at gennemgå timer ofte overset.

Når vi spørger vores kunder, hvordan projektlederne (eller andre) godkender og gennemgår de registrerede timer, lyder svaret typisk: 'Vi gennemgår ikke timerne. Vi fakturerer kunden.'

Men fordelene ved regelmæssig, fx ugentlig, opfølgning på tidsregistreringer inkluderer, at du:

• Får indblik tidligt - før projektet går i en negativ retning
• Forstår status for alle de projekter, du håndterer
• Lærer mere om, hvordan forskellige mennesker arbejder
• Ved hvilke opgaver, der er fuldført eller hænger i bremsen

'Gennemgang af timer'-processen giver dermed masser af indsigt, men mange virksomheder kæmper med en struktureret proces for det. 

Klik for at få et tip til at gennemgå timer

Brug TimeLog-rapporten Allokeret/Registeret tid. Den viser, hvor meget tid, der er henholdsvis

• allokeret
• registreret og
• brugt

per medarbejder og/eller opgave.  

3. Kommentarer til opgaver

Den tredje proces på dette niveau er 'kommentarer til opgaver' samt kvalitetssikring af kommentarerne.

'Kommentarer til en opgave' giver alle mulighed for at tilføje en 'fri tekst' eller beskrivelse til en tidsregistrering.

Projektlederen kan bruge informationen til kvalitativ analyse og kommentarerne kan også fungere som dokumentation for kunden, hvor det tydeligt angives, hvad man har arbejdet på og hvor længe. 

At kvalitetssikre kommentarerne vil simpelhen sige, at projektlederen gennemgår kommentarer og dermed sikrer, at opgaver løses hensigtsmæssigt.

Når vi opretter et nyt tilbud til en kunde, kan vi estimere prisen mere præcist ved at bruge kommentarer."

Grith Høegmark

CEO, Einfach

4. Opgavekontrol

Denne proces er simpel, men afgørende for datakvaliteten. Den skal sikre, at timer er registreret på de rigtige opgaver (og at de flyttes, hvis de er registreret forkert).

Når du registrerer tid i et PSA-system som TimeLog, vælger du først et projekt og derefter en opgave eller underopgave. Mens mange nemt finder det korrekte projekt, bliver det mere uklart, når man skal vælge opgave.

Men hvis du ikke har de korrekte data - ned til opgaveniveau - går du glip af værdifuld information.

Vær opmærksom på, at hvis der er en stor forskel mellem, hvad medarbejderne registrerer deres tid på, og hvad du forventede, de skulle registrere, kan det signalere en uoverensstemmelse, der viser en manglende sammenhæng mellem projektlederen og projektdeltagere. Dette er vigtigt at håndtere og adressere for at sikre effektiv projektstyring.

Der er tale om en meget simpel opgave, hvor du laver projektstyring med enkle midler, men som stadig giver masser af indsigt.

Og med dét, er du klar til en introduktion af de grundlæggende projektstyrings-KPI'er på sidekick niveauet.

Download e-bogen: Projektlederens guide til projektøkonomi (bogen er på engelsk).

De 3 projektstyrings-KPI'er der giver din projektøkonomi en god start

• Burn rate
• Realiseret projektfaktor (realised project factor margin)
• 10-25% reglen
  
  

Denne projektstyrings-KPI hjælper dig som projektleder med at vurdere effektiviteten af dit projekt og monitorere, om I bruger for meget (eller for lidt) tid i forhold til, hvad I har planlagt og allokeret. 

Burn rate i projektledelse kan udregnes via flere forskellige metoder. Vi har fokus på hvorvidt der registrerede (aktualiserede) stemmer overens med det allokerede (budgetterede). 

En positiv burn rate indikerer, at der bruges mere tid end planlagt, hvilket kan betyde forsinkelser eller ineffektivitet i projekteksekveringen.

Omvendt indikerer en negativ burn rate, at projektet er foran tidsplanen, hvilket er godt, hvis I også opretholder kvaliteten af leverancerne.

Så når du ser på time burn, får du en klar idé om:

• Hvordan ser timeforbruget ud lige nu i forhold til totalen?
• Hvilke projekter har brændt for mange timer af?
• Hvilke projekter overholder tidsforbruget? 
• Arbejder nogen projektmedlemmer på uventede opgaver?

Denne KPI kaldes også nogle gange indeks for tidsplanpræstationer (SPI), acutal burn rate eller proposed burn rate. 

Realiseret projektfaktor

Realiseret projektfaktor er endnu en vigtig projektstyrings-KPI, når det kommer til at holde styr på din projektøkonomi.

Denne KPI beregner projektets overskud ved at sammenholde den omsætning og de omkostninger, der genereres fra projektet. Denne KPI kan sammenlignes med dit dækningsbidrag, dog blot udregnet for specifikke projekter.

Omsætning refererer til den samlede indkomst genereret fra projektet. Projektomkostninger omfatter de udgifter, der pådrages ved levering af projektet, herunder direkte omkostninger som registrerede timer/arbejdskraft, materialer og udstyr samt indirekte omkostninger såsom overhead, administrative og andre projektrelaterede udgifter.

10-25% reglen 

Denne KPI bruges til at måle, om der bruges nok (eller for meget) tid bruges på 'kerne' projektlederopgaver, såsom kommunikation med interessenter, interne møder og koordinering.

Denne KPI - der nærmere er en tommelfingerregel - fastslår:

Hvis mindre end 10% af det allokerede tidsbudget bruges på kerne-projektledelse, har projektlederen måske ikke tid nok til at udføre jobbet.

Hvis mere end 25% af det allokerede tidsbudget bruges på projektledelse, kan der være for meget kommunikation i projektet.

Alt over 25% indikerer en overbelastning i forhold til kommunikationen. Måske beder kunden om mange møder eller dokumentation.

Uanset hvad, så spørg om status og hør, om du kan hjælpe, hvis tidsregistreringer på projektledelsesopgaver rammer over 25%.

Læs også: Projektfaser - hvad er projektets livscyklus?

TimeLog PSA var det system, der bedst kunne løse de fleste af vores udfordringer og imødekomme vores krav til projektstyring, tidsregistrering og faktureringsflowet.”

Allan Hime-Laurberg

Senior Business Partner, Inspari

Få mere lønsomme projekter nu

TimeLog PSA giver økonomiafdelingen og projektledere moderne redskaber til at monitorere, optimere og evaluere projektøkonomien. Herunder tidsregistrering, ressourceallokering og projektstyring.

Book en online 20-minutters præsentation og se, hvordan vi kan hjælpe dig med at sikre profitable og problemfri projekter.