Tips för en framgångsrik implementering av ett nytt affärssystem

Inspari levererar mjukvara för Business Intelligence samt konsulttjänster och de jobbar dagligen själva med att få de egna kunderna att förankra alla nya projekt eller processer ordentligt inom företaget. Därför använda man samma tillvägagångssätt med den interna förankringsprocessen inför implementeringen av TimeLog.

”Det är många olika parter som ska bli nöjda. Man måste därför försöka kompromissa utan att det går ut över verksamheten”, berättar Allan.

”Vi hade inget specifikt system utan vi var en större grupp som satte oss ned och diskuterade de problem vi hade och hur de kunde lösas - och om lösningen i sin tur skulle skapa andra utmaningar. Som utgångspunkt är det alltid svårt att göra alla nöjda. Därför försökte vi förutse vad våra kollegor kunde tänkas bli missnöjda med.”, förklarar Allan, som varit ansvarig både för inköpet och för implementeringen av TimeLog – en process som har tagit ca ett år från början till slut med aktiviteter till och från.

Inspari tänkte utanför boxen vid implementeringen

Insparis marknadsföringsavdelning hjälpte till att utarbeta en intern guide till de mest använda processerna i TimeLog. Lite mer kreativ var dock idéen med att sätta upp affischer formade som pratbubblor på olika platser i företaget, så medarbetarna hela tiden fick visuella påminnelser om TimeLog.

Personalen blev även påmind om att TimeLog snart skulle bli en realitet vid varje månadsmöte och så höll man en del små workshoppar inom företaget för att alla skulle vara ha kunskap om och kunna använda det nya systemet.