En succesfuld implementering af nyt forretningssystem

Et godt værktøj til projektstyring

Inden TimeLog anvendte Inspari økonomisystemet e-conomic til tidsregistrering og projektstyring. De havde dog behov for et mere specialiseret projektstyringsværktøj, og med TimeLogs integration med e-conomic kunne de få det bedste fra to verdener.

”TimeLog var det system, der kunne løse de fleste af vores udfordringer og leve op til vores krav ift. projektstyring, tidsregistrering og selve flowet, når der skal sendes en faktura”, siger Allan Hime-Laurberg, der er Senior Business Partner hos Inspari.

Mange interessenter skal være tilfredse 

Inspari er leverandør af Business Intelligence software til private og offentlige organisationer, og fokuserer på vigtigheden af solid forankring af nye projekter og/eller processer hos deres egne kunder. Derfor fik den interne forandringsproces med implementeringen af TimeLog naturligvis samme fokus.

”Der er mange forskellige interessenter, der skal være tilfredse. Man må derfor forsøge at indgå kompromiser, uden at det går ud over forretningen”, siger Allan.

”Det var ikke noget, der blev systematiseret som sådan, men en proces hvor en større gruppe satte sig ned og kiggede på de problemstillinger, vi havde, hvordan de kunne blive løst - og hvorvidt løsningen ville skabe nye problemer. Man må se på det ud fra den betragtning, at det altid er svært at gøre alle tilfredse. Derfor måtte vi gennemtænke, hvad de kunne blive utilfredse med”, forklarer Allan.

Allan har været ansvarlig for valget og implementeringen af TimeLog – en proces, der har taget ca. 1 år fra start til slut med on/off aktivitet.

Inspari tænkte ud af boksen under implementeringen

Med hjælp fra Insparis marketingafdeling blev der udarbejdet en intern guide til de mest anvendte processer i TimeLog. Mere kreativ var ideen om at sætte plakater formet som talebobler op forskellige steder i virksomheden, hvor medarbejderne hele tiden visuelt blev mindet om brugen af TimeLog.

Medarbejderne blev også mindet om opstarten af TimeLog ved hvert månedsmøde, og der blev afholdt nogle mindre workshops i virksomheden, så alle var forberedt på det nye system.

Stemningen i virksomheden efter implementeringen 

Baseret på samtaler med brugere og interne surveys er TimeLog blevet taget rigtigt godt imod. 94% af brugerne er overordnet set tilfredse, meget tilfredse eller yderst tilfredse med TimeLog. 53% synes, det er nemt at registrere tid, mens kun 3% finder det besværligt.

Inspari har med deres succesfulde implementering af TimeLog vist, at for at skabe en succesfuld implementering af et nyt forretningssystem er det afgørende at være bevidst om, at det er en forandringsproces – og det tager tid.

Derfor er det vigtigt, at både ledere og medarbejdere er klædt ordentlig på til at løfte den forestående opgave, så det kan blive en succes.

TimeLog var det system, der kunne løse de fleste af vores udfordringer og leve op til vores krav ift. projektstyring, tidsregistrering og selve flowet, når der skal sendes en faktura

Allan Hime-Laurberg

Senior Business Partner, Inspari