Tåga kapade tiden de lägger på fakturering med 75%

Lönerna sköttes i en systerlösning till tidrapporteringssystemet, och trots att lösningarna var integrerade med varandra behövdes en hel del handpåläggning, berättar Jessica Nilsson.

”Jag upplevde att jag behövde kontrollera lönerna varje månad eftersom det inte alltid blev rätt. Dessutom tyckte jag att programmet var krångligt och omständligt, och det behövdes väldigt många klick hela tiden.”

När Jessica Nilsson började jobba på Tåga sommaren 2019 hade företaget 12 konsulter. Faktureringen av deras konsulttimmar tog mer än en heldag per månad och lönehanteringen tog mer än två timmar.

Smidig integration med Fortnox var ett krav

”Framför allt faktureringsbiten var ohållbar, och eftersom vi dessutom planerade att växa och anställa fler behövde vi göra något åt situationen. Det måste ju finnas en bättre lösning än den vi hade, tänkte jag. Man kan tidrapportera i Fortnox, men det handlar mest om att rapportera frånvaro och närvaro. Vi behöver mer detaljer och djupare insikt än så, så jag började kolla runt efter möjliga lösningar”, säger Jessica Nilsson.

Tåga ville fortsätta använda Fortnox och hade dessutom bestämt sig för att börja använda lösningen även för löner, så det var viktigt att det nya tidrapporteringsprogrammet kunde integrera med Fortnox.

”Våra ägare gav mig fria händer att välja den lösning som var mest lämplig, och jag valde till slut TimeLog. Det var många små saker som ledde fram till det beslutet, bland annat att programmet är enkelt, tydligt och snyggt”, säger Jessica Nilsson.

[Ta reda på hur TimeLog kan hjälpa just ditt företag]

Snabbare och enklare ekonomisk rapportering

Tåga har nu använt TimeLog sedan hösten 2020, och lösningen överträffar Jessica Nilssons förväntningar.

”Tidsåtgången för fakturering och lönehantering har minskat med mer än 75 % med TimeLog, trots att vi blivit fler anställda. Dessutom tycker våra konsulter att programmet är smidigare att hantera än vår tidigare lösning och vår controller säger att den ekonomiska rapporteringen till våra ägare och personalmöten går betydligt mycket snabbare och enklare än tidigare.”

Den månatliga faktureringen är numera till stora delar automatiserad och tar bara två timmar av Jessica Nilssons tid.

TimeLog har lett till att fler timmar faktureras

”Och när jag säger två timmar så räknar jag med precis allt, från att gå igenom att alla anställda har fyllt i rätt tid och att projekten ser rätt ut till att jag kör över fakturaunderlagen till Fortnox där jag skickar och bokför dem. Vissa av våra kunder vill att vi specificerar vad våra konsulter gjort dag för dag, och då hämtar jag den rapporten i TimeLog och bifogar med fakturan. Och det är också inräknat i de här två timmarna, så TimeLog har minskat tidsåtgången något enormt.”

En annan viktig fördel är att alla konsulttimmar verkligen faktureras nu, berättar Jessica Nilsson.

”Det är jättelätt att man glömmer fylla i ett värde så att man glömmer att fakturera när man gör faktureringen manuellt. Med TimeLogs integration till Fortnox kommer allt med automatiskt, så vi missar inte att fakturera några timmar längre.”

Snabbare lönehantering och mindre papper

Även lönehanteringen är numera i stort sett automatiserad och Jessica Nilsson behöver bara lägga runt en halvtimme i månaden på den.

”Jag hämtar bara löneunderlagen i TimeLog och läser in dem i Fortnox, och sedan går jag igenom så det ser rätt ut. Sedan är lönerna klara, så det är väldigt smidigt.”

Automatiseringen har lett till minskad pappersanvändning, både när det gäller lönehantering och fakturering.

”Innan TimeLog skrev jag ut mängder av papper som dessutom behövde förvaras någonstans sedan, och det slipper jag nu.”

Enkelt att komma i gång med TimeLog

Att komma i gång med TimeLog gick enkelt och smärtfritt, berättar Jessica Nilsson.

”Vi hade tre workshops med TimeLogs implementationskonsulter för att gå igenom de inställningar som skulle göras, och sedan var vi i gång. Och efter det har jag bara använt supporten en gång. TimeLog är tydligt och enkelt, man behöver inte vara datageni för att klara av det.”

Det gick även snabbt och lätt att integrera TimeLog och Fortnox, tack vare det standardiserade API:et.

”Vi integrerade faktureringen och lönerna tillsammans med TimeLogs konsulter, och det var jättelätt ­– det tog bara några klick och så var det klart. Och integrationen har fungerat perfekt sedan dess. Det är ju inte ovanligt att integrationer tjorvar, men den här integrationen har fungerat klockrent.”

TimeLog får kontinuerligt nya funktioner

Jessica Nilsson är mycket nöjd med TimeLog och kan inte se en enda nackdel med lösningen.

”Och jag har bara ett enda förbättringsförslag, och det är att det ska bli möjligt att ställa in så att underlagen som vissa kunder vill ha bifogade med sina fakturor ska följa med automatiskt från TimeLog till Fortnox.”

TimeLog utvecklar lösningen kontinuerligt och har nyligen investerat i en ännu större utvecklingsavdelning, och vad som styr vilka nya funktioner som skapas är vad kunderna efterfrågar. Jessica Nilsson hoppas därför att hennes önskemål kommer tillgodoses inom kort.

Minskad administration leder till fler kunder

Det bästa råd Jessica Nilsson har till ekonomer på andra konsultföretag är att byta till TimeLog.

”TimeLog är ett riktigt bra program. Den tidsbesparing jag gjort är enorm och det finns ingen anledning till att inte göra den. Har man tio anställda eller fler så kan administrationen börja ta väldigt mycket tid. Jag jobbar inte bara med vår interna ekonomi, jag är konsult också, och nu när min tid frigjorts innebär det att vi kan ta in fler kunder”, säger hon.