Wie Tåga die Zeit für die Rechnungsstellung um 75 % reduzierte

Die Gehälter wurden in einer Schwesterlösung abgewickelt. Und obwohl die Lösungen miteinander integriert waren, war viel Handarbeit erforderlich, sagt Jessica Nilsson.

„Ich musste die Gehälter jeden Monat überprüfen, da sie nicht immer korrekt waren. Außerdem fand ich das Programm komplex und aufwendig. Und man benötigte die ganze Zeit unglaublich viele Klicks.“

Als sie 2019 anfing, für Tåga zu arbeiten, beschäftigte das Unternehmen 12 Berater. Die Abrechnung ihrer Beratungsstunden nahm mehr als einen ganzen Tag im Monat in Anspruch und die Gehaltsabrechnung mehr als zwei Stunden.

Nahtlose Integration mit Fortnox war eine Voraussetzung

„Insbesondere die Rechnungsstellung war inakzeptabel. Da wir planten, zu wachsen und mehr Leute einzustellen, mussten wir etwas gegen die Situation unternehmen. Man kann die Zeit in Fortnox gut erfassen, aber es geht hauptsächlich darum, Abwesenheit und Anwesenheit zu registrieren. Wir brauchten mehr Details und tiefere Einblicke,“ sagt Jessica Nilsson.

Tåga wollte Fortnox weiterhin nutzen und hatte sich entschieden, die Lösung auch für die Gehaltsabrechnung zu nutzen. Daher war es wichtig, dass das neue Zeiterfassungsprogramm in Fortnox integriert werden konnte.

„Unsere Eigentümer ließen mir freie Hand, die am besten geeignete Lösung zu wählen. Und schließlich habe ich mich für TimeLog entschieden. Es gab viele kleine Dinge, die zu dieser Entscheidung geführt haben. Unter anderem, dass das Programm einfach, klar und übersichtlich ist“, sagt Jessica Nilsson.

Schnellere und einfachere Finanzberichterstattung

Tåga nutzt TimeLog nun seit Herbst 2020 und die Lösung übertrifft bereits jetzt die Erwartungen von Jessica Nilsson.

„Der Zeitaufwand für Rechnungsstellung und Gehaltsabrechnung konnte mit TimeLog um mehr als 75 % reduziert werden, obwohl wir inzwischen Mitarbeiter beschäftigen. Darüber hinaus sind unsere Berater der Meinung, dass das Programm einfacher zu handhaben ist als unsere vorherige Lösung und unser Controller sagt, dass die Finanzberichterstattung für unsere Eigentümer- und Mitarbeiterversammlungen viel schneller und einfacher ist als zuvor.“

Die monatliche Rechnungsstellung ist mittlerweile weitgehend automatisiert und kostet Jessica Nilsson nur noch zwei Stunden im Monat.

TimeLog hat dazu geführt, dass mehr Stunden in Rechnung gestellt werden

„Und wenn ich zwei Stunden sage, rechne ich alles mit ein. – von der Überprüfung, dass alle Mitarbeiter ihre Zeit richtig angegeben haben, dass die Projekte stimmen, bis zur Übertragung der Rechnungsdokumente an Fortnox, wo ich sie versende und speichere. Einige unserer Kunden möchten, dass wir angeben, was unsere Berater an den einzelnen Tagen getan haben. Dann lade ich diesen Bericht in TimeLog herunter und hänge ihn an die Rechnung an. Das ist auch in den zwei Stunden enthalten. So hat TimeLog den Zeitaufwand enorm reduziert.“

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass jetzt tatsächlich alle Beratungsstunden abgerechnet werden, sagt Jessica Nilsson.

Schnellere Gehaltsabrechnung und weniger Papier

Die Gehaltsabrechnung ist inzwischen ebenfalls weitgehend automatisiert und Jessica Nilsson muss nur noch etwa eine halbe Stunde im Monat dafür aufwenden.

„Ich lade die Gehaltsabrechnungen einfach in TimeLog herunter und übertrage sie in Fortnox. Und dann überprüfe ich, ob alles stimmt. Danach sind die Gehälter fertig. Das läuft reibungslos.“

Die Automatisierung hat zu einem geringeren Papierverbrauch geführt – sowohl was die Gehaltsabrechnung als auch die Rechnungsstellung betrifft.

„Vor TimeLog musste ich viele Papiere ausdrucken, die auch irgendwo aufbewahrt werden mussten. Das brauchen wir jetzt nicht mehr.“

Einfacher Einstieg mit TimeLog

Der Einstieg in TimeLog war einfach und reibungslos, sagt Jessica Nilsson.

„Wir hatten drei Workshops mit den Beratern von TimeLog, um die erforderlichen Einstellungen durchzugehen, und dann ging es los. Und danach habe ich den Support nur einmal in Anspruch genommen. TimeLog ist klar und einfach – man muss kein Computergenie sein, um das Programm nutzen zu können.“

Auch die Integration von TimeLog und Fortnox erfolgte dank der standardisierten API schnell und einfach.

„Wir haben die Rechnungsstellung und Gehälter zusammen mit den Beratern von TimeLog integriert, und das war ganz einfach – es waren nur wenige Klicks nötig und die Sache war erledigt. Die Integration funktioniert seitdem perfekt. Es kommt nicht selten vor, dass Integrationen Probleme verursachen, aber diese Integration hat einwandfrei funktioniert.“

TimeLog erhält ständig neue Funktionen

Jessica Nilsson ist mit TimeLog sehr zufrieden und kann keinen einzigen Nachteil der Lösung erkennen.

„Ich habe nur einen Verbesserungsvorschlag. Es sollte eingestellt werden können, dass die Dokumente, die einige Kunden an ihre Rechnungen angehängt haben möchten, automatisch von TimeLog an Fortnox übertragen werden.“

TimeLog entwickelt die Lösung kontinuierlich weiter und hat kürzlich in eine noch größere Entwicklungsabteilung investiert. Welche neuen Funktionen eingeführt werden, ist vom Kundenfeedback abhängig. Jessica Nilsson hofft daher, dass ihre Wünsche bald erfüllt werden.

Reduzierter Verwaltungsaufwand führt zu mehr Kunden

Der beste Rat, den Jessica Nilsson anderen Beratungsfirmen geben kann, ist der Wechsel zu TimeLog.

„TimeLog ist ein sehr gutes Programm. Die Zeitersparnis ist enorm und darauf sollte man nicht verzichten. Wenn Sie zehn oder mehr Mitarbeiter beschäftigen, kann die Verwaltung sehr zeitaufwendig sein. Ich arbeite nicht nur mit unseren internen Finanzen, sondern bin auch als Beraterin tätig. Jetzt, wo ich mehr Zeit dafür habe, können wir mehr Kunden aufnehmen“, sagt sie.