Projekthantering i Excel: För- och nackdelar

Har vi verkligen användning för ett professionellt verktyg för projektstyrning?

Projektstyrning, projektledning, projektplanering ... kärt barn har många namn, men allt handlar om samma sak, nämligen att styra ett projekt säkert i hamn, helst inom tidsfristen och den överenskomna budgeten, så både kunden och den nedersta raden uppnår ett tillfredsställande resultat.

Idag finns det många verktyg på marknaden för att stödja professionell projektstyrning, oavsett vilken modell eller arbetsmetod det är tal om - PPM, PRINCE2, SCRUM eller vattenfall. Vad man än väljer, kommer det fortfarande att finnas ett behov av att styra processer och leveranser effektivt. Vad saken gäller är vilket system man väljer för att hantera projekten – och det är där den omstridda frågan om Excel för projektstyrning dyker upp.

15 skäl till att projektstyrning i Excel är ohållbart i längden...

Excel har många fördelar – till exempel under analysarbete och rapportering. Men i synnerhet i konsultföretag finns det ett stort behov av att öka detaljgraden av data t.ex. med olika timpriser och hantering av både fast pris och använd tid. Ofta arbetar man också på många projekt samtidigt för många olika kunder.

Här upplever vi ofta, hur Excel kommer till korta, när det uppstår behov av att snabbt kunna se företagets nyckeltal – till exempel när faktureringsgraden per projekt eller per medarbetare ska beräknas. Särskilt om samma medarbetare har olika timpris på olika projekt! Därför finns det vissa uppenbara situationer där Excel endast bör användas för analyser, och projektledning bör utföras i andra system.

• Flexibilitet. Ändringar av t.ex. timpriser eller projektfaser kan lätt bli röriga. Likaså är det problematiskt om projektfaserna upprepas på flera ark eller flikar. Vem har ansvaret? Och hur säkerställer man att det inte uppstår fel?
• Datasäkerhet. Hänger delvis ihop med ovanstående. Om formler raderas eller rapporteringar glöms bort, vem har då ansvar för uppgifternas säkerhet – och hur säkerställs de?
• Inexakt tidrapportering. Tidrapporteringen blir inte exakt, eftersom den inte kan göras medan aktiviteten utförs. I Excel kommer tidrapporteringen alltid att ske med den förskjutning, som en rekonstruktion av data medför. Detta påverkar inte bara faktureringsgraden, utan också noggrannheten vid inmatningarna. 10-minuters inexakthet gör ingen stor skillnad i de övergripande räkenskaperna. Men om det händer i mer än tre fall är det en halvtimme, vilket kan påverka både faktureringsgrad och i slutändan projektets slutliga resultat, om detta gäller flera medarbetare under projektperioden. Har ni råd att gå miste om 5 timmars fakturering?
• Långa formler. Om varje flik innehåller ett projekt, riskerar man att sitta med en fil som tar upp flera megabyte kanske 50 projekt på ett ark. Totalsummorna utgörs av mycket långa och vackra formler som alltför ofta kan orsaka problem om det bara förekommer små fel.
• Icke standardiserat. Oavsett hur mallen är inställd, kommer det sällan ett standardiserat sätt, som ser till att saker och ting är 100 % identiska. Det beror på att vi är människor och inte maskiner. Och därför kan Excel-ark se väldigt olika ut, beroende på medarbetarnas erfarenhet, kompetens och sätt att lösa uppgifter.
• Felaktiga uppgifter. Hur upptäcker man fel? Det kräver en hel del resurser att kontrollera uppgifter och inmatningar – och vem får den uppgiften? Projektledaren? Resurschefen? Ledningen? Dessutom är det mycket svårt att återskapa förlorade data när arket är stängt – tills nästa användare öppnar det och upptäcker ett fel.
• Ingen mobilitet. Tidrapportering, budgeträttelser osv. går inte att ta med sig överallt. Hur många är det som öppnar en fil på flera megabyte i telefonen och matar in siffror i de små kolumnerna, medan man är ute och i farten?
• Inte avsett för projektstyrning. Helt kortfattat var Excel i tidernas begynnelse ett utmärkt program för räkenskaper och analyser. Senare byggdes det ut med avancerade rapporteringsfunktioner. Men det kommer aldrig att kunna stödja snabba förändringar i faser, timpriser, komplexa fastprisprojekt och fakturering i samma grad som professionella verktyg.
• Komplext. Förutsätter stora kunskaper om att bygga effektiva modeller och mallar. Denna uppgift utförs ofta av den person som har erfarenhet av antingen projektledning eller IT. Och om denna medarbetare lämnar företaget ... var står ni då?
• Mindre kontroll och överblick. Låt oss vara ärliga: Projekt är komplexa. Och något helt annat än räkenskaper. Så är det sagt. Vidare till nästa punkt.
• Överblick. Vad är fakturerat, intäktsfört eller nedskrivet? Hur får ni alla tre delarna att gå upp i en högre enhet så att det sker en effektiv utväxling av data, mellan arken? Och hur ser man till att det inte används oproportionerligt mycket tid på att få tag på dessa data, särskilt om det finns flera Excel-ark?
• Standardiserade rapporter för er bransch. Det finns inget standardiserat sätt, i Excel för att samla ihop data över faser, projekt och medarbetare och därmed erbjuda ett komplett datapaket som innehåller alla nödvändiga rapporteringar, timpriser, kostnader m.m. för att skapa en faktura.
• Slutförandegrad. I många professionella system är det möjligt att se, vilka faser som är avslutade och öppna. I Excel ska man upprätta en rad formler, som kan visa status och om man är ”på rätt spår”. Har ni tillräckligt med resurser för att göra detta arbete på rätt sätt?
• Vem äger Arket? Excel fungerar inte, om det finns flera versioner av data. Vilket ark är det rätta och hur hanterar ni om det finns olika versioner av arket i företagets dator. Vem har ansvar för att det endast finns ett ark med alla tidrapporteringar?
• Fördelarna med bästa praxis. Genom att använda ett standardiserat system som ni själva kan anpassa till era behov, utnyttjas fördelarna, så ni kan använda de professionella möjligheter detta ger till effektiv projektstyrning. Ofta har ett företagssystem utvecklats under många år, och man har utgått från bästa praxis hos målgruppen. Ni utnyttjar med andra ord andras erfarenheter och sparar både tid och krafter på att göra detta själva.

"Ja, men vi brukar ju ..."

Det finns många argument för att behålla Excel. Och likaså argument emot. I TimeLog har vi haft kontakt med många företag som är mycket nöjda med Excel som verktyg. Ofta är det samma företag, som ger följande skäl till att inte byta system:

• Tradition. ”Vi har alltid använt Excel till allt vad vi gör …”
• Intern oenighet. ”Det skulle helt enkelt bli för många motsättningar internt, om vi skulle byta system. Det har vi inte resurser till att hantera just nu.”
• Det saknas kunskaper om möjligheter. Många företag som använder Excel eller andra "hemmagjorda" system har inte haft resurser att bekanta sig med de möjligheter och fördelar som professionella system erbjuder.
• ”Det är alldeles för dyrt!” – Det är alldeles för dyrt!” – javisst, i förhållande till Excel, som ingår i Office-paketet, så kostar det pengar – men hur många timmar används internt på att rätta uppgifter och förhindra fel i Excel, som skulle kunna faktureras i stället? Excel blir med tiden en mycket tung administrativ börda, som långsamt blir en del av vardagen. Men tänk på hur många av dessa timmar, som ni skulle kunna använda på er kärnverksamhet i stället? Dessutom är tidrapportering i Excel ofta bristande och inexakt – prova att räkna ut vad ni skulle kunna fakturera mer per månad, om det bara rapporterades en halvtimme mer fakturerbar tid per medarbetare i veckan. Med 10 medarbetare skulle det vara 5 timmar, som blir 20 timmar mer i månaden. Så även om Excel är gratis – är det en dyr lösning!
• Det saknas tid för implementering. Medarbetarna ska springa snabbare och snabbare. En bra implementering av ett externt system tar tid och kan vara kostsamt. Men på sikt kan det vara en av de bästa investeringar ni har gjort, eftersom många funktioner antingen tas bort eller blir betydligt mindre tidskrävande och överskådliga!
• Det saknas en ansvarstagande medarbetare, som kan vara kontaktperson och superanvändare i systemet. Särskilt små företag är ofta otroligt pressade när det gäller resurser. Det kan därför verka oöverkomligt att byta till ett nytt system, eftersom det ofta är direktören eller ledningen som är ansvarig. Och vi vet alla hur stressigt ledningen i små företag har det – och hur lång arbetsveckan är.
• Oavsett om ni väljer att fortsätta med Excel eller använda er av ett professionellt system som till exempel TimeLog, är det fortfarande en bra idé att tänka igenom, hur ni använder flest resurser i projektstyrningen. Vad är fördelarna och nackdelarna med detta? Hur många "halvtimmar" klarar ni av att mista på grund av inexakt tidrapportering, som kanske till på köpet sker för sent i förhållande till faktureringen? Och hur skulle det vara – att varje månad eller vecka – kunna analysera data och därmed företaget direkt i det verktyg ni använder för tidrapportering och projektstyrning – i stället för att hålla dem uppdaterade i Excel med den osäkerhet som det nu ger?

Hur många fakturerbara timmar har ni råd att ignorera?