Skip to the main content.

Tidrapportering
Skapa en stabil datagrund för smidig fakturering och detaljerade affärsinsikter med enkel tidrapportering.

Projektledning
Bli världsmästare i projektledning. Håll dina projekt på rätt spår - och lönsamma.

Resursplanering
Bemanna projekt på ett effektivt sätt och driv företaget med säkerhet.

Ledningsrapportering
Bli smartare - snabbare - och fatta smarta beslut som ger långsiktiga effekter på tillväxten.

Fakturering
Fakturera allt - snabbt och korrekt - samtidigt som du håller koll på projektets ekonomi.

Personal och lön
Ge CFO:er och HR-avdelningar ett verktyg för att eliminera onödig administration.

Finansiella system
Med TimeLog kan du integrera med ditt ekonomisystem. Det sparar tid och minskar det manuella arbetet.

Lönesystem
TimeLog erbjuder integrationer till flera olika lönesystem. Få enkel lönehantering.

Moduler
Rapportera tid via Outlook, använd gamification eller andra moduler som kan förenkla processer i din verksamhet.

Flera juridiska personer
Skapa synergi mellan avdelningar, mellan länder och kontor med modulen för flera juridiska personer.

Affärsinformation
Dra full nytta av de insikter och data du får från TimeLog. TimeLog PSA är redo att integreras med flera olika BI-lösningar.

Partnerintegrationer
TimeLog PSA är en del av ett större ekosystem. Få en översikt över alla partnerintegrationer i TimeLog-familjen.

Ekonomiavdelning
Spara 1-2 dagar per månad på din faktureringsprocess.

Projektavdelingar
Från planering till genomförande och utvärdering. Starka verktyg för varje projektledare.

Ledningsavdelning
Skapa en prestationsdriven kultur med starka rapporteringsmöjligheter.

Stora företag
Förbättra verksamhet och resultat i olika enheter, länder och avdelningar.

Icke-statliga organisationer och ideella organisationer
Förenkla interna processer, lägg mindre tid på administration och få dokumentationen på plats - till ett rabatterat pris.

Blogg
Få inspiration till att driva en ännu bättre verksamhet med artiklar, guider, analyser och verktyg i bloggen.

Guider, podcasts och webbinarier
Få tillgång till mallar, guider och webbinarier som hjälper och inspirerar dig.

Help Center
Letar du efter hjälpmaterial och användarhandböcker för TimeLog? Hitta all hjälp du behöver nu.

Invoicing Process SE_header

Prova TimeLog nu!

En enda källa till sanning
Se hur andra organisationer använder TimeLog som deras enda källa till sanning till länder, avdelningar och valutor.

Bättre integration och API
Upptäck vilka fördelar kunderna får av att använda våra integrationer och API.

Rapportering i realtid 
Hur realtidsrapportering förändrar processer och beslutsfattande.

Kom igång med resursplanering
Med en bättre förståelse för dina resurser följer bättre planering och prognoser.


Läs om hur andra verksamheter hanterar betalningsavtal, KPI:er och projektmarginaler.

Snabbare fakturering
Så här gör andra företag för att minska den tid de lägger på fakturering med 75 %.

Historien om TimeLog
Få insikter om TimeLog och hur vi kan hjälpa dig att växa och utveckla din verksamhet.

Medarbetarna
Se vem som dyker upp varje dag för att leverera den bästa PSA-lösningen till dig.

Karriär
Hur är det att arbeta på TimeLog? Håller vi på att anställa? Få svaret här.

Partner
Skapa ännu mer värde för dina kunder som TimeLog-partner.

Mycket mer service
Hjälp center, skräddarsydd onboarding och support från dag 1.

Vårt sociala ansvar
Vi arbetar för att säkerställa en positiv inverkan på planeten, människor och företag.

GDPR & säkerhet
Läs mer om hur vi arbetar för att skydda dina uppgifter och ge maximal säkerhet.

6 min read

Projekthantering i Excel | Se för- och nackdelar

Ska ni skaffa ett projektstyrningsverktyg eller kan ni använda Excel? Läs om plus och minus vid användning av Excel jämfört med ett professionellt projektsystem.

Projekthantering i Excel | Se för- och nackdelar

Har vi verkligen användning för ett professionellt verktyg för projektstyrning?

Projektstyrning, projektledning, projektplanering ... kärt barn har många namn, men allt handlar om samma sak, nämligen att styra ett projekt säkert i hamn, helst inom tidsfristen och den överenskomna budgeten, så både kunden och den nedersta raden uppnår ett tillfredsställande resultat.

Idag finns det många verktyg på marknaden för att stödja professionell projektstyrning, oavsett vilken modell eller arbetsmetod det är tal om - PPM, PRINCE2, SCRUM eller vattenfall. Vad man än väljer, kommer det fortfarande att finnas ett behov av att styra processer och leveranser effektivt. Vad saken gäller är vilket system man väljer för att hantera projekten – och det är där den omstridda frågan om Excel för projektstyrning dyker upp.

10 skäl till att använda Excel för projektstyrning

Många företag har ”alltid” använt Excel och håller troget fast vid det. Excel har helt klart vissa fördelar, i synnerhet vid mindre projekt och uppgifter:

  1. Fri tillgänglighet. När man har installerat Microsoft Office, så är det gratis att använda Excel. Detta är ett av de vanligaste argumenten och den främsta orsaken till att många företag fortfarande använder Excel till projektstyrning.
  2. Anpassningsbart. Det är möjligt att anpassa Excel exakt efter dina behov och rapporteringskrav.
  3. Lokala data. Alla data finns lokalt – och är tillgänglig för alla, till exempel i en gemensam enhet.
  4. Analys. Data kan pivoteras efter behov och anpassas att visa de matriser och diagram som man behöver.
  5. Allt finns till hands. Alla fakturauppgifter finns till hands, de behöver inte först extraheras från externa system.
  6. Standardisering. Om alla medarbetare har samma timpris – eller om det gäller interna projekt, är Excel otroligt lätt att använda, eftersom totalsummorna lätt läggs ihop och visas.
  7. Kopierbart. Det är lätt att kopiera data – men det är också den största svagheten i större projekt.
  8. Gemensam förståelse. De flesta medarbetare har idag grundläggande kunskaper om Excel och därför kan man säga att barriären för att komma in i det är ganska låg och utbildningen tar inte lång tid.
  9. Analysverktyg. Excel kan visa sammanhang, som inte var tydliga tidigare, t.ex. med pivottabeller och avancerade uppslagsfunktioner. Det är ett starkt verktyg för analysarbete.
  10. Framtagning. Rapportering går relativt smärtfritt med Excel.
 

15 skäl till att projektstyrning i Excel är ohållbart i längden...

Excel har många fördelar – till exempel under analysarbete och rapportering. Men i synnerhet i konsultföretag finns det ett stort behov av att öka detaljgraden av data t.ex. med olika timpriser och hantering av både fast pris och använd tid. Ofta arbetar man också på många projekt samtidigt för många olika kunder.

Här upplever vi ofta, hur Excel kommer till korta, när det uppstår behov av att snabbt kunna se företagets nyckeltal – till exempel när faktureringsgraden per projekt eller per medarbetare ska beräknas. Särskilt om samma medarbetare har olika timpris på olika projekt! Därför finns det vissa uppenbara situationer där Excel endast bör användas för analyser, och projektledning bör utföras i andra system.

Detta gäller särskilt på grund av:
  • Flexibilitet. Ändringar av t.ex. timpriser eller projektfaser kan lätt bli röriga. Likaså är det problematiskt om projektfaserna upprepas på flera ark eller flikar. Vem har ansvaret? Och hur säkerställer man att det inte uppstår fel?
  • Datasäkerhet. Hänger delvis ihop med ovanstående. Om formler raderas eller rapporteringar glöms bort, vem har då ansvar för uppgifternas säkerhet – och hur säkerställs de?
  • Inexakt tidrapportering. Tidrapporteringen blir inte exakt, eftersom den inte kan göras medan aktiviteten utförs. I Excel kommer tidrapporteringen alltid att ske med den förskjutning, som en rekonstruktion av data medför. Detta påverkar inte bara faktureringsgraden, utan också noggrannheten vid inmatningarna. 10-minuters inexakthet gör ingen stor skillnad i de övergripande räkenskaperna. Men om det händer i mer än tre fall är det en halvtimme, vilket kan påverka både faktureringsgrad och i slutändan projektets slutliga resultat, om detta gäller flera medarbetare under projektperioden. Har ni råd att gå miste om 5 timmars fakturering?
  • Långa formler. Om varje flik innehåller ett projekt, riskerar man att sitta med en fil som tar upp flera megabyte kanske 50 projekt på ett ark. Totalsummorna utgörs av mycket långa och vackra formler som alltför ofta kan orsaka problem om det bara förekommer små fel.
  • Icke standardiserat. Oavsett hur mallen är inställd, kommer det sällan ett standardiserat sätt, som ser till att saker och ting är 100 % identiska. Det beror på att vi är människor och inte maskiner. Och därför kan Excel-ark se väldigt olika ut, beroende på medarbetarnas erfarenhet, kompetens och sätt att lösa uppgifter.
  • Felaktiga uppgifter. Hur upptäcker man fel? Det kräver en hel del resurser att kontrollera uppgifter och inmatningar – och vem får den uppgiften? Projektledaren? Resurschefen? Ledningen? Dessutom är det mycket svårt att återskapa förlorade data när arket är stängt – tills nästa användare öppnar det och upptäcker ett fel.
  • Ingen mobilitet. Tidrapportering, budgeträttelser osv. går inte att ta med sig överallt. Hur många är det som öppnar en fil på flera megabyte i telefonen och matar in siffror i de små kolumnerna, medan man är ute och i farten?
  • Inte avsett för projektstyrning. Helt kortfattat var Excel i tidernas begynnelse ett utmärkt program för räkenskaper och analyser. Senare byggdes det ut med avancerade rapporteringsfunktioner. Men det kommer aldrig att kunna stödja snabba förändringar i faser, timpriser, komplexa fastprisprojekt och fakturering i samma grad som professionella verktyg.
  • Komplext. Förutsätter stora kunskaper om att bygga effektiva modeller och mallar. Denna uppgift utförs ofta av den person som har erfarenhet av antingen projektledning eller IT. Och om denna medarbetare lämnar företaget ... var står ni då?
  • Mindre kontroll och överblick. Låt oss vara ärliga: Projekt är komplexa. Och något helt annat än räkenskaper. Så är det sagt. Vidare till nästa punkt.
  • Överblick. Vad är fakturerat, intäktsfört eller nedskrivet? Hur får ni alla tre delarna att gå upp i en högre enhet så att det sker en effektiv utväxling av data, mellan arken? Och hur ser man till att det inte används oproportionerligt mycket tid på att få tag på dessa data, särskilt om det finns flera Excel-ark?
  • Standardiserade rapporter för er bransch. Det finns inget standardiserat sätt, i Excel för att samla ihop data över faser, projekt och medarbetare och därmed erbjuda ett komplett datapaket som innehåller alla nödvändiga rapporteringar, timpriser, kostnader m.m. för att skapa en faktura.
  • Slutförandegrad. I många professionella system är det möjligt att se, vilka faser som är avslutade och öppna. I Excel ska man upprätta en rad formler, som kan visa status och om man är ”på rätt spår”. Har ni tillräckligt med resurser för att göra detta arbete på rätt sätt?
  • Vem äger Arket? Excel fungerar inte, om det finns flera versioner av data. Vilket ark är det rätta och hur hanterar ni om det finns olika versioner av arket i företagets dator. Vem har ansvar för att det endast finns ett ark med alla tidrapporteringar?
  • Fördelarna med bästa praxis. Genom att använda ett standardiserat system som ni själva kan anpassa till era behov, utnyttjas fördelarna, så ni kan använda de professionella möjligheter detta ger till effektiv projektstyrning. Ofta har ett företagssystem utvecklats under många år, och man har utgått från bästa praxis hos målgruppen. Ni utnyttjar med andra ord andras erfarenheter och sparar både tid och krafter på att göra detta själva.

"Ja, men vi brukar ju ..."

Det finns många argument för att behålla Excel. Och likaså argument emot. I TimeLog har vi haft kontakt med många företag som är mycket nöjda med Excel som verktyg. Ofta är det samma företag, som ger följande skäl till att inte byta system:

  • Tradition. ”Vi har alltid använt Excel till allt vad vi gör …”
  • Intern oenighet. ”Det skulle helt enkelt bli för många motsättningar internt, om vi skulle byta system. Det har vi inte resurser till att hantera just nu.”
  • Det saknas kunskaper om möjligheter. Många företag som använder Excel eller andra "hemmagjorda" system har inte haft resurser att bekanta sig med de möjligheter och fördelar som professionella system erbjuder.
  • ”Det är alldeles för dyrt!” – Det är alldeles för dyrt!” – javisst, i förhållande till Excel, som ingår i Office-paketet, så kostar det pengar – men hur många timmar används internt på att rätta uppgifter och förhindra fel i Excel, som skulle kunna faktureras i stället? Excel blir med tiden en mycket tung administrativ börda, som långsamt blir en del av vardagen. Men tänk på hur många av dessa timmar, som ni skulle kunna använda på er kärnverksamhet i stället? Dessutom är tidrapportering i Excel ofta bristande och inexakt – prova att räkna ut vad ni skulle kunna fakturera mer per månad, om det bara rapporterades en halvtimme mer fakturerbar tid per medarbetare i veckan. Med 10 medarbetare skulle det vara 5 timmar, som blir 20 timmar mer i månaden. Så även om Excel är gratis – är det en dyr lösning!
  • Det saknas tid för implementering. Medarbetarna ska springa snabbare och snabbare. En bra implementering av ett externt system tar tid och kan vara kostsamt. Men på sikt kan det vara en av de bästa investeringar ni har gjort, eftersom många funktioner antingen tas bort eller blir betydligt mindre tidskrävande och överskådliga!
  • Det saknas en ansvarstagande medarbetare, som kan vara kontaktperson och superanvändare i systemet. Särskilt små företag är ofta otroligt pressade när det gäller resurser. Det kan därför verka oöverkomligt att byta till ett nytt system, eftersom det ofta är direktören eller ledningen som är ansvarig. Och vi vet alla hur stressigt ledningen i små företag har det – och hur lång arbetsveckan är.
  • Oavsett om ni väljer att fortsätta med Excel eller använda er av ett professionellt system som till exempel TimeLog, är det fortfarande en bra idé att tänka igenom, hur ni använder flest resurser i projektstyrningen. Vad är fördelarna och nackdelarna med detta? Hur många "halvtimmar" klarar ni av att mista på grund av inexakt tidrapportering, som kanske till på köpet sker för sent i förhållande till faktureringen? Och hur skulle det vara – att varje månad eller vecka – kunna analysera data och därmed företaget direkt i det verktyg ni använder för tidrapportering och projektstyrning – i stället för att hålla dem uppdaterade i Excel med den osäkerhet som det nu ger?

Hur många fakturerbara timmar har ni råd att ignorera?

Varför en tidrapport-mall i Excel är bättre än ingenting

Varför en tidrapport-mall i Excel är bättre än ingenting

4 min read

Behöver du en tidrapporteringsmall från Excel? Det sägs att arbetsplatsen redan år 2023 kommer att utvecklas till en mångfaldig, dynamisk och...

Download now
9 för- & nackdelar med att tidrapportera i Excel

9 för- & nackdelar med att tidrapportera i Excel

7 min read

Om du är som folk är mest har du säkert provat att mata in dina timmar i ett Excel-dokument. Eller så kanske du har hanterat medarbetarnas...

Download now
5 KPI:er som förbättras med resursplanering

5 KPI:er som förbättras med resursplanering

1 min read

Vägen till framgångsrik resurshantering: 5 KPI:er du inte får missa! Är du redo att ta din resurshantering till nästa nivå? Fördjupa dig...

Download now
[Jämförelse] Hitta det bästa projektverktyg

[Jämförelse] Hitta det bästa projektverktyg

12 min read

Du är redo att ta ditt projektteam till nästa nivå. Du vill investera tid och pengar i ett professionell projektstyrningsverktyg. Men du är...

Download now
För- och nackdelar: Tidrapporter i Excel eller online - Vad lönar sig?

För- och nackdelar: Tidrapporter i Excel eller online - Vad lönar sig?

11 min read

Och du kanske blir gråhårig av att vänta på försenade Excel-tidrapporter. Och på att samla ihop dem till något som du med gott samvete kan...

Download now
Projekttriangeln: så balanserar du projektets tid, budget och scope

Projekttriangeln: så balanserar du projektets tid, budget och scope

8 min read

Om du är en seriös projektledare har du förmodligen upplevt att nästan alla projekt möter utmaningar på vägen. Din projektgrupp kan bli...

Download now
Projektfaser: Vad är projektets livscykel?

Projektfaser: Vad är projektets livscykel?

6 min read

Innan vi dyker in i de olika projektfaserna, låt oss ta en översiktlig titt på vad som kallas projektets livscykel. Som projektledare är det...

Download now
Vad är projektmilstolpar? Guide, exempel och mall

Vad är projektmilstolpar? Guide, exempel och mall

13 min read

Som projektledare behöver du hela tiden balansera intressenters och kunders intressen samtidigt som du ser till att du och ditt team håller er...

Download now
Agil projektledning: projektledarens guide till framgång

Agil projektledning: projektledarens guide till framgång

5 min read

Är projektledarkepsen ett helt nytt tillägg till din garderob? Eller står du framför skyltfönstret och undrar vilken typ av projektledarhatt...

Download now