Guide: Hvad er professional services automation software?

Prøv at tænke tilbage på starten af din karriere. Hvad motiverede dig? Var det fagligheden, inspirerende og talentfulde kolleger eller måske udfordringen ved at levere projekter til kunder?

Du var sandsynligvis ikke motiveret af:

• Uoverskuelige, administrative opgaver og processer som stjæler din i forvejen knappe tid
• At bruge så meget tid på at hitte rede i data, at du næsten ikke har tid til at analysere eller kommunikere resultater
• At lave om-arbejde og se projekter gå i stå på grund af kaotisk planlægning og eksekvering

Alligevel er det scenarier som disse, der ofte overtager hverdagen for rigtig mange virksomheder. 

Læs også: Derfor kommer PSA-platforme til at overhale ERP-systemer

Mon du så er motiveret af...

Mit gæt er, at du mere er motiveret af at bringe din ekspertise i spil – sammen med kunder, kolleger og i projekter. Og måske er du også motiveret af at bruge din viden og ekspertise til at sikre en sund og profitabel forretning.

Det kræver, at alt det, der fylder (og dræber motivationen) bliver mindre. Mindre tid på administration, om-arbejde og ineffektive processer. Mere tid på at levere kvalitet til dine kunder.

Netop dét er baggrunden for - og formålet med - professional services automation software.

Hvad er professional services automation software?

Måske har du ikke hørt om professional services automation software som koncept før. Men du har helt sikkert hørt om de enkelte elementer - eller features i et PSA - som vi dykker ned i om lidt. Men før vi når dertil, så springer vi lige på helikopteren og ser det hele fra oven.

De fleste PSA-løsninger indeholder de nøglefunktioner, der er nødvendige for at understøtte interne processer i konsulent- og rådgivningsfirmaer; fra kontrakt til faktura.

Nøglefunktionerne hjælper dig med at:

• Registrere og rapportere tid, udgifter og kørsel
• Budgettere, planlægge og eksekvere projekter
• Fakturere for den tid, I bruger på kunder og projekter
• Planlægge, bemande og monitorere projekter, opgaver og ressourcer i bred forstand (herunder medarbejdere) 

Derudover tilbyder nogle PSA-leverandører funktioner som integreret regnskabssystem, business intelligence (BI) eller måske intern kommunikation.

Funktionerne varierer fra løsning til løsning, da de ofte har forskellige filosofier eller kan være designet til en meget specifik branche eller funktion i en virksomhed.

Nogle PSA-systemer er bygget op omkring den interne kommunikation mellem projektdeltagere, mens andre er baseret på salgsprocessen, økonomi og fx forecasting.

Men overordnet set omfatter PSA-løsninger:

• Tids- og udgiftsrapportering
• Personale- og lønadministration
• Projektstyring
• Analyse og rapportering
• Fakturering og projektregnskab
• Kapacitetsstyring og ressourceplanlægning
• Styring af kunderelationer (CRM)

En samlet platform eller punktløsninger? 

Du har måske allerede systemer til styring af projekter, tidsregistrering, fakturering og tildeling af ressourcer.

Så hvorfor professional services automation software? 

Det, der gør professional services automation software unikt, er, at data fra hver enkelt arbejdsgang eller proces forbindes og kan tilgås af alle, når de har brug for det. Ved at forbinde de forskellige arbejdsgange i én, betyder det at: 

• For den enkelte konsulent er PSA-softwaren et praktisk værktøj til at rapportere tid, kørsel og udgifter samt til at få overblik over timesedler, ferie, udlæg og flextid.
• For projektledere er det et arbejds- og analyseværktøj, så de kan se, hvor meget værdi, der er skabt på deres projekter, da timesedlen fører timerne direkte ind i projektstyringen.
• For økonomichefen og administratoren er PSA-systemet dét sted, hvor de finder opdaterede økonomiske nøgletal og et pålideligt faktureringsgrundlag, der kan sendes direkte til økonomisystemet.
• For ledelsen giver softwaren et enkelt, opdateret overblik over, hvilke kunder der genererer mest overskud, og hvilke projekter der betaler sig bedst og hundredvis af andre KPI'er og nøgletal, der er relevante for konsulentvirksomheder.

Det er tilgængeligheden af relevante data, der giver hver enkelt medarbejder de optimale betingelser for at udføre deres arbejde på den bedst mulige måde.

Virksomheder, der forbinder data og arbejdsgange fra alle niveauer i organisationen i en enkelt løsning undgår unødvendige e-mails frem og tilbage og reducerer manuelle opgaver markant.

Cases: Sådan hjælper TimeLog PSA rådgivere og konsulentvirksomheder.

På den måde kan softwaren hjælpe med at rydde op i et, nogle gange, kaotisk systemlandskab og give alle i virksomheden de data, de har brug for, når de har brug for dem.

Det gør det meget nemmere at arbejde sammen på tværs af organisationen. Samtidig forsvinder timer og værdifulde data ikke i sorte huller, når de flyttes fra et system til et andet.

Resultatet er flere fakturerede timer, mindre manuelt arbejde og højere gennemsigtighed.

Best-of-breed PSA vs. full PSA-suite

Nu har du formentlig en klar idé om, hvad professional services automation software er og hvordan det kan hjælpe organisationer.

Men, hvis du er på udkig efter din egen løsning, er der endnu en krølle på historien: Skal du have "full suite" eller "best-of-breed"-PSA? 

Mens en full suite-løsning (som ofte er del af en større ERP-løsning) er designet til at understøtte alle interne processer i din virksomhed, fokuserer best-of-breed-løsninger på de mest kritiske interne processer i tids- og projektorienterede virksomheder, såsom konsulenter og rådgivere.

Best-of-breed-løsninger er ofte mere specialiserede og dybere på en eller flere af de interne processer. Og hvad best-of-breed-løsningen ikke selv tilbyder, kompenserer de for med veludviklede integrationer til:

• Lønsystemer
• Økonomisystemer
• BI-programmer
• CRM-systemer
• HR-systemer med mere.

I de senere år har markedet for professional services automation software bevæget sig i retning af best-of-breed-tilgangen.

Læs også: Nyt PSA system? Se funktioner og fordele ved 5 systemer nu.

Mens full suite-løsninger har svært ved at udvikle dyb funktionalitet, fordi de skal dække alle tænkelige behov, har virksomheder på den anden side svært ved at integrere 8-10 separate løsninger, så de fungerer ordentligt sammen.

Best-of-breed-løsninger giver de fleste funktioner og integrationer, som virksomheder, der sælger services, ekspertise og tid, har brug for. Så hvis du investerer i en god best-of-breed-løsning, kan du forvente, at den integreres med dit økonomisystem, dit lønsystem og dine BI-værktøjer fra start af.

Hvilke virksomheder har gavn af professional services automation software?

Vi sælger træflis og afløbsrør - har vi brug for PSA-software?

Et system til automatisering af processer, begynder som regel at være relevant, når I er mere end 10-15 ansatte. Det er hér vidensdeling, koordinering af opgaver og fx rapportering begynder at blive svært at gøre manuelt. Hvis I er to eller tre kolleger kan det være relativt enkelt at koordinere hvem, der gør hvad henover bordet.

Når I vokser i størrelse, er spredt over forskellige lokationer, skal afregne med kunderne i flere forskellige valutaer eller håndterer komplekse projekter, er automatisering en nødvendighed, hvis I ikke vil spænde ben for jeres egen vækst. 

Eksempler på professionelle service organisationer (PSO'er):

• Ledelseskonsulenter
• Rådgivende ingeniører
• IT-udviklere og -konsulenter
• Arkitekter
• Regnskabskonsulenter og revisorer
• PR- eller marketingbureauer
• Softwareudviklere 
• Konsulenter af enhver anden art, fx indenfor ESG og bæredygtighed, compliance og GDPR, digitale bureauer mv.

ERP eller PSA?

Fra midten af 1990'erne og frem, brugte mange konsulentfirmaer et ERP-system (Enterprise Resource Planning) for at forbinde de forskellige funktioner som salg, marketing, produktion og administration.

Men udfordringen er, at ERP-systemer er designet til at styre og rapportere produktionsvirksomheders materielle aktiver. Servicevirksomheder har brug for, at deres primære løsning kan administrere immaterielle aktiver - såsom medarbejder- og konsulenttid - mens de arbejder i et fleksibelt, projektbaseret miljø.

Læs også: Derfor kommer PSA-platforme til at overhale ERP-systemer 

Derudover er et ERP-system grundlæggende struktureret som et økonomisystem for økonomichefen snarere end for projektlederen.

Da et ERP-system er et komplekst økonomisystem, er økonomidirektøren normalt meget beskyttende over for det og ønsker ikke, at projektlederne piller ved det. Det betyder, at projektlederne ikke kan få indsigt i projektøkonomien og er nødt til at gå til økonomidirektøren for at holde styr på, hvad der sker.

ERP til professionelle services 

En af styrkerne ved PSA-systemet er, at det giver projektlederen direkte økonomisk indsigt i projekterne, mens økonomichefen ikke behøver at lukke projektlederne ind i økonomisystemet.

Derfor kalder mange et PSA-system for et "ERP til professionelle services."

Et PSA-system er baseret på projektorganisationen og integreres derfor med økonomisystemet i stedet for at udgøre et fuldgyldigt økonomisystem.

Læs også: Integration mellem TimeLog PSA og Business Central 

Tjekliste: Har du brug for et PSA redskab?

Softwareleverandører kommer nemt til at tale om, hvor utroligt smart deres produkt er - og det bliver lidt trættende i længden (undskyld!).

Langt mere interessant kan det være at kaste lys over, om det overhovedet er relevant for din virksomhed at automatisere de professionelle tjenester. Måske fungerer det fint, som det er i dag.

Amerikanske SPI Research har identificeret en række tegn på, at det er på tide at overveje et PSA redskab i din virksomhed.

Jo flere af disse spørgsmål, du kan svare ja til, jo større grund har du til at overveje professional services automation software: 

• Er I mere end 20 medarbejdere, og har dine nuværende systemer svært ved at give jer overblik over tidsforbrug, projekter mv.?
• Tager det for lang tid at indsamle timesedler, udlæg, udgifter eller kørsel, så du kan fakturere dine kunder?
• Tager det mere end en arbejdsdag at færdiggøre fakturering og lønudbetaling?
• Oplever du at dine faktura kan være upræcise, og beder kunderne om at få dem uddybet eller revideret?
• Er jeres faktureringsgrad per konsulent under 70-75%?
• Mangler du at kunne se projektmarginer på kunde-, projekt- og konsulentniveau?
• Har dine afdelinger og teams svært ved at dele information og står det i vejen for at kunne udføre projekterne bedre?
• Er det blevet en overvældende opgave at tildele eller koordinere ressourcer til projekter? 
• Er dine nuværende projektstyrings- og tidsregistreringssystemer forældede eller dyre at vedligeholde og opdatere?
• Er medarbejderne bundet til jeres fysiske lokaler i stedet for at kunne arbejde fleksibelt via skyen, apps mv.?
• Er det vigtigt for dig at kunne få indsigt i projekter i real-tid?
• Har du udvidelsesplaner, men har endnu ikke fundet løsninger, der understøtter flere valutaer, lovgivninger og skattesystemer?
• Mangler du at kunne se din pipeline eller mangler du muligheder for at forecaste? 

Dit udbytte af professional services automation software

En ting er, at PSA-software er smart. En anden, om selve software-investeringen kan betale sig? 

Du vil sikkert gerne have hårde fakta om dette.

I mere end 16 år har det USA-baserede researchinstitut, SPI Research, sammenlignet virksomheder i konsulent- og rådgivningsbranchen.

I årenes løb har mere end 6.500 virksomheder deltaget i deres benchmark, og derfor er det muligt at sætte nogle tal på, hvorvidt det kan betale sig at automatisere de interne arbejdsgange og investere i PSA-software i det hele taget. 

Udover profitten er også faktureringsgraden per konsulent og projektmarginer bedre - og så er den operationelle modenhed højere. 

Læs også: Explainer: Hvad vil det sige, at være en moden virksomhed?

Det skyldes hovedsageligt, at professional services automation software fører til stærkt optimerede projektresultater, ressourcestyring, optimerede arbejdsmetoder og bedre samarbejde mellem virksomhedens teams.

Kilde: Professional Services Industry Benchmark, 2024

Hvad er Return On Investment (ROI) for professional services automation software?

Software koster noget. Så er software til professional services investeringen det værd? PSA-løsninger har indflydelse på en række finansielle og operationelle parametre i din virksomhed. Og det er umuligt at medtage dem alle.

Men for at få et grundlæggende tal at arbejde med, så lad os tage de 5 procentpoint, som faktureringsraterne i gennemsnit stiger med, når du bruger professional services automation software, ifølge SPI Research's 2024 Professional Services Maturity Benchmark.

Her er et regneeksempel for et konsulentfirma med 25 konsulenter:

Kom bagom tallene: Download vores PSA guide (på dansk) eller Professionel Services Industry Benchmark (på engelsk).

Kom tilbage til motivationen med TimeLog PSA

Du er snart ved vejs ende af vores professional services automation software guide. Tillykke og tak for at læse med! 

Lad os slutte samme sted, hvor vi startede: Motivationen. Bliver du motiveret af...

• Muligheden for at udvikle dine faglige kompetencer?
• Udfordringen ved at gennemføre krævende projekter?
• At din virksomhed kan skabe et solidt, bæredygtigt overskud ved hjælp af dine medarbejderes ekspertise og jeres eminente services?

Uanset hvad, der motiverer dig, håber jeg, at denne guide har gjort det klart for dig, hvordan professional services automation software kan hjælpe dig med at eliminere manuelle opgaver og fjerne de ting, der dræner din motivation. Så kan du i stedet finde ind til kernen af den virksomhed, du gerne vil drive.

Vil du se hvordan TimeLog PSA kan hjælpe dig? Book en personlig præsentation nu og kom hurtigt i gang.