Tidsstyring: Sådan bruger du fakta istedet for mavefornemmelse

På den travle arbejdsplads kan vi have tendens til at stole mere og mere på vores mavefornemmelse, når vi tager beslutninger. Vi bruger fornemmelser og følelser som mentale genveje til at simplificere og fremskynde beslutningsprocesser.

Men som vi alle ved, er opfattelser af tid relativ. En time kan føles som bare 10 min., og andre gange kan 10 min. føles som 10 timer. Fordi vores tidsopfattelse ofte er forvrænget, er det ikke en god idé at stole på mavefornemmelser, når der skal planlægges tid til projekter og opgaver. Når alt kommer til alt er tid penge, og med de to ting er det bedre at stole på fakta end på følelser.

I denne artikel kan du lære mere om tidsstyring og faktabaserede beslutninger.

Hvorfor er det bedre at stole på fakta?

Dårlig tidsstyring kan have alvorlige konsekvenser. Det kan resultere i at deadlines skrider flere dage eller måneder, og det kan i sidste ende komme til at koste dig dyrt.

God tidsstyring kræver, at du:

• Ved præcis hvor meget tid du tidligere har brugt på projekter og opgaver
• Har kontrol over tidsforbruget på interne og eksterne projekter og opgaver
• Gennemtænker en tidsramme for fremtidige projekter og opgaver

Vi kan ikke lave realistiske og effektive tidsplaner for fremtidige projekter uden at kende og analysere data fra vores tidligere projekter.

En af de ting, der er årsag til flest forsinkelser er, at vi glemmer at indtænke uventede begivenheder i tidsplanen. Bare tænk på den tid, som du bruger på møder, både dagligt og ugentligt. Eller hasteopgaver, der kommer ind fra siden, og er vigtigere end dit normale arbejde. Hvad med den tid, du bruger på at læse mails og tage telefonen? Det tager længere tid, end vi tror, at komme tilbage i rytmen med det, som vi var i gang med, inden at vi læste den meget vigtige e-mail. Og var den virkelig så vigtig, når det kom til stykket?

Men er det virkeligt muligt at estimere den tid, der bruges på overspringshandlinger? Det kan i hvert fald ikke gøres baseret på mavefornemmelsen alene.

Hvornår skal du overveje en mere rationel tilgang til tidsstyring?

1. Føler du og dine kolleger jer ofte udkørte, og har I en fornemmelse af, at I ikke rigtig når noget?

2. Kæmper din virksomhed eller dit team med at nå deadlines og budgetter?

3. Er det en udfordring at prioritere opgaver og bestemme, hvor vigtige de er i forhold til hinanden?

Hvis du har svaret ja til et eller flere af spørgsmålene, har du muligvis brug for en ny, faktabaseret tilgang til tidsstyring.

Start med simpel tidsregistrering

Det er en god idé at starte med simpel opsamling af tid, når du skal finde ud af om løsningen på dine tidsstyringsudfordringer kan findes ved at skifte fra fornemmelser til en faktabaseret tilgang. Begynd med pen og papir. Eller brug to forskellige noteark eller Excel-ark på computeren, hvor du skriver dine estimater i det ene og dit faktiske tidsforbrug i det andet.

Det kan godt lyde træls. Til gengæld kan resultatet overraske dig! Det er det hele værd, fordi tidsregistrering vil hjælpe til dig til en bedre forståelse af tid og din produktivitet. Du lærer af dine erfaringer, og du vil i fremtiden vide, hvad du skal undgå.

Her er et par eksempler:

• Sige ja til mere end du kan klare
  Det kan være fristende at sige ja til mere, end du egentlig kan klare, for så er der rent bord ift. de planlagte opgaver. Det kan dog være stressende for dig, og kan være årsag til et fald i din produktivitet

• Glemme vigtigheden af at holde pause
  Du synes måske, at det ikke er så godt, at holde pauser. Hvis du og dine kolleger ikke holder regelmæssige pauser, kan der ske fejl, som det tager ekstra tid at rette. Ja, hvert minut tæller og er dyrebart, men med mindre du arbejder med robotter, så er det kontraproduktivt ikke at få nok hviletid.

• Dobbelttjekke igen og igen og detailstyre
  Du bruger ekstra tid på at dobbelttjekke arbejde, som allerede er færdigt, fordi du tror, at det vil spare dig for fejlrettelser senere. Måske finder du også ud af, at der er flere medarbejdere, der bruger tid på en opgave, som var blevet allokeret til én bestemt person.

Nøglen er at finde den rigtige balance. Du har brug for et gennemtænkt tidsstyringssystem, som kan understøtte dig i processen.

Det næste skridt – vælg det stærkeste tidsstyringsværktøj for dig

Du er kommet frem til den konklusion, at et godt tidsregistreringssystem kan løse dine udfordringer med tidsstyring. Den gammeldags metode med pen og papir har hjulpet dig til at identificere de behov, som du har i din virksomhed, når det kommer til tidsstyring, og hvilke krav du skal stille til et digitalt værktøj. Hvis du fx var nødt til at have forskellige lister til forskellige typer opgaver, så skal du finde et system, som kan understøtte det behov.

Der er et hav af produktivitetsværktøjer og applikationer, som hver især har unikke fordele og potentielle svagheder, og det at finde det rigtige, kan være en stor udfordring. Find ud af hvilke 5 spørgsmål, som du skal stille, når du skal finde et tidsregistreringssystem, der matcher dine behov.