Implementering af tidsregistrering? Sådan får du succes i 2024!

Du har endelig investeret i et nyt tidsregistreringssystem, og ser stærkt frem til bedre overblik, stærkere kundeleverancer og måske endda flere fakturerbare timer. 

Men fordelene udebliver, hvis timerne bliver registreret sporadisk, eller hvis medarbejderne ikke kan se idéen med at tidsregistrere.

Det er derfor vigtigt, at du og dine medarbejdere kommer rigtigt godt fra start med jeres implementering af tidsregistrering.

Her får du 9 vitale tips, der hjælper dig til at få mest muligt ud af jeres nye system og få alle med på vognen. 

1. Registrér både intern og ekstern tid

Når medarbejderne registrerer både intern og ekstern tid, får du vigtig viden om fordelingen mellem disse. Samtidig får du mulighed for at analysere, hvad interne timer bliver brugt på.

Vi oplever nogle gange, at brugere kun registrerer kundetid (altså den eksterne tid), men dermed risikerer du sorte huller i din viden om, hvad I bruger tiden på. Den viden skal du bl.a. bruge for at vide, om I investerer nok tid på fx strategi, videreuddannelse og læring (intern tid).

Dertil kommer, at hvis I kun registrerer kundetid, bliver det sværere at gennemskue om man har fået registreret tiden korrekt. Ligesom det kan være mere vanskeligt at tjekke, om alle har registreret tid.

Med EUs arbejdstidsdirektiv, er det ligeledes væsentligt at få dokumenteret pauser mv., hvilket også taler for at registrere hele arbejdsdage og ikke kun kundetid.

2. Husk, at mennesker er forskellige

For nogle medarbejdere er tidsregistrering helt naturligt, fordi de kan lide at vide, hvad de bruger tid på. For andre er tidsregistrering, det værste de kan komme i tanke om.

Mennesker er forskellige, og derfor skal medarbejdere motiveres forskelligt. 

Vores erfaring er, at tydelig kommunikation omkring formålet med tidsregistreringen. 

• Skal tidsregistreringen sikre, at alle timer faktureres?
• Skal der mere styr på projekter på fast pris?
• Vil du forbedre ressourceplanlægning og undgå flaskehalse? 

Hvad formålet end er, skal det kommunikeres klart. Hold derefter øje med, om nogle medarbejdere har svært ved at registrere al tiden - og motivér dem direkte på den måde, der passer bedst til dem.

Læs også: 5 argumenter, der overbeviser selv den største tvivler

3. Indfør faste processer

Tidsregistrering er en proces, der skal indføres og overvåges som andre forretningsprocesser.

Det er en god ide at have faste rutiner for tidsregistreringen. Fx kan det være en god ide, at jeres timeseddel skal være lukket mandag kl. 11. Eller at al tid skal være registreret, før man forlader arbejdspladsen. 

Pas dog på med at indføre regler, der er for strikse. Lav hellere realistiske regler, dine kolllegaer kan og vil overholde - og hold fast i dem. 

Læs også: Nudging: Hvad du kan lære af Danmarks første speciale om tidsregistrering og adfærdsdesign!

4. Få kommentarerne med

Indfør en proces hvor medarbejderne - udover at registrere deres tid - også skriver en lille kommentar til den opgave de tidsregistrerer på.

Læs også: De grundlæggende processer, der booster økonomien i dine projekter.

Kommentarer ved opgaver er en uvurderlig samling af data i forhold til at forstå, hvordan tiden i projekter reelt bruges.

De kan både bruges hvis der fx er overskridelse af deadlines til at forstå kompleksiteten af opgaver samt til at forstå omfanget af en opgave næste gang I skal give et tilbud. 

Læs også: Sådan bruger bogholdervirksomheden, Einfach, kommentarer til at estimere projekter og give mere præcise tilbud til nye kunder. 

5. Vis formålet med de data, I indsamler 

Hvis du er projektmedarbejder, registrerer tid på projekter og skriver gode kommentarer - men ikke har adgang til de dele af tidsregistreringssystemet, hvor man laver fakturaer eller trækker projektrapporter - kan det være svært at se fordelene ved tidsregistrering.

Derfor er det en god ide, at vise, hvordan data bruges.

En ide kan være at vise, hvordan fakturaer udfærdiges med kommentarer i fakturalinjerne. Eller hvordan projektlederen har fået bedre redskaber til rapportering via projektrapporter.

Det er oplagt at tage dette op på fællesmøder, så alle kan se værdien. 

TimeLog PSA kommer med en række standardrapporter, der fx viser ferie, flex, hvor meget tid der er brugt på bestemte opgaver på et projekt mv. Derudover kan du - når du tilgår systemet via din browser - få overblik over feriebalance, din egen faktureringsgrad, præcision i tidsregistrering med mere. 

6. Kommunikér resultaterne

Det er ikke usædvanligt, at en virksomhed, der starter med tidsregistrering efter kort tid, ser en stigning i faktureringsgraden.

Det er heller ikke usædvanligt, at omsætningen øges på supportfunktionen. Eller det bliver klart, hvilke kunder virksomheden taber penge på.

Sørg for at kommunikere sådanne opdagelser og resultater. Det er med til at øge motivationen for at registrere tiden og med til at skabe en bedre forståelse for hele projektet.

Brug for hjælp til at implementere TimeLog-tidsregistrering? Kontakt os i dag!

7. Placer ansvaret for tidsregistreringen

Sørg for, at ansvaret for tidsregistreringen er klart placeret. Hvem tjekker, at alle ugesedler er lukket hver mandag, og hvem tjekker, at faktureringspotentialet er opgjort og klart til den første i måneden? 

Sørg for at udpege en dedikeret ejer på jeres tidsregistrering, der er motiveret for at holde det ved lige.

8. Gør det let for dine medarbejdere

Detaljegraden i det, I registrerer tid på, skal ikke finere end den dokumentation, I skal levere til jeres kunder eller til jeres rapportering på projekt- eller virksomhedsniveau.

Nogle projektledere mener, at jo flere data, I indsamler, jo bedre, men det kan betyde, at der oprettes flere aktiviteter, som medarbejderne skal registrere deres tid på.

Men skal man registrere tid for mange steder, bliver det sværere at holde styr på, hvor og hvornår man har registreret tid den dag, uge eller måned. Og det bidrager sjældent til bedre overblik og brugervenlighed for medarbejderne.

En anden typisk oplevelse er, at projektlederen ønsker at spare tid ved at oprette en standard-skabelon per kunde eller per projekt, som indeholder en række faser eller sager, hvor medarbejderne kan registrere tid.

Det er smart for projektlederen, fordi det er hurtigt at oprette projektet. Men surt for medarbejderne, fordi de skal bruge tid på at rode rundt i de mange faser - hvor en stor del er irrelevante.

Tænk over, hvordan du kan gøre det så let som muligt for medarbejderne at registrere deres tid. Det gør I også ved at have et system, hvor timeregistrering kan ske via forskellige enheder eller devices - fx tidsregistreringsapp, i browseren, på en desktop app, tidsregistrering via Outlook og via integrationer til fx Jira Cloud, hvis det er et system I ellers bruger til projektstyringen. 

9. Læg ekstra fokus på support og justeringer

Ved du, hvornår I stopper med at arbejde på et projekt? Erfaringer fra vores kunder viser, at support og småjusteringer efter et kundeprojekt er afsluttet, tager langt mere tid end anslået. Det betyder, typisk at der kan være meget tid, som I ikke får faktureret i dag.

Sørg derfor for, at der er ekstra fokus på at medarbejderne skriver kommentarer på hver eneste tidsregistrering, som ligger i gråzonen for, hvad der er med og ikke med i den oprindelige kontrakt med kunden.

Få kickstartet din implementering

Der er mange ting, du selv kan gøre for at komme rigtig godt fra start med et nyt tidsregistreringssystem.

Har du brug for mere hjælp, har vi dygtige implementeringskonsulenter klar, der hjælper dig med at implementere TimeLog PSA. Få en uforpligtende dialog, og et tilbud der passer til jeres behov.

Kontakt os på +45 70 200 645 eller send os en mail på info@timelog.dk.