Innan vi dyker in i de olika projektfaserna, låt oss ta en översiktlig titt på vad som kallas projektets livscykel.
Som projektledare är det till hjälp att ha hela projektets livscykel i åtanke när du leder ditt team och strävar efter att leverera en bra resultat.
Livscykeln kan ses som en guide som lägger grunden till de kritiska faserna i ett projekt och leder dig från den första idén till slutförande. Genom att ha koll på livscykeln kan du hålla projektet på rätt kurs.
Genom att ha en full förståelse av hela projektets livscykel kan du enklare ta informerade beslut, effektivt fördela resurser och proaktivt hantera de risker som uppstår längs vägen.
Antalet projektfaser varierar något beroende på källan. I denna artikel fokuserar vi på fem projektfaser.
Dessa fem projektfaser inkluderar koncept, planering, start, övervakning och slutförande.
Genom att ha en strukturerad strategi för ditt projekt, med dessa projektfaser som grundstenar, ökar chanserna att du framgångsrikt leder ditt projekt till dess avslut.
Det är lätt att blanda ihop projektfaser och projektets livscykel. Men du kan hålla isär dem genom att tänka på livscykeln som hela projektets resa från start till slut, medan projektfaser är specifika, tydligt definierade steg som fokuserar på uppgifter eller mål. På så sätt kan man säga att projektfaserna utgör grundstenarna i ett projekt.
Varje projektfas avslutas med att specifika leveranser blir klara och markeras ofta av en granskning eller en milstolpe. Det säkerställer att du hela tiden har kontroll över att projektet håller kursen och är i linje med sina mål.
Läs även: Vad är en milstolpe i ett projekt?
I konceptfasen bedöms projektets värde och livskraft. Det leder till att det slutligen godkänns.
I planeringsfasen börjar du planera: Du sätter mål, definierar roller, gör intressentanalys och etablerar i stort sett din projekplan.
Startfasen innebär att projekplanen sätts igång och ni börjar utföra den.
Övervakning innebär att du följer projektets framsteg och gör justeringar vid behov. Du måste bland annat hålla koll på budgetet, undvika scope creep och se till att alla timmar och kostnader rapporteras, så att du hela tiden känner till projektets status.
Slutligen markerar avslutningsfasen avslutningen av projektet. Här fokuserar du på att avsluta alla kontrakt, dokumentera erfarenheter, utvärdera och - ibland - kommunicera projektets resultat till kunder eller andra intressenter.
De två projektmetoderna innebär att du som projektledare ska närma dig projektets livscykel och projektfaser på olika sätt på grund av deras olika tillvägagångssätt för projektstyrning.
Linjär projektledning kallas ofta "Vattenfallsmodellen". Här är projektprocessen linjär och sekventiell. Det innebär att varje fas måste slutföras innan nästa påbörjas. Stor vikt läggs vid planering i förväg och det finns ofta tydliga riktlinjer för varje steg.
Vattenfallsmodellen passar ofta för projekt med tydligt definierade krav och förutsägbara resultat, där du inte behöver ändra element snabbt eller ofta, och där omfånget av projektet är fastställt.
Läs även: Projekttriangeln - omfattning, tid och budget
Den strukturerade metoden underlättar övervakning av framsteg och budgetstyrning, men det kan också leda till längre leveranstider och utmaningar med att anpassa sig till förändringar när projektet redan är igång.
Inom agil projektstyrning använder man en iterativ och gradvis metod där projektet delas upp i mindre, hanterbara enheter kallade Sprints.
Agila metoder fokuserar på samarbete, kundnöjdhet och ständig förbättring. Det innebär att man snabbt kan anpassa sig till nya krav och leverera projektleveranser oftare och i mindre omfattning.
Agilitet passar bäst i miljöer där flexibilitet är avgörande och där det är acceptabelt (eller förväntat) att det slutliga resultatet kan utvecklas.
Det är särskilt fördelaktigt i komplexa projekt som kräver frekventa utvärderingar och justeringar, såsom exempelvis inom mjukvaruutveckling.
Därför blir skillnaderna mellan agila och vattenfallsprojektmetoder verkligen tydliga när det gäller alla projektfaser.
Behöver du integrera Jira med en användarvänlig tidsrapportering? Kolla in TimeLogs integration till Jira Cloud.
I konsultbranschen spelar projektledarna en avgörande roll för att säkerställa att klientförväntningar matchas med projektleveranser, att resurser hanteras effektivt och att kommunikationen med intressenter underlättas. Deras förmåga till riskhantering och problemlösning är också avgörande för att leda projekt till en framgångsrik avslutning.
Läs även: De 5 vanligaste felen som kan få ett projekt att misslyckas
För konsultföretag som hanterar otaliga projekt är det avgörande att standardisera processer. Det säkerställer kvalitet och effektivitet och som projektledare innebär det att du kan överföra kunskap och bästa praxis från ett projekt till ett annat, till fördel för både klienter och konsultföretaget.
Med din guide - projektets livscykel - och varje stopp längs vägen - de 5 projektfaserna - kan du säkert leda ditt projekt genom varje fas och se till att ni når era mål och håller er inom budgeten.
Ta även en titt på våra kostnadsfria mallar för dina projektets milstolpar