Intressentanalys: Projektledarens guide

Intressentanalysen är ett viktigt verktyg för dig som projektledare för att klargöra och identifiera de personer och intressen som du måste ta hänsyn till om ditt projekt ska ha någon chans att lyckas.

Men hur gör man det? Vad är en intressent? Och hur hittar man dem?

I den här artikeln får du svaren på dessa frågor och en guide till hur du genomför en intressentanalys.

[Få kontroll över dina projekt: prova TimeLogs verktyg för projekthantering]

Ta reda på vem som kan påverka ditt projekt - och hur du tar hänsyn till deras önskemål! Först måste vi förstå vad en intressentanalys egentligen är.

Vad är en intressentanalys

Förutom en projektplan behöver alla projekt en kommunikationsplan.

När ska du kommunicera med vem? Och hur?

Men för att kunna göra en kommunikationsplan måste du först göra en analys av intressenterna.

En intressentanalys är en övning där du som projektledare (helst i samarbete med ditt projektteam) identifierar:

• Vilka kommer att påverkas av ditt projekt?
• Vem är involverad i projektet?
• Vem har en åsikt och ett inflytande på projektet som du måste ta hänsyn till?

När du har identifierat projektets intressenter kan du sedan definiera hur de påverkas av projektet, hur de påverkar det, vilken inställning de har till projektet och vilka kommunikationsbehov de har.

Läs också: Vad är milstolpar i ett projekt? Guide, exempel och mallar

En väl genomförd intressentanalys gör det möjligt att tidigt minska motståndet mot projektet eller att få stöd för projektet så att det kan slutföras.

Varför är en intressentanalys viktig?

Om du aldrig gör en intressentanalys vet du inte vem som kan motsätta sig ditt projekt - eller hur du ska hantera motståndet.

Låt oss titta på ett exempel på en intressentanalys - en situation med och en utan intressentanalys.

En typisk situation där en intressent bromsar ett projekt

Tänk dig ett scenario där du måste leda ett projekt som din chef har beställt, men där du behöver folk från en annan chefs avdelning.

Men utan att tänka på det är den andra chefen faktiskt missnöjd med projektet.

Därför ser han/hon till att de personer som du behöver inte är tillgängliga i den utsträckning som ditt projekt behöver dem.

Resultatet blir att projektet försenas, genomförs dåligt eller till och med misslyckas.

Och som projektledare bär du ansvaret.

Samma situation - men med analys av intressenter

I den (för övrigt mycket vanliga) situationen ovan reagerar projektledaren först sent - efter att den andra ledaren har gjort motstånd.

När en kollega eller chef har motsatt sig ditt projekt kan det vara mycket svårt att ändra deras beteende i en mer konstruktiv riktning.

Men om du hade gjort din intressentanalys i förväg och identifierat den andra chefen som en intressent med stort inflytande över projektet hade du kunnat inleda en tidig dialog.

Här kunde du ha tagit reda på varför personen var emot projektet och hur du eventuellt kunde bemöta motståndet innan det bröt ut i full skala.

Du kunde också ha involverat den andra chefen aktivt i projektet, så att han eller hon kände sig delaktig och aktivt skulle arbeta för att projektet skulle bli framgångsrikt.

Vad är en intressent i ett projekt?

Exemplet med intressentanalysen ovan gäller en person som har ett stort inflytande på hur väl du kan slutföra ditt projekt.

Men det finns ett antal andra intressenter som du också måste ta hänsyn till.

Intressenter, i bred mening, är alla som påverkas av projektet, har en åsikt om det eller kan göra det lättare eller svårare att genomföra projektet.

Intressenter behöver inte vara människor. Det kan också vara en organisation eller ett företag.

För att göra det lättare att arbeta med dem delas intressenterna ofta in i fyra kategorier:

• Lågt intresse, lågt inflytande
• Högt intresse, lågt inflytande
• Lågt intresse, högt inflytande
• Högt intresse, högt inflytande

Ofta används en matris för intressentanalys som den nedan för att placera olika intressenter i olika kategorier.

Vilken kategori intressenterna hamnar i hjälper också till att avgöra hur mycket energi du bör lägga på dem.

Låt oss titta på vad som kännetecknar de fyra intressentkategorierna.

Lågt intresse, lågt inflytande

Denna grupp av intressenter har ett litet inflytande på genomförandet av projektet och påverkas inte heller i någon större utsträckning av det.

De är förmodligen inte heller särskilt intresserade, så du kan bara ge dem mycket allmän information.

Högt intresse, lågt inflytande

Om du glömmer de grå eminenserna kan du lätt skapa problem under projektets gång.

Den här gruppen behövs ofta inte direkt för ditt projekt – de kanske inte bidrar till eller påverkas särskilt mycket av projektet – men de har ofta möjlighet att ha ett stort intresse över projektbeslut.

Exempel på intressenter med högt intresse och lågt inflytande kan vara:

• Företagsledningen
• Sponsorer
• Partners

Om du inte inkluderar dem från början och håller dem väl informerade kan de ofta utöva sitt inflytande under projektprocessen om de känner sig åsidosatta. Eller om du inte har kommit överens om projektets omfattning med dem från början.

Lågt intresse, högt inflytande

Denna grupp kännetecknas av att den inte har något stort intresse över projektet - samtidigt som den påverkas i hög grad av det.

De måste informeras på vägen så att de kan förstå de förändringar som projektet kommer att medföra för dem.

OBS. Även om de här intressenterna kanske inte är viktiga i sig själv för genomförandet av projektet så är de oftast viktiga för att uppnå projektets övergripande mål. Huruvida projektet kommer att bli framgångsrikt eller inte.

Du kan till exempel tekniskt sett genomföra ett projekt där ditt projektteam inrättar ett IT-system eller utformar optimerade arbetsflöden för en kund utan att ta hänsyn till kundens anställda.

Men det är osannolikt att det blir framgångsrikt om de anställda inte använder det efteråt.

Exempel på intressenter med lågt intresse och stort inflytande kan vara:

• Användare av IT-system
• Anställda som får nya processer och arbetsflöden
• Kunder som får mindre fokus till följd av ett strategiprojekt

Högt intresse, högt inflytande

Om du vill slutföra ditt projekt är det viktigt att du ägnar tid åt den här gruppen.

De har ofta en expertis som är nödvändig för att du ska kunna slutföra projektet.

De har också stor beslutsrätt, så det är viktigt att du både informerar och rådfrågar dem ofta under projektets gång.

Exempel på intressenter med högt intresse och högt inflytande kan vara:

• Chefer eller experter
• Nyckelpersoner hos externa leverantörer

Eftersom de är centrala för genomförandet av ditt projekt – till exempel om de är ansvariga för en delleverans – är det också viktigt att de uppdaterar dig om status eller eventuella problem.

Av alla intressenter bör du ägna mest tid åt dessa intressenter.

Så gör du en intressentanalys

Lär dig hur du gör en bra intressentanalys för att undvika det värsta motståndet och få ut det mesta av dina intressenter.

Du måste börja med att identifiera intressenterna i din analys.

Steg 1: Brainstorming med dem som är involverade i projektet

Som projektledare har du förmodligen inte en fullständig överblick över vem som behövs för att genomföra projektet, vem som har inflytande och vem som kommer att påverkas från början.

Det är därför en bra idé att involvera projektgruppen i en brainstorming för att identifiera de olika intressenterna.

Projektgruppens input är också värdefull för nästa steg i intressentanalysen.

Använd post-its (eller ett online-verktyg som Miro) för att samla alla intressenter på "väggen" så att du kan sortera dem senare.

Fråga gruppen vilka de kan föreställa sig:

• Kommer att påverkas av projektet
• Är intresserade av projektet
• Nödvändiga för genomförandet av projektet
• Kan fatta beslut som påverkar projektet

Projektgruppen bör bestå av personer från flera olika ställen i din organisation - eventuellt även från kunden - så att du får med dig alla hela vägen.

Steg 2: Använd matrisen för intressentanalysen

I denna del av analysen måste du ta hänsyn till följande:

• Hur nödvändiga intressenterna är för genomförandet av projektet
• Hur mycket inflytande de kan utöva

Använd matrisen för intressentanalysen från tidigare och placera dem i de fyra kategorierna så att du har en modell att arbeta utifrån.

Steg 3: Prioritera intressenterna och definiera deras mål.

När projektgruppen har identifierat alla möjliga intressenter är det viktigt att välja ut de viktigaste intressenterna för projektets framgång.

I många projekt kan du inte hantera alla möjliga intressenter, så det är viktigt att prioritera.

Det finns ingen formel för vem du bör prioritera, men ju större inflytande och ju mer nödvändig en intressent är, desto viktigare är det att du inkluderar dem.

När du har prioriterat kan du börja identifiera vad som är viktigt för varje intressent

• Vilka förväntningar, framgångskriterier och mål har de för projektet?
• Vilket intresse har de för projektet?
• Vilka är deras personliga prioriteringar när det gäller deras position, arbetsinriktning och ambitioner?

Dessa frågor hjälper dig också att identifiera eventuella motståndare till projektet.

Steg 4: Identifiera motstånd och intressekonflikter

När du har prioriterat intressenterna är det viktigt att gräva fram intressekonflikter och klargöra dem.

Står projektet i konflikt med intressentens mål, personliga ambitioner eller annat?

I den här övningen kan du också försöka lista de för- och nackdelar som intressenterna kan uppleva av projektet.

Din projektgrupp är särskilt användbar för att identifiera potentiellt motstånd, eftersom de ofta står närmare intressenterna än du som projektledare och därför känner dem bättre.

När du har identifierat intressekonflikter är du väl rustad för att planera hur du ska hantera dem.

Steg 5: Gör en plan för att hantera intressenterna

Nu kommer vi till det som du verkligen kommer att gilla som projektledare: att utarbeta en plan för hur du ska hantera alla olika intressenter.

Det är här som du kan vara i främsta ledet i alla konflikter. En bra plan kan ge dig ett lugn eftersom risken för att bli överraskad av motstånd under projektets gång är mindre.

I den här övningen måste du besvara tre huvudfrågor per intressent:

• Vilken typ av kommunikation behöver de?
• När ska de rådfrågas?
• När ska de informeras?
• Hur ofta ska du kommunicera med dem? (Ju viktigare intressent, desto oftare)
• Hur hanterar du förväntat motstånd från intressenterna?

Den sista frågan kan oftast besvaras med ett tidigt engagemang, men ibland kan det vara bra att ha en förhandlingstaktik redo.

Om deras intressen i grunden står i konflikt med projektets mål, på vilka områden kan ni då kompromissa för att tillgodose dem? Vem kan påverka intressenten och vem kan du använda som medlare?

Vad gör du med "ohanterliga" intressenter?

Om du har identifierat viktiga intressenter som du inte ser några goda möjligheter att hantera är det viktigt att du snabbt tar upp detta med din styrgrupp.

En sådan intressent är en betydande riskfaktor i projektet, och som projektledare har du en skyldighet att identifiera risker i projektet.

När du har slutfört din analys och presenterat den för styrgruppen är du redo att gå vidare med projektet.

Använd analys av intressenter i hela projektet

Precis som alla andra verktyg för projektledning måste du hålla din analys uppdaterad.

Eftersom intressenterna ofta byer roller eller blir mindre relevanta i takt med att projektet fortskrider.

Vissa intressenter är bara relevanta i vissa skeden, medan andra kan ändra sin inställning till projektet när de får mer erfarenhet av det.

Se över dina intressenter regelbundet och ta gärna upp dem med projektgruppen.

Är analysen fortfarande relevant? Finns det nya intressenter?

Genom att uppdatera din intressentanalys under hela projektet skapas de bästa förutsättningarna för att undvika intressekonflikter och obehagliga överraskningar.