Vad innebär projektomfattning? En komplett guide
18 min read
Få en komplett guide för att hantera intressenter i ditt projekt och undvika obehagliga överraskningar.
Tidrapportering
Skapa en stabil datagrund för smidig fakturering och detaljerade affärsinsikter med enkel tidrapportering.
Projektledning
Bli världsmästare i projektledning. Håll dina projekt på rätt spår - och lönsamma.
Resursplanering
Bemanna projekt på ett effektivt sätt och driv företaget med säkerhet.
Ledningsrapportering
Bli smartare - snabbare - och fatta smarta beslut som ger långsiktiga effekter på tillväxten.
Fakturering
Fakturera allt - snabbt och korrekt - samtidigt som du håller koll på projektets ekonomi.
Personal och lön
Ge CFO:er och HR-avdelningar ett verktyg för att eliminera onödig administration.
Finansiella system
Med TimeLog kan du integrera med ditt ekonomisystem. Det sparar tid och minskar det manuella arbetet.
Lönesystem
TimeLog erbjuder integrationer till flera olika lönesystem. Få enkel lönehantering.
Moduler
Rapportera tid via Outlook, använd gamification eller andra moduler som kan förenkla processer i din verksamhet.
Flera juridiska personer
Skapa synergi mellan avdelningar, mellan länder och kontor med modulen för flera juridiska personer.
Affärsinformation
Dra full nytta av de insikter och data du får från TimeLog. TimeLog PSA är redo att integreras med flera olika BI-lösningar.
Partnerintegrationer
TimeLog PSA är en del av ett större ekosystem. Få en översikt över alla partnerintegrationer i TimeLog-familjen.
Ekonomiavdelning
Spara 1-2 dagar per månad på din faktureringsprocess.
Projektavdelingar
Från planering till genomförande och utvärdering. Starka verktyg för varje projektledare.
Ledningsavdelning
Skapa en prestationsdriven kultur med starka rapporteringsmöjligheter.
Stora företag
Förbättra verksamhet och resultat i olika enheter, länder och avdelningar.
Icke-statliga organisationer och ideella organisationer
Förenkla interna processer, lägg mindre tid på administration och få dokumentationen på plats - till ett rabatterat pris.
Blogg
Få inspiration till att driva en ännu bättre verksamhet med artiklar, guider, analyser och verktyg i bloggen.
Guider, podcasts och webbinarier
Få tillgång till mallar, guider och webbinarier som hjälper och inspirerar dig.
Help Center
Letar du efter hjälpmaterial och användarhandböcker för TimeLog? Hitta all hjälp du behöver nu.
En enda källa till sanning
Se hur andra organisationer använder TimeLog som deras enda källa till sanning till länder, avdelningar och valutor.
Bättre integration och API
Upptäck vilka fördelar kunderna får av att använda våra integrationer och API.
Rapportering i realtid
Hur realtidsrapportering förändrar processer och beslutsfattande.
Kom igång med resursplanering
Med en bättre förståelse för dina resurser följer bättre planering och prognoser.
Förbättrade projektfinanser
Läs om hur andra verksamheter hanterar betalningsavtal, KPI:er och projektmarginaler.
Snabbare fakturering
Så här gör andra företag för att minska den tid de lägger på fakturering med 75 %.
Historien om TimeLog
Få insikter om TimeLog och hur vi kan hjälpa dig att växa och utveckla din verksamhet.
Medarbetarna
Se vem som dyker upp varje dag för att leverera den bästa PSA-lösningen till dig.
Karriär
Hur är det att arbeta på TimeLog? Håller vi på att anställa? Få svaret här.
Partner
Skapa ännu mer värde för dina kunder som TimeLog-partner.
Mycket mer service
Hjälp center, skräddarsydd onboarding och support från dag 1.
Vårt sociala ansvar
Vi arbetar för att säkerställa en positiv inverkan på planeten, människor och företag.
GDPR & säkerhet
Läs mer om hur vi arbetar för att skydda dina uppgifter och ge maximal säkerhet.
7 min read
Få koll på projektets intressenter och undvik obehagliga överraskningar. Det här blogginlägget ger dig en komplett guide till intressentanalys i projekt.
Intressentanalysen är ett viktigt verktyg för dig som projektledare för att klargöra och identifiera de personer och intressen som du måste ta hänsyn till om ditt projekt ska ha någon chans att lyckas.
Men hur gör man det? Vad är en intressent? Och hur hittar man dem?
I den här artikeln får du svaren på dessa frågor och en guide till hur du genomför en intressentanalys.
[Få kontroll över dina projekt: prova TimeLogs verktyg för projekthantering]
Ta reda på vem som kan påverka ditt projekt - och hur du tar hänsyn till deras önskemål! Först måste vi förstå vad en intressentanalys egentligen är.
Förutom en projektplan behöver alla projekt en kommunikationsplan.
När ska du kommunicera med vem? Och hur?
Men för att kunna göra en kommunikationsplan måste du först göra en analys av intressenterna.
En intressentanalys är en övning där du som projektledare (helst i samarbete med ditt projektteam) identifierar:
När du har identifierat projektets intressenter kan du sedan definiera hur de påverkas av projektet, hur de påverkar det, vilken inställning de har till projektet och vilka kommunikationsbehov de har.
Läs också: Vad är milstolpar i ett projekt? Guide, exempel och mallar
En väl genomförd intressentanalys gör det möjligt att tidigt minska motståndet mot projektet eller att få stöd för projektet så att det kan slutföras.
Analys av intressenter kan ibland förväxlas med en kommunikationsplan. Men det finns skillnader.
Kommunikationsplanen kan fastställas i avtalet med kunden, där ni tillsammans har beslutat hur ni ska rapportera om framsteg, problem, förseningar osv.
Intressentanalysen är en del av din kommunikationsplan, men den är inte på samma sätt avtalad med någon eller dikterad av externa omständigheter. Den är snarare projektledarens verktyg för att se till att korrekt kommunikation sker med alla som påverkas av eller påverkar projektet.
Om du aldrig gör en intressentanalys vet du inte vem som kan motsätta sig ditt projekt - eller hur du ska hantera motståndet.
Låt oss titta på ett exempel på en intressentanalys - en situation med och en utan intressentanalys.
En typisk situation där en intressent bromsar ett projekt
Tänk dig ett scenario där du måste leda ett projekt som din chef har beställt, men där du behöver folk från en annan chefs avdelning.
Men utan att tänka på det är den andra chefen faktiskt missnöjd med projektet.
Därför ser han/hon till att de personer som du behöver inte är tillgängliga i den utsträckning som ditt projekt behöver dem.
Resultatet blir att projektet försenas, genomförs dåligt eller till och med misslyckas.
Och som projektledare bär du ansvaret.
I den (för övrigt mycket vanliga) situationen ovan reagerar projektledaren först sent - efter att den andra ledaren har gjort motstånd.
När en kollega eller chef har motsatt sig ditt projekt kan det vara mycket svårt att ändra deras beteende i en mer konstruktiv riktning.
Men om du hade gjort din intressentanalys i förväg och identifierat den andra chefen som en intressent med stort inflytande över projektet hade du kunnat inleda en tidig dialog.
Här kunde du ha tagit reda på varför personen var emot projektet och hur du eventuellt kunde bemöta motståndet innan det bröt ut i full skala.
Du kunde också ha involverat den andra chefen aktivt i projektet, så att han eller hon kände sig delaktig och aktivt skulle arbeta för att projektet skulle bli framgångsrikt.
Exemplet med intressentanalysen ovan gäller en person som har ett stort inflytande på hur väl du kan slutföra ditt projekt.
Men det finns ett antal andra intressenter som du också måste ta hänsyn till.
Intressenter, i bred mening, är alla som påverkas av projektet, har en åsikt om det eller kan göra det lättare eller svårare att genomföra projektet.
Intressenter behöver inte vara människor. Det kan också vara en organisation eller ett företag.
För att göra det lättare att arbeta med dem delas intressenterna ofta in i fyra kategorier:
Ofta används en matris för intressentanalys som den nedan för att placera olika intressenter i olika kategorier.
Vilken kategori intressenterna hamnar i hjälper också till att avgöra hur mycket energi du bör lägga på dem.
Låt oss titta på vad som kännetecknar de fyra intressentkategorierna.
Denna grupp av intressenter har ett litet inflytande på genomförandet av projektet och påverkas inte heller i någon större utsträckning av det.
De är förmodligen inte heller särskilt intresserade, så du kan bara ge dem mycket allmän information.
Om du glömmer de grå eminenserna kan du lätt skapa problem under projektets gång.
Den här gruppen behövs ofta inte direkt för ditt projekt – de kanske inte bidrar till eller påverkas särskilt mycket av projektet – men de har ofta möjlighet att ha ett stort intresse över projektbeslut.
Exempel på intressenter med högt intresse och lågt inflytande kan vara:
Om du inte inkluderar dem från början och håller dem väl informerade kan de ofta utöva sitt inflytande under projektprocessen om de känner sig åsidosatta. Eller om du inte har kommit överens om projektets omfattning med dem från början.
Denna grupp kännetecknas av att den inte har något stort intresse över projektet - samtidigt som den påverkas i hög grad av det.
De måste informeras på vägen så att de kan förstå de förändringar som projektet kommer att medföra för dem.
OBS. Även om de här intressenterna kanske inte är viktiga i sig själv för genomförandet av projektet så är de oftast viktiga för att uppnå projektets övergripande mål. Huruvida projektet kommer att bli framgångsrikt eller inte.
Du kan till exempel tekniskt sett genomföra ett projekt där ditt projektteam inrättar ett IT-system eller utformar optimerade arbetsflöden för en kund utan att ta hänsyn till kundens anställda.
Men det är osannolikt att det blir framgångsrikt om de anställda inte använder det efteråt.
Exempel på intressenter med lågt intresse och stort inflytande kan vara:
Om du vill slutföra ditt projekt är det viktigt att du ägnar tid åt den här gruppen.
De har ofta en expertis som är nödvändig för att du ska kunna slutföra projektet.
De har också stor beslutsrätt, så det är viktigt att du både informerar och rådfrågar dem ofta under projektets gång.
Exempel på intressenter med högt intresse och högt inflytande kan vara:
Eftersom de är centrala för genomförandet av ditt projekt – till exempel om de är ansvariga för en delleverans – är det också viktigt att de uppdaterar dig om status eller eventuella problem.
Av alla intressenter bör du ägna mest tid åt dessa intressenter.
Lär dig hur du gör en bra intressentanalys för att undvika det värsta motståndet och få ut det mesta av dina intressenter.
Du måste börja med att identifiera intressenterna i din analys.
Som projektledare har du förmodligen inte en fullständig överblick över vem som behövs för att genomföra projektet, vem som har inflytande och vem som kommer att påverkas från början.
Det är därför en bra idé att involvera projektgruppen i en brainstorming för att identifiera de olika intressenterna.
Projektgruppens input är också värdefull för nästa steg i intressentanalysen.
Använd post-its (eller ett online-verktyg som Miro) för att samla alla intressenter på "väggen" så att du kan sortera dem senare.
Fråga gruppen vilka de kan föreställa sig:
Projektgruppen bör bestå av personer från flera olika ställen i din organisation - eventuellt även från kunden - så att du får med dig alla hela vägen.
I denna del av analysen måste du ta hänsyn till följande:
Använd matrisen för intressentanalysen från tidigare och placera dem i de fyra kategorierna så att du har en modell att arbeta utifrån.
När projektgruppen har identifierat alla möjliga intressenter är det viktigt att välja ut de viktigaste intressenterna för projektets framgång.
I många projekt kan du inte hantera alla möjliga intressenter, så det är viktigt att prioritera.
Det finns ingen formel för vem du bör prioritera, men ju större inflytande och ju mer nödvändig en intressent är, desto viktigare är det att du inkluderar dem.
Dessa frågor hjälper dig också att identifiera eventuella motståndare till projektet.
När du har prioriterat intressenterna är det viktigt att gräva fram intressekonflikter och klargöra dem.
Står projektet i konflikt med intressentens mål, personliga ambitioner eller annat?
I den här övningen kan du också försöka lista de för- och nackdelar som intressenterna kan uppleva av projektet.
Din projektgrupp är särskilt användbar för att identifiera potentiellt motstånd, eftersom de ofta står närmare intressenterna än du som projektledare och därför känner dem bättre.
När du har identifierat intressekonflikter är du väl rustad för att planera hur du ska hantera dem.
Nu kommer vi till det som du verkligen kommer att gilla som projektledare: att utarbeta en plan för hur du ska hantera alla olika intressenter.
Det är här som du kan vara i främsta ledet i alla konflikter. En bra plan kan ge dig ett lugn eftersom risken för att bli överraskad av motstånd under projektets gång är mindre.
I den här övningen måste du besvara tre huvudfrågor per intressent:
Den sista frågan kan oftast besvaras med ett tidigt engagemang, men ibland kan det vara bra att ha en förhandlingstaktik redo.
Om deras intressen i grunden står i konflikt med projektets mål, på vilka områden kan ni då kompromissa för att tillgodose dem? Vem kan påverka intressenten och vem kan du använda som medlare?
Om du har identifierat viktiga intressenter som du inte ser några goda möjligheter att hantera är det viktigt att du snabbt tar upp detta med din styrgrupp.
En sådan intressent är en betydande riskfaktor i projektet, och som projektledare har du en skyldighet att identifiera risker i projektet.
När du har slutfört din analys och presenterat den för styrgruppen är du redo att gå vidare med projektet.
Precis som alla andra verktyg för projektledning måste du hålla din analys uppdaterad.
Eftersom intressenterna ofta byer roller eller blir mindre relevanta i takt med att projektet fortskrider.
Vissa intressenter är bara relevanta i vissa skeden, medan andra kan ändra sin inställning till projektet när de får mer erfarenhet av det.
Se över dina intressenter regelbundet och ta gärna upp dem med projektgruppen.
Är analysen fortfarande relevant? Finns det nya intressenter?
Genom att uppdatera din intressentanalys under hela projektet skapas de bästa förutsättningarna för att undvika intressekonflikter och obehagliga överraskningar.
18 min read
Få en komplett guide för att hantera intressenter i ditt projekt och undvika obehagliga överraskningar.
24 min read
Få en komplett guide för att hantera intressenter i ditt projekt och undvika obehagliga överraskningar.
10 min read
Få en komplett guide för att hantera intressenter i ditt projekt och undvika obehagliga överraskningar.
7 min read
Få en komplett guide för att hantera intressenter i ditt projekt och undvika obehagliga överraskningar.
9 min read
Få en komplett guide för att hantera intressenter i ditt projekt och undvika obehagliga överraskningar.
8 min read
Få en komplett guide för att hantera intressenter i ditt projekt och undvika obehagliga överraskningar.
6 min read
Få en komplett guide för att hantera intressenter i ditt projekt och undvika obehagliga överraskningar.
12 min read
Få en komplett guide för att hantera intressenter i ditt projekt och undvika obehagliga överraskningar.
13 min read
Få en komplett guide för att hantera intressenter i ditt projekt och undvika obehagliga överraskningar.