Projekttriangeln: så balanserar du projektets tid, budget och scope

Om du är en seriös projektledare har du förmodligen upplevt att nästan alla projekt möter utmaningar på vägen. Din projektgrupp kan bli försenad, eller så kan det visa sig vara dyrare att utveckla objektet än väntat

Din kund kan också vilja lägga till fler delar än vad som varit överenskommet.

Oavsett orsak till ändringen måste du alltid balansera de tre avgörande variablerna tid, budget och scope om du vill slutföra ditt projekt på ett framgångsrikt sätt. Du kan nämligen inte ändra en av variablerna utan att påverka de två andra. 

För att hålla balansen kan du använda projekttriangeln. 

I den här artikeln kan du lära dig allt om projekttriangeln och hur du som projektledare balanserar de tre variablerna.

Vad är projekttriangeln?

Projekttriangeln är ett visualiseringsverktyg som du kan använda för att visualisera projektets balans mellan tid, budget och scope.

Det visualiserar ett projekts oundvikla grundförutsättning: att du inte kan göra ett projekt större utan att det blir dyrare eller att tidsramen förlängs. Och att det inte går att lägga mer tid på ett projekt utan att det blir dyrare.

När man fastställer ramarna för projektet tillsammans med styrgruppen och projektsponsorn i uppstartsfasen kan man sätta in variablerna tid, budget och scope i projekttriangeln.

Om du har gjort ditt förarbete väl och sett till att det finns tillräckligt med tid och budget för att uppnå scopet (med rätt kvalitet), kan du säga att projektet är i balans.

När du börjar är projekttriangeln i balans om du har anpassat tid, budget och scope rätt.

Det innebär att projekttriangelns alla sidor är lika långa. 

Läs även: Vad är milstolpar i ett projekt? Komplett guide, exempel & mallar

Men om man ändrar en av variablerna blir det snabbt tydligt att projektet inte längre är i balans. Och då måste du som projektledare reagera om du vill att projektet ska lyckas.

Särskilt om du ska lyckas med den fjärde variabeln – kvalitet – som faktiskt också smyger sig in i projekttriangeln.

Vi kommer att återkomma till detta. Men låt oss först få de fyra variablerna på plats.

Vilka är de fyra variablerna i projekttriangeln? Vilka är de fyra variablerna i projekttriangeln?

För att förstå hur projekttriangeln fungerar i praktiken måste du förstå vad vi menar när vi talar om scope, tid, budget och kvalitet.

Scope

Projektets scope anger ramarna för vad som ska levereras och vad som inte ska levereras. Man kan kalla det för projektets scope.

Om scopet utvidgas måste projektets tidsram eller budget ökas för att upprätthålla balansen.

Alternativt kan du tvingas kompromissa med kvaliteten om du inte kan få mer tid eller resurser.

Tid

Hur lång tid har ditt projektteam på sig att leverera? När du tänker på tid är det en bra idé att dela upp delarna av leveranserna i tidsuppskattningar för hur lång tid det kommer att ta att genomföra varje leverans.

Det hjälper dig också att fastställa en realistisk tidslinje och deadline.

Om du måste förlänga deadlinen eller antalet timmar som ditt team måste lägga ner på variablerna, måste du också hitta mer budget för att betala teamet.

Alternativt minska scopet eller dra ner på kvaliteten på leveransen.

Budget

Hur många resurser har ni att tillgå för att leverera?

Resurser betyder vanligtvis timmar i konsultbranschen (och är därför nära kopplade till projektets tidsfaktor).Men i budgeten ingår också allt från utrustning, material, verktyg eller hyra av lokaler.

Om din uppdragsgivare eller kund skär ner på budgeten på vägen kan du bli tvungen att begränsa tiden - och därmed scopet - för att leverera.

Kvalitet

Den fjärde variabeln som direkt påverkas av de tre andra är kvaliteten.

Man kan säga att om projektets balans inte upprätthålls under processen kommer kvaliteten på leveransen nästan oundvikligen att bli lidande.

Hur man definierar kvalitet beror på den specifika leveransen.

Men du kan inte spendera mindre tid, mindre budget och öka omfattningen utan att kompromissa med kvaliteten på leveranserna.

Använd kvalitet för att få tid och budget för att uppnå målet Använd kvalitet för att få tid och budget för att uppnå målet

När du förhandlar med kunder som är mycket krävande när det gäller pris och tid eller vill ha orealistiskt värde för pengarna kan det vara bra att dokumentera dina förväntningar på kvalitet mycket specifikt utifrån de ramar som din kund har satt upp.

Alltför ofta misslyckas projektledare med att diskutera kvalitet inom ramen för tid, budget och omfattning.

Läs även: De 5 värsta felen en projektledare kan begå

Men i slutändan är det få som kompromissar för mycket med kvaliteten. Och de kommer att ha ett ökat incitament att gå med på en ökad budget, ökad tidsåtgång eller en mindre omfattning om kvaliteten är i sin ordning.

Ett exempel på ett projekt där projekttriangeln används

Ditt företag har sålt ett IT-utvecklingsprojekt till en kund.

Från början är du, styrgruppen och kunden överens om att leverera ett system som kan hantera kundens interna kommunikation mellan anställda. Ni kommer överens om ett pris och att det ska levereras inom 12 månader.

På vägen dit pratar kundens representant med personalen och får reda på att det skulle vara riktigt smart att koppla den befintliga uppgiftshanteringen till den lösning ni ska utveckla.

Med andra ord utökar kunden scopet men tillåter inte att tidsramen förlängs, eftersom företaget ska gå samman med ett dotterbolag och systemet måste vara i drift innan dess.

Eftersom scopet och tidsramen är fastställda är ditt enda alternativ att inkludera fler utvecklare i ditt projektteam - och därmed öka projektbudgeten.

Alternativt kan du behålla projektets triangel utan att öka budgeten genom att minska kvaliteten på koden. Men om man frågar kunden direkt, kommer denne knappast att acceptera en lösning som kraschar eller är full av buggar.

Snabbt, billigt eller bra - du får bara 2 av 3 Snabbt, billigt eller bra - du får bara 2 av 3

Ett annat sätt att tänka på projekttriangeln (om vi här bortser från kvalitetsvariabeln) är 2 av 3-strategin.

Den är användbar i förhandlingar där man måste dra tydliga linjer för att kunna göra ett val.

Enligt metoden 2 av 3 kan man få ut två av tre kvalitativa variabler - men inte alla tre samtidigt.

De tre kvalitativa variablerna innebär att alla kunder vill få sina projekt genomförda så snabbt som möjligt, så billigt som möjligt och så bra som möjligt ("bra" ska här förstås som en sammanslagning av scope och kvalitet).

• Du kan få ett stort, kvalitativt scope snabbt levererat - men du får det inte billigt
• Du kan få ett stort, kvalitativt scope levererat billigt - men du får det inte snabbt*
• Du kan också få projektet snabbt och billigt - men då begränsas scopet och kvaliteten

*För branscher som har sina anställda som huvudkostnad i projekt är pris och tid nära relaterade till varandra. Men om tidsramen förlängs kan du undvika att involvera externa resurser, t.ex. externa underleverantörer eller resurser från andra projekt. Att involvera dessa ökar kostnaden för den tid som läggs ner på projektet.

Läs även: Projektstyring i Excel - Få insikt i fördelar och nackdelar

Så behåller du balansen under hela projektet med projekttriangeln Så behåller du balansen med projekttriangeln

Projekttriangeln är bara en modell som du kan använda för att förstå och visualisera sambandet mellan omfattning, tid och budget.

Det är en helt annan sak att hantera projekt i praktiken, där besluten sällan baseras på fasta modeller.

Det finns dock några strategier som du kan använda för att hålla projekttriangeln aktuell under hela projektet.

Välj var du kan vara flexibel

Det är bra att veta var du är villig att kompromissa under projektet och var det inte finns något utrymme för flexibilitet.

Du kan klargöra detta för projektets intressenter tidigt i processen.

Kanske är tidsramen inte den viktigaste prioriteringen utan kan förlängas om det innebär att budgeten inte ökar och du kan leverera det som är scopet.

Kanske har du planerat några delleveranser som du kan strunta i om du ser att tidsramen eller budgeten ökar mer än vad som är acceptabelt.

Var i framkant och planera för risker

Om du tidigt i din riskanalys kan se att vissa av projektets faser eller leveranser riskerar att överskrida gränserna för tid, budget eller scope är det en bra idé att planera hur du ska hantera dessa risker.

Om tiden för en fas är för kort, är det ett alternativ att lägga till resurser?

Om du kan göra överenskommelser i förväg som gör att du kan upprätthålla balansen i projekttriangeln är du mycket bättre rustad än om du måste återställa balansen senare i projektet och måste förhandla om ökad budget, mer tid eller en mindre omfattning.

Kommunicera ofta och öppet

Om du håller projektets intressenter kontinuerligt uppdaterade om hur ditt projektteam presterar i förhållande till projektets triangelvariabler kommer eventuella justeringar också att vara små och inte komma som en överraskning för kunden och styrgruppen.

Detta gör det lättare att få stöd för beslut om att justera ramverket vid behov.

Använd gärna projekttriangeln som ett visuellt verktyg för att kontinuerligt visa om projektet går framåt eller om omfattningen börjar expandera.

Den ger dig en bra bild av hur hela projektet hänger ihop och varför det är nödvändigt att upprätthålla en balans mellan tid, budget, omfattning och kvalitet.