6 digitala verktyg som håller igång din verksamhet under coronakrisen

Dagen då den danska statsministern meddelade att samhället skulle stängas ner för att minska spridningen av coronaviruset innebar en enorm omvälvning för mitt företag.

Det har det säkert också gjort för ditt.

Som vd i ett mellanstort danskt företag ska jag blankt erkänna att jag hade kallsvett på pannan när jag berättade för mina medarbetare att de skulle hämta sina saker på kontoret och inställa sig på att jobba hemifrån.

Tusen frågor dök upp varje gång jag var ensam.

Skulle vi kunna hålla tempot uppe? Vad kommer det här att betyda för våra kunder? Och hur blir det med alla säljprocesser? Hur skulle det gå med vår utveckling av TimeLog? Hur kommer medarbetarna att ta emot det här?

Allt var en enda ”oh sh…t”-upplevelse.

Digital mognad förhindrade katastrofen

De allra flesta av mina bekymmer har som tur var inte besannats.

Mina medarbetare har hållit skansen över hela linjen. De måttstockar jag brukar använda visar att produktiviteten och tempot inte har försämrats alls i organisationen.

Även om jag är stolt över mina medarbetare och vill ge dem stort beröm för att resultaten ligger så högt som de gör, är deras engagemang inte hela sanningen.

Vi har också räddats av vårt digitala upplägg som har gjort det möjligt att fortsätta driva verksamheten med samma fart.

Målmedvetet arbete mot digital mognad

Vi har under de senaste två åren valt att öka vår digitala mognad som en del av ett större arbete mot att bli en mognare och mer vältrimmad organisation.

Genom ett nära samarbete med amerikanska SPI Research har vi solid dokumentation för hur ökad mognad – och med det avses även digital mognad – direkt påverkar resultaten överallt i företaget.

Jag rekommenderar verkligen att du hämtar SPI-rapporten och vår Executive Summary så att du kan titta lite närmare på siffrorna.

TimeLogs läge idag som digital organisation har, förutom ett omfattande researcharbete från ledningsteamet, direkt inspirerats av resultaten i rapporten.

Några förbehåll för mina rekommendationer

Å andra sidan är TimeLog ett SaaS-företag och vårt digitala upplägg kan självklart inte täcka behovet hos alla andra företagstyper fullt ut.

Men jag har försökt fokusera på de system som jag anser att de flesta kunskapsföretag (konsulter, rådgivare och andra som säljer sina kunskaper) med fördel kan använda sig av.

Så låt oss börja med något av det viktigaste först. Kommunikationen.

1: Intern kommunikation: Skickar ni bara mejl är du i knipa

En av de bästa digitala investeringarna vi har gjort i TimeLog är att införa ett digitalt verktyg avsett för intern kommunikation. Och det räddar oss just nu.

Inte nog med att hela teamet nu under dessa dagar gör aerobic tillsammans via en onlinevideo på plattformen (se videon nedan om du inte tror mig) utan kommunikationen försiggår även i rätt forum, är extremt lätt att överblicka och tillåter videokonferenser + enkel fildelning.

Själva använder vi Microsoft Teams. Men det finns även andra bra alternativ på marknaden. Slack är också en bra lösning.

Oavsett vilket system du kollar på så ska du och ditt team kunna:

• Chatta 1-1 eller chatta med fler
• Organisera kanaler för särskild kommunikation
• Föra videosamtal och hålla konferenser
• Fildela EFFEKTIVT

Jag möter fortfarande företag som än idag kör all intern kommunikation via mejl. Och då menar jag enbart mejl.

Jag har inte följt upp hos dem sedan krisen började. Men jag gissar att det är en massa som hamnar mellan stolarna eftersom viktig information och överlämningar går förlorade i ändlösa trådar i otaliga inkorgar.

I den verklighet vi möter just dessa veckor funkar det helt enkelt inte.

Rekommenderat system: Microsoft Teams

2: Processbibliotek: Så skär du upp tårtan

Vad gör dina medarbetare när de varken vet eller minns hur de ska göra något – och de inte längre kan knacka kollegan på axeln och fråga?

Svaret är kanske att de inte utför sina uppgifter eller att de själva hittar på en lösning.

Om de gör det sista för ofta kan ni inte utveckla gemensamma best practice-processer eftersom era arbetsrutiner spretar åt alla håll.

Och nu kommer vi tillbaka till mognad och SPI-rapportens slutsats. Välutvecklade processer skapar bättre resultat över hela linjen.

Och ännu en gång – gör dig själv en tjänst och hämta den här.

För att möta utmaningen med hemmasnickrade lösningar och bristande kunskaper om hur arbetsrutiner fungerar har vi lagt in alla våra affärskritiska processer i Gluu-plattformen.

På så sätt kommer medarbetarna alltid åt ett bibliotek med interna processer. De kan alltid konsultera biblioteket om de undrar över hur de ska göra något och vi kan hålla kvaliteten uppe i våra processer. Även när vi jobbar hemifrån.

Rekommenderat system: Gluu 

3+4: Tidrapportering och fakturering: Inga gula post-it-lappar till vår ekonomiansvariga 3+4: tidregistrering och fakturering

Alla ekonomiansvariga vet hur det är när kollegan kommer förbi och klistrar upp en post-it-lapp på skärmen med ett meddelande om att det är någon som ska faktureras ett belopp.

Eller får ett två månader gammalt vidarebefordrat mejl där en kund efterlyser en faktura.

Den verkligheten har vi inte upplevt på många år i TimeLog. Och i dessa tider när likviditet är något vi måste värna ännu mer om vill inte du heller vara i den verkligheten.

Särskilt inte nu när det är slut med de gula lapparna.

Vi använder TimeLogs tidrapportering och fakturering integrerat med vårt redovisningsprogram Visma e-conomic för att hantera vårt faktureringsflöde.

Våra konsulter registrerar tid på kundprojekt och därifrån skapar projektledarna automatiskt fakturautkast enligt den avtalsmodell som angetts för projektet. Sedan kan vår ekonomiansvariga föra över dem till vårt redovisningsprogram och skicka ut fakturorna.

En tredagarsprocess som skurits ner till några timmar. Och vi ser till att allt verkligen faktureras.

Rekommenderat system: TimeLog

5: Kundhantering och försäljning: CRM är ett måste just nu

I TimeLog använder vi HubSpot för både marknadsföring och försäljning även om vårt system har en egen basal CRM-del integrerad.

Det är i synnerhet säljteamet som upplever att systemet verkligen hjälper oss igenom Covid-19-krisen.

Om vi inte hade kunnat följa framstegen i kunddialoger, automatiskt hantera inkomna leads och distribuera dem till säljarna eller följa värdeskapandet på nya leads och säljprocesser hade vi legat riktigt illa till idag.

Men med HubSpot CRM har verkligheten idag faktiskt inte förändrats så mycket.

Säljarna kan se de uppföljande uppdragen som de har för potentiella kunder och jag har total koll på vår pipeline.

Rekommenderat system: HubSpot CRM

6: Projekthantering: Alla ute på fältet är uppdaterade

Med en organisation på hemarbete finns det risk att projektuppdrag inte utförs och att antal projekt som rör sig åt fel håll ökar kraftigt.

Därför är det A och O att kunna hantera projekt i ett rejält projekthanteringsverktyg.

För projekthantering använder vi en kombination av TimeLog och Microsoft Planner.

TimeLog hjälper oss att styra projektförlopp, resurser och ekonomi i projekten. Från de stora linjerna till de pyttesmå deluppgifterna kan vi planera och styra projekten. Och vi kan konstant följa det värde som skapas.

Samtidigt så behöver projektmedarbetarna (och driftmedarbetarna) ett verktyg för mer detaljerade uppgiftsbeskrivningar, checklistor och kommunikation för att kunna göra bra överlämningar. Här har Microsoft Planner varit genialiskt för oss och det kompletterar TimeLog perfekt.

Rekommenderat system: TimeLog + Microsoft Planner

TimeLog hjälper dig gratis igenom de kommande 30 dagarna TimeLog hjälper dig gratis de kommande 30 dagarna

Jag har försökt lista de system som jag föreställer mig skulle kunna göra störst skillnad för ditt företag under covid-19-krisen.

Vi använder naturligtvis ännu fler system och vi använder även TimeLog på många andra sätt för att verksamheten ska komma helskinnad genom krisen.

Bland annat har vi strukturerat allt vårt arbete i treveckorssprints (Scrum), där teamcheferna kan följa upp den faktiska tidsåtgången i förhållande till det vi har planerat. Det hjälper oss att få ett samband mellan det som planeras i våra team och det som faktiskt utförs.

Om du bokar in en demo kan även du använda TimeLog helt gratis de kommande 30 dagarna. Och vi hjälper dig såklart att komma igång.