6 digitale tools der holder min forretning kørende under Coronakrisen

Den dag den danske statsminister meddelte, at nu gik samfundet i lockdown for at dæmpe spredningen af Coronavirusset, var det en kæmpe omvæltning for min virksomhed.

Det var det sikkert også for dig. 

Som CEO i en mellemstor, dansk virksomhed skal jeg ærligt indrømme, at det var med koldsved på panden, jeg fortalte mine medarbejdere, at nu skulle de hente deres ting på kontoret og indstille sig på at arbejde hjemmefra.

Tusind spørgsmål dukkede op hvert øjeblik jeg havde alene.

Ville vi nu kunne opretholde vores momentum? Hvad kommer det her til at betyde for vores kunder? Hvad med alle salgsprocesserne? Hvad med vores udvikling af TimeLog? Hvordan kommer medarbejderne til at tage imod det her?

Det hele var en kæmpestor ”oh sh…t”-oplevelse.

Digital modenhed forhindrede katastrofen

Langt de fleste af mine bekymringer er heldigvis blevet gjort til skamme.

Over hele linjen har mine medarbejdere holdt skansen. På alle de metrics jeg har tilgængelige, kan jeg ikke se forværring af produktivitet og momentum nogen steder i organisationen.

Selvom jeg er stolt af mine medarbejdere, og gerne vil give dem alt muligt ros for at holde performance så højt, som de gør, er deres engagement ikke hele sandheden.

Vi er også blevet reddet af vores digitale setup, som har gjort det muligt at køre forretningen videre i samme gear.

Målrettet arbejde mod digital modenhed

Vi har gennem de sidste to år valgt at øge vores digitale modenhed som en del af et større arbejde mod at blive en mere moden og veltunet organisation.

Gennem tæt samarbejde med amerikanske SPI Research har vi solid dokumentation for, hvordan større modenhed – og her forstås også digital modenhed – direkte påvirker performance på alle leder og kanter.

Jeg vil klart anbefale dig at hente SPI-rapporten og vores Executive Summary og fordybe dig lidt i tallene.

Hvor TimeLog står i dag som digital organisation, er direkte inspireret af resultaterne i rapporten foruden et stort researcharbejde fra ledelsesteamet.

Et par forbehold for mine anbefalinger

Når det er sagt, er TimeLog en SaaS-virksomhed, og vores digitale setup vil naturligvis ikke dække behovet hos enhver virksomhedstype fuldstændigt.

Men jeg har forsøgt at fokusere på de systemer, jeg mener, de fleste vidensvirksomheder (konsulenter, rådgivere og andre der sælger deres viden) med fordel kan benytte.

Så lad os komme i gang med noget af det vigtigste først. Kommunikationen.

1: Intern kommunikation: Sender I kun e-mails, er du i problemer

Én af de bedste digitale investeringer vi har gjort i TimeLog, er indførelsen af et digitalt værktøj dedikeret til intern kommunikation. Og det redder os lige nu.

Ikke nok med at hele teamet disse dage laver fælles, online videoaerobic på platformen (se videoen herunder, hvis du ikke tror mig), så foregår kommunikation også i de rette fora, er ekstremt let at overskue og tillader videokonferencer + simpel fildeling.

Vi bruger selv Microsoft Teams. Men der er også andre gode alternativer på markedet. Slack er også en god løsning.

Uanset hvilket system du undersøger, skal du og dit team kunne:

• Chatte 1-1 eller chatte med flere
• Organisere kanaler til specifik kommunikation
• Lave video-opkald og konferencer
• Fildele EFFEKTIVT

Jeg møder stadig virksomheder, som stadig kører med fuld skrue på e-mails til intern kommunikation. Og kun e-mails.

Jeg har ikke fuldt op på dem alle siden krisens start. Men jeg kan kun gå ud fra, at der falder bunker ned mellem stolene, fordi vigtige informationer og overleveringer går tabt i endeløse tråde i utallige indbakker.

I den virkelighed vi møder disse uger, dur det simpelthen ikke.

Anbefalet system: Microsoft Teams 

2: Proces-styring: Sådan skærer du kagen

Hvad gør dine medarbejdere, når de hverken ved eller kan huske, hvordan de skal gøre et eller andet – og de ikke lige kan prikke en kollega på skulderen og spørge?

Svaret er måske, at de ikke laver deres opgave, eller selv finder på en hjemmebrygget løsning.

Gør de det sidste for meget, kan I ikke udvikle fælles best practice-processer, fordi jeres arbejdsgange kommer til at stikke i alle retninger.

Her er vi igen tilbage ved modenhed og SPI-rapportens konklusion. Veludviklede processer sikrer bedre performance over hele linjen.

For at imødekomme udfordringen med hjemmebryggede løsninger og uvidenhed om, hvordan arbejdsgange fungerer, har vi indført alle vores forretningskritiske processer i Gluu.

På den måde har medarbejderne hele tiden adgang til et bibliotek af interne processer. De kan altid konsultere biblioteket, hvis de kommer i tvivl om, hvordan de skal gøre et eller andet, og vi kan opretholde kvaliteten i vores processer. Også når vi arbejder hjemmefra.

Anbefalet system: Gluu

3+4: Tidsregistrering og fakturering: Ingen gule post-it notes til vores bogholder 3+4: Tidsregistrering og fakturering

Enhver bogholder kender situationen, hvor kollegaen lige klistrer en post-it note på skærmen med besked om, at en eller anden skal faktureres et eller andet beløb.

Eller får en 2 måneder gammel videresendt e-mail, hvor en kunde efterspørger en faktura.

Den virkelighed har vi ikke haft i mange år i TimeLog. Og i disse tider hvor likviditet er noget, vi skal værne endnu mere om, vil du heller ikke være i den virkelighed.

Især ikke, når det nu er slut med gule post-it notes.

Vi bruger TimeLogs tidsregistrering og fakturering integreret med vores regnskabsprogram, Visma e-conomic for at styre vores faktureringsflow.

Se hvordan fakturering fungerer i TimeLog

Vores konsulenter registrerer timer på kundeprojekter, og derfra opretter projektlederne automatisk fakturakladder ifølge den kontraktmodel, der er sat på projektet. Herfra kan vores bogholder overføre dem til vores regnskabsprogram og udsende fakturaerne.

En tredages proces skåret ned til et par timer, og vi sikrer, at alt faktisk bliver faktureret.

Anbefalet system: TimeLog 

5: Kundestyring og salg: CRM er et must-have lige nu

I TimeLog bruger vi HubSpot CRM til både marketing og salg, selvom vores system selv har en basal CRM-del indbygget.

Det er især i salgsteamet, at systemet virkelig hjælper os igennem Covid-19-krisen.

Hvis vi ikke kunne følge fremskridt i kundedialoger, automatisk håndtere indkomne leads og distribuere dem til sælgerne eller følge værdiskabelsen på nye leads og salgsprocesser, ville vi være på spanden i dag.

Med HubSpot CRM er virkeligheden i dag faktisk ikke meget forandret.

Sælgerne kan se de opfølgende opgaver, de har på potentielle kunder, og jeg har fuldstændig overblik over vores pipeline.

Anbefalet system: HubSpot CRM 

6: Projektstyring: Alle er opdaterede på planen

Med en organisation på hjemmearbejde er risikoen for, at projektopgaver ikke bliver udført, og projekter skrider steget kraftigt.

Derfor er det alfa og omega at kunne styre projekter i et ordentligt projektstyringsværktøj.

Til projektstyring bruger vi en kombination af TimeLog og Microsoft Planner.

TimeLog hjælper os til at styre projektfremgang, ressourcer og økonomien i projekterne. Fra de store linjer til de helt små delopgaver kan vi planlægge og styre projekterne. Og vi kan konstant følge den skabte værdi.

Se hvordan du får overblik over jeres projekter med TimeLogs projektstyring

Samtidig har projektmedarbejderne (og driftsmedarbejderne) også brug for et værktøj til mere detaljerede opgavebeskrivelser, checklister og kommunikation til at kunne lave gode handovers. Her har Microsoft Planner været genialt for os, og supplerer TimeLog helt perfekt.

Anbefalet system: TimeLog + Microsoft Planner.

TimeLog hjælper dig gratis igennem de næste 30 dage

Jeg har prøvet at liste de systemer, jeg forestiller mig kunne gøre den største forskel for din virksomhed under Covid-19-krisen.

Vi bruger selvfølgelig endnu flere systemer, og vi bruger også TimeLog på adskillige andre måder til at få forretningen godt igennem krisen.

Blandt andet har vi struktureret alt vores arbejde i 3 ugers sprints (Scrum), hvor teamlederne kan følge op på faktisk tidsforbrug ift. det vi har planlagt. Det hjælper os til at sikre en sammenhæng mellem det, der bliver planlagt i vores teams, og det der faktisk bliver udført.

Hvis du skriver dig op til en demo, kan du også bruge TimeLog kvit og frit de næste 30 dage. Og vi hjælper dig naturligvis med at komme godt i gang.