Fakturering är konsultföretagens livsnerv

Coronakrisen tryckprovar våra processer

Onlinemöten istället för fysiska möten, chatt och telefon framför en sväng förbi kollegans skrivbord. Virtuellt AW och onlinegym via Teams. Världen ser totalt annorlunda ut just nu. Vi är virtuella.

TimeLog har tidigare beskrivit ett utplock av de digitala verktyg som TimeLog har glädje av så länge vi alla jobbar hemma. Jag vill slå ett slag för att du ska vara extra observant på det jag betraktar som konsultföretagets livsnerv: faktureringsprocessen.

Min erfarenhet är att alldeles för många företag ännu inte har utnyttjat den potential som ligger i att digitalisera och automatisera denna process. Och därför faktiskt inte har koll på om alla timmar faktureras, har svårt att se den förväntade omsättningen och slösar bort tid på manuella processer.

Syns digitalisering på resultatraden?

Från SPI Researchs Professional Services Maturity Benchmark som analyserar mer än 500 konsult- och rådgivningsföretag vet vi att:

• Dokumenterade, systematiska processer
• Digitalisering och användning av verktyg
• Integration av system som ger överblick över företagets viktiga nyckeltal

... är några av de aspekter som kännetecknar företag som presterar bäst. Och faktureringsprocessen är självklart inget undantag.

Och med ”fakturering” menar jag inte bara jobbet att konfigurera eller skicka ut fakturor. För processen startar mycket tidigare. Faktiskt redan innan vi har påbörjat projektet (men det återkommer vi till).

Allra först får du några exempel från det riktiga näringslivet på vad som kan hända om vi inte har strömlinjeformat våra processer:

Räck upp handen om du någon gång har upplevt att:

1. Ni har vunnit ett nytt projekt. Kunden har fått ett fast pris. Alla sliter, projektet levereras. Kunden är glad. Men först nu kan ni analysera tidsåtgång, sammanställa täckningsgrad och räkna ut bonusar. Och för att kunna det hämtar ni in uppgifter från tre olika system och samlar allt i ett Excelblad eller något annat system. Först då vet ni om projektet var en ekonomisk succé (beroende på hur valida era data är).
2. Er account manager hittar ett gammalt mejl i inkorgen: en kund har beställt ett extrauppdrag och timmarna har levererats. Men ni vet egentligen inte om kunden någonsin fakturerades.
   
3. Er projektledare sitter till långt ut på natten och går igenom uppdrag och tidsredovisning för att en kund vill se dokumentation och tidsåtgång för vissa uppdrag.
   
4. Er ekonomiavdelning informeras om ett nytt projekt via mejl, med en gul lapp på datorskärmen eller via en snabbt utslungad kommentar tvärs över det öppna kontorlandskapet.

Scenarier som dessa inträffar inte för att vi (eller våra kolleger) är inkompetenta eller inte bryr sig. De är en naturlig och (mycket!) vanlig konsekvens av att vi inte har strömlinjeformat, automatiserat eller digitaliserat våra processer före, under och efter själva faktureringen.

Och vad kan du göra istället?

Min erfarenhet är att det ger störst värde att börja med att:

• Automatisera processen från tidrapportering → projekthantering → fakturering
• Samla alla projektuppgifter på en plats
• Skapa gemensam förståelse och ramar för hur ni ska verkställa projekt

1.  Spara tid på er fakturering med automatisering

Automatisering är ett av de begrepp som antingen fyller oss med tomhet eller får fram smilet i ögonvrån.

Om du frågar mig så är automatisering en livsnödvändighet när det gäller faktureringsprocessen.

Automatisering gör att du kan samla in alla relevanta uppgifter, sparar tid, minskar antalet manuella fel och som även leder till att ni kan fakturera mer.

Automatisering av fakturering börjar med tidrapportering

Att registrera er arbetstid är de viktigaste uppgifterna ni har i ett konsultföretag. Varje gång ni registrerar en timme kan ni omedelbart se:

• Vilken medarbetare tidsåtgången är knuten till
• Vilken aktivitet
• Vilket projekt
• Om tiden kan faktureras eller inte

Era processer måste hänga ihop

Men det är först när ni börjar samla in och använda uppgifterna i ett särskilt tidrapporteringssystem som också stöder processer inom projekthantering och fakturering som ni kan börja automatisera er projektfaturering.

Men vad är det konkret som ni kan automatisera och vad är fördelarna? Det får du fyra exempel på:

Kontanta fördelar med automatiserad projektfakturering

Jag har sett företag som med dessa relativt enkla grepp numera bara lägger en halv dag på fakturering jämfört med att det förr tog tre hela dagar. Samtidigt ökar faktureringsgraden och tiden från att ni har utfört arbetet tills kunden kan faktureras förkortas.

Det för mig till tips nummer två:

2. Du ska samla dina uppgifter på ett ställe (ja, i alla fall nästan)

Företagens användning av system och digitala verktyg ökar. Vi samlar in mer data. Och det innebär en ny utmaning för många företag:

Vi behöver systemintegrationer som sömlöst skickar data dit där de behövs.

Det är inte nödvändigt att köra en komplett ERP-lösning eller att samla allt i ett system (det blir snabbt tungt att hantera).

Men utan integrationer mellan era viktiga affärssystem riskerar ni att ni lägger enormt mycket tid på att uppdatera samma uppgifter i flera system, att ni förlorar överblicken eller att ni lägger timmar på efterkontroll av siffror, kunder och konton.

För faktureringsprocessen innebär ett sammanhängande dataunderlag bland annat att ni kan:

• Skapa enhetliga fakturor åt kunderna genom att använda fakturadesigner. Då får kunderna den konfiguration som de behöver och ni slipper fler krediteringar och ändringar av fakturor efter faktureringsperioden
• Minimera fel på fakturorna eftersom ni inte ska leta reda på betalningarna manuellt och sedan knappa in dem. De är redan baserade på era data. Det gör att ni aldrig går miste om tid och betalningar som inte faktureras
• Överföra data mellan era viktigaste system utan att behöva oroa er för manuella felinmatningar. På så sätt får ni inte enbart en kvalitetssäkring av er löne- och faktureringsprocess utan den blir även markant snabbare
• Göra er ekonomiansvariga glad eftersom data hamnar på rätt konton i ekonomisystemet så att månadsavslutet påskyndas och ledningsrapporteringen kan levereras i tid

Och därmed är vi redan framme vid det tredje tipset:

3. Skapa en gemensam förståelse för hur ni styr projekt – från avtal till faktura

Idag får du det viktigaste sist. Om ni verkligen vill göra allvar av att optimera er faktureringsprocess kräver det att ni ruckar på vissa arbetsrutiner och börjar delegera ut vissa arbetsuppgifter som traditionellt brukar ligga hos redovisningsavdelningen till t.ex. projektledaren eller account managern.

Som jag skrev i början av artikeln startar faktureringsprocessen redan när vi skapar projektet.

Ni måste ha en gemensam operationell bild

För de flesta företag kräver utdelegering att vi ökar kommunikationen och samtidigt ser till att vi har en gemensam förståelse för hur projekt styrs.

Vi måste ha tillgång till samma uppgifter samtidigt, alla inblandade måste kunna se projektets utveckling, kommande milstolpar, kommande betalningar med mera – kort sagt: Vi måste ha en gemensam operationell bild.

För vissa är det ett nytt sätt att strukturera processerna på. Men moroten är i gengäld att ni kan:

• Bedöma projekt korrekt och därmed få bättre timpris och projektmarginal
• Skapa fakturan samtidigt som projektet skapas – så att inget går förlorat, inte heller om ni har mycket att göra
• Ansluta kundens avtal och kontrakter redan när projektet skapas – och mot bakgrund av relevanta avtalstyper – se tidsåtgång, utveckling jämfört med budgeten och faktureringspotentialen för avtalstypen
• Få meddelanden om det finns tecken på att tiden eller budgeten håller på att överskridas
• Låta projektledaren förbättra fakturautkasten så att ekonomiavdelningen har dem i rätt tid och inte heller behöver lägga tid på att skaffa extrauppgifter

Det var dagens tre tips om er faktureringsprocess.