Implementierung der Zeiterfassung? Wie man Erfolg hat!
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Nicht nur Kundengespräche und Kommunikation werden heutzutage digital.
Zeiterfassung
Schaffen Sie die perfekte Datengrundlage für eine makellose Rechnungsstellung und umfassende Geschäftseinblicke mit einfacher Zeiterfassung.
Projektmanagement
Werden Sie Weltmeister im Projektmanagement. Halten Sie Ihre Projekte auf Kurs - und profitabel.
Ressourcenplanung
Sie können Projekte effizient mit Personal besetzen und Ihr Unternehmen sicher und planbar führen.
Einblicke und Berichte
Machen Sie sich schlau - und treffen Sie schneller kluge Entscheidungen, um langfristiges Wachstum zu erzielen.
Rechnungsstellung und Finanzen
Stellen Sie Rechnungen - schnell und präzise - und behalten Sie dabei den Überblick über die Projektfinanzen.
Personal- und Lohnverwaltung
Geben Sie den Buchhaltern und der Personalabteilung ein intelligentes Werkzeug, um die lästige Verwaltung zu eliminieren.
Finanzsysteme
TimeLog bietet Standardintegrationen für alle Ihre bevorzugten Finanzsysteme. Sparen Sie Zeit und reduzieren Sie manuelle Aufgaben.
Abrechnungssysteme
TimeLog bietet Standardintegrationen für mehrere Gehaltsabrechnungslösungen. Sie erhalten eine einfache Gehaltsverwaltung und müssen die Gehaltsinformationen nur einmal eingeben.
Add Ons
Erfassen Sie die Zeit automatisch über Outlook, nutzen Sie Gamification oder finden Sie ein anderes perfektes Add on.
Multiple Legal Entities (MLE)
Schaffen Sie Synergien zwischen Ihren Abteilungen und über Grenzen und Büros hinweg mit dem Modul Multiple Legal Entities von TimeLog.
Business Intelligence
Nutzen Sie die Erkenntnisse, die Sie von TimeLog erhalten, in vollem Umfang. Unser System ist bereit für die Integration mit mehreren BI-Lösungen.
Partner-integrationen
TimeLog PSA ist ein Teil eines großen Ökosystems. Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Partnerintegrationen in der TimeLog-Familie.
Wirtschaftsabteilung
Sparen Sie 1-2 Tage pro Monat bei Ihrer Rechnungsstellung.
Projektteam
>Von der Planung bis zur Durchführung und Auswertung. Starke Werkzeuge für jeden Projektleiter.
Führungsteam
Schaffen Sie eine leistungsorientierte Kultur mit starken Berichtsfunktionen.
Größere Unternehmen
Verbesserung der Abläufe und der Leistung in verschiedenen Unternehmen, Ländern und Abteilungen.
NROs und gemeinnützige Organisationen
Vereinfachen Sie Ihre internen Prozesse, verringern Sie Ihren Verwaltungsaufwand und sorgen Sie für die richtige Dokumentation - zu einem günstigen Preis.
Blog
Lassen Sie sich von Artikeln, Leitfäden, Analysen und Tools im Blog inspirieren, um ein noch besseres Unternehmen zu führen.
Ressourcen, Podcasts und Online Seminare
Erhalten Sie Zugang zu Vorlagen, Podcasts, Leitfäden und Webinaren, die Sie unterstützen und inspirieren.
Help Center
Suchen Sie Hilfsmaterial und Benutzerhandbücher für das TimeLog-System? Suchen Sie nicht weiter. Hier finden Sie die Hilfe, die Sie brauchen.
Eine einzige Quelle der Wahrheit
Erfahren Sie, wie Unternehmen über Grenzen, Abteilungen und Währungen hinweg eine einzige Wahrheitsquelle erhalten.
Bessere Integrationen & API
Entdecken Sie die Vorteile, die Kunden aus der Nutzung unserer Integrationen und API ziehen.
Starten Sie mit der Ressourcenplanung
Entdecken Sie, wie andere Unternehmen ihre Ressourcen gründlich erfassen und ihre Fähigkeit zur Vorhersage künftiger Trends verbessern.
Verbesserte Projektfinanzen
Verschiedene Zahlungsstrukturen, detaillierte Projektprojektionen, Prognosen und Bewertungen.
Schnellere Rechnungsstellung
Erfahren Sie, wie andere Unternehmen den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung um 75 % reduziert haben.
Erhalten Sie Einblicke in TimeLog und wie wir Ihnen helfen können, Ihr Unternehmen zu entwickeln und auszubauen.
Mitarbeiter
Sehen Sie, wer jeden Tag kommt, um Ihnen die beste PSA-Lösung zu liefern.
Karriere
Wie ist es, bei TimeLog zu arbeiten? Stellen wir neue Mitarbeiter ein? Die Antwort finden Sie hier.
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TimeLog und Nachhaltigkeit
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DSGVO und IT-Sicherheit
Erfahren Sie mehr darüber, wie wir für den Schutz Ihrer Daten sorgen und maximale Sicherheit bieten.
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Nicht nur Kundengespräche und Kommunikation werden heutzutage digital. Auch die Rechnungsstellung bedarf in vielen Unternehmen einer behutsamen digitalen Überarbeitung. Hier erhalten Sie drei Tipps, wie sie mehrere Stunden schneller abrechnen können.
Online-Meetings statt Konferenzen vor Ort, Chat und Telefon statt mal eben am Schreibtisch des Kollegen vorbeizuschlendern. Virtuelle Drinks und Online-Sport über Teams. Die Welt ist eine andere geworden. Wir sind virtuell.
Meiner Erfahrung nach haben viele noch nicht erkannt, welches Potenzial die Digitalisierung des Lebenselixiers von Beratungsunternehmen birgt: Rechnungsstellung.
Ich kann Ihnen nur empfehlen, dem, was ich für das Lebenselixier des Beratungsunternehmens halte, besondere Aufmerksamkeit zu schenken: Rechnungsstellung.
Meiner Erfahrung nach haben viel zu viele Unternehmen das Potenzial der Digitalisierung und Automatisierung dieses Prozesses noch nicht erkannt. Und daher mangelt es ihnen an einem Überblick darüber, ob alle Stunden in Rechnung gestellt wurden, sie haben Schwierigkeiten, die erwarteten Einnahmen zu sehen und verschwenden Zeit mit manuellen Prozessen.
Bei der Rechnungsstellung geht es nicht nur um das Erstellen oder Versenden von Rechnungen. Der Prozess beginnt viel früher. Und zwar schon bevor wir mit dem Projekt beginnen.
Aus dem Professional Services Maturity Benchmark von SPI Research, der mehr als 500 Beratungsunternehmen analysiert, wissen wir, dass:
... einige der Aspekte sind, die die Unternehmen mit der besten Performance auszeichnen. Und natürlich ist ihre Rechnungsstellung keine Ausnahme.
Und mit „Rechnungsstellung“ meine ich nicht nur die Arbeit, Rechnungen zu erstellen oder zu versenden. Denn der Prozess beginnt viel früher. Eigentlich schon bevor wir mit dem Projekt beginnen (aber darauf kommen wir später zurück).
Zunächst erhalten Sie einige Beispiele aus der realen Geschäftswelt, was passieren kann, wenn wir unsere Prozesse nicht gestrafft haben:
Szenarien wie diese passieren nicht, weil wir (oder unsere Kollegen) inkompetent oder gleichgültig sind. Sie sind eine natürliche und (sehr!) weit verbreitete Folge der Tatsache, dass wir unsere Prozesse vor, während und nach der Rechnungsstellung selbst nicht gestrafft, automatisiert oder digitalisiert haben.
Meiner Erfahrung nach beginnt man am besten so:
Und zu den drei Tipps erfahren Sie nun mehr. Beginnen wir mit der Grundlage und Tipp Nummer 1:
Automatisierung ist eines dieser Konzepte, mit denen wir entweder gar nichts anfangen können oder die uns ein Lächeln ins Gesicht zaubern.
Die Arbeitszeiterfassung ist die wichtigste Information, die Sie in einem Beratungsunternehmen haben.
Automatisierung bei der Rechnungsstellung ist meiner Meinung nach absolut unerlässlich.
Die Automatisierung stellt sicher, dass alle relevanten Daten erfasst werden, Zeit gespart wird, die Anzahl manueller Fehler reduziert wird und mehr Stunden in Rechnung gestellt werden können.
Die Arbeitszeiterfassung ist die wichtigste Information, die Sie in einem Beratungsunternehmen haben. Jedes Mal, wenn Sie eine Stunde erfassen, sehen Sie sofort:
Aber erst wenn Sie beginnen, die Daten in einem dedizierten Zeiterfassungssystem zu sammeln und zu verwenden, das auch Prozesse innerhalb des Projektmanagements und der Rechnungsstellung unterstützt, können Sie mit der Automatisierung Ihrer Projektfakturierung beginnen.
Aber was genau können Sie automatisieren und was sind die Vorteile? Sie erhalten gleich vier Beispiele dafür:
Runden Sie automatisch auf die nächsten 15 Minuten auf
Sie können eine automatische Rundung Ihrer Zeiterfassungen sicherstellen. Sie runden beispielsweise immer auf die nächsten 15 Minuten auf. So werden aus 38 Minuten am Telefon automatisch 45 Minuten auf der Rechnung.
Reibungslose Kommunikation zwischen Projekt und Finanzen
Sie können automatische Genehmigungsabläufe zwischen der Projekt- und der Finanzabteilung erstellen. Auf diese Weise kann der Projektleiter einfach markieren, dass Zahlungen und Rechnungsvorlagen für die Rechnungsstellung genehmigt sind, und der Buchhalter muss nicht jeden Monat nachfragen.
Vermeiden Sie Engpässe
Sie können interne Notizen zu zukünftigen Zahlungen direkt im System schreiben, wenn Sie vor der Rechnungsstellung etwas sichern müssen. Dies macht viele Post-Its sowohl beim Projektleiter als auch beim Buchhalter überflüssig und sorgt dafür, dass im Falle einer Krankheit zum Beispiel zum Monatswechsel alle übernehmen können.
Erleichterte Prognose Ihrer Einnahmen
Sie können eine Prognose Ihrer Einnahmen erhalten, da Sie zukünftige Zahlungen für Ihre langfristigen Projekte zu Festpreisen, Mehrfachverträgen und Serviceverträgen sehen können. Gleichzeitig wissen Sie, dass diese Zahlungen automatisch zur Rechnungsstellung erscheinen, ohne dass sich jemand daran erinnern muss.
Ich habe schon Unternehmen erlebt, die mit diesen relativ einfachen Tricks von drei vollen Tagen Zeitaufwand für die Rechnungsstellung auf nur noch einen halben Tag übergegangen sind. Gleichzeitig erhöht sich die Rechnungsstellungsquote und die Zeit von der Leistungserbringung bis zur Rechnungsstellung beim Kunden verkürzt sich.
Das bringt mich zu Tipp Nummer zwei:
Die Nutzung von Systemen und digitalen Tools durch Unternehmen nimmt zu. Wir bekommen mehr Daten erfasst. Und damit entsteht für viele Unternehmen eine neue Herausforderung:
Wir brauchen Systemintegrationen, die Daten nahtlos dorthin senden, wo sie verwendet werden müssen.
Es ist nicht notwendig, eine komplette ERP-Lösung zu betreiben oder alles in einem System zu erfassen (was schnell kaum zu bewältigen wäre).
Aber ohne Integrationen zwischen Ihren wichtigen Geschäftssystemen riskieren Sie, viel Zeit damit zu verbringen, dieselben Daten in mehreren Systemen zu aktualisieren, den Überblick zu verlieren oder Stunden mit der nachträglichen Überprüfung von Zahlen, Kunden und Konten zu verbringen.
Und damit sind wir auch schon beim dritten Tipp:
Heute erhalten Sie das Wichtigste zum Schluss. Wenn Sie Ihren Rechnungsstellungsprozess wirklich optimieren möchten, müssen Sie einige Arbeitsroutinen aufrütteln und anfangen, einige der Aufgaben, die traditionell in der Buchhaltung liegen, beispielsweise an Projektleiter oder Kundenbetreuer zu delegieren.
Wer hat die engste Beziehung zu den Kunden? Hier beginnt die Rechnungsstellung.
Wie ich am Anfang des Artikels geschrieben habe, beginnt der Abrechnungsprozess bereits, wenn wir das Projekt erstellen.
Für die meisten Unternehmen erfordert das Delegieren, dass wir die Kommunikation verstärken und gleichzeitig sicherstellen, dass wir ein gemeinsames Verständnis davon haben, wie Projekte verwaltet werden.
Wir müssen gleichzeitig auf die gleichen Daten zugreifen können, alle Beteiligten müssen den Fortschritt des Projekts, bevorstehende Meilensteine, bevorstehende Zahlungen und mehr sehen können – kurz: Wir müssen ein gemeinsames operatives Bild haben.
Für einige wird dies eine ungewohnte Art und Weise der Strukturierung von Prozessen sein. Als Belohnung werden Sie:
Das waren die heutigen drei Tipps für Ihre Rechnungsstellung.
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