Lönehandläggning för ekonomi: Uppfyller du kraven i GDPR?

Vad är problemet – i korthet?

Före den 25 maj 2018 – när de nya GDPR-reglerna trädde i kraft – var det ofta så att ekonomimedarbetare fick tillsänt uppgifter från kunder för bokföring, lönehandläggning och tidrapportering på mejl.

Men med mindre ni krypterar era mejl och enkelt kan söka efter bestämda personer går inte det längre. Det beror på att de uppgifter som delas i samband med lön är personuppgifter och enligt GDPR har vi alla rätt till att våra uppgifter skyddas och raderas.

Är inkorgen fortfarande full med personuppgifter?

Det finns fortfarande ekonomiansvariga som kämpar med att slippa få personuppgifter tillsända via mejl.

Ofta är utmaningen att kunderna och kollegerna inte tänker på GDPR när de skickar in tidrapporter och liknande på det sättet.

Om du upplever att det är en utmaning att få GDPR att funka i praktiken så förtvivla inte: Enbart genom att rucka lite på några gamla rutiner garanterar vi att du kommer helskinnad ut på andra sidan – och kanske med en ännu mer välsmord verksamhet.

Om du tror att du nog får börja hitta ett sätt att kryptera era mejl på – sakta i backarna! För kanske är GDPR en bra anledning att ta tag i vårröjningen och helt enkelt byta ut alla era mejlrutiner med en enklare lösning som är GDPR-säkrad redan från början.

Utmaningen med mejl för att hantera personuppgifter i din bokföring:

• Kräver mycket administration
• Utgör en risk för informationsläckage
• Om du behöver radera uppgifter om en viss person kan det vara svårt att hitta dem
• Du är inte säker på att du får de uppgifter du behöver i ett enhetligt format eller genom att använda samma villkor. Och även här kostar det administrativ tid

Så GDPR är kanske ett gyllene tillfälle att gå över från mejl till system och från tillfälliga lösningar till processer? På det sättet lägger du mindre tid på att administrera och röja och mer på rådgivning och kärnverksamhet.

Från röjning och administration till fokus på ekonomiavdelningens kärnverksamhet

Istället för att få löneuppgifter på mejl ska du leta efter ett GDPR-säkert system där du har tillgång till medarbetarnas tidrapporteringar, transport, frånvaro eller flextid, utlägg m.m.

Och helst ett system som kan integreras med ditt lönesystem.

När dina kunder använder ett tidrapporteringssystem har du tillgång till de nödvändiga uppgifterna precis när du behöver dem. Du behöver varken slösa bort tid på att påminna kunderna om att skicka dig något, konfigurera diverse system eller hålla koll på Excelblad.

Och när tidrapporteringen är integrerad med lönesystemet finns det inte längre några uppgifter i din inkorg som inte är kompatibla med GDPR. Tvärtom så ligger alla uppgifter i säkrade system och kan enkelt handläggas.

Mer tid för rådgivning och kundservice

Enbart att komma ut ur mejl-helvetet kommer att frige mer tid för din kärnverksamhet och rådgivning av kunderna.

Vill du bli ännu mer poppis hos dina kunder kan du även hjälpa dem att välja tidrapporteringssystem om de inte redan har ett sådant. Då kan ni gemensamt få koll på hela processen från registrering av tid till din bokföring – och du och dina kunder är GDPR-säkra.

Har du många kunder som använder samma tidrapporteringssystem skapar du synergi och sparar ännu mer tid. Den tid du sparar på att administrera personuppgifter och olika format i din inkorg kan du lägga på din kärnverksamhet eller på att skaffa nya kunder.