Fem exempel på PSA-system på marknaden

Vad är ett PSA-system?

PSA-system hjälper dig att hantera dina projekt, resurser (dvs. människor), tid och ekonomi mer effektivt och med större precision.

Det handlar om att använda teknik för att effektivisera leveransen av tjänster som rådgivning, marknadsföring, teknik och mycket mer.

De fem PSA-system som vi jämför i den här artikeln är:

• TimeLog
• EazyProject
• Harvest  
• Milient
• QBIS business system 

Tidrapportering: En nödvändighet för PSA-system

Genom att hålla reda på både interna och externa arbetstimmar får företagen en tydlig bild av hur deras team spenderar sin tid. Det gör det lättare att fördela arbetsuppgifterna bättre och minskar dessutom den inaktiva tiden. Tidsregistrering är mer än bara att hålla koll på klockan - det är en viktig del i att förbättra verksamheten och få ut mesta möjliga av resurserna.

Applikationer för tidsregistrering: Applikationer för tidrapportering för PSA-system ökar effektiviteten avsevärt genom att möjliggöra snabb och korrekt loggning av tid som spenderas på olika uppgifter. Genom att tillhandahålla separata applikationer från sin webbversion eliminerar dessa verktyg behovet av manuell tidsregistrering, vilket främjar operativ smidighet och gör det möjligt för användare att anpassa sig till förändrade projektkrav sömlöst. Genom att säkerställa snabb och problemfri tidrapportering kan användarna fokusera mer på sitt arbete, vilket ökar den övergripande produktiviteten och effektiviteten.

Observera att alla nämnda system har en tillgänglig webbversion.

Integrationer för tidrapportering: Integrationer av tidrapportering i system ger användarna en konsoliderad översikt över sin tidshantering och effektiviserar rapporteringsprocessen över olika plattformar och verktyg. Genom att integrera flera metoder för tidsrapportering får användarna en mer omfattande inblick i sin tidsallokering.

Denna optimering förenklar inte bara tidrapporteringen utan ökar också effektiviteten och noggrannheten i tidshanteringen. Kort sagt, du behöver inte registrera tid på flera olika ställen.

Tidsstämplar Start/Stopp: PSA-system med tidsstämplar gör det enkelt att följa bestämmelser som 11-timmarsregeln genom att ge tydliga och exakta tidsintervall för uppgifter. De erbjuder en automatiserad och exakt metod för att övervaka arbetstiden, vilket säkerställer transparens och efterlevnad av arbetstidsdirektiv.

Denna funktion bidrar till effektiv arbetshantering, så att användarna kan fokusera på sina uppgifter utan att behöva oroa sig för manuell tidrapportering och efterlevnad av lagar och regler.

Rapportera tid på projekt:  Tidsuppföljning av projekt effektiviseras med dedikerade verktyg som möjliggör enkel loggning av timmar som spenderas på varje uppgift inom ett projekt. Verktygen ger tydliga insikter om tidsfördelningen, så att användarna enkelt kan spåra den tid som återstår för varje uppgift och se till att projektet slutförs i tid.

Ytterligare funktioner som möjligheten att lägga till kommentarer och kategorisera uppgifter som fakturerbara eller icke-fakturerbara förbättrar tidsregistreringsprocessen ytterligare och säkerställer en omfattande och detaljerad tidsplanering för projektet.

Integrationer: Hur effektivt är ert ekosystem?

Att integrera ert PSA-program med andra affärssystem som CRM eller projekthantering kan göra stor skillnad. Det gör att allt fungerar smidigare tillsammans, vilket gör dina dagliga uppgifter enklare och mer effektiva.

Integrationer till finanssystem: En PSA-system med finansintegrationer kan effektivisera finansiella processer och göra verksamheten mer flexibel genom att minska manuell datainmatning och potentiella fel. Dessa integrationer kopplar sömlöst samman finansiella data mellan olika plattformar, minimerar manuella ingrepp och säkerställer korrekt finansiell spårning.

Genom att centralisera finansiell information får användarna en tydligare och mer heltäckande översikt över sin ekonomi, vilket underlättar beslutsfattande och ekonomisk förvaltning.

Integrationer till lönesystem: En PSA-system med löneintegration ger en helhetsbild av användarnas inkomster, frånvaro, milersättning och utgifter, allt på ett och samma ställe. Genom att konsolidera dessa data eliminerar systemet behovet av att jonglera med flera plattformar eller manuella register. Denna strömlinjeformade metod säkerställer korrekta löneberäkningar, förenklar kostnadsspårning och ger en tydlig ögonblicksbild av ekonomiska aspekter relaterade till anställning, vilket förbättrar den övergripande ekonomiska förvaltningen och transparensen.

En fråga du kan ställa dig är om du bara behöver överföra lön, eller även milersättning och utlägg.

Andra integrationer: PSA-system med ett brett utbud av integrationer kan utöka plattformens kapacitet, så att användarna kan utnyttja en mängd olika funktioner på ett smidigt sätt. Genom att integrera med verktyg som projektledning, ERP, fildelning, gamification och BI blir PSA-systemet ett centraliserat nav för olika verksamheter. Detta sammankopplade ekosystem säkerställer strömlinjeformade arbetsflöden, förbättrad datadelning och en enhetlig användarupplevelse, vilket optimerar den övergripande effektiviteten och ändamålsenligheten i hanteringen av projekt och affärsprocesser.

Innan ni väljer en programvara och dess integrationer bör ni fundera över följande: "Kräver ni kontinuerlig synkronisering, eller är ni bekväma med manuell synkronisering?".

Rapporter & KPIs (Key Performance Indicators)

Att ha rapporter och KPI:er inbyggda i ett programvarusystem förändrar spelplanen för företag. Det eliminerar behovet av manuell datainsamling och analys, vilket gör det enklare att spåra prestationer i realtid. Den inbyggda funktionen gör att företagen kan fatta snabbare och mer välgrundade beslut.

Rapportering: Rapportering är en hörnsten i PSA-verktyg (Professional Services Automation) eftersom det ger insikter i projektresultat och resursallokering. Genom omfattande rapportering kan organisationer fatta datadrivna beslut som säkerställer optimalt resursutnyttjande och projektleveranser i rätt tid.

Med korrekta och aktuella rapporter kan företagen dessutom identifiera förbättringsområden, förutse trender och förbättra den övergripande operativa effektiviteten. Några rapporter som är viktiga i en PSA-programvara är tidsregistrering per projekt/anställd, projektportfölj och intern/extern analys.

KPI: Programvara för Professional Services Automation (PSA) bör i sig erbjuda Key Performance Indicators (KPI) till sina användare eftersom de fungerar som en kompass som vägleder företag mot deras strategiska mål. Genom att integrera KPI-spårning ger PSA-verktyg sina kunder handlingsbara mätetal, vilket säkerställer att de kan mäta och optimera sin verksamhet mot branschstandarder. Att erbjuda KPI:er är inte bara en funktion utan ett åtagande från PSA-leverantörerna att se till att deras användare har de bästa verktygen till hands för att driva framgång och kontinuerlig förbättring.

Är du intresserad av att läsa mer om KPI:er och vad du kan behöva tänka på för att driva en sund verksamhet? Ta reda på mer i vår SPI Benchmark för 2023.

Resursplanering

Resursplanering är en viktig aspekt i all framgångsrik affärsverksamhet. När ett programvarusystem innehåller inbyggda funktioner för resurshantering effektiviseras processen för att fördela och spåra resurser. Det sparar inte bara tid utan ökar också produktiviteten och effektiviteten.

Resursplanerare: Professional Services Automation-programvara, kompletterad med en resursplanerare, ger sina användare en förfinad metod för att visualisera och organisera personalallokering. Även om det inte är en grundläggande nödvändighet ger denna planeringsfunktion ett djup till PSA-verktygets svit, vilket gör det möjligt för företag att kartlägga sina resurser med större precision.

Det är en genomtänkt detalj för dem som vill förbättra sina schemaläggnings- och allokeringsstrategier, och ger en tydligare bild av teamets engagemang och tillgänglighet.

Läs mer om hur du kan bemästra din resursplanering och -allokering.

Fakturering och finansiering: Förbättrad noggrannhet och finansiell översikt

Att hantera projekt är bara en del av ekvationen; effektiv ekonomisk övervakning är lika avgörande. Integrerade fakturerings- och ekonomifunktioner i PSA-verktyg förenklar denna komplexa uppgift. De möjliggör realtidsspårning av kostnader, strömlinjeformad fakturering och mer exakta ekonomiska prognoser.

Valutahantering: En valutahanteringsfunktion i en PSA-system ger användarna en elegant lösning för att hantera flera valutor på ett smidigt sätt. Även om det inte är en självklarhet för alla organisationer kan denna funktion vara avgörande för företag som verkar internationellt. Det är ett fördelaktigt tillskott för dem som vill ha en strömlinjeformad metod för att hantera olika valutor inom sitt system, vilket säkerställer korrekt finansiell verksamhet och rapportering över gränserna.

Några saker som är bra att tänka på när det gäller valutahantering är möjligheten att ha en valuta kopplad till juridiska enheter, t.ex. DKK för Danmark och SEK för Sverige, om du har möjlighet att se rapporteringsdata baserat på olika valutor, och om du har möjlighet att antingen låta valutakursen uppdateras automatiskt en gång per månad eller välja din egen valutaväxlingsperiod.

Flera juridiska enheter: När PSA-programvaran (Professional Services Automation) erbjuder en funktion för hantering av flera juridiska enheter öppnas en värld av bekvämlighet för företagen. Även om inte alla företag behöver det kan det vara en värdefull tillgång att ha möjligheten.

Funktionen förenklar arbetet med att övervaka olika filialer eller dotterbolag och säkerställer smidig drift och tydlig rapportering. Det är ett genomtänkt tillägg som visar på programvarans mångsidighet när det gäller att tillgodose olika affärsbehov. 

Automatiserad projektfakturering: Funktionen för automatiserad projektfakturering i programvaran Professional Services Automation (PSA) är utformad för att revolutionera de finansiella arbetsflödena. Även om inte alla organisationer anser att den är nödvändig, är dess effektivitetsfördelar obestridliga. En funktion som bör ingå i systemet är att låta användarna ta fram hundratals preliminära fakturautkast med bara några få klick. Istället för att manuellt konstruera varje faktura flyttas fokus till att hantera data i utkast som automatiskt genereras av systemet.

En sådan här funktion bör levereras med ett urval av anpassningsbara mallar som kan kopplas till specifika kunder eller projekt. När dessa är kopplade kommer systemet automatiskt att fylla i dessa utkast med nödvändig information. Implementeringen av denna funktion har flera fördelar: den effektiviserar faktureringsprocessen, förbättrar fakturakvaliteten och sparar tid.

Onboarding, support och datasekretess

Att börja med ett nytt system kan ofta vara en skrämmande uppgift, men omfattande onboarding-guider och hjälpsam support kan göra hela skillnaden. Dessa resurser säkerställer att användarna snabbt kan bli skickliga och maximera systemets fördelar redan från början.

Support via chatt, e-post och telefon: Att erbjuda chatt, e-post och telefonsupport inom ett system innebär en heltäckande strategi för kundservice och kommunikation. Även om vissa företag kanske prioriterar en kanal framför andra, säkerställer en trio av alternativ att kunderna kan nå ut på det sätt som passar dem bäst. Dessa kanaler underlättar realtidssvar, detaljerade e-postförfrågningar och direkt röstinteraktion, vilket tillgodoser olika användares preferenser.

Denna mångfacetterade supportstruktur visar på systemets engagemang för tillgänglighet och användartillfredsställelse.

Guider i systemet: En PSA-system som har införlivat systemguider i sin plattform visar att man satsar på användarvänlig navigering och onboarding. Även om inte alla användare behöver vägledning, säkerställer dessa intuitiva handledningar att individer, oavsett deras tekniska färdigheter, enkelt kan navigera i systemet. Dessa guider ger steg-för-steg-instruktioner, tips och visuella hjälpmedel, vilket gör användarupplevelsen smidigare och mer intuitiv.

Denna funktion understryker plattformens fokus på användarinflytande och sömlös systeminteraktion.

Knowledge base och hjälpsida: Att en plattform innehåller en knowledge base och en hjälpwebbplats visar att man vill ge användarna tillgång till information och självhjälpsresurser. Även om vissa användare kanske är bekanta med systemets finesser, säkerställer dessa verktyg att alla, från nybörjare till experter, har en tillförlitlig referenspunkt.

Knowledge base:n innehåller detaljerade artiklar, vanliga frågor och lösningar, medan hjälpsidan fungerar som ett nav för handledning och användarguider. Tillsammans belyser de plattformens engagemang för att främja en välinformerad och självständig användargrupp.

GDPR & ISAE: Att säkerställa efterlevnad av GDPR och ISAE i ett PSA-system (Professional Services Automation) är ett bevis på företagets engagemang för datasäkerhet och efterlevnad av lagar och regler. Även om inte alla kunder är fullt medvetna om dessa standarder kan deras betydelse inte överskattas för företag som är verksamma i eller med Europeiska unionen och de som är intresserade av att säkerställa kontroller.

Bristande efterlevnad innebär inte bara att företaget utsätts för betydande juridiska risker och ekonomiska påföljder, utan kan också undergräva kundernas förtroende. Efterlevnad av GDPR skyddar personuppgifter, medan efterlevnad av ISAE garanterar tillförlitlighet och säkerhet i operativa processer. Tillsammans höjer dessa certifieringar systemets trovärdighet och visar på en robust strategi för riskhantering och dataskydd.

Slutsats

Professionella tjänsteföretag kan dra nytta av PSA-system för att hantera sina projekt, resurser, tid och ekonomi mer effektivt. Det finns många PSA-lösningar på marknaden, alla med sina egna unika funktioner och fördelar.

Vi har jämfört fem av dem: TimeLog, EazyProject, Harvest, Milient och QBIS Business System. Baserat på vår jämförelse beror valet av den bästa PSA-lösningen i slutändan på dina specifika krav och preferenser. Vi hoppas att denna jämförelse har hjälpt dig att fatta ett välgrundat beslut.


Läs mer om hur företag kan dra nytta av en PSA-mjukvara i årets SPI Benchmark.