Fem eksempler på Professional Service Automation software på markedet

Hvad er PSA-software?

PSA-software hjælper dig med at kontrollere dine projekter, ressourcer (også kaldet mennesker), tid og økonomi mere effektivt og med større præcision.

Det henviser til brugen af teknologi, for at strømline leveringen af tjenester som rådgivning, marketing, ingeniørarbejde og meget mere.

De fem PSA-software, vi sammenligner i denne artikel, er:

• TimeLog
• EazyProject
• Harvest  
• Milient
• QBIS business system

Tidsregistrering: En nødvendighed for PSA-software

Ved at holde styr på arbejdstiderne for både kunders og interne medarbejdere, får virksomheder et klart billede af, hvordan deres team bruger tiden. Det hjælper med at tildele opgaver bedre og reducerer også tomgangstid. Tidsregistrering er mere end bare at holde øje med uret; det er en vigtig del af at forbedre din virksomhed, og få mest muligt ud af dine ressourcer.

Applikationer til tidsregistrering: Tidsregistreringsapplikationer til PSA-software øger effektiviteten betydeligt, ved at muliggøre hurtig og præcis registrering af den tid, der bruges på forskellige opgaver. Ved at levere separate applikationer fra deres webversion, eliminerer disse værktøjer behovet for manuel tidsregistrering, hvilket fremmer operationel smidighed og gør det muligt for brugerne at tilpasse sig skiftende projektkrav uden problemer. Ved at sikre hurtig og problemfri tidsregistrering, giver de brugerne mulighed for at fokusere mere på deres arbejde, hvilket øger den samlede produktivitet og effektivitet.

Bemærk, at alle de nævnte systemer har en webversion tilgængelig.

Integrationer til tidsregistrering: Tidsregistreringsintegrationer i systemer giver brugerne et samlet overblik over deres tidsstyring og strømliner registreringsprocessen på tværs af forskellige platforme og værktøjer. Ved at integrere flere tidsregistreringsmetoder får brugerne et mere omfattende indblik i deres tidsallokering.

Denne optimering forenkler ikke kun tidsregistreringen, men øger også effektiviteten og nøjagtigheden i tidsstyringen. Kort sagt, du behøver ikke at spore tid flere steder.

Tidsstempler Start/Stop: PSA-software med tidsstempler gør det lettere at overholde regler som 11-timers-reglen ved at give klare og præcise tidsintervaller for opgaver. De tilbyder en automatiseret og præcis tilgang til overvågning af arbejdstiden, hvilket sikrer gennemsigtighed og overholdelse af arbejdstidsdirektiver.

Denne funktion hjælper med effektiv arbejdsstyring, så brugerne kan fokusere på opgaverne uden at skulle bekymre sig om manuel tidsregistrering og overholdelse af lovgivningen. 

Tidregistrering på projekter:  Sporing af tid på projekter er strømlinet med dedikerede værktøjer, der giver mulighed for ubesværet registrering af timer brugt på hver opgave inden for et projekt. Disse værktøjer giver klar indsigt i tidsallokering, så brugerne nemt kan spore den resterende tid til hver opgave og sikre rettidig projektafslutning.

Yderligere funktioner inkluderer blandt andet muligheden for at tilføje kommentarer og kategorisere opgaver som fakturerbare eller ikke-fakturerbare, hvilket forbedrer tidsregistreringsprocessen yderligere, og sikrer omfattende og detaljeret tidsstyring af projekter.

Integrationer: Hvor effektivt er dit økonomi-system?

Integration af din PSA-software med anden forretningssoftware som CRM eller projektstyring kan gøre en stor forskel. Det hjælper alt med at arbejde mere gnidningsfrit sammen, hvilket gør dine daglige opgaver lettere og mere effektive.

Finansintegrationer: En PSA-software med finansintegrationer kan strømline finansielle processer og gøre driften mere fleksibel ved at reducere manuel dataindtastning og potentielle fejl. Disse integrationer forbinder sømløst finansielle data på tværs af platforme, minimerer manuelle indgreb og sikrer nøjagtig finansiel sporing.

Ved at centralisere finansielle oplysninger får brugerne et klarere og mere omfattende overblik over deres økonomi, hvilket giver bedre beslutningstagning og økonomistyring.

Integration til lønsystemer: At have en PSA-software med lønintegration giver et holistisk overblik over brugernes indtjening, fravær, kørsel og udgifter, alt sammen på ét sted. Ved at konsolidere disse data, eliminerer systemet behovet for at jonglere med flere platforme eller manuelle registreringer. Denne strømlinede tilgang sikrer nøjagtige lønberegninger, forenkler udgiftssporing og giver et klart øjebliksbillede af økonomiske aspekter i forbindelse med ansættelse, hvilket forbedrer den overordnede økonomiske styring og gennemsigtighed.

Et spørgsmål, du kan stille dig selv, er, om du kun har brug for at overføre løn, eller også kørsel og udgifter.

Andre integrationer: PSA-software, der har en bred vifte af integrationer, kan udvide platformens muligheder, så brugerne kan udnytte en bred vifte af funktioner uden problemer. Ved at integrere med værktøjer som projektstyring, ERP, fildeling, gamification og BI bliver PSA-systemet et centralt knudepunkt for forskellige operationer. Dette sammenkoblede økosystem sikrer strømlinede arbejdsgange, forbedret datadeling og en samlet brugeroplevelse, der optimerer den overordnede effektivitet i styringen af projekter og forretningsprocesser.

Før du vælger en software og dens integrationer, skal du overveje: "Har du brug for kontinuerlig synkronisering, eller er du tryg ved manuel synkronisering?".

Rapporter og KPI'er (Key Performance Indicators)

At have rapporter og KPI'er indbygget i et softwaresystem er en game-changer for virksomheder. Det eliminerer behovet for manuel dataindsamling og -analyse og gør det lettere at spore performance i realtid. Denne indbyggede funktion gør det muligt for virksomheder at træffe hurtigere og mere informerede beslutninger.

Rapporter: Rapportering er en hjørnesten i Professional Services Automation (PSA)-værktøjer, fordi det giver handlingsorienteret indsigt i projektresultater og ressourceallokering. Gennem omfattende rapportering kan organisationer træffe datadrevne beslutninger, der sikrer optimal udnyttelse af ressourcer og rettidig projektlevering.

Desuden kan virksomheder med nøjagtige og rettidige rapporter identificere forbedringsområder, forudsige tendenser og forbedre den overordnede driftseffektivitet. Et par rapporter, der er vigtige i en PSA-software, er tidsregistrering pr. projekt/medarbejder, projektportefølje og intern/ekstern analyse.

KPI: Professional Services Automation (PSA)-software bør i sagens natur tilbyde Key Performance Indicators (KPI'er) til sine brugere, fordi de fungerer som et kompas, der guider virksomheder mod deres strategiske mål. Ved at integrere KPI-sporing giver PSA-værktøjer deres kunder brugbare målinger, der sikrer, at de kan måle og optimere deres drift i forhold til branchestandarder. At tilbyde KPI'er er ikke bare en funktion, men en forpligtelse for PSA-leverandører til at sikre, at deres brugere har de bedste værktøjer ved hånden til at skabe succes og løbende forbedringer.

Er du interesseret i at læse mere om KPI'er, og hvad du måske skal overveje for at drive en sund virksomhed? Se vores SPI Benchmark for 2023 for at finde ud af mere.

Ressourcestyring

Ressourcestyring er et kritisk aspekt af enhver succesfuld virksomhedsdrift. Når et softwaresystem har indbyggede funktioner til ressourcestyring, strømliner det processen med at tildele og spore ressourcer. Det sparer ikke bare tid, men øger også produktiviteten og effektiviteten.

Ressourceplanlægger: Professional Services Automation-software, der suppleres med en ressourceplanlægger, giver brugerne en raffineret tilgang til at visualisere og organisere allokering af arbejdsstyrken. Selvom det ikke er en grundlæggende nødvendighed, tilføjer denne planlægningsfunktion dybde til et PSA-værktøjs suite og gør det muligt for virksomheder at kortlægge deres ressourcer med større præcision.

Det er et gennemtænkt touch for dem, der ønsker at forbedre deres planlægnings- og allokeringsstrategier, og det giver et klarere overblik over teamets engagement og tilgængelighed.

Få mere at vide om, hvordan du kan mestre din ressourceplanlægning og allokering.

Fakturering og økonomi: Forbedring af nøjagtighed og økonomisk overblik

Projektstyring er kun én del af ligningen; effektivt økonomisk overblik er lige så afgørende. Integrerede fakturerings- og økonomifunktioner i PSA-værktøjer forenkler denne komplekse opgave. De giver mulighed for sporing af udgifter i realtid, strømlinet fakturering og mere præcise økonomiske prognoser.

Håndtering af valuta: En valutahåndteringsfunktion i en PSA-software giver brugerne en elegant løsning til problemfrit at jonglere med flere valutaer. Selvom det ikke er en nødvendighed for alle organisationer, kan denne funktion være en game-changer for virksomheder, der opererer internationalt. Det er en fordelagtig tilføjelse for dem, der ønsker en strømlinet tilgang til styring af forskellige valutaer i deres system, hvilket sikrer nøjagtig finansiel drift og rapportering på tværs af grænser.

Et par ting, du skal kigge efter i en valutahåndteringsfunktion, er muligheden for at have en valuta, der er forbundet med juridiske enheder. f.eks. DKK til Danmark og SEK til Sverige, hvis du har mulighed for at se rapporteringsdata baseret på forskellige valutaer, og hvis du får fleksibiliteten til enten at få valutakursen opdateret automatisk en gang om måneden eller vælge din egen valutavekslingsperiode.

Flere juridiske enheder: Når Professional Services Automation (PSA) software tilbyder en funktion til håndtering af flere juridiske enheder, åbner det op for en verden af bekvemmelighed for virksomheder. Selvom ikke alle virksomheder har brug for det, kan det være et værdifuldt aktiv at have muligheden.

Denne funktion forenkler opgaven med at føre tilsyn med forskellige filialer eller datterselskaber og sikrer problemfri drift og klar rapportering. Det er en gennemtænkt tilføjelse, der viser softwarens alsidighed, når det gælder om at imødekomme forskellige forretningsbehov.

Automatiseret projektfakturering: Funktionen Automated Project Invoicing i Professional Services Automation (PSA) software er designet til at revolutionere de økonomiske arbejdsgange. Det er måske ikke alle organisationer, der mener, at den er nødvendig, men dens effektivitetsfordele er ubestridelige. En funktion, der bør være inkluderet i systemet, er at give brugerne mulighed for at producere hundredvis af foreløbige fakturaudkast med blot et par klik. I stedet for manuelt at konstruere hver enkelt faktura, skifter fokus til at styre dataene i de kladder, der automatisk genereres af systemet.

En funktion som denne bør komme med et udvalg af skabeloner, der kan tilpasses, og som kan knyttes til specifikke kunder eller projekter. Når de er forbundet, vil systemet automatisk udfylde disse kladder med de nødvendige oplysninger. Implementeringen af denne funktion giver flere fordele: den strømliner faktureringsprocessen, forbedrer fakturakvaliteten og sparer tid.

Onboarding, support og datasikkerhed

At starte med et nyt system kan ofte være en skræmmende opgave, men omfattende onboarding-guides og hjælpsom support kan gøre hele forskellen. Disse ressourcer sikrer, at brugerne hurtigt kan blive dygtige og maksimere systemets fordele lige fra starten.

Chat, e-mail og telefonsupport: At tilbyde chat-, e-mail- og telefonsupport i et system betyder en omfattende tilgang til kundeservice og kommunikation. Selvom nogle virksomheder måske prioriterer én kanal frem for andre, sikrer en trio af muligheder, at kunderne kan kontakte os på den måde, der passer dem bedst. Disse kanaler muliggør svar i realtid, detaljerede e-mailforespørgsler og direkte stemmeinteraktioner, hvilket imødekommer forskellige brugerpræferencer.

Denne mangesidede supportstruktur fremhæver systemets engagement i tilgængelighed og brugertilfredshed.

Vejledninger i systemet: En PSA-software, der har inkorporeret In-System Guides i sin platform, viser en dedikation til brugervenlig navigation og onboarding. Selvom ikke alle brugere har brug for vejledning, sikrer disse intuitive vejledninger, at enkeltpersoner, uanset deres tekniske færdigheder, nemt kan navigere i systemet. Disse vejledninger giver trinvise instruktioner, tips og visuelle hjælpemidler, som gør brugeroplevelsen nemmere og mere intuitiv.

Denne funktion understreger platformens fokus på brugerindflydelse og problemfri systeminteraktion.

Knowledge base og hjælpeside: At have en vidensbase og et hjælpesite i en platform understreger en forpligtelse til at styrke brugerne med tilgængelig information og selvhjælpsressourcer. Mens nogle brugere måske er fortrolige med systemets indviklede detaljer, sikrer disse værktøjer, at alle, fra nybegyndere til eksperter, har et pålideligt referencepunkt.

Knowledgebase tilbyder detaljerede artikler, ofte stillede spørgsmål og løsninger, mens Help Site fungerer som et knudepunkt for tutorials og brugervejledninger. Sammen fremhæver de platformens dedikation til at fremme et informeret og selvhjulpent brugerfællesskab.

GDPR & ISAE: At sikre overholdelse af GDPR og ISAE i et Professional Services Automation-system (PSA) er et bevis på virksomhedens engagement i datasikkerhed og overholdelse af lovgivningen. Det er måske ikke alle kunder, der er helt klar over disse standarder, men deres betydning kan ikke overvurderes for virksomheder, der opererer i eller med EU, og for dem, der er optaget af kontrol.

Manglende overholdelse udsætter ikke kun virksomheden for betydelige juridiske risici og økonomiske sanktioner, men kan også underminere kundernes tillid. Overholdelse af GDPR beskytter personlige data, mens ISAE-overholdelse sikrer driftsprocessernes pålidelighed og sikkerhed. Tilsammen øger disse certificeringer systemets troværdighed og demonstrerer en robust tilgang til risikostyring og databeskyttelse.

Konklusion

Professionelle serviceorganisationer (PSO) kan drage fordel af at bruge PSA-software til at styre deres projekter, ressourcer, tid og økonomi mere effektivt. Der findes mange PSA-løsninger på markedet, hver med sine egne unikke funktioner og fordele.

Vi har sammenlignet fem af dem: TimeLog, EazyProject, Harvest, Milient og QBIS Business Systems. Baseret på vores sammenligning, afhænger valget af den bedste PSA-løsning i sidste ende af dine specifikke krav og præferencer. Vi håber, at denne sammenligning har hjulpet dig med at træffe en informeret beslutning.