Leitfaden für die Stakeholderanalyse

Eine typische Situation, in der ein Stakeholder ein Projekt erschwert.

Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem Sie ein von Ihrem Mitarbeitermanager in Auftrag gegebenes Projekt leiten müssen, aber Mitarbeiter aus der Abteilung eines anderen Mitarbeitermanagers benötigen.

Ihnen ist jedoch nicht bewusst, dass der andere Mitarbeitermanager eigentlich Vorbehalte gegen das Projekt hat.

Daher sorgt der Verantwortliche dafür, dass die von Ihnen benötigten Mitarbeiter nicht in dem Umfang verfügbar sind, wie Ihr Projekt dies erfordert.

Infolgedessen wird das Projekt verzögert, nicht ordnungsgemäß ausgeführt oder sogar ganz eingestellt.

Als Projektleiter tragen Sie jedoch die Verantwortung.

Gleiche Situation – aber mit Stakeholderanalyse

In der (übrigens sehr typischen) Situation oben reagiert der Projektleiter erst spät – nach dem Widerstand des anderen Mitarbeitermanagers.

Wenn sich ein Kollege oder Mitarbeitermanager Ihrem Projekt von vornherein widersetzt hat, kann es sehr schwierig sein, sein Verhalten in eine konstruktivere Richtung zu lenken.

Die Person hat sich gewissermaßen verschanzt.

Aber wenn Sie zuvor Ihre Stakeholderanalyse durchgeführt und den anderen Mitarbeitermanager als Stakeholder ermittelt hätten, der einen großen Einfluss auf Ihr Projekt hat, hätten Sie einen frühzeitigen Dialog einleiten können.

Dabei hätten Sie erfahren können, welche konkreten Einwände dieser Vorgesetzte gegen das Projekt hatte und wie Sie dem Widerstand möglicherweise hätten begegnen können, bevor das Projekt in vollem Gange war.

Sie hätten auch den anderen Mitarbeitermanager aktiv in das Projekt einbeziehen können, damit er sich einbezogen fühlt und somit aktiv am Erfolg des Projekts mitgearbeitet hätte.

Was ist ein Stakeholder in einem Projekt?

Das vorstehend aufgeführte Beispiel bezieht sich auf eine Person, die einen großen Einfluss hat, wie gut Sie Ihr Projekt durchführen können.

Aber es gibt noch eine Reihe weiterer Stakeholder, die Sie ebenfalls berücksichtigen müssen.

Stakeholder sind im weiteren Sinne all diejenigen, die von Ihrem Projekt betroffen sind, eine Meinung dazu haben oder den Abschluss des Projekts erleichtern bzw. erschweren können.

Ein Stakeholder muss keine Einzelperson sein. Es kann sich auch um eine Organisation oder ein Unternehmen handeln.

Interessentengruppen werden auch Stakeholder genannt – daher die Bezeichnung Stakeholderanalyse.

Um die Arbeit mit ihnen zu erleichtern, werden Stakeholder häufig in vier Kategorien eingeteilt:

• Niedriges Interesse, niedriger Einfluss
• Hohes Interesse, niedriger Einfluss
• Niedriges Interesse, hoher Einfluss
• Hohes Interesse, hoher Einfluss

Häufig wird ein Stakeholder-Matrix wie das untenstehende verwendet, um unterschiedliche Stakeholder in die Kategorien einzuordnen.

In welche Kategorie die Stakeholder fallen, bestimmt auch, wie viel Energie Sie für sie aufwenden müssen.

Schauen wir uns an, was die vier Stakeholder-Kategorien kennzeichnet.

Niedriges Interesse, niedriger Einfluss

Diese Gruppe von Stakeholdern hat wenig Einfluss auf die Umsetzung des Projekts und ist davon auch nicht wesentlich betroffen.

Sie sind wahrscheinlich auch weniger an dem Projekt interessiert; daher ist es ausreichend, wenn Sie ihnen nur sehr allgemeine Informationen geben.

Hohes Interesse, niedriger Einfluss

Diese Guppe zeichnet sich dadurch aus, dass sie keinen sehr großen Einfluss auf das Projekt hat – aber gleichzeitig stark von ihm beeinflusst wird.

Diese Stakeholder müssen im Verlauf des Projekts informiert werden, damit sie mit den Veränderungen umgehen können, die das Projekt für sie mit sich bringt.

HINWEIS (!) Obwohl diese Stakeholder an sich für die eigentliche Umsetzung des Projekts möglicherweise nicht wichtig sind, spielen sie oft eine wichtige Rolle dabei, ob Sie die Gesamtziele des Projekts erreichen. Also ob das Projekt ein Erfolg wird.

So können Sie beispielsweise ein Projekt technisch gesehen abschließen, bei dem Ihr Projektteam ein IT-System einrichtet oder optimierte Arbeitsabläufe für einen Kunden entwirft, ohne die Mitarbeiter des Kunden zu berücksichtigen.

Aber es wird höchstwahrscheinlich kein Erfolg, wenn die Mitarbeiter es später nicht nutzen.

Beispiele könnten sein:

• Benutzer von IT-Systemen
• Mitarbeiter, die neue Prozesse und Arbeitsabläufe erhalten
• Kunden, die als Folge von Strategieprojekten weniger Augenmerk erhalten

Niedriges Interesse, hoher Einfluss

Wenn Sie diese Gruppe vergessen, sind Probleme während des Projekts nahezu vorprogrammiert.

Diese Gruppe brauchen Sie oft nicht direkt für Ihr Projekt – möglicherweise bringen sie sich nicht ein oder sind von dem Projekt nicht besonders betroffen; sind aber oft in der Lage, großen Einfluss auf Entscheidungen im Projekt zu nehmen.

Beispiele könnten sein:

• Die Geschäftsleitung in Ihrem Unternehmen
• Sponsoren
• Partner

Wenn Sie diese Personen nicht von Anfang an einbeziehen und gut informieren, können sie im Projektverlauf oft Einfluss ausüben, wenn sie sich außen vor gelassen fühlen. Oder wenn Sie den Projektumfang nicht von Anfang an mit ihnen abgestimmt haben.

Hohes Interesse, hoher Einfluss

Wenn Sie das Ziel Ihres Projekts erreichen wollen, ist es unabdingbar, dass Sie Zeit auf diese Gruppe verwenden.

Diese Personen tragen oft mit Fachwissen bei, das für Sie zur Durchführung des Projekts erforderlich ist.

Sie haben außerdem großen Einfluss auf die Entscheidungsfindung, daher ist es wichtig, dass Sie sie während des gesamten Projekts häufig informieren und zu Rate ziehen.

Beispiele könnten sein:

• Wissenschaftliche oder fachliche Experten
• Schlüsselpersonen bei externen Lieferanten

Da sie für die Durchführung Ihres Projekts von zentraler Bedeutung sind – wenn sie beispielsweise für eine Teillieferung verantwortlich sind – ist es auch wichtig, dass sie Sie über den Status oder etwaige Probleme informieren.

Von allen Stakeholdern müssen Sie die meiste Zeit mit dieser Gruppe von Stakeholdern verbringen.

So führen Sie eine Stakeholderanalyse durchSo führen Sie eine Stakeholderanalyse durch

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine gute Stakeholderanalyse durchführen, damit Sie die größten Widerstände vermeiden und Ihre Stakeholder optimal nutzen.

Sie müssen bei Ihrer Analyse damit beginnen, die Stakeholder zu ermitteln.

Schritt 1: Brainstorming mit den Projektbeteiligten

Als Projektleiter haben Sie höchstwahrscheinlich nicht den vollständigen Überblick darüber, wer für den Abschluss des Projekts notwendig ist, wer Einfluss hat und wer von Anfang an betroffen ist.

Es ist daher eine sehr gute Idee, Ihre Projektgruppe in ein Brainstorming einzubeziehen, bei dem Sie die unterschiedlichen Interessengruppen ermitteln.

Auch für die nächsten Schritte der Stakeholderanalyse ist der Input der Projektgruppe wertvoll.

Sie können gerne Post-its (oder ein Online-Tool wie Miro) verwenden, um erst einmal einen visuellen Überblick über alle Stakeholder zu erhalten, damit Sie sie später sortieren können.

Fragen Sie die Gruppe, welche Personen ihrer Ansicht nach:

• Vom Projekt betroffen sind
• Am Projekt interessiert sind
• Für die Durchführung des Projekts erforderlich sind
• Entscheidungen treffen können, die das Projekt beeinflussen

Die Projektgruppe sollte vorzugsweise aus Personen von mehreren Stellen in Ihrer Organisation – eventuell auch beim Kunden – bestehen, damit Sie eine möglichst umfassende Analyse durchführen.

Lesen Sie auch unseren Leitfaden: Ressourcenmanagement [4 Dinge, die Sie zuerst erledigen müssen]

Schritt 2: Gruppieren Sie die Stakeholder in Ihrer Stakeholder-Matrix Schritt 2: Gruppieren Sie mit Hilfe Ihrer Stakeholder-Matrix

In diesem Teil der Analyse müssen Sie sich mit folgenden Fragen befassen:

• Wie notwendig sind die Stakeholder für die Umsetzung des Projekts?
• Wie viel Einfluss können sie ausüben?

Verwenden Sie das Stakeholderanalyseraster von zuvor und ordnen Sie sie den vier Kategorien zu, damit Sie ein Modell haben, mit dem Sie arbeiten können.

Schritt 3: Priorisieren Sie Stakeholder und definieren Sie ihre Ziele Schritt 3: Priorisieren Sie und definieren Sie ihre Ziele

Nachdem die Projektgruppe alle möglichen Stakeholder ermittelt hat, gilt es, die wichtigsten Stakeholder für den Projekterfolg auszuwählen.

In vielen Projekten werden Sie nicht in der Lage sein, sich mit allen möglichen Stakeholdern zu befassen, daher ist es wichtig, dass Sie Prioritäten setzen.

Es gibt keine Formel dafür, wen Sie priorisieren sollten, aber je notwendiger ein Stakeholder und je höher sein Einfluss ist, desto wichtiger ist es, ihn einzubeziehen.

Eine Ressourcenperson sollte immer höhere Priorität erhalten als beispielsweise ein externer Stakeholder.

Sobald Sie Prioritäten gesetzt haben, können Sie damit beginnen, zu ermitteln, was für den einzelnen Stakeholder wichtig ist:

• Welche Erwartungen, Erfolgskriterien und Ziele haben sie für das Projekt?
• Welches Interesse haben sie an dem Projekt?
• Was sind ihre persönlichen Prioritäten in Bezug auf ihre Position, ihren Arbeitsschwerpunkt und ihre Ambitionen?

Diese Fragen helfen Ihnen auch, eventuelle Widerstände gegen das Projekt zu erkennen.

Schritt 4: Ermitteln Sie Widerstände und Interessenkonflikte Schritt 4: Widerstände und Interessenkonflikte ermitteln

Nachdem Sie die Stakeholder priorisiert haben, gilt es, Interessenkonflikte aufzudecken und zu beleuchten.

Kollidiert das Projekt mit den Zielen, persönlichen Ambitionen oder etwas anderem des Stakeholders?

Für diese Übung können Sie auch versuchen, die Vor- und Nachteile aufzulisten, die die Interessengruppen mit dem Projekt erfahren könnten.

Ihr Projektteam ist besonders nützlich, wenn es darum geht, mögliche Widerstände zu ermitteln, da sie oft näher an den Stakeholdern dran sind als Sie als Projektleiter und sie daher besser kennen.

Sobald Sie Interessenkonflikte ermittelt haben, sind Sie gut gerüstet, um zu planen, wie Sie damit umgehen.

Schritt 5: Erstellen Sie einen Plan für den Umgang mit Stakeholdern

Kommen wir nun zu dem, was Sie als Projektleiter am besten können: Die Ausarbeitung eines Plans, wie Sie mit all den unterschiedlichen Interessengruppen umgehen.

Hier haben Sie die Möglichkeit, Konflikten zuvorzukommen. Ein guter Plan kann Ihnen Sicherheit geben, da das Risiko geringer ist, während des Projekts von Widerständen überrascht zu werden.

In dieser Übung müssen Sie drei Hauptfragen pro Stakeholder beantworten:

• Welche Art von Kommunikation benötigen sie?
  • Wann sollten sie konsultiert werden?
  • Wann sollten sie lediglich informiert werden?
• Wie oft sollten Sie mit ihnen kommunizieren? (Je wichtiger der Stakeholder, desto häufiger)
• Wie gehen Sie mit erwartetem Widerstand des Stakeholders um?

Der letzten Frage kann man meist mit frühzeitiger Einbeziehung begegnen, manchmal kann es aber auch praktisch sein, eine Verhandlungstaktik parat zu haben.

Wenn die Interessen des Stakeholders grundlegend mit den Zielen des Projekts in Konflikt stehen, können Sie in welchen Bereichen Abstriche machen, um ihnen entgegenzukommen? Wer kann den Stakeholder beeinflussen/wen können Sie als Mediator einsetzen?

Wie gehen Sie mit „widerspenstigen“ Stakeholdern um?

Wenn Sie wichtige Stakeholder ermittelt haben, bei denen sie keine Optionen sehen, um ihnen entgegenzukommen bzw. mit ihnen umzugehen, müssen Sie dies unverzüglich in Ihrem Lenkungsausschuss zur Sprache bringen.

Ein solcher Stakeholder ist ein wesentlicher Risikofaktor im Projekt, und als Projektleiter haben Sie die Pflicht, auf Risiken im Projekt hinzuweisen.

Wenn Sie Ihre Analyse erstellt und möglicherweise der Lenkungsgruppe vorgestellt haben, können Sie das Projekt vorantreiben.

Nutzen Sie die Stakeholderanalyse während Ihres gesamten Projekts Stakeholderanalyse während Ihres gesamten Projekts nutzen

Wie jedes andere Tool im Projektmanagement müssen Sie Ihre Analyse auf dem neuesten Stand halten.

Stakeholder können sich im Verlauf des Projekts häufig ändern oder an Relevanz verlieren.

Einige Stakeholder sind nur in bestimmten Phasen relevant, während andere ihre Einstellung zum Projekt ändern können, wenn sie mehr Erfahrung damit sammeln.

Gehen Sie Ihre Stakeholder regelmäßig durch und besprechen Sie sie mit dem Projektteam.

Ist die Analyse noch aktuell? Sind neue Stakeholder hinzugekommen?

Wenn Sie die Stakeholderanalyse während des gesamten Projekts regelmäßig aktualisieren, schaffen Sie die besten Voraussetzungen dafür, Interessenkonflikte und unangenehme Überraschungen souverän zu bewältigen.