Guide: Resursplanering [4 saker som du först ska ha på plats]

Full insyn och kontroll över verksamheten, mer försäljning och maximal vinst för ditt arbete.

Du skulle säkert gärna vilja ha det, om du fick ett erbjudande. Det är också dessa tre fördelar som lyfts fram, när man talar om resursplanering.

Det kan revolutionera företaget om du får det att fungera för dig.

Resursplanering har samtidigt blivit ett modeord bland optimistiska ledare. Få gör klart för sig vad det egentligen är och vad det kräver av ditt företag.

I guiden här granskar vi vad resursplanering är, och vilka fördelar det ger dig. Men viktigast av allt: Vad ditt företag behöver ha kontroll över, innan du kan skörda frukterna.

Vi börjar med Adam och Eva.

Vad är resursplanering – helt praktiskt på ett jordnära och elementärt sätt?

Resursplanering är ditt företags Tetris-spel.

Det är det spel som du använder för att se till att alla dina konsulter har tillräckligt med arbetsuppgifter och att de också har tid att utföra dem.

Med resursplanering kan du se vad konsulterna gör när de gör det, och – kanske viktigast av allt – när de INTE har något att göra.

När du har den överblicken, kan du sälja in projekt när konsulter är tillgängliga i kalendern och slå på bromsen när de är fullt sysselsatta. Precis som i Tetris gäller det att inte ha några luckor i kalendern, eller ge för många projekt och uppgifter till varandra så att medarbetarna inte hänger med.

Om du lyckas behärska spelet blir det en vändpunkt för företaget.

Vilken utdelning får jag av resursplaneringen?

Den största och mest omedelbara fördelen med effektiv resursplanering är att du kan fakturera fler av konsulternas timmar.

Eftersom du vet när det finns luckor i deras kalendrar kan du allokera dem till kundprojekt, när det finns lediga perioder. Detta gör att du kan höja nivån av fakturerbara timmar.

Om du höjer nivån av fakturerbara timmar i ett företag med 20 konsulter med 5 %, innebär det att du kan fakturera kunderna 160 timmar mer i månaden.

Hur mycket du ökar omsättningen och vinsten beror på timpriset.

Samtidigt kommer dina säljare inte att säga nej till uppgifter eftersom de tror att konsulterna är fullt upptagna. Eller att säga ja till uppgifter som konsulterna inte har tid att genomföra, och därigenom ge ditt företag ett rykte om att inte leverera.

Slutligen sänker du stressnivån för dina konsulter eftersom arbetsbelastningen blir mer realistisk. Om du kan matcha konsulternas kapacitet med de uppgifter de får, blir det lättare för dem att leverera kundprojekten på rätt sätt.

Det ger bättre trivsel, när de inte ständigt underpresterar på grund av för hög arbetsbelastning.

Är det här något för mitt företag?

När vi talar med företag med 3–8 kollegor som vill börja med resursplanering, avråder vi dem nästan alltid.

Om företaget har mindre än 15 konsulter, är det mer effektivt att prata med varandra. Här är resursplanering en klar överdrift i förhållande till investeringen.

Undantaget kan vara revisionsföretag, där varje revisor har 60–100 kunder och många små fasta arbetsuppgifter. Eller byråer som säljer abonnemang på sökmotoroptimering, och där det finns god kontroll över tiden som spenderas på varje uppgift.

Huvudregeln är att resursplanering börjar bli meningsfull när företaget har vuxit till 15–20 konsulter.

Om du är osäker på om ni är tillräckligt stora, kan du fråga dig själv: Har jag så många konsulter, kunder och uppgifter att jag förlorar överblicken över tid, projekt, uppgifter och budgetar?

Om du kan svara ja på den frågan, håller företaget på att bli moget för resursplanering.

Det låter bra – men är vi redo?

Det beror på om du har lagt en grund.

Även om ditt företag är stort nog och utdelningen tilltalar dig, finns det fyra grundläggande saker som du behöver ha kontroll över för att få bra resultat med resursplanering.

Vi har identifierat de fyra sakerna och ger dig konkreta tips för att utföra stegen – om de inte är helt på plats ännu.

1) Ditt företag måste engageras helt

När vi talar om resursplanering passar talesättet kvalitet inifrån och ut.

Resursplanering är bra endast i förhållande till den insats du lägger in i det. Om hela företaget inte är med på det, förlorar det sitt värde. Och om du inte underhåller det hela tiden, blir det betydelselöst.

Så om du arbetar i ett företag där du och hälften av ledningen vill förbättra verksamheten med resursplanering – men den andra hälften och en stor del av konsulterna inte kan se meningen – då kommer det inte att fungera för er.

Om ni inför det ändå utan enighet och engagemang i hela organisationen, kan du inte lita på att konsulterna har tid när du behöver dem. En kollega kan ha lagt beslag på den tiden utanför resursplaneringen.

Det är helt avgörande att alla i företaget kan se värdet av att ha en skottsäker resursplanering som används konsekvent.

Tre tips för att säkerställa engagemang

• Se till att ledningen är överens om att resursplanering är något ni vill ha. Skapa ett ordentligt ”business case” så att alla kan se det förnuftiga i investeringen. Sätt inte igång förrän ni är eniga.
• Involvera alla relevanta medarbetare i beslutsprocessen och själva processen med att börja använda resursplanering. Se till att även de medarbetare som inte aktivt behöver använda sig av resursplaneringen kan se det faktiska värdet av det (skälet framkommer lite senare i artikeln).
• Hitta den nivå där ni kan enas om att göra det, och börja inte med en mycket detaljerad styrning. Om ni börjar styra ned till de enskilda timmarna blir den omedelbara administrationen för mycket att svälja för många i företaget. Enas om att starta på en veckobasis, så att alla kan vara med och förstå idén.

2) Du måste investera i det

Förutom attitydbaserad investering i hela företaget kräver resursplanering resurser i sig.

Helt konkret krävs det en investering i tid.

Om du har cirka 15 anställda kan projektledarna samordna med varandra, så länge de har ett gemensamt system för att göra detta. Om företaget är ännu större, måste en specifik medarbetare utses för att samordna uppgifterna mellan konsulter och avdelningar.

I medelstora företag kan detta ofta göras med en deltidsanställd medarbetare. Men det kräver att det avsätts tid åt detta.

Fördelarna med att ha en speciell medarbetare anställd för att hantera konsulternas tid är att den personen får en omfattande och aktuell inblick i företagets kapacitet. Det betyder att du alltid kan se om det finns behov av att ta in fler uppgifter, eller om antalet medarbetare är för få i förhållande till antalet uppgifter.

Om du inte investerar tid till att göra det ordentligt, kommer du att lägga mer press på företaget, eftersom projektledare och säljare inte kan lita på att resursplaneringen är uppdaterad och underhållen.

Tips – Hur vet jag, vad jag ska investera?

• Börja med att söka råd och vägledning om du inte har gjort det förut. Det finns gott om affärskonsulter och leverantörer som kan hjälpa dig att komma igång. Då sparar du läropengarna och undviker att projektet kollapsar.
• Sätt upp det i en formel. Som ett minimum kan en välfungerande resursplanering öka andelen fakturerade timmar med 5 %. Om ni har 20 medarbetare betyder det att du kan fakturera 160 timmar mer i månaden. Hur stor andel av era timmar kan du fakturera idag?

3) Du måste veta, hur lång tid saker tar

Därigenom kan du leverera till kunderna, dina budgetar blir mer realistiska och konsulterna kan utföra arbetet på ett tillfredsställande sätt inom den fastställda ramen.

Tips – Hur får jag en överblick över tidsförbrukningen?

• Börja med tidrapporteringen idag. Få med konsulterna, så att de förstår varför det är meningsfullt för dem. 
• Investera i ett tidrapporteringssystem. TimeLog erbjuder gratis tidrapportering, som låter dig komma i gång omedelbart..
• Använd tidrapporteringen och samla på dig erfarenhet. Det är underlaget till din resursplanering och ger värdefull feedback för prissättning av projekt och till konsulterna själva.
• Börja nu och utvärdera insatsen om sex månader.

4) Använd ett speciellt resursplaneringsverktyg

Excel är bra för många saker. Men det är inte gjort för resursplanering.

Problemet med att planera tid och resurser i Excel sker nästan alltid när översikten börjar vittra sönder. Det finns inget samband mellan tidrapportering, konsulternas arbetsbelastning, budgetar och uppgörelse med kunderna.

Hur är det under liknande förhållanden, när du effektivt länkar konsultens tidrapportering med resursplanering på ett sätt som inte innehåller fel och där du får en riktig överblick?

I den verkliga världen fungerar det aldrig.

Men om du arbetar i ett system som är skapat speciellt för tidrapportering, får du ett samband mellan alla element. Du sparar läropengar på att skapa ditt eget system baserat på många Excel-ark. Och du får ett system som du och dina konsulter kan lita på och som ger en överblick från ledningen till den enskilda medarbetaren.

Tips - Hur hittar jag ett resursplaneringssystem som passar mitt företag?

• Läs artiklar online om resursplanering eller använd programvaruportaler som Capterra. System kommer ofta att nämnas, och hos Capterra får du även recensioner från användare.
• Var kritisk mot leverantörerna och kontrollera om systemet passar in i ditt företag. Alla system fungerar på olika sätt och om du får ett system som inte passar ditt företag kan det göra mer skada än nytta.
• Sök råd och vägledning. Det finns många företagskonsulter med erfarenhet och andra företag som har använt olika system. Du kan eventuellt ställa en fråga på LinkedIn.

4 x ja – jag vill gärna komma igång.

Om du kontrollerar de fyra punkterna ovan kommer resursplaneringen att lyfta ditt företag med bättre planering, högre vinst, mer nöjda kunder och bättre dialog. Sist men inte minst, betydligt mer nöjda konsulter som upplever att de kan leverera tillfredsställande inom realistiska förväntningar.

Du kan lära dig mer om TimeLogs resursplanering här.

Om det fortfarande saknas något för att det ska vara meningsfullt, bör du redan nu börja organisera företaget för resursplaneringen genom att t.ex. rapportera tid och få bättre insyn i projekten och arbetsuppgifterna. Det har många fördelar i sig.

Om du vill göra en utvärdering av företagets potential, är du välkommen att använda länken nedan. Vi har konsulter som kan vägleda dig om resursplanering verkar meningsfullt för dig.