Skip to the main content.

Tidrapportering
Skapa en stabil datagrund för smidig fakturering och detaljerade affärsinsikter med enkel tidrapportering.

Projektledning
Bli världsmästare i projektledning. Håll dina projekt på rätt spår - och lönsamma.

Resursplanering
Bemanna projekt på ett effektivt sätt och driv företaget med säkerhet.

Ledningsrapportering
Bli smartare - snabbare - och fatta smarta beslut som ger långsiktiga effekter på tillväxten.

Fakturering
Fakturera allt - snabbt och korrekt - samtidigt som du håller koll på projektets ekonomi.

Personal och lön
Ge CFO:er och HR-avdelningar ett verktyg för att eliminera onödig administration.

Finansiella system
Med TimeLog kan du integrera med ditt ekonomisystem. Det sparar tid och minskar det manuella arbetet.

Lönesystem
TimeLog erbjuder integrationer till flera olika lönesystem. Få enkel lönehantering.

Moduler
Rapportera tid via Outlook, använd gamification eller andra moduler som kan förenkla processer i din verksamhet.

Flera juridiska personer
Skapa synergi mellan avdelningar, mellan länder och kontor med modulen för flera juridiska personer.

Affärsinformation
Dra full nytta av de insikter och data du får från TimeLog. TimeLog PSA är redo att integreras med flera olika BI-lösningar.

Partnerintegrationer
TimeLog PSA är en del av ett större ekosystem. Få en översikt över alla partnerintegrationer i TimeLog-familjen.

Ekonomiavdelning
Spara 1-2 dagar per månad på din faktureringsprocess.

Projektavdelingar
Från planering till genomförande och utvärdering. Starka verktyg för varje projektledare.

Ledningsavdelning
Skapa en prestationsdriven kultur med starka rapporteringsmöjligheter.

Stora företag
Förbättra verksamhet och resultat i olika enheter, länder och avdelningar.

Icke-statliga organisationer och ideella organisationer
Förenkla interna processer, lägg mindre tid på administration och få dokumentationen på plats - till ett rabatterat pris.

Blogg
Få inspiration till att driva en ännu bättre verksamhet med artiklar, guider, analyser och verktyg i bloggen.

Guider, podcasts och webbinarier
Få tillgång till mallar, guider och webbinarier som hjälper och inspirerar dig.

Help Center
Letar du efter hjälpmaterial och användarhandböcker för TimeLog? Hitta all hjälp du behöver nu.

Invoicing Process SE_header

Prova TimeLog nu!

En enda källa till sanning
Se hur andra organisationer använder TimeLog som deras enda källa till sanning till länder, avdelningar och valutor.

Bättre integration och API
Upptäck vilka fördelar kunderna får av att använda våra integrationer och API.

Rapportering i realtid 
Hur realtidsrapportering förändrar processer och beslutsfattande.

Kom igång med resursplanering
Med en bättre förståelse för dina resurser följer bättre planering och prognoser.


Läs om hur andra verksamheter hanterar betalningsavtal, KPI:er och projektmarginaler.

Snabbare fakturering
Så här gör andra företag för att minska den tid de lägger på fakturering med 75 %.

Historien om TimeLog
Få insikter om TimeLog och hur vi kan hjälpa dig att växa och utveckla din verksamhet.

Medarbetarna
Se vem som dyker upp varje dag för att leverera den bästa PSA-lösningen till dig.

Karriär
Hur är det att arbeta på TimeLog? Håller vi på att anställa? Få svaret här.

Partner
Skapa ännu mer värde för dina kunder som TimeLog-partner.

Mycket mer service
Hjälp center, skräddarsydd onboarding och support från dag 1.

Vårt sociala ansvar
Vi arbetar för att säkerställa en positiv inverkan på planeten, människor och företag.

GDPR & säkerhet
Läs mer om hur vi arbetar för att skydda dina uppgifter och ge maximal säkerhet.

6 min read

Guide: Resursplanering [4 saker som du först ska ha på plats]

Resursplanering står högt på önskelistan över verktyg hos företag, som säljer kunskap och konsulttimmar. Men vad är resursplanering egentligen? Och är du redo för det?

Guide: Resursplanering [4 saker som du först ska ha på plats]

Full insyn och kontroll över verksamheten, mer försäljning och maximal vinst för ditt arbete.

Du skulle säkert gärna vilja ha det, om du fick ett erbjudande. Det är också dessa tre fördelar som lyfts fram, när man talar om resursplanering.

Det kan revolutionera företaget om du får det att fungera för dig.

Hent din Balanced Scorecard-pakke

Resursplanering har samtidigt blivit ett modeord bland optimistiska ledare. Få gör klart för sig vad det egentligen är och vad det kräver av ditt företag.

I guiden här granskar vi vad resursplanering är, och vilka fördelar det ger dig. Men viktigast av allt: Vad ditt företag behöver ha kontroll över, innan du kan skörda frukterna.

Vi börjar med Adam och Eva.

Vad är resursplanering – helt praktiskt på ett jordnära och elementärt sätt?

Resursplanering är ditt företags Tetris-spel.

Det är det spel som du använder för att se till att alla dina konsulter har tillräckligt med arbetsuppgifter och att de också har tid att utföra dem.

Med resursplanering kan du se vad konsulterna gör när de gör det, och – kanske viktigast av allt – när de INTE har något att göra.

När du har den överblicken, kan du sälja in projekt när konsulter är tillgängliga i kalendern och slå på bromsen när de är fullt sysselsatta. Precis som i Tetris gäller det att inte ha några luckor i kalendern, eller ge för många projekt och uppgifter till varandra så att medarbetarna inte hänger med.

Om du lyckas behärska spelet blir det en vändpunkt för företaget.

Vilken utdelning får jag av resursplaneringen?

Den största och mest omedelbara fördelen med effektiv resursplanering är att du kan fakturera fler av konsulternas timmar.

Eftersom du vet när det finns luckor i deras kalendrar kan du allokera dem till kundprojekt, när det finns lediga perioder. Detta gör att du kan höja nivån av fakturerbara timmar.

Om du höjer nivån av fakturerbara timmar i ett företag med 20 konsulter med 5 %, innebär det att du kan fakturera kunderna 160 timmar mer i månaden.

Hur mycket du ökar omsättningen och vinsten beror på timpriset.

Samtidigt kommer dina säljare inte att säga nej till uppgifter eftersom de tror att konsulterna är fullt upptagna. Eller att säga ja till uppgifter som konsulterna inte har tid att genomföra, och därigenom ge ditt företag ett rykte om att inte leverera.

Slutligen sänker du stressnivån för dina konsulter eftersom arbetsbelastningen blir mer realistisk. Om du kan matcha konsulternas kapacitet med de uppgifter de får, blir det lättare för dem att leverera kundprojekten på rätt sätt.

Det ger bättre trivsel, när de inte ständigt underpresterar på grund av för hög arbetsbelastning.

Är det här något för mitt företag?

När vi talar med företag med 3–8 kollegor som vill börja med resursplanering, avråder vi dem nästan alltid.

Om företaget har mindre än 15 konsulter, är det mer effektivt att prata med varandra. Här är resursplanering en klar överdrift i förhållande till investeringen.

Undantaget kan vara revisionsföretag, där varje revisor har 60–100 kunder och många små fasta arbetsuppgifter. Eller byråer som säljer abonnemang på sökmotoroptimering, och där det finns god kontroll över tiden som spenderas på varje uppgift.

Huvudregeln är att resursplanering börjar bli meningsfull när företaget har vuxit till 15–20 konsulter.

Om du är osäker på om ni är tillräckligt stora, kan du fråga dig själv: Har jag så många konsulter, kunder och uppgifter att jag förlorar överblicken över tid, projekt, uppgifter och budgetar?

Om du kan svara ja på den frågan, håller företaget på att bli moget för resursplanering.

Det låter bra – men är vi redo?

Det beror på om du har lagt en grund.

Även om ditt företag är stort nog och utdelningen tilltalar dig, finns det fyra grundläggande saker som du behöver ha kontroll över för att få bra resultat med resursplanering.

Vi har identifierat de fyra sakerna och ger dig konkreta tips för att utföra stegen – om de inte är helt på plats ännu.

1) Ditt företag måste engageras helt

När vi talar om resursplanering passar talesättet kvalitet inifrån och ut.

Resursplanering är bra endast i förhållande till den insats du lägger in i det. Om hela företaget inte är med på det, förlorar det sitt värde. Och om du inte underhåller det hela tiden, blir det betydelselöst.

Så om du arbetar i ett företag där du och hälften av ledningen vill förbättra verksamheten med resursplanering – men den andra hälften och en stor del av konsulterna inte kan se meningen – då kommer det inte att fungera för er.

Om ni inför det ändå utan enighet och engagemang i hela organisationen, kan du inte lita på att konsulterna har tid när du behöver dem. En kollega kan ha lagt beslag på den tiden utanför resursplaneringen.

Det är helt avgörande att alla i företaget kan se värdet av att ha en skottsäker resursplanering som används konsekvent.

Tre tips för att säkerställa engagemang

  • Se till att ledningen är överens om att resursplanering är något ni vill ha. Skapa ett ordentligt ”business case” så att alla kan se det förnuftiga i investeringen. Sätt inte igång förrän ni är eniga.
  • Involvera alla relevanta medarbetare i beslutsprocessen och själva processen med att börja använda resursplanering. Se till att även de medarbetare som inte aktivt behöver använda sig av resursplaneringen kan se det faktiska värdet av det (skälet framkommer lite senare i artikeln).
  • Hitta den nivå där ni kan enas om att göra det, och börja inte med en mycket detaljerad styrning. Om ni börjar styra ned till de enskilda timmarna blir den omedelbara administrationen för mycket att svälja för många i företaget. Enas om att starta på en veckobasis, så att alla kan vara med och förstå idén.

2) Du måste investera i det

Förutom attitydbaserad investering i hela företaget kräver resursplanering resurser i sig.

Helt konkret krävs det en investering i tid.

Om du har cirka 15 anställda kan projektledarna samordna med varandra, så länge de har ett gemensamt system för att göra detta. Om företaget är ännu större, måste en specifik medarbetare utses för att samordna uppgifterna mellan konsulter och avdelningar.

I medelstora företag kan detta ofta göras med en deltidsanställd medarbetare. Men det kräver att det avsätts tid åt detta.

Fördelarna med att ha en speciell medarbetare anställd för att hantera konsulternas tid är att den personen får en omfattande och aktuell inblick i företagets kapacitet. Det betyder att du alltid kan se om det finns behov av att ta in fler uppgifter, eller om antalet medarbetare är för få i förhållande till antalet uppgifter.

Om du inte investerar tid till att göra det ordentligt, kommer du att lägga mer press på företaget, eftersom projektledare och säljare inte kan lita på att resursplaneringen är uppdaterad och underhållen.

Tips – Hur vet jag, vad jag ska investera?

  • Börja med att söka råd och vägledning om du inte har gjort det förut. Det finns gott om affärskonsulter och leverantörer som kan hjälpa dig att komma igång. Då sparar du läropengarna och undviker att projektet kollapsar.
  • Sätt upp det i en formel. Som ett minimum kan en välfungerande resursplanering öka andelen fakturerade timmar med 5 %. Om ni har 20 medarbetare betyder det att du kan fakturera 160 timmar mer i månaden. Hur stor andel av era timmar kan du fakturera idag?

3) Du måste veta, hur lång tid saker tar

Med andra ord: Du måste ha tidrapporterat uppgifter och projekt och du måste ha gjort det under en längre tid.

I ett scenario där du planerar dina konsulters tider utan att veta hur lång tid uppgifterna tar, kommer du ständigt att skjuta fram deadlines. När du ständigt skjuter fram deadlines, kan du inte lita på att luckorna i konsulternas kalendrar verkligen är luckor.

Om du konsekvent underskattar tidsförbrukningen med 20 %, minskar du också dina intäkter med 20 % och måste ständigt skjuta upp nya projekt. Om du överskattar den tid som spenderas kommer du tvärtom att säga nej till uppgifter som du faktiskt hade kunnat ta.

Därför måste du skapa en erfarenhetsbas över hur lång tid olika typer av uppgifter och projekt tar. Och här är det inte tillräckligt att gissa sig fram eller gå på magkänslan. I 9 fall av 10 stämmer detta faktiskt inte.

Men om du får konsulterna att rapportera tid för projekt och typer av uppgifter, och om du har samlat in tidrapporteringen på ett strukturerat sätt (!), skapar du ett underlag för realistiska tidsuppskattningar.

Hur länge man behöver samla erfarenhet varierar från företag till företag. Och det beror också på hur detaljerad resursplanering du vill göra. Men börja redan nu och utvärdera om sex månader, om du faktiskt kan ange timmar för era uppgifter och projekt.
 
Förutom att överblicken nu gör det möjligt för dig att optimera hur du utför projekt har du nu en databas över tidsförbrukning, som ger dig ammunition till att resursplanera mycket exakt.

Därigenom kan du leverera till kunderna, dina budgetar blir mer realistiska och konsulterna kan utföra arbetet på ett tillfredsställande sätt inom den fastställda ramen.

Tips – Hur får jag en överblick över tidsförbrukningen?

  • Börja med tidrapporteringen idag. Få med konsulterna, så att de förstår varför det är meningsfullt för dem. 
  • Investera i ett tidrapporteringssystem. TimeLog erbjuder gratis tidrapportering, som låter dig komma i gång omedelbart..
  • Använd tidrapporteringen och samla på dig erfarenhet. Det är underlaget till din resursplanering och ger värdefull feedback för prissättning av projekt och till konsulterna själva.
  • Börja nu och utvärdera insatsen om sex månader.

4) Använd ett speciellt resursplaneringsverktyg

Excel är bra för många saker. Men det är inte gjort för resursplanering.

Problemet med att planera tid och resurser i Excel sker nästan alltid när översikten börjar vittra sönder. Det finns inget samband mellan tidrapportering, konsulternas arbetsbelastning, budgetar och uppgörelse med kunderna.

Hur är det under liknande förhållanden, när du effektivt länkar konsultens tidrapportering med resursplanering på ett sätt som inte innehåller fel och där du får en riktig överblick?

I den verkliga världen fungerar det aldrig.

Men om du arbetar i ett system som är skapat speciellt för tidrapportering, får du ett samband mellan alla element. Du sparar läropengar på att skapa ditt eget system baserat på många Excel-ark. Och du får ett system som du och dina konsulter kan lita på och som ger en överblick från ledningen till den enskilda medarbetaren.

Tips - Hur hittar jag ett resursplaneringssystem som passar mitt företag?

  • Läs artiklar online om resursplanering eller använd programvaruportaler som Capterra. System kommer ofta att nämnas, och hos Capterra får du även recensioner från användare.
  • Var kritisk mot leverantörerna och kontrollera om systemet passar in i ditt företag. Alla system fungerar på olika sätt och om du får ett system som inte passar ditt företag kan det göra mer skada än nytta.
  • Sök råd och vägledning. Det finns många företagskonsulter med erfarenhet och andra företag som har använt olika system. Du kan eventuellt ställa en fråga på LinkedIn.

4 x ja – jag vill gärna komma igång.

Om du kontrollerar de fyra punkterna ovan kommer resursplaneringen att lyfta ditt företag med bättre planering, högre vinst, mer nöjda kunder och bättre dialog. Sist men inte minst, betydligt mer nöjda konsulter som upplever att de kan leverera tillfredsställande inom realistiska förväntningar.

Du kan lära dig mer om TimeLogs resursplanering här.

Om det fortfarande saknas något för att det ska vara meningsfullt, bör du redan nu börja organisera företaget för resursplaneringen genom att t.ex. rapportera tid och få bättre insyn i projekten och arbetsuppgifterna. Det har många fördelar i sig.

Om du vill göra en utvärdering av företagets potential, är du välkommen att använda länken nedan. Vi har konsulter som kan vägleda dig om resursplanering verkar meningsfullt för dig.

Att bemästra resursplanering och -allokering: Nyckeln till framgång

Att bemästra resursplanering och -allokering: Nyckeln till framgång

11 min read

Resursplanering står högt på önskelistan över verktyg hos företag, som säljer kunskap och konsulttimmar. Men vad är resursplanering egentligen? Och är du redo för det?

Download now
Kan man använda två redovisningsprinciper i samma företag?

Kan man använda två redovisningsprinciper i samma företag?

2 min read

Resursplanering står högt på önskelistan över verktyg hos företag, som säljer kunskap och konsulttimmar. Men vad är resursplanering egentligen? Och är du redo för det?

Download now
Projekttriangeln: så balanserar du projektets tid, budget och scope

Projekttriangeln: så balanserar du projektets tid, budget och scope

8 min read

Resursplanering står högt på önskelistan över verktyg hos företag, som säljer kunskap och konsulttimmar. Men vad är resursplanering egentligen? Och är du redo för det?

Download now
5 KPI:er som förbättras med resursplanering

5 KPI:er som förbättras med resursplanering

1 min read

Resursplanering står högt på önskelistan över verktyg hos företag, som säljer kunskap och konsulttimmar. Men vad är resursplanering egentligen? Och är du redo för det?

Download now
Därför blöder resultatraden när du inte indexreglerar timpriser

Därför blöder resultatraden när du inte indexreglerar timpriser

5 min read

Resursplanering står högt på önskelistan över verktyg hos företag, som säljer kunskap och konsulttimmar. Men vad är resursplanering egentligen? Och är du redo för det?

Download now
Så förenklar du lån av resurser mellan bolag i koncernen

Så förenklar du lån av resurser mellan bolag i koncernen

4 min read

Resursplanering står högt på önskelistan över verktyg hos företag, som säljer kunskap och konsulttimmar. Men vad är resursplanering egentligen? Och är du redo för det?

Download now
Lönehandläggning för ekonomi: Uppfyller du kraven i GDPR?

Lönehandläggning för ekonomi: Uppfyller du kraven i GDPR?

5 min read

Resursplanering står högt på önskelistan över verktyg hos företag, som säljer kunskap och konsulttimmar. Men vad är resursplanering egentligen? Och är du redo för det?

Download now
Fem trender inom resurshantering

Fem trender inom resurshantering

1 min read

Resursplanering står högt på önskelistan över verktyg hos företag, som säljer kunskap och konsulttimmar. Men vad är resursplanering egentligen? Och är du redo för det?

Download now
Digitalisering av arbetsrutiner för SME:er: Kom igång

Digitalisering av arbetsrutiner för SME:er: Kom igång

6 min read

Resursplanering står högt på önskelistan över verktyg hos företag, som säljer kunskap och konsulttimmar. Men vad är resursplanering egentligen? Och är du redo för det?

Download now