Tre grunde til du skal bygge vækststrategien på processer og KPI

”To finish first, first you have to finish.”

Går du i pitten blandt mekanikere og teamchefer ved det klassiske 24 timers motorløb Le Mans, er det ordsproget, du hører igen og igen.

For den berømte banes historie er fyldt med lynhurtige biler, der har kørt fra alt og alle. Lige indtil et eller andet gik galt, og de endte i flammer eller bag lukkede garagedøre.

I år 2000 tabte motorsportsverdenen mælet, da Audi vandt alle tre podiepladser.

Undervejs udskiftede mekanikerne hele gearkassen og bagenden på bilen. En proces der normalt tog timer, eksekverede Audis toptrænede mekanikere på under 4 minutter.

De har siden vundet 12 gange, og er blevet det næstmest vindende hold på Le Mans nogensinde.

Men hvad har Audis historie med vækststrategi, KPI og processer at gøre?

Er du ikke motorsportsfanatiker, så bær over med mig lidt endnu, for jeg kommer til pointen.

Processer og KPI’er forbereder din vækststrategi til vedvarende succes

Det jeg tager med fra Audis Le Mans-historie er, at det er fint at satse på at tjene så mange penge så hurtigt som muligt.

Maksimal vækst på minimal tid.

Men hvis du vil have en topprofessionel organisation, der ikke bare vinder én gang, men vinder igen, og igen, og igen, bliver du nødt til at have styr på dine processer og dine KPI’er.

Audi havde bygget en lynhurtig bil.

Men endnu mere afgørende - de havde optimeret deres interne processer, som samtlige teamets mekanikere kendte ud og ind. Og processerne tillod dem at udskifte en udslidt gearkasse - lynhurtigt.

Derfor kunne de reagere på det, der for alle andre teams ville have været en katastrofe. Og samtidig vinde løbet.

Fordi hele teamet kender alle teamets processer, har de vundet 12 gange siden. Og fordi de hele tiden laver nøgletalsmålinger på processerne og konstant optimerer på dem, har intet hold kunnet røre dem i årene siden.

Hvis din virksomhed skal vinde over distancen, skal du tænke din vækststrategi på samme måde. Det er det, der adskiller amatørerne fra de professionelle.

Lad os se, hvordan processer og nøgletal præcis hjælper dig gøre det.

1) Du kan styre en forudsigelig forretning gennem processer

Mange år i ledelseslaget har lært mig én ting:

Du skal ikke gamble på nyt, hvis du ikke kan se din baseline.

Hvis du ikke kender din maskine ud og ind, og ved hvordan hver del performer, skal du hverken indtage nye markeder eller foretage dyre teknologiske sats i din vækststrategi.

Hvorfor?

Fordi du vil have mulighed for at kunne styre din virksomhed efter de udfordringer, der altid opstår i nye forretningseventyr.

De to værktøjer, der giver dig mulighed for at styre virksomheden, er KPI’erne og processerne.

Læs også: [Tips] Få 8 råd til at drive bedre virksomhed med KPI’er

KPI’erne er dine sensorer på virksomhedens performance. Ligesom Audis telemetri på bilen lader de dig se, hvor møtrikkerne sidder løst, og hvor maskinen spiller.

Jeg har selv opsat vores vigtigste KPI’er på TimeLogs kontorer. Så kan både jeg og medarbejderne altid se, hvad vi gør godt og knap så godt.

Processerne er din garanti for, at du kan gentage og optimere, der hvor nøgletallene lyser grønt. Og for at du ved, hvordan du kan justere virksomhedsmaskinen, hvis de lyser gult.

Har du gule eller røde nøgletal, er det afgørende, at du kan gå ned i maskinrummet og identificere de dele, der ikke virker. Og dit team kan få udskiftet den gearkasse – lynhurtigt.

Det er processerne, der giver dig tillid til, at grønne KPI’er ikke bare er udtryk for held. Men de faktisk er udtryk for noget, du kan gentage igen og igen.

Effekten er, at du kan skalere din forretningen i vækststrategien.

2) Med processer kan du levere det, du lover kunderne

Hos startups, stagnerende eller kriseramte virksomheder er det ledelsens lod at indføre optimisme i organisationen.

En organisation der ikke tror på sig selv, kommer aldrig til at levere bedre resultater.

Typisk bringes nye salgskræfter ind for at lave en turnaround og få fyldt ordrebogen. Optimismen stiger i takt med, at ordrerne tikker ind igen.

Men optimisme bliver hurtigt afløst af frustration – både for dig, dine medarbejdere og kunden, når du ikke kan levere på det, du har solgt.

For følger resten af virksomhedens processer ikke med din salgsiver, arbejder I lynhurtigt på overkapacitet.

Jeg kender ledere, der kører deres medarbejdere på 70 timers arbejdsuger i et manisk forsøg på at bestige bjerget af arbejde og indhente optimistiske deadlines. Men efter noget tid knækker medarbejderne, og den uholdbare situation bliver udstillet for dem selv og deres kunder.

Download gratis benchmark: Optimerede virksomheder vinder 96% flere tilbud og leverer 40% flere projekter til tiden.

Kører du i stedet en virksomhed, hvor du kender, og har tunet jeres leveringsprocesser, ved du hvad og hvor meget, din organisation kan levere. Ikke bare i et enkelt manisk sprint, men igen og igen.

Den forudsigelighed det medfører kommer til at skinne igennem til kunderne, når salgskonsulenterne kan præsentere et veltilrettelagt leveringsforløb. Og når de kan lukke handlen med vished om, at organisationen selvfølgelig leverer.

Hos TimeLog har vi det sidste år arbejdet intensivt med at optimere vores leveringsprocesser. Vi kommer til at fortsætte med at optimere dem løbende. På baggrund af det arbejde kan vi nu levere fuldstændigt klarlagte leveringsforløb til vores største og mest proceskrævende kunder.

Og handler du med store organisationer, er det et salgsargument i sig selv.

3) Uden nøgletal og processer bliver du langsom i et skiftende marked

For de fleste virksomheder i vækst sker det, at de vokser sig for store til deres mekanismer. De tjener godt – og de har det godt – men filmen knækker, når de når en kritisk størrelse.

Den smidighed der kendetegnede opstarten, er pludselig blevet til konflikt mellem stadig flere af dine medarbejdere, der ikke arbejder efter klare processer.

Og fordi KPI-rammerne ikke er på plads, opdager de ikke faretegnene, men ignorerer dem i stedet. Fordi ingen helt ved, hvad der faktisk foregår i organisationen.

Så smutter to-tre af de store kunder, og så blinker alle alarmerne. Men så er det ofte for sent.

I brancher, hvor profitmarginen er smal, lærer virksomhederne det hurtigt. Men hos dem der tjener godt i et favorabelt marked, kan det her få lov til at fortsætte. Selv hos dem, der har vokset enormt, har jeg set den form for ignorance fortsætte ind i børsnoteringerne.

Men så skifter markedet, og de aner ikke, hvad de skal stille op med sig selv. Ret ofte munder det ud en lang stribe gentagne nyansættelser og fyringer, uden at de rigtig kommer nærmere årsagen til, at de ikke performer.

Imens er konkurrenterne blevet meget skarpere på deres levering, og har fundet en costbase, der matcher markedet.

Og så render de med alle kunderne.

Du vil gerne have en supertanker med opstartens smidighed

I startuppen sidder kolleger og ledelse tæt på hinanden. Alle ved hele tiden, hvad der sker i virksomheden.

Det giver startuppen en fleksibilitet og parathed, du sikkert misunder, hvis du arbejder med ledelse i en stor organisation.

Men du kan godt indarbejde det i virksomheden, selvom I har vokset jer store.

Indarbejder du velvalgte KPI’er, der går igen hele vejen fra dine juniorkonsulenter til bestyrelsen, har du dit sensorapparat på plads. Så kan du detektere tegn på ryk i markedet, lang tid før det bliver en katastrofe, og kunderne er smuttet.

Ligesom Audi kunne se gearkassens svaghedstegn på telemetrien, længe inden den gik i stykker.

Har din organisation styr på sine processer, og kender dem ud og ind, kan du reagere på KPI’erne. Fordi du kan identificere problemerne i organisationen. Du ved, at der er ejere på processerne, og du ved, at du kan iværksætte korrigerende tiltag for at rette op på dem. Og du kan stole på, de bliver udført.

Ligesom Audis mekanikere kunne skifte gearkassen på under 4 minutter, og kørerne bare kunne hamre videre derudaf.

Baserer du din vækststrategi på de her principper, primer du din virksomhed til at kunne agere agilt i markedet. Også når du har flerdoblet din medarbejderstab.

Flerårig succes med benhårde konkurrenter

I årene efter Audis første sejr er krav og reglementer blevet ændret igen og igen. Nye teknologier er blevet indført, og stærke konkurrenter har udfordret dem.

Men fordi teamet har haft styr på sine målinger og processer, har de konstant formået at være på forkant med udviklingen.

Og altid på forkant med konkurrenterne.

Bruger du samme principper i din vækststrategi, skal du nok også nå dine målsætninger. År efter år efter år.

Se hvordan procesoptimerede virksomheder performer i forhold til gennemsnittet. Orker du ikke lige 230 siders benchmark, har vi lavet et let tilgængeligt Executive Summary, der opsummerer de vigtigste KPI’er og tendenser.