Du har hørt om ERP, men hvad med PSA software?

Du kender måske ERP... 

Enterprise resource planning (ERP) er et softwaresystem, der kan hjælpe virksomheden med at styre processer indenfor økonomi, HR, forsyningskæde, produktion, serviceycelser med videre. 

En udfordring ved ERP - især for konsulent- og rådgivningsvirksomheder og andre virksomheder, der lever af at sælge serviceydelser, viden og ekspertise - er imidlertid, at ERP-systemer typisk er meget fokuserede på fysiske produkter og kan være meget generiske.

Derfor vinder PSA software i stigende grad indpas hos de konsulenter, rådgivere og mere projektorienterede virksomheder, der leverer fakturérbart arbejde på projekter og har brug for simpel tidsregistrering samt nem adgang til data for både projektledere og økonomichefer. 

Men hvad er professional services automation (PSA) software?  Hvad er Professional Services Automation software (PSA)?

Features i professional services automation (PSA) software er skabt til at styrke projektstyring gennem et helt projektforløb - fra underskriften på den første kontrakt og til fakturering af dine services til kunden.

En professional services automation løsning kombinerer

• projektstyringsværktøjer
• tids- og udgiftsregistrering
• ressourceplanlægning
• fakturering
• rapportering

Systemet hjælper med at strømline og forbedre projektets kerneprocesser og tager alle vigtige faktorer med i ligningen – inklusive dem, der er svære at måle.

Få overblik over features i TimeLog PSA her.

På den måde er PSA ideelt til at understøtte de arbejdsgange, der er i en professional service organisation - i stedet for, at man prøver at bøje et tungt ERP til at møde virksomhedens behov.

Eller sagt på anden vis:

Fordele ved PSA software

1) Nemmere samarbejde og transparens

• Med PSA software kan I kontrollere og optimere projektets arbejdsgange og processer gennem hele projektforløbet. Alle afdelinger får adgang til de vigtige informationer om projektplanen og fremdriften i realtid. Projektdeltagere får en smidig måde at samarbejde, lige meget hvor i verden de befinder sig.
• En automatiseringsplatform giver mere transparens i forhold til tidligere, løbende og fremtidige projektopgaver. Det giver mulighed for mere effektiv og præcis statusrapportering internt og til kunderne.
• Hvis der sker ændringer til den oprindelige projektplan - hvilket ofte sker - kan alle blive informeret med det samme. Et automatiseringsværktøj gør det nemmere at koordinere og fordele opgaver, fordi alle ved besked, og vigtig information går ikke tabt på rejsen gennem organisationen. 

Læs også: Nyt PSA system? Se funktioner og fordele ved 5 systemer nu

2) Væsentlige omkostningsbesparelser

Professionelle service virksomheder og konsulentvirksomheder har dagligt mange tidskrævende manuelle opgaver, hvor risikoen for fejl er stor. Netop de opgaver kan blive unødvendige udgifter.

Når de manuelle opgaver automatiseres sparer virksomheder tid og penge, og teamet kan fokusere på det værdiskabende arbejde, når de manuelle opgaver reduceres til et minimum.

Eksempelvis synkroniseres projektdeltagernes registrerede timer med det planlagte budget, og en faktura kan oprettes indenfor få sekunder. Automatiseret projektfakturering eliminerer dyrt og tidskrævende papirarbejde for både projektlederen og bogholderen.

3) Højere effektivitet og produktivitet

Automatisering og tidsregistrering giver projektlederen et klart billede af, hvor I eventuelt er bagud, har flaskehalse eller bruger for meget tid, og I kan hurtigt reagere på det. 

Når medarbejderne registrer deres tid regelmæssigt, laver de færre overspringshandlinger, og når de tidsregistrerer præcist, bliver alle fakturérbare timer rent faktisk faktureret.

Et automatiseringsværktøj forhindrer også, at ressourcer overbookes eller at ressourceplanlægningen på flere projekter overlapper hinanden.

Læs også: Derfor kommer PSA-platforme til at overhale ERP-systemer

4) Øget rentabilitet

PSA software løfter planlægning og beslutningstagning til et højere niveau. I stedet for at være nødsaget til at stole på mavefornemmelser får ledelsen data i realtid, som der kan træffes beslutninger ud fra.

Rapporteringsmuligheder hjælper med at identificere trends, salgsmuligheder og risici. De giver et billede af hvilke kunder og projekter, der er rentable, og hvilke projekter der skal forbedres.

Automatiseret projektfakturering holder styr på regnskabet, sikrer at kunderne bliver faktureret, og at der følges op på ubetalte regninger. Samlet set resulterer det i et bedre cash flow. Men PSA software får I en række skræddersyede redskaber der samlet støtter og løfter jeres projektøkonomi.

Hvad skal I kigge efter, når I vælger PSA software?

Konsulent- og servicevirksomheder opererer i en kompleks virkelighed. Derfor kan det være en udfordring at finde en platform, som passer perfekt til alle de behov, der er i virksomheden.

Det er tidskrævende og dyrt at finde workarounds, hvis projekter eller opgaver ikke passer ind i platformens 'kasser'. Og når ny forretningssoftware har for stejl en indlæringskurve, får virksomheden ofte svært ved at indfri de forventede resultater. 

Hos TimeLog har vi siden 2001 hjulpet konsulent- og rådgivningsvirksomheder med at implementere komplekse forretningssystemer, og i dag understøtter vores platform alle arbejdsgange fra kontrakt til faktura.

Derfor ved vi, at der ikke er én løsning, som passer til alle virksomheder.

Læs også: De 7 automatiske processer PSA løfter for din virksomhed 

Hvis I er på udkig efter en PSA løsning, skal I blandt andet tage stilling til: 

• Kan platformen håndtere alle jeres forskellige prismodeller, aftale- og kontrakttyper?
• Er løsningen fleksibel nok til, at kunne håndtere, hvis I skal fakturere den samme kunde på forskellige måder?
• Er løsningen brugervenlig, når du skal håndtere fx arbejdstid, summen af udgifter, rejseudgifter, underleverandører og fakturering? 
• Kan I oprette projektplaner med forskellige opgaveniveauer?
• Hjælper systemet jer med at holde styr på jeres forpligtelser overfor kunder og intern ledelsesrapportering?
• Hvor nemt er det at integrere løsningen til jeres andre systemer?
• Hvordan ser I jeres virksomhed i fremtiden - og kan løsningen tilpasses jeres visioner?

TimeLog PSA integrerer med flere ERP-systemer 

Vi har flere kunder, der vælger en kombi af ERP-systemer og TimeLog PSA. Det kan være en integration mellem Business Central og TimeLog, hvor man gerne vil have simpel tidsregistrering, eller fx en integration til Uniconta. 

Bliv klogere på integrationer nu.