7 KPI'er du skal kende, når du leder en konsulentforretning

Driver du en sund og rentabel konsulentforretning?

Det vil de fleste af os vide, efter vi har gjort regnskabet op og gennemgået vores overskud og tab, når året er omme.

Men selv om P&L-analysen er vigtig for enhver virksomhed, er der et specifikt sæt KPI'er, som du skal holde øje med rentabiliteten i løbet af året, hvis du driver en forretning, hvor medarbejdernes ekspertise og tid er jeres vare.

Denne artikel giver de KPI'er med den største indvirkning på din virksomheds økonomi, som du har brug for for at drive en succesfuld - og rentabel - konsulentforretning.

De 7 KPI'er, der er afgørende for enhver konsulentforretnings økonomi

Gennem årelangt samarbejde med hundredvis af konsulentvirksomheder har vi identificeret 7 af de mest almindelige KPI'er med den største indvirkning på din virksomheds økonomi.

Selv om de overordnede omsætnings- og overskudstal utvivlsomt er relevante for enhver virksomhed, finder du dem ikke på denne liste.

I stedet har vi medtaget operationelle KPI'er med direkte økonomisk indvirkning, da det er disse håndtag du kan dreje på, når du vil optimere din virksomhed.

Læs også: Tidsregistrering er grundlaget for konsulentforretningens operationelle KPI'er

Vi har også medtaget formler på KPI'erne, og hvad du skal være forsigtig med, når du bruger dem som ledelsesværktøj.

Så lad os komme i gang. Denne første er gammel - men guld værd.

1 - faktureringsgrad (eller fakturerbar udnyttelsesprocent)

Denne KPI fortæller dig, hvor meget af dine konsulenters tid, du kan fakturere dine kunder.

Mens nogle konsulentvirksomheder primært ser på deres konsulenters generelle udnyttelsesprocent, er det ikke det samme, da faktureringsgrad % erstatter produktiv tid med fakturerbar tid.

Man kan sige, at du flytter fokus fra dine konsulenters travlhed, til om deres tid rent faktisk er rentabel.

En konsulent kan f.eks. øge sin udnyttelsesprocent ved at arbejde på et kundeprojekt. Men hvis han eller hun bruger mere tid på projektet, end du kan fakturere kunden, falder den fakturerbare udnyttelsesgrad.

Det er vigtigt at holde styr på denne KPI, da den er direkte relateret til dine konsulenters rentabilitet.

På medgået tid-aftaler er denne KPI nem at spore. For disse aftaler er faktureringsgraden 1-1, hvilket svarer til, hvad du kan fakturere kunden i forhold til din samlede arbejdstid.

I forbindelse med fastpris- eller klippekortsaftaler skal du bruge dine budgetterede timer til beregningen.

Ligesom med udnyttelsesprocenten kan et snævert fokus på faktureringsgraden få dine konsulenter til at forsømme vigtige, men ikke fakturerbare opgaver. Som f.eks. kompetenceudvikling, projektevaluering, teambuilding osv.

Læs også: Få styr på dine prismodeller med vores gratis e-mail-kursus: Kontraktskole for Konsulenter.

2 + 3 - Gennemsnitlig timepris / realiseret timepris

Hvis du vil vide, hvad dine konsulenters tid er værd, kan du ikke komme uden om den gennemsnitlige timepris.

Hvis du hovedsageligt beskæftiger dig med medgået tid-projekter, er dette KPI ligetil. Det er simpelthen den sats, som du opkræver din kunde pr. time.

Men selv om mange konsulentforretninger bruger denne måling, bør du kun bruge den vejledende - og ikke som et mål for, hvor rentable dine konsulenter er. Ofte er mange timer nedskrevet, så satsen afspejler ikke dine faktiske omkostninger.

Den afslører heller ikke meget om rentabiliteten af fastprisprojekter, hvor konsulenter ofte bruger meget ekstra tid på at få arbejdet udført.

I den forbindelse bør du se på den realiserede timepris. Den realiserede timepris fortæller dig den faktiske rentabilitet af hver time, dine medarbejderes arbejder på et givent projekt eller kunde.

Forbehold:

Ingen.

Læs også: Hent konsulentbranchens mest omfattende benchmark

4 - Under/overdækning på målsætningen for timepris 

Denne måling er praktisk til at måle performance på projekter med en høj gentagelsesgrad og et højt niveau af erfaring og forudsigelighed. 

KPI'et måler, hvor langt under eller over du ligger i forhold til en målsætning for timeprisen. 

Især for virksomheder, der opererer på red-ocean markeder med snævre fortjenstmargener, er det nyttigt til konstant at maksimere rentabiliteten inden for rammerne af din service. 

Det kan oftet afsløre skjulte kompleksiteter i aftaler med kunder, for hvad der tilsyneladende er enkle tjenester. 

Eksempler på brancher, hvor dette måltal er relevant, omfatter revision og bogholderi, løbende IT-supportaftaler og marketingbureauer, der fokuserer på optimeringsarbejde.

Forbehold: 

Selv om det altid er relevant at fastsætte mål for timeprisen, er denne målestok normalt uegnet for virksomheder med meget heterogene projekttyper og prissætninger. 

5 - Omsætning pr. medarbejder/konsulent

Denne måling afslører, om din virksomhed har for mange ansatte, for få, eller om dit team passer perfekt i forhold til den omsætning, du genererer.

Typisk måler virksomheder både pr. medarbejder (alle støttefunktioner medregnet) og pr. konsulent.

Mens omsætningen pr. konsulent fortæller dig om den realiserede værdi af dit produkt (dine konsulenters tid og ekspertise), fortæller omsætningen pr. medarbejder dig, om du har den rette balance mellem støttepersonale (administration, markedsføring, etc.) og dine "moneymakers".

Virksomheder, der fokuserer for meget på denne KPI, overvejer måske ikke i tilstrækkelig grad, hvilke støttefunktioner du har brug for for at drive en effektiv og rentabel virksomhed.

Ud fra et rent økonomisk perspektiv kan det være fristende at optimere i retning af en meget slank organisation baseret på denne KPI. Men hvis du går for vidt, risikerer du at overbelaste konsulenterne med administrativt arbejde, der ellers ville blive udført af supportpersonale. Dermed risikerer du at udhule dine konsulenters værdi.

6 - Optimal timepris

Det er stort set lige så vigtigt at være konkurrencedygtig på PSO-markedet som at være rentabel. Hvis du ikke er konkurrencedygtig, taber du i det lange løb.

At finde den optimale timepris, du kan opkræve af dine kunder, er nøglen til konkurrencedygtighed.

Når det er sagt, skal dine konsulenter også være rentable.

For at finde den optimale timepris skal du afbalancere faktorer som f.eks. den profitmargen, du kan stræbe efter og stadig være konkurrencedygtig, dine omkostninger, dine konsulenters normtid og målsætningen for din fakturerbarheds %.

Formlen nedenfor fokuserer udelukkende på timeprisen baseret på den ønskede rentabilitet og konsulenternes kapacitet.

Hvis formlen ikke giver dig et brugbart resultat, efter at du har taget højde for, hvor konkurrencedygtig jeres timepris er, skal du måske overveje værdien af den service, du leverer eller dit omkostningsniveau.

Forbehold:

Da ovenstående formel udelukkende er baseret på faktorer inden for din konsulentvirksomhe, skal du teste den i forhold til markedet. Hvad opkræver dine konkurrenter? Hvor unik er din tjeneste? Hvad er kunderne villige til at betale?

7 - Kunde-dækningsbidrag %

Er dine største kunder også dem, der giver de højeste dækningsbidrag?

Hvis du er som de fleste virksomheder, får dine største kunder sandsynligvis størstedelen af din opmærksomhed og indsats. Men selv om de bidrager med store indtægter - koster de også mange timer.

Kan det ses på din bundlinje?

Ved at måle dækningsbidraget på dine kunder, får du et perspektiv på forholdet mellem omkostninger og indtægter på en given kunde.

Kort sagt, hvilke kunder giver det højeste afkast - og hvilke kunder dræner bare dine ressourcer?

Kortlægning af de mest profitable kunder eller kundetyper er afgørende for at udvikle en voksende konsulentvirksomhed med en stærk bundlinje.

Forbehold:

Der kan være mange grunde til at opretholde et godt forhold til højt profilerede kunder, selv om deres dækningsbidrag er lavt (eller endog negativ). Nogle logo-kunder er gode referencer, og kan give din organisation et skub i form af øget performance.

På den anden side stiller store - og meget rentable - kunder ofte overordentligt høje krav, som kan udfordre din generelle virksomhedsstrategi. Især hvis din virksomhed ikke er så stor.

Spørgsmålet er: Er overskuddet fra en enkelt kunde værd at afspore din virksomhedsstrategi på lang sigt?

Økonomi bør kun udgøre en del af din KPI-matrix

Ovenstående 7 KPI'er er blot nogle få af de mange muligheder for måling, som konsulentvirksomheder har i dag.

Kun du og dit team kan sige, hvad der er det rigtige for din virksomhed.

Det er vigtigt at være rentabel. Men det kan være lige så vigtigt for din virksomhed at måle blødere KPI'er - f.eks. medarbejder- og kundetilfredshed, tillid til ledelse og kolleger eller % af refererende kunder.

I en branche hvor konkurrencen om kunder og konsulenter er hård, er der mange faktorer, der har indflydelse på, hvor godt det går for din virksomhed. Ikke kun dem, der påvirker din økonomi direkte.

Få et overblik over dine økonomisk relaterede KPI'er

Hvis du ønsker at begynde at måle på dine økonomisk relaterede KPI'er, kan du teste TimeLog i 30 dage lige her.

TimeLog er en moderne PSA-løsning med et stærkt fokus på økonomisk projektstyring. Det giver dig mulighed for at holde styr på dine konsulenters, projekters og kunders rentabilitet.

Du kan også booke et 30-minutters møde med os for at drøfte, hvilke KPI'er der kan være afgørende for din virksomhed, og hvordan TimeLog kan hjælpe dig med at nå dine mål.