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6 minute gelesen

7 KPIs, die Sie kennen sollten als Beratungsunter-nehmensleiter

Ein gut durchdachtes Bezugssystem von KPIs ist für die Führung eines erfolgreichen und rentablen Beratungsunternehmens unerlässlich. Hier präsentieren wir Ihnen eine Liste mit 7 wichtigen KPIs, mit denen Sie Ihre Finanzen optimieren können.

7 KPIs, die Sie kennen sollten als Beratungsunter-nehmensleiter

Führen Sie ein gesundes und rentables Beratungsunternehmen?

Nachdem Sie Ihren Jahresabschluss erstellt sowie Ihre Gewinne und Verluste betrachtet haben, sollten Sie diese Frage beantworten können.

Natürlich ist die Gewinn- und Verlustrechnung für jedes Unternehmen von höchster Wichtigkeit. Als Leiter eines Unternehmens, in dem das Fachwissen und die Zeit Ihrer Mitarbeiter die wichtigsten Güter sind, sollten Sie jedoch auch noch einige weitere spezifische Kennzahlen das ganze Jahr über im Auge behalten.

In diesem Artikel befassen wir uns mit den Kennzahlen, die sich am stärksten auf die Finanzen Ihres Unternehmens auswirken und die Sie benötigen, um Ihr Beratungsunternehmen erfolgreich und profitabel zu machen.

7 entscheidende KPIs für die Wirtschaftlichkeit eines jeden Beratungsunternehmens

In jahrelanger Zusammenarbeit mit Hunderten von Beratungsunternehmen haben wir 7 der häufigsten KPIs mit den größten Auswirkungen auf die Finanzen ermittelt.

Obwohl Gesamtumsatz- und Gewinnzahlen zweifellos für jedes Unternehmen relevant sind, werden Sie sie in dieser Liste nicht finden.

Stattdessen haben wir operative KPIs mit direkter finanzieller Auswirkung aufgenommen, da dies die Knöpfe sind, an denen Sie zur Optimierung Ihrer Geschäftstätigkeit drehen können.

Zeiterfassung ist die Grundlage der operativen KPIs eines jeden Beratungsunternehmens.

Erfahren Sie mehr über Zeiterfassung mit TimeLog und probieren Sie unser Tool kostenlos aus.

Darüber hinaus haben die KPIs durch Formeln ergänzt und erklären, auf welche Fallstricke beim Rückgriff darauf achten müssen.

Legen wir los! Die erste Kennzahl ist alt, aber Gold wert.

1. Abrechnungsquote (oder abrechenbare Nutzungsquote)

Dieser KPI veranschaulicht Ihnen, wie viel der Arbeitszeit Ihrer Berater Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen können.

Während einige Beratungsunternehmen in erster Linie die Gesamtauslastung ihrer Berater heranziehen, ist dies nicht dasselbe, da die prozentuale Abrechnungsrate die produktive Zeit durch die abrechenbare Zeit ersetzt.

Somit könnte man sagen, dass Sie den Schwerpunkt von der Geschäftigkeit Ihrer Berater auf die Frage verlagern, ob deren aufgewendete Arbeitszeit tatsächlich gewinnbringend ist.

Beispielsweise kann ein Berater seine prozentuale Auslastung erhöhen, indem er an einem Kundenprojekt arbeitet. Verbringt er oder sie jedoch mehr Zeit mit dem Projekt, als Sie dem Kunden in Rechnung stellen können, sinkt der fakturierbare Auslastungsgrad.

Diesen KPI sollten Sie also unbedingt im Auge zu behalten , da er direkt mit der Rentabilität Ihrer Berater zusammenhängt.

Bei Verträgen nach Zeitaufwand ist dieser KPI leicht nachzuvollziehen. Bei dieser Art von Vereinbarungen gilt eine Abrechnungsrate von 1:1, da Sie dem Kunden die gesamte Arbeitszeit in Rechnung stellen können.

Bei Verträgen mit Fest- oder Pauschalpreisen müssen Sie zur Berechnung Ihre veranschlagten Stunden heranziehen.

Formel für die Abrechnungsrate: 

Abrechnungsrate = gesamte Arbeitszeit / fakturierbare Zeit * 100 

Vorbehalte:

Wie bereits bei der prozentualen Auslastung kann ein zu enger Fokus auf die Abrechnungsrate dazu führen, dass Ihre Berater wichtige, aber nicht fakturierbare Aufgaben vernachlässigen. Dies könnte beispielsweise Bereiche wie Kompetenzentwicklung, Projektbewertung, Teambildung usw. betreffen.

Möchten Sie erfahren, wie Sie Verträge besser verwalten und Ihren Kunden genauere Rechnungen stellen können?

Dann melden Sie sich für unseren kostenlosen E-Mail-Kurs „Vertragsschulung für Berater“ an (auf Englisch).

 

2. und 3. Durchschnittlicher Stundensatz bzw. realisierter Stundensatz

Wenn Sie wissen möchten, was die Zeit Ihrer Berater wert ist, dürfen Sie den durchschnittlichen Stundensatz nicht vernachlässigen.

Sofern Sie hauptsächlich an zeitaufwändigen Projekten arbeiten, ist dieser KPI einfach zu handhaben. In diesem Fall handelt es sich nämlich einfach um den Stundensatz, den Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen.

Auch wenn viele Beratungsunternehmen diese Kennzahl berücksichtigen, sollten Sie sie nur als Richtschnur verwenden und nicht als Maßstab dafür, wie profitabel Ihre Berater sind. Tatsächlich werden viele Stunden oft nicht erfasst, sodass der Satz nicht Ihre tatsächlichen Kosten widerspiegelt.

Außerdem sagt er nicht sonderlich viel über die Rentabilität von Festpreisprojekten aus, bei denen Berater oft viel zusätzliche Zeit aufwenden, um die Arbeit zu erledigen.

In diesem Zusammenhang sollten Sie eher den realisierten Stundensatz betrachten. Der realisierte Stundensatz gibt Ihnen Auskunft über die tatsächliche Rentabilität jeder Stunde, die Ihre Mitarbeiter an einem bestimmten Projekt oder für einen spezifischen Kunden arbeiten.

Formel:

Realisierter Stundensatz/Projekt = (Projektumsatz - Projektkosten) / für das Projekt aufgewendete Stunden

Realisierter Stundensatz/Mitarbeiter = (Umsatz des Mitarbeiters - alle damit verbundenen Kosten + Gehalt) / Regelarbeitszeit des Mitarbeiters

Vorbehalte:

Keine!

 

Wie hoch ist der durchschnittliche realisierte Stundensatz in der Beratungsbranche?

Die Antwort (sowie alle für Berater relevanten operativen KPIs) finden Sie im Branchenbenchmark von SPI Research.

4. Unter-/Überdeckung des Sollstundensatzes 

Diese Kennzahl eignet sich zur Leistungsmessung bei Projekten mit einem hohen Wiederholungsgrad und einem hohen Maß an Erfahrung und Vorhersehbarkeit. 

Der KPI gibt an, wie weit Sie unter oder über dem angestrebten Stundensatz liegen. 

Vor allem für Unternehmen, die auf umkämpften Märkten mit geringen Gewinnspannen tätig sind, ist eine fortlaufende Maximierung der Rentabilität der eigenen Dienstleistungen vorteilhaft. 

Dadurch lassen sich häufig versteckte Komplexitäten in Vereinbarungen mit Kunden über scheinbar einfache Dienstleistungen aufdecken. 

Beispiele für Branchen, in denen diese Kennzahl relevant ist, sind Wirtschaftsprüfung und Buchhaltung, laufende IT-Supportverträge und Marketingagenturen, die sich auf Optimierungsarbeiten konzentrieren.

Formel:

Unter-/Überdeckung % = (tatsächlicher Stundensatz / Sollstundensatz) *100

Vorbehalte: 

Selbstverständlich ist es immer sinnvoll, Zielvorgaben für den Stundensatz festzulegen. Dennoch ist diese Maßnahme in der Regel ungeeignet für Unternehmen mit sehr heterogenen Projektarten und Preisen. 

Wenn Sie sorgfältig durchdachte KPIs von Ihren Junior-Beratern bis hin zum Vorstand einbeziehen, strecken Sie Ihre Fühler in alle Richtungen aus. Dann sind Sie in der Lage, Anzeichen für Marktverschiebungen weit im Voraus zu erkennen, bevor sie sich zu einer Katastrophe entwickeln und Ihre Kunden zur Konkurrenz abwandern.
per-henrik-nielsen
Per-Henrik Nielsen
CEO, TimeLog
5. Umsatz pro Mitarbeiter/Berater

Diese Kennzahl gibt Aufschluss darüber, ob Ihr Unternehmen zu viele oder zu wenige Mitarbeiter hat oder ob Ihre Teamgröße perfekt dem erzielten Umsatz entspricht.

In der Regel messen die Unternehmen sowohl pro Mitarbeiter (einschließlich aller Unterstützungsfunktionen) als auch pro Berater.

Während der Umsatz pro Berater Aufschluss über den realisierten Wert Ihres Produkts (also die Zeit und das Fachwissen Ihrer Berater) gibt, zeigt der Umsatz pro Mitarbeiter an, ob das richtige Gleichgewicht zwischen unterstützendem Personal (Verwaltung, Marketing usw.) und Ihren „Geldverdienern“ vorliegt.

Formel:

Umsatz pro Mitarbeiter/Berater = Gesamtumsatz / Anzahl der Mitarbeiter/Berater

Vorbehalte:

Wenn sich Unternehmen zu sehr auf diesen KPI konzentrieren, berücksichtigen sie möglicherweise nicht ausreichend, welche Unterstützungsfunktionen Sie für eine effiziente und rentable Geschäftstätigkeit benötigen.

Aus rein wirtschaftlicher Sicht mag es verlockend sein, auf Grundlage dieses KPI in Richtung einer sehr schlanken Organisation zu optimieren. Wenn Sie dabei jedoch zu weit gehen, riskieren Sie eine Überlastung Ihrer Berater mit Verwaltungsarbeit, die normalerweise das unterstützende Personal erledigen würde. Dies kann dazu führen, dass Sie den Wert Ihrer Berater untergraben.

6. Optimaler Stundensatz

Auf dem PSO-Markt wettbewerbsfähig zu sein, ist fast genauso wichtig wie rentabel zu sein. Wenn Sie nicht wettbewerbsfähig sind, werden Sie auf lange Sicht den Kürzeren ziehen.

Die Ermittlung des optimalen Stundensatzes, den Sie Ihren Kunden berechnen können, ist der Schlüssel zu dieser Wettbewerbsfähigkeit.

Allerdings müssen Ihre Berater auch rentabel sein.

Um den optimalen Stundensatz herauszufinden, müssen Sie Faktoren wie die Gewinnspanne, die Sie ohne Verlust Ihrer Wettbewerbsfähigkeit anstreben können, Ihre Kosten, die Regelarbeitszeit Ihrer Berater und Ihren angestrebten Prozentsatz fakturierbarer Arbeitszeit gegeneinander abwägen.

Die nachstehende Formel berücksichtigt ausschließlich den Stundensatz auf Grundlage der gewünschten Rentabilität und der Kapazität der Berater.

Wenn Sie mit dieser Formel kein brauchbares Ergebnis errechnen können, nachdem Sie die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Stundensatzes berücksichtigt haben, müssen Sie möglicherweise den Wert der von Ihnen erbrachten Dienstleistungen oder Ihr Kostenniveau überdenken.

Formel:

Optimaler Stundensatz = ((Gehaltskosten für Berater + Gemeinkosten + angestrebte Gewinnspanne) / jährliche Regelarbeitszeit der Berater) / angestrebte Fakturierbarkeit in Prozent

Vorbehalte:

Da die obige Formel ausschließlich auf Faktoren innerhalb Ihres Beratungsunternehmens beruht, müssen Sie sie am Markt testen. Was verlangen Ihre Wettbewerber? Wie einzigartig ist Ihre Dienstleistung? Was sind die Kunden bereit zu zahlen?

7. Kundendeckungsbeitrag in Prozent

Sind Ihre größten Kunden auch die mit den höchsten Deckungsbeiträgen?

Wenn es Ihnen wie den meisten Unternehmen geht, erhalten Ihre größten Kunden wahrscheinlich auch den Großteil Ihrer Aufmerksamkeit und Ihrer Bemühungen. Die Kunden bringen zwar eine Menge Geld ein, kosten aber auch sehr viel Zeit.

Schlägt sich das in Ihrem Endergebnis nieder?

Durch die Messung des Deckungsbeitrags Ihrer Kunden erhalten Sie einen Überblick über das Verhältnis zwischen Kosten und Umsatz eines bestimmten Kunden.

Welche Kunden bringen die höchsten Erträge und welche sind nur eine Belastung für Ihre Ressourcen?

Die Ermittlung der profitabelsten Kunden oder Kundentypen ist eine wesentliche Voraussetzung für die Entwicklung eines wachsenden und möglichst ertragreichen Beratungsunternehmens.

Formel:

Kundendeckungsbeitrag % = ((Umsatz mit dem Kunden / (für den Kunden geleistete Arbeitsstunden * interner Stundensatz für Berater)) - 1) * 100

Vorbehalte:

Es kann viele Gründe geben, eine gute Beziehung zu namhaften Kunden zu pflegen, auch wenn ihr Deckungsbeitrag gering (oder sogar negativ) ist. Kunden mit einem bekannten Logo sind gute Referenzen und können der Leistung Ihres Unternehmens einen Schub geben.

Andererseits stellen große – und besonders profitable – Kunden häufig sehr hohe Anforderungen, die Ihre gesamte Geschäftsstrategie in Frage stellen können. Dies gilt vor allem dann, wenn Ihr Unternehmen selbst nicht sonderlich groß ist.

Die Frage ist also: Ist es der Gewinn aus einer einzigen Kundenbeziehung wert, die langfristige Strategie Ihres Unternehmens zu gefährden?

Finanzen sollten nur ein Teil Ihrer KPI-Matrix sein

Die oben genannten 7 KPIs sind nur einige der vielen Möglichkeiten, wie Beratungsunternehmen heute ihre Leistung messen können.

Letztendlich können nur Sie und Ihr Team entscheiden, was für Ihr Unternehmen richtig ist.

Natürlich ist es wichtig, rentabel zu sein. Daneben kann es für Ihr Unternehmen jedoch ebenso wichtig sein, weichere KPIs zu messen: Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit, Vertrauen in das Management und die Kollegen sowie der Prozentsatz an Kunden, die Sie weiterempfehlen.

In einer Branche mit hartem Wettbewerb um Kunden und Berater wird der Erfolg Ihres Unternehmens von vielen Faktoren beeinflusst. Und dies sind nicht nur solche, die sich direkt auf Ihre Finanzen auswirken.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre finanziellen KPIs

Wenn Sie anfangen möchten, Ihre finanziellen KPIs zu messen, können Sie TimeLog hier 30 Tage lang testen.

TimeLog ist eine moderne PSA-Lösung mit starkem Fokus auf das finanzielle Projektmanagement. Das Tool ermöglicht Ihnen, die Rentabilität Ihrer Berater, Projekte und Kunden nachzuvollziehen.

Darüber hinaus können Sie einen Termin für ein 30-minütiges Gespräch mit uns vereinbaren, bei dem wir besprechen, welche KPIs für Ihr Unternehmen entscheidend sein können und wie TimeLog Ihnen beim Erreichen Ihrer Ziele helfen kann.

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