Planlæg jeres succes med det nye IT-system

Vi har modtaget mange kravspecifikationer siden 2001.

De fleste virksomheder laver kravspecifikationer, der detaljeret gennemgår de tekniske krav til en ny it-løsning.

Men 95% af dem fokuserer udelukkende på features og processer. De fokuserer ikke på selve processen omkring en vellykket implementering eller på succeskriterierne for det nye system.

De fokuserer heller ikke på det fremtidige partnerskab med leverandøren, selvom haltende partnerskaber ofte leder til behov for systemskifte.

De 9 vigtigste spørgsmål du skal supplere din kravspecifikation med

Derfor har vi listet de 9 vigtigste spørgsmål, du skal tage stilling til som tillæg til jeres tekniske kravspecifikation.

Du kan vælge kun at bruge den internt i jeres organisation.

Men deler du det med leverandøren fra start, får du et stærkt udgangspunkt for, at jeres partnerskab og implementeringsprojekt kører i den rigtige retning allerede fra starten.

1. Hvad er jeres 5-10 succeskriterier for at kunne kalde implementeringen af det nye it-system for en succes?
2. Har I specielle krav til jeres leverandør?
3. Hvor er I om 2-5 år? Tjek med jeres strategiplan
4. Har I interne barrierer der skal tages hensyn til?
5. Hvad skal der ske med jeres historiske data?
6. Har I andre projekter, der påvirker jeres plan?
7. Hvad er jeres tidsplan?
8. Hvem er jeres interne arbejdsgruppe under implementeringen?
9. Hvem bliver jeres ”systemejere” efter implementeringen?

 Lad os dykke ned i de 9 spørgsmål.

 1. Hvad er jeres 5-10 kriterier for at kunne kalde implementeringen af det nye it-system for en succes?

Er det at fjerne manuelle rutiner? Få bedre brugervenlighed, større overblik over finansiel performance? At det kan integrere til et andet system?

Det er ekstremt vigtigt, at I kan svare på, hvad jeres succeskriterier er. For hvis I ikke kan det, bliver det umuligt at evaluere, om I får den ønskede værdi af jeres investering.

Del succeskriterierne med leverandøren fra start, så alle i projektet ved, at det her er jeres mål. Ved afslutningen af implementeringen kan I sammen evaluere om I har fået opfyldt jeres succeskriterier.

Dermed står alle på mål for at skabe succesen.

2.Har I specielle krav til jeres leverandør?

Et system er oftest ikke stærkere, end leverandøren der udbyder det. Derfor skal I også stille krav til leverandøren – ikke kun systemet.

Det kan fx være, at I udelukkende vil vælge en leverandør med ISAE-erklæringer. Eller som har en vis størrelse, og har kontor i de lande I opererer i, har telefonsupport (ikke alle leverandører har det – især de amerikanske) og min. 3 supportmedarbejdere, så I ved, I kan få hjælp hurtigt.

Bliver implementeringen en succes, skal I samarbejde med leverandøren mange år fremover. Derfor er det vigtigt, at I overvejer, hvilke krav I har til jeres fremtidige partner.

[Læs bloggen] 10 spørgsmål om GDPR og IT-sikkerhed din leverandør skal kunne svare på

3. Hvor er I om 2-5 år? Tjek med strategiplanen

Alt for mange kravspecifikationer fokuserer udelukkende på de udfordringer, man står med lige nu og her.

Men i jeres strategiplan, er der måske nogle fremtidige scenarier, der skal tages højde for allerede nu, når I vælger system.

Hvis I fx planlægger at gå ind i Tyskland om 2 år, men systemet ikke understøtter sproget, valuta eller de lokale lovkrav. Så er det vigtigt at få det afklaret nu og ikke senere.

Det er nemlig dyrt, ressourcekrævende og kan skabe uro blandt jeres medarbejdere, hvis I skifter system i takt med, at I eksekverer jeres strategi.

4. Har I interne barrierer der skal tages hensyn til?

Når I skifter IT-system, medfører det også ændringer af jeres interne processer.

Så kan du allerede nu øjne interne udfordringer, som skal løses for at skabe en succes med et nyt system?

Måske har I ikke arbejdet på den måde systemet lægger op til før? Det kan være svært for dine kollegaer at ændre arbejdsvaner, og det kan tage tid at håndtere.

Det er vigtigt, I er opmærksomme på hvilke forandringer, et nyt system skaber i organisationen. Og om der er teams, som skal have ekstra hjælp med dette eller inddrages i processen. Overvej eventuelt forandringsagenter for at få en smidigere implementering.

5. Hvad skal der ske med jeres historiske data?

Ofte opstår der tvivl under implementeringen omkring hvilke data, der skal importeres, og hvorvidt der skal historisk data med.

Det kan forsinke implementeringen betydeligt.

Vi oplever meget ofte, at kunder ønsker at få de sidste 10 års data importeret. Men derefter finder de ud af, at den gamle datastruktur ikke hænger sammen med den nye struktur, de ønsker i det nye system.

Du skal være opmærksom på, at gamle data kan ”forurene” og skabe støj i brugen af systemet. Og dermed kan de modarbejde jeres øvrige succeskriterier.

I bør diskutere dette spørgsmål grundigt - både internt med de forskellige interessenter (huske at lave en interessentanalyse) og med leverandøren, inden I træffer en beslutning.

Det er heller ikke alle systemer, der kan modtage store mængder af gamle data. Og derudover kan det kræve enorme mængder af jeres interne tid at skaffe og rydde op i jeres gamle data.

Og er det dét værd?

6. Har I andre projekter, der påvirker jeres plan?

Du er sat til at skulle implementere et nyt system uvidende om, at der også er et andet projekt i gang som trækker hårdt på jeres interne ressourcer.

Eller også kan det være, at I skal skifte flere it-systemer på én gang. Og så skal de planer koordineres med flere leverandører samtidig.

Så hvad er de interne risici, som kan påvirke din plan? Det skal med i din tidsplan.

7. Hvad er jeres tidsplan?

Det er en rigtig god idé at lave en tidsplan, når I har truffet beslutning om at skifte IT-system.

Der er mange beslutninger og interessenter, der skal tages højde for i en tidsplan. Og det er afgørende for jer selv og leverandøren at den tidsplan er realistisk.

I tidsplanen er omdrejningspunktet oftest, hvornår I ønsker at Go-Live med det nye system.

Herfra skal I arbejde jer baglæns og sætte deadlines for færdiggørelse af kravspecifikation, leverandørmøder, evt. en testperiode med jeres foretrukne leverandør, kontraktunderskrivning og til sidst konfigurering af systemet inden Go-Live.

Mange bliver overraskede over planlagt ferie i arbejdsgruppen, andre projekter der kører samtidig osv.

Men hvis forarbejdet gøres grundigt, så når I jeres plan og det ønskede resultat.

8. Hvem er i jeres interne arbejdsgruppe under implementeringen?

Alt efter hvilken slags IT-system der skal implementeres, så kræver det som regel, at der er forskellige interessenter med i arbejdsgruppen. Det sikrer at I imødekommer alle behov i jeres virksomhed, og at I opsætter alle de daglige processer korrekt fra starten.

Det er vigtigt, at alle deltagere er indforståede med, at de skal prioritere projektet, og de afsætter tiden i kalenderen og kommer med fra starten.

Dermed gør I dem til ambassadører for systemet i stedet for modstandere.

9. Hvem bliver jeres ”systemejere” efter implementeringen?

Det ses desværre ofte, at en organisation ikke internt har clearet, hvem der tager det fulde ejerskab af systemet efter en implementering.

At tage ejerskab indebærer, at vedkommende tager over på den daglige drift og samarbejde med leverandøren.

Ejerskabet skal være afklaret, inden en implementering går i gang, da ejerne SKAL være med i arbejdsgruppen under implementeringen.

Ellers går der dyrebar viden tabt i overleveringen, og I mister fokus på jeres succeskriterier.

Har I en dedikeret ejer, hjælper det derimod til at sikre, at I får det maximale ud af jeres investering. Også når alle andre har glemt alt om implementeringen. 

Nu er I godt på vej…

Ved at inkludere disse 9 spørgsmål i jeres forarbejde og bruge dem som fundament til jeres succesplan og tillæg til jeres kravspecifikation, er I godt på vej til en smidig implementering uden irriterende overraskelser under og efter implementeringen af det nye it-system.

Og I er godt på vej til at få skabt en vaskeægte succeshistorie.