Økonomistyring for projektledere: Vores mest effektive strategier
10 min read
4 min read
Bliv 100-meter mester i projektøkonomi og projektstyring
Som projektleder er du vant til at handle. Du kender dine kunders behov og kan omsætte dem til konkrete opgaver for dine kolleger. Du håndterer risici - uanset om de er relateret til leverancer eller økonomi - og du kan effektivt føre et projekt fra idé til eksekvering, overlevering og rapportering.
Men hvis jeg siger projektregnskab, budgettering og key performance indikatorer (KPI'er), hvad siger du så?
For mange projektledere ligger det til højrebenet at kommunikere, koordinere, lede og motivere, mens det kan være mere udfordrende at styre de økonomiske aspekter af et projekt.
Læs også: Projektstyringsværktøj til konsulenter, ingeniører og arkitekter
Men som projektleder i rådgiver- og konsulentbranchen, er det afgørende, at du kan navigere, evaluere og forbedre projektøkonomi, projektregnskab samt project controlling.
Er projektøkonomi (eller projektregnskab) ikke CFO'ens opgave?
Jo! CFO'en og økonomiafdelingen spiller en stor rolle i forhold til projektøkonomien.
Men projektlederen er mindst lige så vigtigt.
Det er ofte projektlederen, som har dybest og up-to-date indsigt i leverancer, kundeaftaler, opgaver, betalingsbetingelser, prismodeller, tidsforbrug, projektdeltagere, kompetencer med mere.
Det giver dig, som projektleder, en unik position. Og som både Pippi Langstrømpe og Spiderman siger (i lidt forskellige udgaver): 'Med stor magt følger stort ansvar'.
Målet er at lede dine projekter på en måde, der fører til større overskud. Det åbner døren for flere projekter, nye kunder og skaber større spillerum for din virksomhed og dig.
Læs også: Den effektive projektplan - den ultimative guide til projektledere
Det kræver nye arbejdsmetoder, når du tilføjer økonomi til projekt
At begive sig ud i nyt territorium er en udfordring. Du skal lære et nyt sprog, traditioner, arbejdsmetoder og vaner. Nogle gange skal du endda aflære noget.
Som projektleder, er du afhængig af andre og oplever tonsvis af eksterne og interne afhængigheder. Det betyder, at du skal have andre med på vognen for at lykkes.
- Hvis du har brug for at kende den aktuelle timepris, skal hver projektdeltager registrere tid (helst dagligt).
- Hvis du vil budgettere i realtid eller lave prognoser, skal du lave budgettilbud og planlægge før du kickstarter projektet og du har brug for kvalitetsdata om projektet i realtid.
- Hvis du skal holde styr på igangværende arbejder, må du kende opgaverne fra start til slut - og alt derimellem.
Disse eksempler illustrerer, hvor vigtige interne processer, såsom tidsregistrering, er, når I skal have styr på projektøkonomien.
Og selvom det ikke er let, er det givende (i form af profit, glade kunder og medarbejdere med en bedre arbejdsbalance), så jeg håber, at du er klar til at tage din økonomiske projektstyring til næste niveau!
God rejse! 🦸♀️
Få e-bogen Bliv 100-meter mester i projektøkonomi (på engelsk).
Dit udbytte af denne blog:
- Projektøkonomi: Fundamentet for god projektledelse
- De 4 niveauer af projektledelse og økonomistyring
- Projektstyrings-KPI'er - fra sidekick til legend
- Hvordan du optimerer som projektleder: De 3 teknikker, du skal kende
Projektøkonomi: Fundamentet for god projektledelse
Vi starter rejsen med en intro til projektledere om projektøkonomi
De 4 niveauer af modenhed inden for projektledelse og økonomistyring
Hos TimeLog har vi lavet en model for projektstyring, der illustrerer, hvordan du kommer i gang med - og løbende forbedrer - jeres projektøkonomi. Modellen illustrerer, hvilke processer og key performance indikatorer (KPI'er), I skal implementere afhængigt af det eksisterende modenhedsniveau inden for projektledelse.
KPI'erne - og den indsigt, de giver dig - er fundamentet for flere analyser af projektets overskud og lønsomhed. Det vil yderligere forbedre jeres projektøkonomi og virksomhedens økonomiske fundament og muligheder.
Der er mange relevante modeller, når det drejer sig om projektøkonomi og projektstyring. Dét, der kendetegner vores model, er, at den bygger på over 20 års erfaring med den nordiske rådgiver- og konsulentbranchen.
Du er ikke født som den perfekte projektleder. Du udvikler dig til en
Ordsproget lyder: 'Rom blev ikke bygget på en dag'. Det samme gælder for alle de fremragende projektledere, vi møder hver dag i konsulentverdenen.
Excellence kommer fra års arbejde. Kompetencer udvikler sig gradvist gennem teori og praksis, samt når vi bygger ovenpå erfaringer, fejltagelser og successer.
Med det in mente, får du her TimeLog's model for styring (og udvikling) af din projektøkonomi
Vil du dykke ned i de enkelte niveauer for styring af projektøkonomi? Hop videre til vores øvrige artikler om projektøkonomi, processer og KPI'er:
- Sidekick-niveauet i projektøkonomistyring: De KPI'er og processer, vi sværger til
- Hero-niveauet i projektøkonomistyring: Budgettering, budgettering, budgettering
- Guardian-niveauet i projektøkonomistyring: Indtægtsføring og igangværende arbejder
- Er du en legende inden for projektøkonomistyring? Dine go-to KPI'er og processer til at sikre projektlevering til tiden
Projektstyrings-KPI'er - fra sidekick til legende
Når I har fod på processerne, begynder I at få data ind. Det giver grundlaget for at monitorere og lede projekter i realtid via projekt-KPI'er.
Projektlederens essentielle KPI'er
Hvordan du optimerer som projektleder: De 3 teknikker, du skal kende
1. Indefra/udefra-øvelsen
Indefra/udefra-øvelsen er en grundlæggende procedure, hvor udvalgte projektdeltagere, projektlederen og eventuelt én eller to fra økonomiafdelingen nøje gennemgår de afsluttede opgaver ved at kontrollere kommentarerne for hver opgave og sikre, at opgaven er inden for rammerne.
Vores erfaring er, at virksomheder, der regelmæssigt udfører denne øvelse, oplever omkring 10% mere profit på bunden. Det kræver tid, men det er værdifuldt.
[Download e-bogen: Bliv 100-meter mester i projektøkonomi]
2. Husk projekttrekanten
Dette redskab er en gammel bekendt for mange projektledere: Projekttrekanten.
Når du konstant balancerer og tilpasser de tre sider af din trekant, forstår du bedre hvor, hvordan og hvad der skal ændres, hvis dit projekt er i fare.
Projekttrekanten hjælper dig med at besvare spørgsmål som:
- Kan vi justere omkostningerne og få mere budget fra kunden?
- Kan vi få mere tid til levering?
- Kan vi reducere eller ændre scope og omfang?
Ved at bruge projekttrekanten som et redskab, når du snakker med dine kunder, kan det også gøre en - til tider svær - diskussion nemmere, hvis du er er nødt til at justere budget og/eller omfang.
Læs også: Projekttrekanten: Sådan balancerer du tid, budget og scope
3. Konsulentens skjulte våben: Prismodeller
Når du har smidige processer og måler væsentlige KPI'er, kan næste skridt være, at du er mere proaktiv når det kommer til prismodeller.
I har måske en foretrukken model i din virksomhed eller en model, du gerne vil bruge mere. Vi så fx mange konsulentvirksomheder overgå til abonnementsmodeller for at sikre løbende indtægter for et par år siden.
Uanset hvilke(n) prismodel(er) du bruger i øjeblikket, bør du kende fordele og ulemper ved hver model.
Hvem ved... Måske vil en ny prismodel øge jeres overskud på projekter.
Men, hvilken prismodel er bedst for dig?
Det afhænger blandt andet...
- Hvor god er din virksomhed til at estimere jeres arbejde og til at udarbejde budgettilbud?
- Hvor standardiserede er jeres processer?
- Hvor gode er I til at skalere jeres services og konceptualisere jeres arbejde?
At skalere konsulentydelser kan være en udfordring, så jo mere I kan kopiere, standardisere og genbruge, jo mere tjener I.
Men hvis I ikke kan standardisere eller skalere, er der et par prismodeller I bør undgå for enhver pris.
Lær hvilke i vores korte læringsserie om prismodeller for konsulenter.
Få den første lektion af Kontraktskolen for Konsulenter nu.
/AI-Generated%20Media/Images/project%20budgeting-1.jpeg)
