Kan procesoptimering betale sig?

Måske tænker du engang imellem: “Nu skal vi optimere vores processer. Vi skal gøre tingene smartere, så vi kan blive mere effektive.”

Og du er ikke ene om at lede efter uindfriet potentiale i jeres processer. 

Men hvordan kommer du i mål med optimering af processer? Kan du måle udbyttet på bundlinjen, i form af gladere medarbejdere eller højere produktivitet? Og hvordan ved du, om din virksomhed er klar? 

Vi har spurgt en af Europas førende eksperter i procesmodenhed:

Kan det overhovedet betale sig at optimere vores interne processer?

Ekspert i procesoptimering med rådyr i baghaven

Vi møder eksperten Jørn Johansen i Whitebox’ lokaler nord for København. Normalt går der rådyr udenfor vinduerne, og der er en usædvanlig ro over stedet.

Jørn er partner og ”videnskabsmanden” i konsulentvirksomheden Whitebox, der vurderer virksomheders evne til produktudvikling, projektleverance og rådgiver lederne i udviklingsprojekter.

Da vi møder ham, finder vi hurtigt ud af, at han ikke kaster om sig med store ord. Men med en venlig og imødekommende mine og en forskers forbehold for upræcise påstande, går han til kernen af spørgsmålet.

40% omarbejde

”Ja, det gør det”, lyder det korte svar fra eksperten.

”Når vi taler om optimering af processer, taler vi om modenhed i virksomheden. Og modenhed medfører en masse fordele. Blandt andet ser vi, at blandt de mindst modne virksomheder er omkring 40% af alt arbejde omarbejde”, forklarer han.

Med erfaring fra over 300 evalueringsprojekter har Jørn Johansen på nærmeste hold set, hvordan umodne eller manglende interne processer holder virksomheder tilbage.

”Hvis du går fra niveau 1 til niveau 2 på modenhedsskalaen, går du fra 40% omarbejde til 20%. Og det fortsætter i takt med at du bliver dygtigere. Så det giver frie hænder fra folk, der ellers skulle lave omarbejde. De kan jo så lave noget mere fornuftigt.”

Når nu Fortune 500 nu gør det…

Modenhedsskalaen er en del af den internationalt anerkendte modenhedsmodel, der opdeler virksomheder i 5 modenhedsniveauer. Er du på laveste niveau, sejler de interne processer (hvis der er nogen), og forudsigelighed er en by i Rusland.

På niveau 5 er alle processer optimerede og der arbejdes konstant på at optimere og lære yderligere.

I de nordiske lande ligger gennemsnittet mellem 1,5 og 1,75.

”60% af Fortune 500 virksomhederne bruger den her modenhedsmodel til at gøre sig selv dygtigere. Så kan du spørge dig selv, om det virker”, spørger forskeren retorisk med et skævt smil.

”Modenhed handler grundlæggende om, hvor god du er til at gennemføre projekter. Det er best-practice fra verdens allerbedste virksomheder, du bliver målt op imod.”

Og omarbejde er kun én af fordelene, der taler for at optimere din virksomheds processer.

Både et krav og en konkurrencefordel

I dag er der brancher, hvor virksomhederne kræver et modenhedsniveau på 3 eller derover hos deres leverandører, for at de overhovedet vil købe af dem. Eksempelvis stiller forsvarsindustrien større krav til deres leverandører.

Oven i hatten vinder de mest modne virksomheder deres tilbud 58% oftere end gennemsnittet, kan du læse i SPI Research’ store benchmark.

Og det overrasker ikke Jørn Johansen.

”Det er klart, at man hellere vil gøre forretning med en virksomhed, der fungerer stabilt og forudsigeligt, og hvor man ved, de kan levere. Og det er også derfor, de her virksomheder vinder flere tilbud”, forklarer han. 

I Kina trender modne virksomheder

Midtvejs gennem interviewet kommer Jørns partner og CEO i Whitebox, Per Hartlev, ind ad døren. Gennem 30 år har han været leder på alle niveauer inden for projektudvikling og senest CEO i den danske virksomhed DELTA.

”Har I snakket om Kina-trenden endnu?”, afbryder han snakken.

”I Kina bliver to tredjedele af alle modenhedsniveauer foretaget, for hvis virksomheden ikke ligger på niveau 3, kan de simpelthen ikke tiltrække medarbejdere. For medarbejderne gider ikke arbejde i en rodebutik.”

Nordisk konkurrence om talentet

Adspurgt om den samme trend gør sig gældende i Skandinavien, tøver Jørn Johansen lidt.

”Generelt er det svært at få medarbejdere i virksomheder, der leverer og gennemfører projekter. Du kan tage hele byggesektoren, der hungrer efter folk, der kan styre nogle projekter.”

I hele Skandinavien kæmper de fleste virksomheder for at finde dygtige medarbejdere. Særligt Sverige er presset, hvor der er stor mangel på kvalificeret arbejdskraft inden for blandt andet byggeri og IT.

”Det betyder jo også, at du som kommende medarbejder kan være mere kræsen. Og hvis du kunne det, ville du så ikke også vælge den dygtigste virksomhed frem for en sandkasse?”, spørger Jørn Johansen.

Mod og vilje til forandring

I løbet af samtalen opremser han endnu flere fordele og viser ulemperne ved et lavt modenhedsniveau på omhyggelige figurer. Lav produktivitet, ingen mulighed for at genbruge fra tidligere projekter og dårligt estimerede projekter.

Men hvis procesoptimering kun er fordele, hvorfor gør alle det så ikke bare?

”For mange virksomheder er der simpelthen ikke tid, fordi der er for meget brandslukning”, siger Jørn Johansen.

På det skandinaviske marked betyder den store efterspørgsel på kvalificeret arbejdskraft, at medarbejderne i virksomheder knokler yderligere på højtryk for at følge med.

”Hvis man er presset, kræver det mod og vilje at kaste sig ud i det. Men man er nødt til at tage en beslutning om, at nu gør vi altså sådan. Det kræver at ledelsen engagerer sig, og betragter optimeringen som en investering og et projekt i sig selv. Men niveauet er generelt lavt. Så der er virkelig fordele ved at stikke af fra resten”, slutter Jørn Johansen.

Få de vigtigste nøgletal fra SPIs Benchmark

SPI Research er gået i dybden og har undersøgt, hvordan konsulentvirksomheder kan øge profitten gennem modenhed.

Rapporten er på mere end 200 sider, men hvis du ikke har tid til at læse det hele, har vi lavet et uddrag med de vigtigste indsigter og nøgletal fra rapporten.

Du kan hente vores uddrag og rapporten her:

Om Jørn Johansen og Whitebox

Jørn Johansen har arbejdet med produktudvikling og modenhedsvurderinger i over 40 år, og betragtes af de fleste som branchens grand old man. Han har ledt flere forskningsprojekter om produktudvikling, hvordan virksomheder forbedrer sig og outsourcing af udviklingsprojekter.

Han har desuden udviklet ImproveAbility™-metoden som er standarden inden for procesforbedring, og tog initiativ til det globalt normskabende SPI Manifesto.

Han er en del af holdet bag konsulentvirksomheden Whitebox, der har mere end 100 års erfaring med produktudvikling, og har gennemført mere end 400 virksomhedsvurderinger. Sammen arbejder de for, at virksomhederne skal blive bedre til at udnytte deres potentiale til vækst.