GDPR og lønbehandling for bogholdere

Hvad er problemet med at modtage personoplysninger på mail – helt kort?

Før 25. maj 2018 – da de nye GDPR-regler trådte i kraft – var det almindeligt for bogholdere at modtage oplysninger til at lave bogføring, lønbehandling og timeregistreringer fra deres kunder på mail.

Men medmindre I nu krypterer jeres mails, samt nemt kan søge bestemte personer frem, går den ikke længere.

Det skyldes, at de oplysninger, der deles i forbindelse med løn, er personoplysninger og ifølge GDPR har vi alle retten til at blive beskyttet og slettet.

Er indbakken stadig ved at sprække med personoplysninger?

Selv med de bedste intentioner er der stadig mange bogholdere, der kæmper med at få bugt med at få tilsendt personoplysninger på e-mail.

Ofte er udfordringen, at kunder og kolleger ikke tænker på GDPR, når de sender timesedler og lignende i e-mails. Hvis du oplever, at det er en udfordring at få GDPR til fungere i praksis, så fortvivl ikke: Ved at ruske op i et par gamle rutiner garanterer vi, at du kommer sikkert ud på den anden side – og måske med en endnu mere velsmurt forretning som resultatet.

Ud med e-mail og ad hoc – ind med systemer og processer

Hvis du tænker, at du hellere må starte med at finde en måde at kryptere jeres mails på, så klap lige hesten. For måske er GDPR et godt tidspunkt til lidt forårsrengøring og simpelthen skifte hele jeres e-mailpraksis ud med en simplere løsning, der er GDPR-sikret fra starten.

Udfordringen med e-mails til håndtering af personoplysninger i din bogføring: 

• Kræver meget administration
• Indebærer en risiko for læk af oplysninger
• Hvis du skal slette data om en bestemt person, kan de data være svære at søge frem
• Du er ikke sikker på at modtage de oplysninger, du skal bruge i et ensartet format eller med brug af de samme termer. Igen koster det administrative timer

Så måske er GDPR en oplagt anledning til at rykke fra mail til system og fra ad hoc til processer? På den måde kan du bruge mindre tid på administration og oprydning og mere på rådgivning og kerneopgaver.

Fra oprydning og administration til fokus på bogholderiets kerneopgaver

I stedet for at modtage lønoplysninger via mail, så kig efter et GDPR-sikkert system, hvor du har adgang til medarbejdernes timeregistreringer, kørsel, fravær eller flex, udlæg med mere. Og allerhelst ét der kan integrere med dit lønsystem.

Når dine kunder bruger et tidsregistreringssystem, har du adgang til de nødvendige oplysninger præcis, når du skal bruge dem. Du skal hverken spilde tid på at minde kunderne om at sende dig noget, opsætte diverse systemer eller holde styr på Excel-ark.

Og når tidsregistreringen integrerer til lønsystemet, har du ikke længere GDPR-usikkert data liggende rundt omkring i indbakken. Derimod er alle data i sikrede systemer og kan let administreres.

Mere tid til rådgivning og kundeservice

Alene det at komme ud af mail-limbo vil frigive mere tid til dine kerneopgaver og rådgivning af kunderne.

Vil du have en endnu større stjerne hos dine kunder, kan du også hjælpe dem i forhold til valg af tidsregistreringssystem, hvis de ikke allerede har ét. Dermed kan I sammen få styr på hele processen fra registrering af timer til din bogføring – og du og dine kunder er GDPR safe.

Har du mange kunder, der bruger samme tidsregistreringssystem, vil du opleve synergi og spare endnu mere tid. Den tid, du sparer på administrationen af personoplysninger og forskellige formater i din indbakke, kan du bruge på dine kerneopgaver eller på at høste nye potentielle kunder!