Kan du nudge dine medarbejdere til at registrere tid?

Hvordan motiverer jeg mine medarbejdere til at tidsregistrere?

Det er dét spørgsmål, vi har fået flest gange i løbet af de +20 år, vi har rådgivet virksomheder om tidsregistrering. Med arbejdstidsdirektivet fra 2024, er det måske også et spørgsmål, du er begyndt at stille dig selv.

Den gode nyhed er, at når du har læst denne artikel, har du svaret. Endda med afsæt i et af adfærdsteoriens populære styringsredskaber: Nudging.

Dansk speciale om tidsregistrering og nudging 

Artiklen tager udgangspunkt i Henriette Diernisse og Kathrine Springborgs speciale om tidsregistrering og nudging. Specialet, der bygger på register- og surveydata og interviews foretaget over seks måneder i en dansk virksomhed med 600 medarbejdere, viser, hvordan du gennem adfærdsteori kan få flere medarbejdere til at registrere tid. 

Hvad er nudging?

Den originale version af begrebet nudging er udviklet af de to amerikanske professorer Richard Thaler og Cass Sunsteins.

Et nudge kan forklares om 'et kærligt puf i den rigtige retning'. Her er Thaler og Sunsteins definition:

Nudging er et stærkt styringsredskab, hvis du oplever, at:

• Dine medarbejdere står over for komplekse valg, når de skal tidsregistrere
• Dine medarbejdere har mangelfuld information om konsekvenserne ved IKKE at tidsregistrere
• Dine medarbejdere er usikre på personlig nytte ved tidsregistrering

Fordelene ved nudging er, at det er et billigt styringsredskab, der er nemt at implementere, og som du kan bruge de fleste sammenhænge, hvor du vil hjælpe dine medarbejdere med at træffe gode beslutninger.

Det er forskelligt fra person til person, hvad der motiverer til tidsregistrering. Derfor skal du forstå, hvilke adfærdsbias dine medarbejdere er "underlagt", så dit nudge virker.

Forstå dine medarbejderes adfærdsbias

Adfærdsbias handler om, at vi tager irrationelle beslutninger. Med andre ord tager vi mentale genveje, som at udelade vigtige detaljer, og vi motiveres ofte af det kortsigtede perspektiv (speciale om tidsregistrering og nudging, 2021).

Der findes mere end 100 adfærdsbias, men hvilke har indflydelse i forhold til tidsregistrering?

Henriette og Kathrines speciale indikerer, at især present bias kan have indflydelse på dine medarbejderes tidsregistrering.

Present bias og løbende tidsregistrering

Present bias handler om, at individet vægter nutid højere end fremtid. Har dine medarbejdere fx en tendens til at sige: ’Jeg gennemgår lige mine mails, og så tager jeg mig af min tidsregistrering senere’?

Hvis dine medarbejdere er underlagt present bias, kan du bruge løbende tidsregistrering som et nudge til at motivere dem til at registrere tid.

Man kan lave timeregistrering på forskellige måder. Nogle virksomheder har regler om, at det skal gøres på månedlig basis, andre på ugentlig. I TimeLog tidsregistrerer vi dagligt; det kalder vi løbende tidsregistrering. Grunden til, at det skal ske løbende, er at det er langt mere præcist og overskueligt.

For at gøre det sjovt at tidsregistrere løbende, bruger vi et add-on til TimeLog PSA kaldet TimeJam. Med TimeJam gamificeres tidsregistreringen. Man deles ind i hold, og kan vinde point ved at registere tid dagligt. Hver måned kårer vi et hold der vinder og de får en præmie.   

En af fordelene ved løbende tidsregistrering er, at I undgår dobbeltarbejde. Vores erfaring viser, at rigtig mange mennesker har for vane at registrere deres tid på et stykke papir først og så registrere tiden i det system, de bruger, bagefter.

En anden fordel ved løbende tidsregistrering er, at dine medarbejdere undgår at havne i denne situation: Det er fredag eftermiddag kl. 16.00, og nu skal de pludseligt huske al det arbejde, de har lavet i løbet af ugen.

Helt ærligt, så kan jeg ikke engang huske, hvad jeg lavede i går kl. 14.30. Kan du?

Slip for at registrere tid to gange - og 4 andre fordele ved daglig tidsregistrering

Present bias og kortere intervaller

Hvis løbende tidsregistrering ikke motiverer dine medarbejdere til at tidsregistrere, kan du overveje at give dem kortere intervaller for tidsregistrering. Det kan eksempelvis være daglig eller ugentlig tidsregistrering.

Det kan virke som et godt nudge, fordi de skal registrere tid for færre dage, hvilket også gør tidsregistreringen mere overskuelig. 

Sådan nudger andre virksomheder 

En (simpel) reminder kan også være et effektfuldt nudge. En af vores kunder har fx denne besked på deres forside i TimeLog, som alle medarbejdere ser, når de logger ind i TimeLog PSA.

Gør det nemt for dine medarbejdere at registrere tid

Hvis du vil motivere dine medarbejdere eller kolleger til at registrere, skal du gøre det så nemt for dem som muligt. Du kan blandt andet gøre tidsregistreringen nemmere ved at have fokus på: 

• Graden af detaljer: Lad vær med at bede om flere data end du har brug for.
• Brugervenligheden i tidsregistreringssystemet: Fx tidsregistreringsapps, notifikationer og online timesedler.

(Speciale om tidsregistrering og nudging, 2021)

Hold detaljegraden på et minimum

Gør det nemt at vide, hvad du skal registrere tid på.

I de fleste tidsregistereringssystemer opretter du et projekt og til det projekt, er der så knyttet opgaver som tiden registreres på. Men hvis der er for mange opgaver tilknyttet et projekt, bliver det uoverskueligt. Så, opret kun aktuelle opgaver, vælg om kommentarer til en opgave er obligatoriske, og overvej at tildele ressourcer til bestemte opgaver så opgaver kun er synlige for dem, der har brug for dem.

Ved at holde jeres tidsregistreringen simpel, strukturerer du komplekse valg for dine medarbejdere, og det er præcis, hvad et godt nudge skal gøre (dansk speciale om tidsregistrering og nudging, 2021).

Hav fokus på brugervenlighed

Hvor brugervenligt er det tidsregistreringssystem, I bruger eller overvejer at bruge?

Framing fortæller om formålet med tidsregistrering

I specialet undersøger Henriette Diernisse og Kathrine Springborg også, de hyppigste grunde til at medarbejdere glemmer at tidsregistrere.

En grund er, blandt andet manglende forståelse af formålet med tidsregistrering.

For at undgå kan, kan du bruge framing, der handler om, hvordan du præsenterer dit budskab.

Framing kan fx være at fremhæve de positive ting ved tidsregistrering. Det kan være et effektivt værktøj, fordi der er en tendens til, at folk vælger muligheder med positiv framing.

Nogle medarbejdere kan have opfattelsen af, at formålet med tidsregistrering er kontrol og overvågning. Ved at bruge framing kan du måske begrænse eller ændre den opfattelse og i stedet hjælpe dem med at forstå, at tidsregistrering bidrager til noget positivt.

I forhold til tidsregistrering kan du som leder bruge framing til at italesætte fordelene med tidsregistrering for jeres virksomhed. Det kan fx: 

• Virksomheder oplever generelt, at de kan fakturere flere timer kort tid efter, de har implementeret tidsregistrering. Det vil sige, at arbejdsmængden er den samme, I tjener bare flere penge.

‘What’s in it for me?’

Udover at forstå vigtigheden af tidsregistreringen ud fra et virksomhedsperspektiv, er de fleste af os motiveret af egeninteresse. Det kan du understøtte som leder ved at: 

• Sørge for god forventningsafstemning: Gør det tydeligt hvad du som leder skal bruge tidsregistreringer til. Det kan fx være til at fjerne en form for friktion i jeres daglige arbejde.
• MUS: Du kan også bruge dine medarbejderes tidsregistrering i forbindelse med MUS og lønforhandlinger.
• Flexordning: Hvis du har medarbejdere på flexordning, vil det give incitament til tidsregistrering, fordi de i sidste ende kan vinde fridage.

Skab gode vaner og kultur omkring tidsregistrering

Som leder bør du gå forrest og skabe gode vaner og en sund kultur om tidsregistrering. I deres speciale præsenterer Henriette og Kathrine tre lavpraktiske forslag til, hvad du kan gøre:

1. Du kan bruge påmindelseselementer: Send en mail til dine medarbejdere, hvor du husker dem på, at de skal tidsregistrere
2. Du kan indkalde dine medarbejdere til et ’god weekend’-møde om fredagen, hvor du minder dem om, at de skal tidsregistrere
3. Du kan hænge en plakat på døren, som minder dem om, at de skal tidsregistrere

Hvis du leder et efter nyt tidsregistreringssystem, kan du undersøge hvilke, der har inkorporeret nudging-elementer.

Her er et eksempel på, hvordan det ser ud, når du indsender dine timer fra vores app til tidsregistrering.

Seks key takeaways