Sådan fik Cadcraft kontrol over forretningen

De seneste år er der kommet fart på den digitale omstilling i både bygge- og fremstillingsindustrien.

Cadcraft tilbyder software og ekspertise, som hjælper kunderne på deres digitaliseringsrejse, med udgangspunkt i konstruktionsrelaterede data. Processer og informationsstrømme effektiviseres blandt andet ved hjælp af integrationsløsninger, de rette metoder samt deling af information og data.

“Min rolle som Operation Manager handler meget om at samle information om vores konsulenter, og opfølgning af serviceydelsen er en stor del af det. Har vi leveret en time, og har vi fået betaling for den time? Hvis vi ikke har modtaget betaling, kan der ligge kundeutilfredshed eller andet bag”, siger Mattias Jernström.

Det tidligere system ødelagde sporbarheden

Inden Cadcraft skiftede til TimeLog, anvendte virksomheden en anden onlineløsning til tidsregistrering og oprettelse af fakturaer.

“Vores tidligere system ødelagde desværre sporbarheden af faktureringen. Vi havde ikke så god kontrol med det, som var faktureret eller de timer, vi leverede. Der var ingen sammenhæng mellem den registrerede time og den, der blev faktureret”, siger Mattias.

Cadcraft besluttede derfor at finde en bedre løsning til tidsregistrering og oprettelse af fakturaer.

“Vi skulle have kontrol over vores forretning, og det havde vi ikke. Så mine kolleger undersøgte, hvad der var på markedet og researchede, og derefter var jeg med til at vurdere de forskellige systemer”, siger Mattias.

Kraftig stigning i lønsomheden de seneste tre år

Valget faldt til sidst på TimeLog, fordi systemet er nemt at anvende og understøtter de fleste scenarier i Cadcrafts forretning. Det er blandt andet muligt at håndtere indtægtsføring og en lang række forskellige prismodeller i TimeLog.

“Vi anvender fast pris, løbende driftsaftale, løbende tjenesteydelse samt projekter med en kombination af alle disse prismodeller”, siger Mattias.

Han er i dag yderst tilfreds med, at de valgte TimeLog.

“Vi har fået stor kontrol over forretningen. Vi mister ikke længere penge – TimeLog giver en kæmpe fordel. Jeg er ret sikker på, at vi har mistet en del penge i løbet af årene, inden vi skiftede til TimeLog, men det er svært at sige med sikkerhed, da vi ikke kunne følge det. Vi har øget vores lønsomhed, og nej, det er ikke kun på grund af TimeLog, men de seneste tre år har vores lønsomhed været bedre end de 20 år forinden tilsammen.”

Kontrol over alle timer og projekter med TimeLog

Ifølge Mattias er der to hovedårsager til, at Cadcraft mistede penge, inden virksomheden skiftede til TimeLog. Den ene var, at sælgerne valgte ikke at fakturere alle timer, hvis en kunde var utilfreds med noget.

“Hvis der er en ubehagelig situation med en kunde, kan det være nemmere ikke at fakturere, men nu går det ikke længere, da vi har kontrol over, hvor meget tid, der faktisk anvendes, og har styr på hver en time. Vi er tvunget til at tage fat i problemerne. Hvis vi ikke bliver betalt, har vi ikke gjort et godt nok arbejde, så hvad kan vi gøre anderledes?”

Ifølge Mattias var en anden årsag til, at Cadcraft mistede penge, inden de skiftede til TimeLog, at det var svært at vide, hvor lønsomme – eller ikke-lønsomme – projekterne egentlig var. Med TimeLog kan Cadcraft se sort på hvidt, hvordan projektet helt præcist går økonomisk.

“Nu ved vi, hvilke projekter der ikke går så godt, og så kan vi handle ud fra det. At få kontrol over projekterne er afgørende, hvis du skal kunne gøre noget ved situationen. Vi ser på tallene, og tager det med os i næste projekt”, siger Mattias.

[Find ud af, hvordan TimeLog kan hjælpe din virksomhed]

Integreret med ERP, lønsystem og analyseværktøj

TimeLog er koblet sammen med Cadcrafts ERP-system, Microsoft Dynamics NAV, og lønsystemet Crona via TimeLogs standardintegrationer.

“Begge integrationer fungerer upåklageligt. Vi overfører dataene, og det er det. For eksempel opretter sælgerne fakturaer i TimeLog, mens de sendes ud fra NAV.”

Cadcraft har også integreret TimeLog med analyseværktøjet Microsoft Power BI ved hjælp af TimeLogs API.

Power BI visualiserer tallene fra TimeLog i en række skræddersyede visninger. Det gør Mattias’ arbejde lettere, og også resten af virksomheden anvender Power BI i varierende grad.

“På vores intranet har vi blandt andet en graf, som ligner et speedometer. Den opdateres løbende hele måneden med vores debiteringsgrad, og når måneden er omme, viser den vores faktureringsgrad.”

Teamlederne anvender især Power BI’s visualiseringer til opfølgning af budgettet, og de konsulenter, som får kommissionsbaseret løn, har hver en graf, som de kan følge.

[Book en personlig gennemgang af, hvordan TimeLog fungerer, og hvad du kan få ud af at bruge løsningen]

Cadcraft anbefaler TimeLog til andre virksomheder

”Vi skal have opdateret vores ERP-system, og i den forbindelse har vi undersøgt andre alternativer til vores nuværende ERP. Hvis TimeLog ikke har en integration til det ERP-system, vi vælger, overvejer vi at anvende vores egen integrationsmotor iConnect. Vi har lavet mange integrationsløsninger for vores kunder til flere forskellige ERP-systemer”, siger Mattias.

Ifølge Mattias kommer det dog ikke på tale at skifte TimeLog ud.

Vil du anbefale TimeLog til andre virksomheder?

“Ja, og det har jeg allerede gjort”, siger Mattias Jernström.