Indsigt & analyse

EU-rapportering på baggrund af tidsregistrering

Torben Kristensen, vækstkonsulent i Erhvervhus Sjælland, forklarer:

”For en virksomhed som os, er de offentlige midler vores indkomst. Derfor kan ukorrekt EU-rapportering i sidste ende betyde, at vi ikke kan få penge – og dermed at vores eksistensgrundlag ophører.”

Rådgivning til mindre virksomheder

Erhvervhus Sjælland laver mange forskellige projekter på især regionsniveau. De besøger op imod 500 virksomheder om året, der tilmelder sig arrangementer og/eller gennemfører forløb med en konsulent fra Væksthuset.

Formålet er at hjælpe de mindre virksomheder med at få gang i forretningen og tilbyde kriseramte virksomheder råd og vejledning i forbindelse med fx optimering af forretningen og konkurser.

Herudover bistår Væksthuset små og mindre virksomheder på 2-20 mand med vækststrategier og udvikling.

”Når jeg har mødt andre, der kunne have glæde af de værktøjer, der findes i TimeLog, er jeg ikke bleg for at anbefale systemet til dem”, siger Torben. ”Det har jeg gjort før, og det gør jeg helt sikkert igen.”

Måler timeforbruget i real-tid

Før i tiden indsamlede Erhvervhus Sjælland timesedler dels på papir og dels via et meget primitiv registreringssoftware.

”Problemet var, at timerne kom for sent ind, og dermed kunne vi ikke nå at reagere på over- eller underforbrug af timer”, forklarer Torben Kristensen.

”Det var dobbeltarbejde, for de ansatte skulle tidsregistrere flere steder på samme tid, og det var ikke nemt at holde overforbrug af timer sammen med måltal. Det stod simpelthen ikke tydeligt for den enkelte eller os som ledere. I TimeLog bringes budgettal ned på individniveauet, og det er en super feature i systemet”, siger Torben begejstret.

TimeLog hjælper dermed projektlederne med at uddele tidsklumper, som de kan nå at taste ind og reagere på i tide, hvis tidsplaner overskrides.

Papirtigeren forsvinder

”I forhold til EU-projekter skal man nøje indrapportere timer forbrugt på sine aktiviteter. Derudover skal man også indhente dokumentation vedr. deltagerens timesats. Tankegangen fra EU er, at deltagelsen i projektet tager tid fra det den ansatte oprindeligt er ansat til – og dermed tid x timesats i forhold til virksomhedens investering, udtaler Torben.

TimeLog har hjulpet vores projektadministration med at have snor i dokumentationen."

Torben Kristensen

Vækstkonsulent, Erhvervhus Sjælland

Hver 6. måned skal Væksthus Sjælland levere en samlet projektdokumentation for at få udbetalt de bevilgede projektmidler. Det er noget af en papirtiger, afslører Torben.

TimeLog har øget effektiviteten af vores tidsdokumentation med 20%."

Torben Kristensen

Vækstkonsulent, Erhvervhus Sjælland

Glad for specifikke EU-rapporter

Det er ikke kun rapporteringen til de offentlige instanser, der går bedre med et konkret system; internt har projektledere og den øvrige ledelse også fået nye og bedre redskaber.

Torben så gerne, at de udnyttede systemets egenskaber endnu mere.

Indtil videre har Væksthusene i Region Hovedstaden, Region Sjælland og Region Syddanmark taget godt imod systemet og bruger det til deres rapportering, internt som eksternt.

"Status på projekters fremdrift, ”trafiklys”-måling på initiativer (projektfaktor, red.) sammenholdt med økonomien bagved samt lønomkostningsanalyser er et stærkt fundament til at kunne realisere vores mål”, slutter Torben.