Implementierung der Zeiterfassung? Wie man Erfolg hat!

Sie haben endlich in ein digitales Zeiterfassungssystem investiert und freuen sich schon darauf, mehr Zeit abrechnen zu können oder einen besseren Einblick in die tatsächliche Leistung des Unternehmens zu erhalten.

ABER diese Vorteile gehen verloren, wenn die Stunden nur sporadisch erfasst werden, oder wenn die Mitarbeiter den Sinn der Zeiterfassung nicht sehen können.

Daher ist es entscheidend, dass Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Implementierung von Anfang an richtig vorgehen, damit Sie das Beste aus Ihrem Zeiterfassungssystem herausholen.

Denn die Vorteile eines Zeiterfassungssystems werden umso größer, wenn die Zeiterfassung gut in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter integriert wird.

Hier haben wir neun konkrete Tipps für Sie, die Ihnen bei der Implementierung eines neuen Zeiterfassungssystems helfen.

1. Erfassen Sie sowohl die interne als auch die externe Zeit

Wenn Ihre Mitarbeiter sowohl die interne als auch extern Zeit erfassen, gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse über die Verteilung zwischen diesen beiden. Gleichzeitig erhalten Sie die Möglichkeit zu analysieren, wofür die interne Zeit verwendet wird.

Wenn Mitarbeiter nur externe oder abrechenbare Zeit erfassen, wird es für sie schwieriger zu wissen, ob sie die Zeit korrekt erfasst haben. Und es wird für Sie schwieriger zu überprüfen, ob alle Mitarbeiter Zeit erfasst haben.

Daher muss jeder Zeitaufwand unabhängig von seiner Verteilung immer erfasst werden.

2. Denken Sie daran, dass Menschen unterschiedlich sind

Für manche Mitarbeiter ist die Zeiterfassung ganz selbstverständlich, weil sie gerne wissen, wofür sie ihre Zeit aufwenden. Für andere Mitarbeiter ist die Zeiterfassung das Schlimmste, das sie sich vorstellen können.

Menschen sind verschieden, und deshalb müssen Mitarbeiter unterschiedlich motiviert werden. 

Unserer Erfahrung nach ist es am besten, sehr offen zu sein, wofür die Zeiterfassung verwendet werden soll. Und der Zweck muss mehrfach kommuniziert werden.

Daher müssen Sie sich über das Ziel der Zeiterfassung im Klaren sein:

• Soll die Zeiterfassung sicherstellen, dass alle Stunden abgerechnet werden?
• Benötigen Sie mehr Kontrolle über Projekte zu einem Festpreis?
• Wollen Sie die Ressourcenverteilung auf Aufgaben, Projekte und Kunden verbessern? 

Was auch immer der Zweck ist, er muss klar kommuniziert werden, damit jeder im Unternehmen versteht, warum er Zeit erfassen soll. 

Geben Sie Acht auf Mitarbeiter, die sich bei der Zeiterfassung schwer tun – und motivieren Sie diese Mitarbeiter direkt auf die Weise, die am besten zu ihnen passt.

3. Führen Sie feste Prozesse ein

Die Zeiterfassung ist ein Prozess, der wie jeder andere Geschäftsprozess eingeführt und überwacht werden muss.

Für die Zeiterfassung sollte es genau festgelegte Regeln geben. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, dass der Wochenzettel am Montag um 11 geschlossen wird, oder dass alle Zeiten vor dem Verlassen des Arbeitsplatzes erfasst sein müssen. 

Hüten Sie sich jedoch davor, zu strenge Regeln einzuführen. Stellen Sie lieber Regeln auf, von denen Sie realistisch glauben, dass Ihre Kollegen sie einhalten können und werden - und halten Sie diese ein. 

4. Ergänzen Sie die Zeiterfassung mit Kommentaren

Führen Sie einen Prozess ein, bei dem die Mitarbeiter neben der Zeiterfassung auch einen kleinen Kommentar zu der Aufgabe schreiben, deren Zeit sie erfasst haben.

Wenn die Projekte Fristen überschreiten, können diese Kommentare in Kundenstreitigkeiten den Unterschied ausmachen, ob das Unternehmen die Arbeit in Rechnung stellen kann oder nicht.

Darüber hinaus erhalten Sie eine unschätzbare Datensammlung, um zu verstehen, wie die Zeit in Projekten tatsächlich aufgewendet wird.

5. Stellen Sie den Zweck der Daten heraus

Wenn Sie als Projektmitarbeiter Ihre mit Projekten verbrachte Zeit erfassen und ausführliche Kommentare schreiben – aber keinen Zugang auf die Teile des Zeiterfassungssystems haben, in denen Rechnungen oder Projektberichte erstellt werden, kann es schwierig sein, die Vorteile der Zeiterfassung zu erkennen.

Daher ist es eine gute Idee, wenn das Management den Mitarbeitern zeigt, wie die Daten verwendet werden.

Eine Idee könnte sein, zu zeigen, wie Rechnungen anhand der Kommentare in den Rechnungszeilen erstellt werden, oder wie der Projektleiter über Projektberichte bessere Werkzeuge für die Berichterstattung an die Hand bekommen hat.

Es liegt nahe, dies bei gemeinsamen Meetings in der Organisation aufzugreifen, damit alle Mitarbeiter die Entwicklung schwarz auf weiß sehen können.

6. Kommunizieren Sie die Ergebnisse

Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Unternehmen, das mit der Zeiterfassung beginnt, bereits nach kurzer Zeit eine Erhöhung der Rechnungsstellungsquote feststellt.

Es ist auch nicht ungewöhnlich, dass die Einnahmen aus der Support-Funktion steigen. Oder es wird deutlich, bei welchen Kunden das Unternehmen Verluste macht.

Teilen Sie solche positiven Ergebnisse unbedingt mit. Sie helfen, die Motivation für die Zeiterfassung zu erhöhen und helfen, ein besseres Verständnis für das gesamte Projekt zu schaffen.

7. Weisen Sie die Verantwortung für die Zeiterfassung zu

Stellen Sie sicher, dass die Verantwortung für die Zeiterfassung klar zugewiesen ist.

Wer kontrolliert jeden Montag, ob alle Wochenzettel geschlossen sind, und wer kontrolliert, ob die Abrechnungsgrundlage zum Monatsersten fertig ist?

Stellen Sie sicher, dass Sie einen dedizierten Eigentümer für Ihre Zeiterfassung ernennen und dass der Eigentümer motiviert ist, die Zeiterfassung zu pflegen.

8. Machen Sie es Ihren Mitarbeitern einfach

Die Genauigkeit bei der Zeiterfassung darf nicht detaillierter sein als die Dokumentation, die Sie Ihren Kunden oder Ihrer Berichterstattung auf Projekt- oder Unternehmensebene zur Verfügung stellen müssen.

Einige Projektleiter glauben, dass das Ergebnis umso besser ist, je genauer Daten erfasst werden. In vielen Fällen bedeutet dies, dass weitere Konten oder Aktivitäten erstellt werden, auf denen die Mitarbeiter ihre Zeit erfassen müssen.

Wenn jedoch an zu vielen Stellen Zeit erfasst wird, wird es oft schwieriger, den Überblick zu behalten, wo und wann Sie an diesem Tag, in dieser Woche oder in diesem Monat Zeit erfasst haben. Und es trägt nur selten zu einer besseren Übersicht und Nutzbarkeit für die Mitarbeiter bei.

Eine weitere typische Erfahrung ist, dass der Projektleiter Zeit sparen möchte, indem er pro Kunde oder pro Projekt eine Standardvorlage erstellt, die eine Reihe von Phasen oder Elementen enthält, für die Mitarbeiter Zeit erfassen können.

Eine tolle Sache für den Projektleiter, da das Projekt schnell eingerichtet werden kann. Aber weniger schön für die Mitarbeiter, weil sie in den vielen Phasen Zeit mit Herumbasteln verbringen müssen – wobei ein großer Teil irrelevant ist. 

Überlegen Sie, wie Sie es Ihren Mitarbeitern so einfach wie möglich machen können, ihre Zeit zu erfassen. 

Es gibt viele Dinge, die Sie selbst tun können, um mit einem neuen Zeiterfassungssystem durchzustarten.

Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, haben wir kompetente Implementierungsberater parat, die Ihnen gerne bei einer guten Implementierung der TimeLog-Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen helfen.

Fordern Sie ein unverbindliches Gespräch an und erhalten Sie ein Angebot, das zu Ihnen passt. Kontaktieren Sie uns unter +45 70 200 645 oder senden Sie uns eine E-Mail unter info@timelog.de.