Was ist ein Project Scope? Ein umfassender Leitfaden

Haben Sie schon einmal ein Projekt geleitet, bei dem Sie letztendlich mehr leisten mussten, als mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen, Ihrem Budget und der verfügbaren Zeit möglich erschien?

Hat Sie dabei Ihr Chef oder Ihr Kunde ständig angerufen, weil Sie nicht alle Erwartungen erfüllen konnten?

Dann ist es wahrscheinlich, dass Sie mit den Projektbeteiligten keinen klaren und gut definierten Project Scope ausgehandelt haben.

Wie lässt sich also ein solider Project Scope erstellen?  

In diesem Artikel erhalten Sie einen vollständigen Überblick und einen Leitfaden, der Sie bei der Erstellung eines tragfähigen Projektumfangs unterstützt.

Zunächst sollten wir uns jedoch darüber im Klaren sein, worin ein Project Scope überhaupt besteht.

Was ist ein Project Scope?  

Ein Project Scope liefert im Wesentlichen eine Definition dessen, was Sie im Rahmen des Projekts liefern sollen und – ebenso wichtig – was Sie NICHT liefern sollen.  

Im Prinzip legt er also den Umfang Ihres Projekts und die Einzelheiten seiner Durchführung fest.  

Der Project Scope bezieht sich auf die Arbeit, die Ihr Projektteam leisten muss, um ein bestimmtes Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu liefern.  

Als Projektleiter legen Sie den Projektumfang niemals ganz allein fest. Stattdessen müssen Sie alle Projektbeteiligten einbeziehen und sie dazu bringen, sich darüber zu verständigen, was das Projekt leisten soll und was nicht im Projekt Scope enthalten ist.  

Dieser Prozess ist kompliziert, da die verschiedenen Beteiligten unterschiedliche Ziele, Prioritäten und Meinungen haben. Dennoch ist es unerlässlich, sie in die Ausarbeitung des Projektumfangs einzubeziehen, da dessen nachträgliche Umgestaltung während der Ausführungsphase das Risiko einer Überschreitung von Fristen und Budgets stark erhöht.  

Dies führt häufig zu einer geringeren Qualität der Projektergebnisse, da das Projekt durch zu viele Beteiligte beeinträchtigt wird, die bei der Ausführung zufrieden gestellt werden müssen.

Was ist ein Project Scope Statement?

Beim Project Scope Statement – oder der Projektumfangserklärung – handelt es sich um das Dokument, das alle Aspekte des Projektumfangs definiert.

Sie als Projektleiter müssen das Dokument oftmals überarbeiten, wenn die Beteiligten versuchen, die Grenzen Ihres Projekts zu erweitern, oder wenn Sie sich in den Details der Projektdurchführung verrennen.

Das Project Scope Statement sollte allen Beteiligten zugänglich sein, die darüber hinaus die endgültigen Formulierungen absegnen müssen, bevor Sie mit der Durchführung Ihres Projekts beginnen.

Wenn zu viele mündliche Vereinbarungen getroffen wurden, entwickeln sich Projekte häufig unkontrolliert. Das Project Scope Statement ist Ihr Leitfaden, um das Projekt auf Kurs zu halten und eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden.

Beispiel für einen Projektumfang: Was ist typischerweise in einem Project Scope Statement enthalten?  

Auch wenn kein Projekt haargenau dem anderen gleicht, sowohl in Bezug auf Art und den Umfang als auch auf die organisatorischen Möglichkeiten, sollte der Projektumfang immer bestimmte Elemente enthalten, um die Ziele und klaren Grenzen des Projekts zu definieren.

Nachfolgend haben wir einige Beispiele für die am häufigsten verwendeten Elemente eines Projektumfangs aufgeführt:

Beschreibung und endgültige Lieferungen  

• Worum geht es bei dem Projekt? Welches „Produkt“ wird das Projekt Ihrem Unternehmen oder Kunden liefern? Dabei kann es sich um eine Software, eine Implementierung, einen Bericht oder etwas anderes handeln.

Projektziel und Wertschöpfung  

• Worin besteht die Zielsetzung dieses Projekts? (SMART verwenden) Welchen Wert hat es für Ihr Unternehmen oder Ihren Kunden?  

Beschränkungen und Ausschlüsse  

• Was ist nicht im Umfang enthalten (wichtig zur Vermeidung einer unnötigen Ausweitung des Projektumfang)? Welches sind die Faktoren, die das Projekt einschränken? Dies könnten zum Beispiel das Budget, Fristen, Unwägbarkeiten oder technische Probleme sein.

Beschreibung der Arbeit 

• Dies umfasst eine Aufschlüsselung der Arbeit, die Ihr Projektteam leisten muss. Was sind die Schlüsselelemente Ihrer Arbeit , die das Projektergebnis beeinflussen?

Meilensteine des Projekts und Zeitplan  

• Anhand welcher Meilensteine können wir nachvollziehen, ob sich das Projekt auf dem richtigen Weg befindet? Wie sieht der Zeitplan für die Meilensteine aus?

Akzeptanzkriterien

• Welche Qualitätsanforderungen müssen Ihre Ergebnisse erfüllen, damit sie von Ihrem Kunden genehmigt werden?

Worin besteht eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs?

Der Project Scope ist von einer schleichenden Ausweitung betroffen, wenn Sie dem Projekt nach und nach weitere Leistungen hinzufügen oder die vereinbarten Projektleistungen erweitern.

Wir sprechen von „schleichend“, da dies meistens nicht absichtlich geschieht und auch nicht offen ausgesprochen wird. Eine solche Ausweitung passiert einfach, wenn die Beteiligten im Projektverlauf (vielleicht recht gute) Ideen einbringen.

Natürlich sollten Sie sich während des Voranschreitens des Projekts nicht immer gegen Änderungen wehren. Oft gewinnen Sie während der Durchführung neue Erkenntnisse, und es kann einen guten Grund geben, das Projekt und seine Lieferungen zu erweitern.

Allerdings sollten Sie sicherstellen, dass Sie diese Erweiterungen in einem überarbeiteten Project Scope formalisieren, dem alle Beteiligten zustimmen, bevor Sie fortfahren.

Überarbeitung des Umfangs: der Project Scope innerhalb des Projektdreiecks  

Wenn Sie den Umfang Ihres Projekts ändern, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass auch die anderen Teile des Projektdreiecks entsprechend angepasst werden müssen.

Andernfalls geraten die Kosten oder der Zeitplan Ihres Projekts aus dem Gleichgewicht und entsprechen nicht mehr dem ursprünglichen Umfang.

Wenn Sie den Project Scope anpassen, sollten die Anpassungen von allen Beteiligten gemeinsam formuliert und genehmigt werden. Oftmals drängen Kunden auf eine Erweiterung des Umfangs, ohne eine Erhöhung des Budgets oder eine Verlängerung des Zeitrahmens in Betracht zu ziehen.

Als Projektleiter ist es Ihre Aufgabe, neue Kostenvoranschläge auf Grundlage des erweiterten Umfangs einzuholen sowie ein neues Budget und einen neuen Zeitplan auszuhandeln.

Wenn Sie dies nicht tun, besteht die Gefahr, dass Ihrem Projekt die Zeit oder das Geld ausgeht, bevor Sie in der Lage sind, die im Project Scope vorgesehenen Lieferungen durchzuführen.

Warum ist es wichtig, den Project Scope zu definieren?

Die Erstellung eines klar definierten Projektumfangs ist das erste, was im Workflow einer Projektleitung geschehen sollte. Der Project Scope umreißt das Projekt und gibt ihm die Richtung vor, woraufhin alle nachfolgenden Planungen, Verhandlungen und Bewertungen auf dem ursprünglichen Umfang basieren sollten.

Zudem stellt er Ihrem Projektteam und allen sonstigen Beteiligten einen klaren Fahrplan bereit und sorgt für ein gemeinsames Verständnis dessen, worin das Projekt besteht – und worin nicht.

Bei Projekten ohne einen klaren und genehmigten Project Scope besteht ein hohes Risiko folgender Probleme:

• Unbeabsichtigte Verschiebungen der Ziele und Ausrichtung
• Ein nicht enden wollender Strom von Anforderungsänderungen
• Unstimmigkeiten in Bezug auf das Ergebnis, die endgültigen Lieferungen und die Qualität sowie nachfolgende Verzögerungen und Budgetüberschreitungen
• Projektteams arbeiten versehentlich an Dingen, die eigentlich nicht im Projektumfang enthalten sind

Da Sie das Project Scope Statement während der Ausführung immer wieder einsehen können (und sollten), haben Sie die Möglichkeit sicherzustellen, dass Ihre Entscheidungen und die Ihres Teams mit dem vereinbarten Umfang übereinstimmen.

Außerdem bietet Ihnen das Project Scope Statement eine solide Verhandlungsbasis für Anpassungen des Budgets oder Zeitplans, wenn Ihr Kunde (oder Ihr Vorgesetzter) Änderungen an der Lieferung verlangt.

Schauen wir uns also an, wie Sie einen Project Scope erstellen.

Project Scope Management – wie Sie Ihren Projektumfang erstellen  

Der Project Scope sollte vor dem eigentlichen Projektbeginn immer vollständig und genehmigt sein.

Zum Verfassen eines guten Projektumfangs gehört jedoch ein bisschen mehr, als sich einfach nur den Laptop zu schnappen und in ein leeres Dokument zu tippen.

Sie müssen die verschiedenen Phasen planerisch durchlaufen und alle Beteiligten in den Prozess einbeziehen.

Wenn Sie sich dabei an den folgenden vier Schritten orientieren, sollte Ihnen ein guter Start gelingen.

Schritt 1: Schaffen Sie die Grundlagen und einen groben Umriss  

Als Projektleiter haben Sie oft nicht den Luxus, beim Verkauf des Projekts an den Kunden dabei zu sein –

oder bei der Entscheidung darüber durch die Unternehmensleitung.

Der erste Schritt besteht also darin, die groben Umrisse des Projekts zu verstehen und Ihre Recherchen für den Project Scope vorzubereiten. Wenn Sie nicht am Verkauf beteiligt waren, sollten Sie sich zunächst also mit Ihrem Verkaufsteam unterhalten.

In diesem Schritt erstellen Sie einen Plan für: 

• das Projekt in seiner grundsätzlichen Form („wir müssen X ändern/produzieren/usw.“)
• die am Projekt beteiligten Personen – sowohl in Ihrem Unternehmen als auch beim Kunden
• die grundlegenden Lieferungen
• die Projektziele

Abschließend erarbeiten Sie die Gliederung für das Project Scope Statement, das Sie während des Projektverlaufs immer wieder als Referenz verwenden werden.  

Schritt 2: Anforderungen von allen Beteiligten einholen  

In dieser Phase müssen Sie sich an alle Beteiligten und Projektmanager wenden, um deren Erwartungen und Anforderungen zu klären und zu dokumentieren.

Als Faustregel gilt, dass man nie zu viele Interessen einbeziehen kann, da im Laufe des Projekts neue Anforderungen aus unerwarteten Quellen auftauchen können. Das umfangreiche Einholen aller Anforderungen stellt sicher, dass alle Beteiligten von Anfang an berücksichtigt werden und sich im Sinne des Projekts untereinander abstimmen können.

Es ist wichtig, in dieser Phase alles zu dokumentieren, darunter auch solche Erwartungen, die Sie vielleicht für unrealistisch halten, damit Sie einen vollständigen Überblick über alle Anforderungen und Vorstellungen erhalten. Auf diese Weise können Sie Differenzen frühzeitig erkennen und die Angleichung aller Erwartungen im endgültigen Project Scope Statement in Angriff nehmen.

Folgende Beteiligte sollten Sie in dieser Phase immer zu Wort kommen lassen:  

• Ihren Kunden
• Ihren Projektmanager/Sponsor
• Alle von der Durchführung Ihres Projekts betroffenen Personen (in der Regel die Endnutzer)
• Ihre Projektteams

Welche Art von Anforderungen sollten Sie sammeln?  

• Welche Lieferungen/Qualität werden erwartet?
• Was fällt nicht in den Projektumfang?
• Welche Beschränkungen bestehen für das Projekt (Budget, Zeit, Ressourcen, bekannte Probleme usw.)?

Schritt 3: Umwandlung der Anforderungen der Beteiligten in einen klar definierten Project Scope  

Nachdem Sie alle Anforderungen zusammengetragen haben, ist es an der Zeit, diese in einen klaren Projektumfang zu verwandeln.

Sofern sich alle Beteiligten in Schritt 2 miteinander abgestimmt haben, ist dies relativ einfach.

Sollten sich die Anforderungen der Beteiligten NICHT miteinander vereinbaren lassen, müssen Sie den Umfang so gut wie möglich definieren (in Bereichen, in denen sie übereinstimmen) und die nicht übereinstimmenden Erwartungen und Anforderungen bestmöglich aufzeichnen. Versammeln Sie alle Beteiligten und verhandeln Sie über alle Unstimmigkeiten, bis Sie eine klare Definition ausgearbeitet haben, die alle mittragen können.

In dieser Phase sollte das Statement so klar wie möglich formuliert werden und keinen Raum für Interpretationen lassen, die später zu Diskussionen und Meinungsverschiedenheiten führen könnten.

Lassen Sie die endgültige Version von allen Beteiligten überprüfen, genehmigen und unterzeichnen.

Schritt 4: Kontrolle des Projektumfangs während des Projektverlaufs  

Nach diesen ersten Schritten verfügen Sie über ein Dokument, auf das Sie in allen späteren Projektphasen zurückgreifen können. Wenn die Komplexität im Laufe des Projekts zunimmt und der Umfang immer weiter ansteigt, können Sie sich jederzeit wieder auf Ihren Project Scope berufen.

Lassen Sie ihn nicht nutzlos in der Schublade liegen, denn er ist eines Ihrer besten und hilfreichsten Werkzeuge.

Häufig kann es erforderlich sein, den Projektumfang während der Durchführung des Projekts zu überarbeiten.

Vielleicht stoßen Sie auf ein technisches Problem, das die endgültige Lieferung beeinträchtigt. Oder Ihr Kunde wünscht sich zusätzliche Projektmerkmale.

In einem solchen Fall müssen Sie die Schritte 2 und 3 erneut durchlaufen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten etwaige Änderungen mittragen können.

Außerdem müssen wahrscheinlich ein neues Budget und ein realistischer Zeitrahmen ausgehandelt werden.

Ein Tool zur Umsetzung Ihres Projekts innerhalb des Budgets und Zeitplans  

Nun haben Sie also Ihren Project Scope und müssen Ihr Projekt nur noch durchführen.

Wäre es nicht schön, wenn Sie dafür auf ein geeignetes Projektmanagement-Tool zurückgreifen könnten?

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