Hvorfor fejler projekter? De 5 værste fejl i projekter

Konsulentvirksomheder arbejder typisk for flere kunder på én gang og opererer med flere forskellige prismodeller, herunder løbende driftskontrakter, fastpris eller medgået tid. Denne type af projekter kræver overblik over hele projektporteføljen, alle deadlines, milepæle og budgetter. Og det kan være svært!

Heldigvis er der effektive måder at håndtere udfordringerne på. Første skridt er at sikre, at du ikke gør dig skyldig i nogle af de typiske grunde til, at projekter fejler.

1. Du har ikke en detaljeret projektplan

Første skridt mod et succesfuldt projekt: En gennemtænkt, dokumenteret og detaljeret plan - før projektet starter. Planen skal være mere end en to-do liste med opgaver. 

Den skal være et roadmap for alle projektdeltagere, så alle ved, hvor I starter og hvilken sti I følger. 

Læs også: Den effektive projektplan

Hvor detaljeret skal din projektplan være?

Din projektplan skal være tilpas detaljeret. Projekter og planer ændrer sig undervejs, og du skal ikke fortabe dig i dokumentation, så her er et par tommelfingerregler for hvad du gerne vil vide: 

1. Du vil gerne have overblik over alle projektfaser, milepæle og opgaver
2. Du vil gerne vide, hvilke opgaver, der er indbyrdes afhængige
3. Du vil gerne vide hvor lang tid opgaver tager (eller vurderes at tage) og hvem, der kan udføre dem 

Læs også: Hvad er en milepæl i et projekt?

2. Dine estimater er upræcise

Når du planlægger et projekt er scope, ressourcer og tid centralt. Men i en travl hverdag er det ikke altid vi tager tiden til at analysere tidligere, lignede projekter som ellers ville give en baseline.

Projektledere, der er under tidspres, kan blive presset til at skulle stole på gode gæt og mavefornemmelser.

Det kan betyde at de estimater du giver til kunden er upræcise og at I - når projektet så går i gang - ikke kan overholde tidsplan eller budget. 

Konsekvensen af det er typiske at I enten selv dække overskridelsen - hvilket påvirker projektets potentielle oveskud - eller at I må fakturere kunden mere, end der står i tilbuddet. 

Læs også: Projekttrekanten: Sådan balancerer du tid, budget og scope 

3. Lade ikke-planlagte opgaver løbe løbsk

Hvis projektets scope, altså omfanget af projektet, ikke er 100% defineret fra start, kan det resultere i utallige ændringer og tilføjelser til den oprindelige plan og leverance.

Dermed risikerer du forvirring, at I ikke kan overholde deadlines, at den samlede tidslinje skrider og/eller at budgettet skrider. 

Konsulentbureauer kan være særligt udsatte for det, og det kan være svært at sige nej, når kunden kommer med med ekstra opgaver ("bare en lille opdatering af hjemmesiden", "en lille ændring af designet").

Men hvis de små - tilsyneladende uskyldige - ekstra leverancer løber løbsk kan de forsinke de planlagte aktiviteter og give ekstra omkostninger. Det gælder især, når du tilbyder dine ydelser som fastprisaftaler. 

Det optimale scenarie indebærer, at projektlederen ved enhver ændring af projektplanen evaluerer, hvordan det vil påvirke tid, ressourcer og budget, og at kunden godkender eventuelle ekstra omkostninger.

Læs også: Sådan holder du styr på dine prismodeller. Deltag i vores Kontraktskole for Konsulenter

4. Ikke at holde øje med projektets fremdrift

Fejl nummer 4 hænger sammen med grund nummer tre til, at projekter fejler: Du har ikke styr på, hvordan projektet skrider frem. 

Fremdrift er fx at vide:  

• Hvor mange timer har I brugt i forhold til budgettet?
• Er der kommet nye opgaver til?
• Er der medarbejdere, der ikke er allokeret til projektet, som har arbejdet på det?
• Er der udgifter til fx materialer, som I har lagt ud for? 
• Hvilke opgaver har taget længere tid end estimeret?

Det er uundgåeligt at afvige fra planen og der er altid elementer, vi ikke kan budgettere med. Derfor handler det mere om at monitorere og justere samt informere stakeholders og projektdeltagere rettidigt end at kæmpe en forgæves kamp for at undgå forandringer.

Nogle værdifulde redskaber til at støtte projektlederen inkluderer risikoanalyser, tidsregistrering og en effektiv ressourceplanlægger, som kan hjælpe dig, når du planlægger første gang og når du skal justere planen.

Læs også: Sådan hjælper TimeLog PSA projekt-teams

5. I har ikke overblik over fakturaer, opgaver og bilag

Hvem er ansvarlig for aftalegrundlaget, kontrakten og prismodeller i jeres virksomhed? Er det sælgeren, projektlederen, bogholderen eller alle tre roller på én gang?

Et typisk eksempel er, at sælgeren laver aftalen (aftalegrundlaget og kontrakten), projektlederen håndterer prismodellen (fx medgået tid, fastpris, abonnement, klippekort osv.) og skal sørge for at eventuelle ekstraopgaver tilføjes til projektet og faktureres. Endeligt er bogholderen ansvarlig for at sende regningen.

Det er ret mange kokke i et lille køkken. Nogle gange endda med underleverandører eller flere prismodeller eller kontrakter på samme projekt. 

Derfor er der intet at sige til, at mange konsulentvirksomheder kæmper med at have et opdateret overblik over projektøkonomien. 

Håndtering af faktureringsstatus, opfølgning på ubetalte regninger, genforhandling af kontrakter og forståelse af cash flow falder ned mellem stole: Projektlederen tænker det er bogholderens opgave - og omvendt. 

Men det kan betyde, at I i ikke værdisætter jeres arbejde korrekt. Eller sagt på en anden måde: I får ikke betaling for alt det arbejde, I udfører. 

Det kan koges ned til, at I ikke har styr på selve faktureringsprocessen. 

Bogholderen er overladt til selv at skulle administrere projektøkonomien, selvom det oftest er projektlederen, der ved hvilken prismodel, der fungerer for de enkelte kunder, hvordan den skabte værdi skal fordeles på opgaver og medarbejdere og hvilke opgaver der løbende kommer ind fra kunden.

Se webinaret: Få styr på projektøkonomien