Ta del av CFO:ns bästa strategier för att förbättra lönsamheten

Hej CFO - Hur väl förtrogen är du med innovation och affärsstrategi?

Kraven på CFO: er och ekonomichefer sträcker sig bortom de traditionella finansiella ansvarsområdena; det kräver en skarp förståelse för innovation, riskhantering och affärsstrategi.

I denna artikel - och tillhörande podcast - med TimeLogs CFO, Christian Hempler, utforskar vi den dynamiska världen av ekonomisk ledning.

Christian delar insikter från en lång karriär, utdrag från årets rådgivare- och konsultbenchmark och berättar vilka KPI:er som hjälper honom att navigera genom komplexa utmaningar och skapa en framtid där ekonomisk excellens är hörnstenen i verksamheten.

Företagets fem pelare

Professional Services Industry Benchmark report är en årlig publikation som innehåller en benchmarking med data från över 600 konsult- och rådgivningsföretag samt en mognadsmatris. Den senare hjälper företag att definiera sin mognad och konkurrenskraft samt ange vad som krävs för att utveckla företaget.

Enligt benchmarkingen finns det fem centrala pelare i varje konsultföretag som ni behöver optimera och arbeta med för att driva en lönsam och hållbar verksamhet. Dessa inkluderar drift & ekonomi, ledarskap, leveransstyrning (Service Execution), talang & HR samt kundrelationer.

Varje pelare är central för företagets konkurrenskraft och även om pelarna är separata enheter (eller avdelningar) är de också ömsesidigt beroende.

Kärnan i drift och ekonomi

Här fokuserar vi på ekonomisk excellens, så låt oss börja med att definiera vad som ingår i områdena drift och ekonomi:

Drift: Dagliga aktiviteter inom drift är avgörande för att hålla företaget igång. Det handlar om att skapa processer som är skalbara och återkommande, vilket ökar effektiviteten och bidrar till övergripande tillväxt.

Ekonomi: När det kommer till ekonomi i affärsvärlden handlar det inte bara om siffror; det är själva hjärtat som driver varje verksamhet. Det innebär att hantera intäkter och kostnader samtidigt som du säkerställer den ekonomiska hälsan i rådgivnings- och konsultföretaget.

Men varför är drift och ekonomi så avgörande?

Möjligheten att växa är grundläggande för framgång 

För att säkerställa överlevnaden för ditt företag måste du ha en stark ekonomisk grund. Drift och ekonomi är nyckeln till att utveckla din verksamhet och i konsult- och rådgivningsföretag är det två centrala funktioner inom ekonomiavdelningen:

Hantering av P&L (Profit & Loss): Effektiv styrning av intäkter och kostnader är avgörande för ekonomisk hållbarhet för rådgivare och konsulter. Det kräver en skarp ekonomisk förståelse och strategisk beslutsfattande.

Uppbyggnad av skalbarhet och återkommande processer: Att ha skalbara och återkommande operationer ger dig möjligheten att växa. Dessa operationer bör utformas för att hantera en ökad arbetsbelastning utan behov av ytterligare resurser.

Särskilt när människor, deras tid och expertis är din primära produkt, blir skalbarhet och återkommande processer avgörande och en utmaning.

De tre nycklarna till en hållbar ekonomi

För framgångsrika CFO:er som strävar efter skalbarhet och hållbar tillväxt är tillgången till tre avgörande faktorer avgörande:

Insyn och Förståelse: Det är viktigt att ha insikt i hur verksamheten presterar både ekonomiskt och operationellt, och detta behöver ske i realtid. Endast med komplett och uppdaterad data kan informerade beslut fattas och anpassningar göras snabbt vid förändringar.

Förutsägbarhet: Att ha förutsägbara operationer leder till bättre resursallokering och riskhantering. Det möjliggör en mer agil och smidig planering och genomförande av projekt.

Standardisering: Genom att standardisera processer och policys över hela organisationen kan fel minimeras, effektiviteten ökas och kostnadskontrollen förbättras.

CFO:ers mognadsmåttstock: Steg för steg i drift och ekonomi

När du har kontroll över områden och uppgifter, och har tillgång till uppdaterade data, kan du börja arbeta strategiskt med standardisering och förutsägbarhet för att skapa en hållbar ekonomi.

Men hur vet du hur din verksamhet klarar sig objektivt? Hur benchmarkar ni er mot andra? Hur mogen är er verksamhet?

Mognadsmatrisen delar in företag i fem nivåer beroende på deras mognad.

Mognaden avgörs bland annat av antalet väldefinierade processer och användningen av teknologi. Det har dokumenterats under 17 år att ju mer mogen din verksamhet är, desto bättre klarar den sig - mätt i allt från medarbetarnas tillfredsställelse till ekonomiska resultat.

Låt oss titta på de olika nivåerna med fokus på drift och ekonomi.

Nivå 1-2: Företag på dessa nivåer arbetar ofta entreprenöriellt och möter utmaningar. De saknar effektiva system och standardisering, vilket leder till förlorade möjligheter och minskad intäkt.

Nivå 3: Företag på denna nivå etablerar processer, system och policys. Även om de ännu inte är en slimmad maskin, är de i en betydligt bättre position för att optimera sin verksamhet.

Nivå 4-5: Företag på dessa nivåer har välintegrerade system och processer, vilket markant minskar icke-fakturerbara timmar. De fokuserar på standardisering inom kontrakthantering och prissättningsmodeller, vilket leder till ökad effektivitet och lönsamhet.

Nuvarande förbättringar: Var ska du börja?

Vägen till förbättringar beror på vilken nivå du börjar på. Om du befinner dig på nivå 1 eller 2, börja med att investera i verktyg eller system som kan stödja din verksamhet och hjälpa till att kartlägga och förbättra era processer.

På mer avancerade nivåer skiftar fokuset till finjustering och optimering av organisationen genom standardisering och implementering av policys.

När du finjusterar din konsultverksamhet är det viktigt att hålla koll på centrala nyckeltal (KPI:er) inom projektfinansiering för att säkerställa en sund ekonomi, effektivitet och lönsamhet.

Listan över relevanta KPI:er kan vara lång, så välj de mest centrala och börja med att integrera dem. Här är ett urval av KPI:er som stödjer er projektfinansiering:

Intäkt och lönsamhetsgrad:

• Granska projektintäkterna för att säkerställa att de överensstämmer med företagets ekonomiska mål.
• Övervaka lönsamhetsgraden för individuella projekt för att identifiera områden som kan förbättras.

Utnyttjandenivåer:

• Analysera konsulternas utnyttjandenivåer för att säkerställa att de bidrar fullt ut till intäktsgenereringen.

Fakturerbara timmar:

• Håll koll på fakturerbara timmar för att bedöma produktiviteten och effektiviteten hos ditt konsultteam.

Resursallokering:

• Se till att resurserna allokeras optimalt över projekt för att maximera fakturerbara timmar och undvika överbelastning eller underutnyttjande av personalen.

Projektbudget kontra faktiska kostnader:

• Jämför de budgeterade kostnaderna med de faktiska kostnaderna för varje projekt för att identifiera eventuella avvikelser och vidta korrigerande åtgärder.

Projektets lönsamhet:

• Utvärdera den individuella projektets lönsamhet för att förstå vilka projekt som är mest lönsamma för företaget.

Kundens lönsamhet:

• Bedöm kundens lönsamhet för att fokusera på dem som mest bidrar till företagets bottenlinje.

Likviditet:

• Övervaka likviditeten kopplad till projekt för att säkerställa att företaget har tillräcklig likviditet för att möta sina ekonomiska åtaganden.

Åldrande av kundfordringar:

• Håll koll på kundfordringarnas åldrande för att bibehålla en sund likviditet och snabbt hantera eventuella förfallna betalningar.

Kundnöjdhet:

• Utnyttja kundnöjdhetsundersökningar eller feedback för att bedöma projektets framgång och identifiera områden för förbättring.

Projektets tidssättning:

• Följ projektets tidsschema för att säkerställa att projekten slutförs i tid och minimera förseningar och eventuella kostnadsöverskridelser.

Indirekta kostnader:

• Övervaka och hantera indirekta kostnader kopplade till projektleverans för att förbättra den övergripande lönsamheten.

Avkastning på investering (ROI):

• Beräkna ROI för varje projekt för att bedöma den ekonomiska framgången och identifiera möjligheter till förbättring i framtida projekt.

Efterlevnad av redovisningsstandarder:

• Se till att alla projektredovisningspraxis följer relevanta redovisningsstandarder och regelverk.

Genom att regelbundet analysera dessa KPI:er (eller bara ett urval av dem) får du en bättre förståelse för hur väl era projekt presterar. Det kommer återigen att hjälpa dig att fatta välgrundade beslut, så att du kan bidra till att optimera er verksamhets övergripande ekonomiska hälsa.

Avslutande tankar

Slutordet är att en grundläggande förståelse för drift och ekonomi, kombinerat med realtidsanalys och tidig rapportering av viktiga KPI:er, är avgörande för framgången för ditt företag.

Det är av yttersta vikt att utvärdera din organisations mognadsnivå och identifiera områden för förbättring.

Genom att anta rätt strategi och förplikta er till kontinuerlig förbättring kan ni lyfta ert företag till nya höjder och säkerställa en framgångsrik och blomstrande framtid.

Träffa CFO:n hos TimeLog: Christian Hempler

"Jag strävar efter att skapa en stark koppling mellan finans och affärsfrågor. Genom att förvärva, validera och publicera teknisk och generell information på alla nivåer inom organisationen för att förstå värdet av en produkt eller ett projekt och omsätta detta i konkreta resultat," säger Christian.

Christian har varit CFO hos TimeLog sedan 2021.

Hitta och följ Christian på LinkedIn.

Lyssna på alla avsnitt av Beyond the Benchmark

Ta del av alla 5 avsnitt av podcastserien som täcker de fem prestandapelarna nu. Hitta det där du normalt lyssnar. Eller rätt här på vår webbplats.