Få CFO'ens bedste strategier til at forbedre rentabiliteten

Hej CFO - hvor skarp er du på innovation og forretningsstrategi? 

Kravene til CFO'er og økonomichefer rækker udover traditionelle finansielle ansvarsområder; det kræver knivskarp forståelse af innovation, risikostyring og forretningsstrategi.

I denne artikel - og tilhørende podcast - med TimeLogs CFO, Christian Hempler, dykker vi ned i den dynamiske verden af økonomisk ledelse. 

Christian deler indsigter fra en lang karriere, højdepunkter fra Professional Services Benchmark-rapporten og fortæller hvilke KPI'er, der hjælper ham med at navigere komplekse udfordringer og skabe en fremtid, hvor økonomisk excellence er hjørnestenen i forretningen.

Virksomhedens fem søjler

Professional Services Industry Benchmark'et (på dansk: Rådgiver- og konsulentbranchens årsrapport) er en årlig publikation, der indeholder et benchmark med data fra mere end 600 konsulent- og rådgivervirksomheder samt en modenhedsmatrix. Sidstnævnte hjælper virksomheder med at definere deres modenhed og konkurrenceevne samt anvise, hvad der skal til for at udvikle virksomheden.

Jævnfør benchmarket er der fem centrale søjler i enhver konsulentvirksomhed, som I skal optimere og arbejde med for at drive en profitabel og bæredygtig forretning. De tæller drift & økonomi, lederskab, leverancestyring (service execution), talent & HR samt kunderelationer. 

Hver søjle er central for virksomhedens konkurrenceevne og selvom søjlerne er seperate enheder (eller afdelinger) er de ligeledes indbyrdes afhængige. 

Kernen i drift og økonomi

Her zoomer vi ind på økonomisk excellence, så lad os starte med at definere, hvad der indgår i områderne drift og økonomi: 

Drift: Drift omfatter de daglige aktiviteter, der holder virksomheden kørende. Det handler om at skabe skalerbare og gentagelige processer, der øger effektiviteten og bidrager til overordnet vækst.

Økonomi: I erhvervslivet handler økonomi ikke blot om tal; det er livsnerven, der driver enhver operation. Det indebærer at styre indtægter og omkostninger, samtidig med, at du sikrer den økonomiske sundhed i rådgiver- og konsulentvirksomheden. 

Men hvorfor er drift og økonomi så afgørende?

Skalerbarhed udgør grundlaget for vækst 

Udover at du grundlæggende skal have styr på økonomien for at sikre din virksomheds overlevelse, så udmærker drift og økonomi sig ved at indeholde nøglen til at udvikle virksomheden. 

I konsulent- og rådgivervirksomheder, sker det ved to centrale opgaver for økonomifunktionen: 

• Styring af P&L (Profit & Loss): Effektiv styring af indtægter og omkostninger er kernen i den økonomiske bæredygtighed for rådgivere og konsulenter. Dette kræver skarp økonomisk forståelse og strategisk beslutningstagning.
• Opbygning af skalerbarhed og gentagelighed: Skalerbare og gentagelige operationer giver dig grundlaget for vækst. Disse operationer bør designes til at håndtere en øget arbejdsmængde uden en tilsvarende ressourceforøgelse.

Især når mennesker, deres tid og ekspertise er dit primære produkt, bliver skalebarhed og opbygning af gentagelighed centralt og en udfordring. 

De tre faktorer for en bæredygtig økonomi

De CFO'er der har succes med at sikre skalerbarhed og bæredygtig vækst, har adgang til tre ting:  

Synlighed og Indsigt: Du skal vide, hvordan I præsterer, både økonomisk og operationelt, og det skal ske i realtid. Du kan kun træffe informerede beslutninger og tilpasse dig hurtigt til ændringer, når du har komplette, opdaterede data.

Forudsigelighed: Forudsigelige operationer fører til bedre ressourceallokering og risikostyring. Det gør det muligt at planlægge og gennemføre projekter mere agilt og smidigt. 

Standardisering: Reducér fejl, øg effektiviteten og få forbedret omkostningskontrol ved at standardisere processer og politikker på tværs af organisationen.

Målestokken for CFO'ers modenhed: Skridt for skridt i drift og økonomi

Når du har styr på områderne og opgaverne, og du har adgang til opdaterede data, kan du begynde at arbejde strategisk med standardisering og forudsigelighed og herigennem skabe en bæredygtig økonomi. 

Men hvordan ved du hvordan din virksomhed objektivt klarer sig? Hvordan benchmarker I jer mod andre?Hvor moden er din virksomhed? 

Modenhedsmatrixen inddeler virksomheder på fem niveauer alt efter deres modenhed. 

Modenheden er afgøres blandt andet af antallet af veldefinerede processer og udnyttelsen af teknologi. Det er dokumenteret gennem 17 år, at jo mere moden din virksomhed er, jo bedre klarer den sig - målt på alt fra medarbejdertilfredshed til økonomiske resultater.  

Lad os kigge på de forskellige niveauer med fokus på drift og økonomi.

Niveau 1-2: Organisationer opererer ofte entreprenørielt på disse niveauer og tackler udfordringer. De mangler effektive systemer og standardisering, hvilket fører til tabte muligheder og indtægtsnedgang.

Niveau 3: Organisationer på dette niveau etablerer processer, systemer og politikker. Selvom de endnu ikke er en slank maskine, er de i en langt bedre position til at optimere deres forretningsdrift.

Niveau 4-5: Virksomheder på disse niveauer har velintegrerede systemer og processer, hvilket markant reducerer ikke-fakturerbare timer. De lægger vægt på standardisering i kontraktstyring og prisfastsættelsesmodeller, hvilket fører til øget effektivitet og rentabilitet.

Forbedringer her-og-nu: Hvor skal du starte?

Vejen til forbedringer kommer an på hvilket niveau, du starter på. Er du på niveau 1 eller 2, så start med at investere i tools eller systemer, der kan understøtte din virksomhed og hjælpe med at kortlægge og rafinere jeres processer.

På mere avancerede niveauer skifter fokus til finjustering og optimering af organisationen gennem standardisering og implementering af politikker.

Når du finjusterer din konsulentvirksomhed, er det vigtigt at holde øje på centrale key performance indikatorer (KPI'er) inden for projektøkonomi så du kan sikre en sund økonomi, effektivitet og rentabilitet.

Listen af relevante KPI'er kan være ret lang, så vælg de mest centrale og start med at få dem ind under huden. Her et et udpluk af KPI'er, der understøtter jeres projektøkonomi: 

Omsætning og profitmargin:

• Følg projektomsætning for at sikre, at den stemmer overens med virksomhedens økonomiske mål.
• Overvåg profitmarginerne på individuelle projekter for at identificere områder, der kan forbedres.

Udnyttelsesniveauer:

• Analyser konsulenters udnyttelsesniveauer for at sikre, at de er fuldt udnyttede og bidrager effektivt til indtægtsgenerering.

Fakturerbare timer:

• Hold et skarpt øje med fakturerbare timer for at vurdere produktiviteten og effektiviteten af dine konsulentteams.

Ressourceallokering:

• Sørg for optimal allokering af ressourcer på tværs af projekter for at maksimere fakturerbare timer og undgå overbelastning eller underudnyttelse af personalet.

Projektbudget vs. faktiske omkostninger:

• Sammenlign de budgetterede omkostninger med de faktiske omkostninger for hvert projekt for at identificere eventuelle uoverensstemmelser og træffe korrigerende handlinger.

Projektrentabilitet:

• Evaluer individuelle projekters rentabilitet for at forstå, hvilke projekter der er mest lukrative for virksomheden.

Klientrentabilitet:

• Vurder klienters rentabilitet for at fokusere på dem, der mest bidrager til virksomhedens bundlinje.

Likviditet:

• Overvåg likviditeten forbundet med projekter for at sikre, at virksomheden har tilstrækkelig likviditet til at opfylde sine økonomiske forpligtelser.

Aldring af debitorer:

• Hold styr på debitorernes aldring for at opretholde en sund likviditet og hurtigt håndtere eventuelle forfaldne betalinger.

Kundetilfredshed:

• Udnyt kundetilfredshedsundersøgelser eller feedback for at vurdere projektets succes og identificere områder til forbedring.

Projektets rettidighed:

• Følg projektets tidsplan for at sikre, at projekterne bliver afsluttet til tiden og minimere forsinkelser og potentielle omkostningsoverskridelser.

Indirekte omkostninger:

• Overvåg og styr indirekte omkostninger forbundet med projektlevering for at forbedre den overordnede rentabilitet.

Afkast af investering (ROI):

• Beregn ROI for hvert projekt for at vurdere den økonomiske succes og identificere muligheder for forbedring i fremtidige projekter.

Overholdelse af regnskabsstandarder:

• Sørg for, at alle projektregnskabspraksis overholder relevante regnskabsstandarder og regulativer.

Hvis du regelmæssigt analyserer disse KPI'er (eller blot et udvalg af dem) får du bedre indsigt i hvor godt jeres projekter præsterer.

Det vil igen hjælpe dig med at træffe velinformerede beslutninger, så du kan bidrage til at optimere din virksomheds overordnede økonomiske sundhed.

Afsluttende tanker

Konklusionen er, at en helhedsforståelse af drift og økonomi, samt realtidsanalyse og rettidig rapportering af essentielle KPI'er, er afgørende for hvor succesfuld din virksomhed er. 

Det er afgørende at vurdere din organisations modenhedsniveau og identificere områder til forbedring.

Med den rette strategi, og når I forpligter jer på at forbedre kontinuerligt, kan du løfte din virksomhed til nye højder og sikre en velstående og blomstrende fremtid.

Mød CFO hos TimeLog: Christian Hempler

"Jeg stræber efter at skabe forbindelse mellem finans og kommercielle spørgsmål. At erhverve, validere og offentliggøre teknisk og generel information på alle organisationens niveauer for at forstå værdien af et produkt eller projekt og bringe disse til konkrete resultater," siger Christian.

Christian har været CFO hos TimeLog siden 2021.

Find og følg Christian på LinkedIn. 

Lyt til Beyond the Benchmark nu

Du kan dykke ned i samtlige afsnit af podcasten allerede nu. Find dem der hvor du lytter - eller se overblikket her på siden.