Planlægning og allokering af ressourcer: Nøglen til succes

Regelmæssig kommunikation og samarbejde mellem holdmedlemmer, afdelingsledere og den øverste ledelse kan være med til at sikre, at ressourceplanlægning er en holdindsats, der bidrager til projektets succes.

Manglen på opdaterede og troværdige data kan føre til manglende tillid til oplysningerne, hvilket resulterer i processtop og afhængighed af e-mailkommunikation. Hvad sker der så?

Typisk kan det medføre, at processer bliver ineffektive og i sidste ende mislykkes på grund af manglende bevidsthed om behovet for at opretholde smidighed i ressourceplanlægningen.

Når du skal bruge mere tid på manuelt arbejde, bliver det ekstremt tidskrævende, og der bliver mindre tid til at fokusere på vigtigere opgaver. Derudover kan det føre til fejl og upræcise oplysninger, som kan have en dominoeffekt på resten af projektet eller processen

Men disse faldgruber stopper ikke der.

En ineffektiv ressourcestyring kan være skadelig for holdmedlemmer, der måske føler, at deres færdigheder ikke udnyttes til deres fulde potentiale.

I sidste ende hæmmer manuelt arbejde produktiviteten og effektiviteten, hvilket kan have en negativ indvirkning på et projekts eller en virksomheds succes.

Hvornår skal man implementere ressourceplanlægning? Find det rigtige tidspunkt for din virksomhed

Mange konsulentfirmaer står over for udfordringen med at sikre, at deres projekter er lønsomme på grund af deres forretnings natur.

Det arbejde, de udfører, er typisk projektbaseret, og hvert projekt har et unikt sæt krav og begrænsninger. Det kan være en udfordring præcist at estimere de ressourcer, der kræves til hvert projekt, og styre disse ressourcer effektivt for at levere projektet til tiden og inden for budgettet.

Derudover arbejder konsulentfirmaer ofte med kunder, der har deres egne mål og prioriteter, som nogle gange kan være i konflikt med firmaets mål for rentabilitet. Alle disse faktorer gør det svært for konsulentfirmaer konsekvent at levere rentable projekter.

Ifølge vores seneste SPI-industribenchmark fandt vi ud af, at ressourceplanlægning bruges mest af virksomheder, der befinder sig på niveau 3 i SPI's modenhedsmodel. 

De KPI'er, der påvirkes af ressourceplanlægning

Effektiv ressourcestyring er direkte forbundet med og meget afgørende for følgende Key Performance Indicators (KPI'er):

KPI #1: Omsætning pr. projekt

Denne KPI giver indsigt i projekternes størrelse, omfang og varighed, hvilket kan være nyttigt til at evaluere organisationens præstation.

Ressourceplanlægning i sig selv øger ikke omsætningen direkte. Men det giver et overblik og værktøjer til at øge omsætningen pr. projekt.

Ved at have en bedre forståelse af de tilgængelige ressourcer kan en organisation træffe mere kvalificerede beslutninger om, hvilke ressourcer der skal allokeres til et projekt.

Det kan hjælpe med at undgå brugen af de dyreste ressourcer til hvert projekt og dermed maksimere indtægterne for projektet.

Ved f.eks. at bruge en blanding af ressourcer med forskellige færdigheder og erfaringsniveauer kan en organisation sikre, at projektet gennemføres effektivt, samtidig med at omkostningerne minimeres. Denne tilgang kan føre til højere indtægter pr. projekt og større rentabilitet for organisationen.

KPI #2: Projekt leveret til tiden

Evnen til at levere projekter til tiden er afgørende for enhver serviceorganisations succes, især for dem, der fakturerer deres kunder for det udførte arbejde.

Projektforsinkelser kan have en negativ indvirkning på både rentabilitet og kundetilfredshed, og derfor er det en vigtig KPI at måle procentdelen af projekter, der leveres til tiden.

Når en virksomhed øger sin procesmodenhed, reduceres det manuelle arbejde, og automatiseringen øges, så holdmedlemmerne kan fokusere på at levere arbejde i stedet for at tage sig af administrative opgaver.

Med bedre ressourcestyring på plads kan teams allokere ressourcer effektivt og planlægge projekter mere effektivt, hvilket fører til øget sandsynlighed for at levere projekter til tiden.

Ved konsekvent at overholde projektets deadlines kan en virksomhed opbygge et ry for pålidelighed, hvilket kan føre til gentagne opgaver og positive henvisninger fra tilfredse kunder. At måle og forbedre procentdelen af projekter, der leveres til tiden, er derfor et vigtigt aspekt for at skabe vækst og succes i virksomheden.

KPI #3: Brug af standardiseret fremgangsmåde til levering af processer

At have en standardiseret leverancemetode på plads sikrer ensartede projektresultater og kvalitet. Denne KPI måler procentdelen af projekter, hvor der anvendes en struktureret leverancemetode, som inkorporerer best practices og viden i projekterne.

En standardiseret struktur omfatter typisk:

• Værktøjer
• Skabeloner
• Retningslinjer, der kan bruges på tværs af forskellige projekter

Dette strømliner ikke kun projektleveringsprocessen, men sikrer også, at de samme kvalitetsstandarder anvendes på hvert projekt.
Implementering af standardiserede processer er et vigtigt skridt i retning af at opnå procesmodenhed i en virksomhed. Ved at have ensartede procedurer og fremgangsmåder på plads kan organisationer lettere identificere områder, der kan forbedres, og optimere deres tilgang til projektlevering.

I sidste ende fører det til en mere effektiv brug af ressourcer, projektresultater af højere kvalitet og forbedret kundetilfredshed.

Alt dette betyder, at overskuddet i sig selv stiger med effektiv ressourceplanlægning. Men ressourceplanlægning er mere end blot at øge overskuddet.

Ressourceplanlægning og medarbejdernes trivsel

Effektiv ressourcestyring kan også have en indirekte positiv effekt på medarbejdernes trivsel, da det kan reducere den stress og angst, der er forbundet med at overskride deadlines eller være overbebyrdet med arbejde.

Når projekter leveres til tiden, og der er en klar forståelse af de ressourcer, der er nødvendige for at fuldføre dem, kan medarbejderne få en mere afbalanceret arbejdsbyrde, hvilket fører til øget jobtilfredshed og generel trivsel. Det kan også føre til en højere grad af fastholdelse af medarbejdere og en positiv virksomhedskultur.

Grundstenen i blomstrende virksomheder

Hvis en virksomhed ønsker at trives, er det afgørende at gøre ressourceplanlægning til en topprioritet.

Desværre har mange virksomheder en one-size-fits-all-tilgang til ressourceplanlægning, som falder til jorden, fordi de ikke tager højde for..:

• Kapacitetsplanlægning
• Synkronisering med projektstyringsværktøjer og tidsregistrering
• At få feedback fra hele teamet

Når ressourceplanlægningen ikke er i orden, kan det forårsage problemer som f.eks:

• Brug af for meget eller for lidt af de tilgængelige ressourcer
• Overskridelse af vigtige deadlines
• Overskridelse af budgettet

Den gode nyhed er, at et solidt system til ressourceplanlægning, der er godt integreret, kan være svaret på bedre brug af ressourcer og dermed effektivitet og stærkere vækst i virksomheden.