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Ressourcenplanung

Ressourcenplanung und -zuweisung beherrschen

Sofie Hermansen

+15 Jahren Erfahrung in Marketing, IT, Automatisierung und Digitalisierung.

Ressourcenplanung und -zuweisung beherrschen

Die Ressourcenverwaltung ist ein entscheidender Aspekt der Unternehmenstätigkeit, der den Geschäftserfolg fördert. Und es kann ein entscheidender Wendepunkt für die Rentabilität des Unternehmens sein, wenn Sie Ihre Ressourcen effektiv verwalten können.

Dies bedeutet, den Ressourcenbedarf zu ermitteln, die Ressourcen effektiv zuzuweisen, die Ressourcennutzung zu optimieren, Ressourcenbeschränkungen zu verwalten und die Ressourcennutzung zu überwachen.

Für jedes Unternehmen sind verschiedene Arten von Ressourcen erforderlich - von finanziellen Ressourcen über Lagerbestände, Produktionsressourcen, Humanressourcen und Informationstechnologie bis hin zu natürlichen Ressourcen.

Häufige Hindernisse bei der Ressourcenplanung und warum sie oft scheitert

Viele Unternehmen verfolgen bei der Ressourcenplanung einen einheitlichen Ansatz und gehen davon aus, dass dies zu einer effizienten Ressourcenzuweisung und erfolgreichen Projektergebnissen führen wird. Häufig sieht das so aus:

Kapazitätsplanung

3 - 6 Monate

Kapazitätsnachfrage
Verfügbarkeit von Kapazität
Monatliche / Quartalsweise Besprechungen

Planungsebene

Projekte
Allgemeine Ressourcen/Fähigkeiten
Monate/Quartale
% der vollen Kapazität

Projekt Planung

1 - 3 Monate

Ressourcenzuweisung
Verfügbarkeit
Monatliche Besprechungen

Planungs Ebene

Projekte / Phasen
Genannte Mitarbeiter
Monate
In Stunden / Menschliche Tage

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Aufgaben Planung

1 - 4 Wochen

Ressourcenkonflikte
Umgang mit Abweichungen
Erledigung von Ad-hoc-Arbeiten
Wöchentliche Besprechungen

Planungsebene

Aufgaben
Wochen / Tage
Stunden

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Persönliche Planung

1 - 10 Arbeitstage

Abgleich mit persönlichem Kalender
Abgleich mit Sitzungen und Kundenaufträgen
Eigene Prioritätensetzung der Aufgaben

Planungsebene

Aufgaben
Tage
Stunden
Kalenderintegration

In der Praxis scheitert dieser Ansatz jedoch häufig, was zu einer Über- oder Unterauslastung der Ressourcen, verpassten Terminen und Kostenüberschreitungen führt. Die drei wichtigsten Gründe, die zu diesen Hindernissen führen, sind:

1. Fehlende Planung der Kapazitäten

Dies ist in der Regel der größte Auslöser. Teams priorisieren oft dringende Aufgaben gegenüber wichtigen, aber nicht so eiligen Aufgaben, wie z. B. der Kapazitätsplanung.

Dringende Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit und Maßnahmen, während wichtige, aber nicht dringende Aufgaben aufgeschoben werden können. Die Kapazitätsplanung ist jedoch eine wichtige Komponente der Ressourcenplanung, die nicht übersehen werden sollte.

Bei der Kapazitätsplanung geht es darum, den Ressourcenbedarf zu prognostizieren und sicherzustellen, dass genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, um Projekte innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abzuschließen:

Analyse der Auslastung von Ressourcen
Identifizierung von Ressourcenengpässen
Bedarfsgerechte Anpassung der Ressourcenzuweisung

Die Vernachlässigung der Kapazitätsplanung kann dazu führen, dass die Ressourcen überlastet werden oder nicht genügend Arbeit haben, was zu einer ineffizienten Ressourcennutzung und zu verpassten Projektterminen führt.

Um diesen Stolperstein zu vermeiden: Setzen Sie Prioritäten bei der Kapazitätsplanung und weisen Sie ihr ausreichend Zeit und Ressourcen zu.

Teams können einen Kapazitätsplan erstellen, in dem die für jedes Projekt benötigten Ressourcen und die erwarteten Auslastungsraten aufgeführt sind. Dieser Plan sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um Änderungen der Projektanforderungen oder der Ressourcenverfügbarkeit zu berücksichtigen.

2. Fehlende Integration in Projektmanagement-Tools und Zeiterfassung

Ressourcenplanungstools können bei der Optimierung der Ressourcennutzung und der Sicherstellung der fristgerechten Fertigstellung von Projekten sehr effektiv sein. Allerdings müssen diese Tools mit Projektmanagement-Tools und Zeiterfassungssystemen integriert werden, um effektiv zu sein.

Ohne Integration kann die Ressourcenplanung zu einem unzusammenhängenden und zeitaufwändigen Prozess werden, der zu Fehlern und Unstimmigkeiten in den Daten führt.

Außerdem haben die Teams möglicherweise keinen klaren Überblick über die Ressourcenverfügbarkeit und die Nutzungsraten, was zu einer suboptimalen Ressourcenzuweisung führt.

Um diesen Stolperstein zu vermeiden: Wählen Sie Ressourcenplanungstools, die sich nahtlos in Projektmanagement-Tools und Zeiterfassungssysteme integrieren lassen.

Eine gute Integration bedeutet, dass man Zugang zu Echtzeitdaten über Ressourcenverfügbarkeit, Auslastungsraten und Projektzeitpläne hat, so dass die Teams fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung treffen können.

3. Fehlende Teamarbeit bei der Ressourcenplanung

Die Ressourcenplanung liegt nicht nur in der Verantwortung des Projektleiters oder des Ressourcenmanagers. Es handelt sich um eine Teamarbeit, an der alle am Projekt Beteiligten mitwirken, einschließlich:

Teammitglieder
Abteilungsleiter
Leitende Angestellte

Wenn die Ressourcenplanung nicht im Team erfolgt, kann dies zu Problemen führen:

Schlechte Kommunikation
Widersprüchliche Prioritäten
Suboptimale Ressourcenzuweisung

So kann es beispielsweise vorkommen, dass Teammitglieder ihren Ressourcenbedarf nicht effektiv mitteilen oder dass Abteilungsleiter den Ressourcen ihrer Abteilung Vorrang vor anderen einräumen.

So kann es beispielsweise vorkommen, dass Teammitglieder ihren Ressourcenbedarf nicht effektiv mitteilen oder dass Abteilungsleiter den Ressourcen ihrer Abteilung Vorrang vor anderen einräumen.

Eine regelmäßige Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, Abteilungsleitern und der Geschäftsleitung kann dazu beitragen, dass die Ressourcenplanung eine Teamleistung ist, die den Projekterfolg unterstützt.

Das Fehlen aktueller und vertrauenswürdiger Daten kann zu mangelndem Vertrauen in die Informationen führen, was zu Prozessstillstand und Abhängigkeit von der E-Mail-Kommunikation führt. Was passiert dann?

In der Regel werden die Prozesse ineffizient und scheitern schließlich, weil das Bewusstsein für die Notwendigkeit, die Flexibilität bei der Ressourcenplanung aufrechtzuerhalten, fehlt.

Wenn Sie mehr Zeit für manuelle Arbeiten aufwenden müssen, wird dies extrem zeitaufwändig und es bleibt weniger Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Außerdem kann es zu Fehlern und Ungenauigkeiten kommen, die einen Dominoeffekt auf den Rest des Projekts oder Prozesses haben können.

Aber das sind nicht die einzigen Stolpersteine.

Ein ineffektives Ressourcenmanagement kann sich nachteilig auf die Teammitglieder auswirken, die das Gefühl haben, dass ihre Fähigkeiten nicht voll ausgeschöpft werden.

Letztlich behindert der Rückgriff auf manuelle Arbeit die Produktivität und Effizienz, was sich negativ auf den Erfolg eines Projekts oder eines Unternehmens auswirken kann.

Ein Beispiel dafür, wie die Planung für verschiedene Kontexte gleichzeitig erfolgt

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Wenn das Ressourcenmanagement im Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit steht

Wichtig ist auch ein CRM-System (Customer Relationship Management), um Kundeninteraktionen zu verfolgen und Möglichkeiten für das Geschäftswachstum zu erkennen. Darüber hinaus können Zeiterfassung und individuelle Kalender die geplante Arbeit sichtbar machen und dafür sorgen, dass alle Beteiligten hinsichtlich der Projektzeitpläne auf dem gleichen Stand sind.

Wenn diese Systeme zusammenarbeiten, können Sie einen datengestützten Umsatzprognoseprozess erstellen, der fundierte Entscheidungen über die Projektauswahl und die Ressourcenzuweisung für maximale Rentabilität ermöglicht.

Die Priorisierung der Ressourcenverwaltung gewährleistet eine effiziente und effektive Ressourcennutzung, die zu größerem Erfolg und Unternehmenswachstum führt.

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Wann Sie Ressourcenplanung einführen sollten: Ermittlung des richtigen Zeitpunkts für Ihr Unternehmen

Viele Beratungsunternehmen stehen vor der Herausforderung, die Rentabilität ihrer Projekte zu gewährleisten, was in der Natur ihres Geschäfts liegt.

Ihre Arbeit ist in der Regel projektbasiert, und jedes Projekt hat seine eigenen Anforderungen und Beschränkungen. Es kann eine Herausforderung sein, die für jedes Projekt erforderlichen Ressourcen genau abzuschätzen und diese Ressourcen effektiv zu verwalten, um das Projekt rechtzeitig und innerhalb des Budgets abzuschließen.

Außerdem arbeiten Beratungsunternehmen oft mit Kunden zusammen, die ihre eigenen Ziele und Prioritäten haben, die manchmal mit den Rentabilitätszielen des Unternehmens in Konflikt geraten können. All diese Faktoren erschweren es den Beratungsunternehmen, durchweg rentable Projekte zu liefern.

Unserem jüngsten SPI-Branchenbenchmark zufolge wird das Ressourcenmanagement am meisten von Unternehmen genutzt, die sich auf Stufe 3 des SPI-Reifegradmodells befinden.

Die vom Ressourcenmanagement betroffenen KPIs

Ein effektives Ressourcenmanagement steht in direktem Zusammenhang mit den folgenden Leistungsindikatoren (KPI) und ist für diese von entscheidender Bedeutung:

KPI #1: Einnahmen pro Projekt

Dieser KPI gibt Aufschluss über die Größe, den Umfang und die Dauer von Projekten, was für die Bewertung der Leistung des Unternehmens nützlich sein kann.

Das Ressourcenmanagement an sich steigert den Umsatz nicht direkt. Es bietet jedoch einen Überblick und Instrumente zur Steigerung des Umsatzes pro Projekt.

Durch einen besseren Überblick über die verfügbaren Ressourcen kann eine Organisation fundiertere Entscheidungen darüber treffen, welche Ressourcen einem Projekt zugewiesen werden sollen.

Auf diese Weise kann vermieden werden, dass für jedes Projekt die teuersten Ressourcen eingesetzt werden, wodurch die Einnahmen für das Projekt maximiert werden.

Durch den Einsatz von Ressourcen mit unterschiedlichen Qualifikationen und Erfahrungen kann ein Unternehmen beispielsweise sicherstellen, dass das Projekt effizient und effektiv durchgeführt wird, während gleichzeitig die Kosten minimiert werden. Dieser Ansatz kann zu höheren Einnahmen pro Projekt und größerer Rentabilität für die Organisation führen.

KPI #2: Projekt pünktlich geliefert

Die Fähigkeit, Projekte pünktlich zu liefern, ist für den Erfolg eines jeden Dienstleistungsunternehmens entscheidend, insbesondere für diejenigen, die ihren Kunden die geleistete Arbeit in Rechnung stellen.

Projektverzögerungen können sich sowohl auf die Rentabilität als auch auf die Kundenzufriedenheit negativ auswirken, weshalb die Messung des Prozentsatzes der fristgerecht gelieferten Projekte ein wichtiger KPI ist.

Je reifer die Prozesse in einem Unternehmen sind, desto weniger manuelle Arbeit fällt an und desto mehr wird automatisiert, so dass sich die Teammitglieder auf die Erledigung ihrer Aufgaben konzentrieren können.

Mit einem besseren Ressourcenmanagement können die Teams Ressourcen effektiv zuweisen und Projekte effizienter planen, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Projekte rechtzeitig fertiggestellt werden.

Durch die konsequente Einhaltung von Projektterminen kann sich ein Unternehmen einen guten Ruf für seine Zuverlässigkeit erarbeiten, was zu Folge hat, dass zufriedene Kunden ihre Aufträge wiederholen und positive Empfehlungen aussprechen. Die Messung und Verbesserung des Prozentsatzes der termingerecht gelieferten Projekte ist daher ein wichtiger Aspekt für das Wachstum und den Erfolg eines Unternehmens.

KPI #3: Verwendung standardisierter Prozesse und Liefermethoden

Eine standardisierte Bereitstellungsmethodik gewährleistet einheitliche Projektergebnisse und Qualität. Dieser KPI misst den Prozentsatz der Projekte, bei denen eine strukturierte Bereitstellungsmethodik verwendet wird, die bewährte Verfahren und Wissen in die Projekte einbezieht.

Ein standardisierter Rahmen umfasst in der Regel:

Werkzeuge
Vorlagen
Leitlinien, die für verschiedene Projekte verwendet werden können

Dadurch wird nicht nur der Projektabwicklungsprozess gestrafft, sondern auch sichergestellt, dass bei jedem Projekt dieselben Qualitätsstandards angewandt werden.
Die Einführung von standardisierten Prozessen ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Prozessreife in einem Unternehmen. Durch die Einführung einheitlicher Verfahren und Praktiken können Unternehmen Verbesserungsmöglichkeiten leichter erkennen und ihren Projektabwicklungsansatz optimieren.

Letztlich führt dies zu einer effizienteren und effektiveren Nutzung der Ressourcen, zu qualitativ hochwertigeren Projektergebnissen und zu einer höheren Kundenzufriedenheit.

All dies bedeutet, dass der Gewinn an sich mit einem effektiven Ressourcenmanagement ansteigt. Aber Ressourcenmanagement ist mehr als nur eine Gewinnsteigerung.

Ressourcenmanagement und Wohlbefinden der Mitarbeiter

Ein effektives Ressourcenmanagement kann sich auch indirekt positiv auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter auswirken, da es Stress und Ängste im Zusammenhang mit verpassten Terminen oder Arbeitsüberlastung verringern kann.

Wenn Projekte pünktlich fertiggestellt werden und klar ist, welche Ressourcen dafür benötigt werden, können die Mitarbeiter ein ausgewogeneres Arbeitspensum bewältigen, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einem größeren Wohlbefinden führt. Dies kann auch zu einer höheren Mitarbeiterbindung und einer positiven Unternehmenskultur führen.

Ein Grundstein für florierende Unternehmen

Fazit: Wenn ein Unternehmen florieren will, muss das Ressourcenmanagement oberste Priorität haben.

Leider verfolgen viele Unternehmen bei der Ressourcenplanung einen Einheitsansatz, der nicht aufgeht, weil er nicht berücksichtigt wird:

Kapazitätsplanung

Kapazitätsplanung
Synchronisierung mit Projektmanagement-Tools und Zeiterfassung
Beiträge aus dem gesamten Team einholen

Wenn die Ressourcenverwaltung nicht optimal ist, kann dies zu zahlreichen Problemen führen:

zu viel oder zu wenig der verfügbaren Ressourcen nutzen
Überschreitung wichtiger Fristen
Überschreitung des Budgets

Die gute Nachricht ist, dass ein solides Ressourcenmanagementsystem, das gut integriert ist, die Antwort auf eine bessere Ressourcennutzung sein kann, die zu mehr Effizienz und stärkerem Unternehmenswachstum führt.