Ressourcenplanung und -zuweisung beherrschen

Wann Sie Ressourcenplanung einführen sollten: Ermittlung des richtigen Zeitpunkts für Ihr Unternehmen

Viele Beratungsunternehmen stehen vor der Herausforderung, die Rentabilität ihrer Projekte zu gewährleisten, was in der Natur ihres Geschäfts liegt.

Ihre Arbeit ist in der Regel projektbasiert, und jedes Projekt hat seine eigenen Anforderungen und Beschränkungen. Es kann eine Herausforderung sein, die für jedes Projekt erforderlichen Ressourcen genau abzuschätzen und diese Ressourcen effektiv zu verwalten, um das Projekt rechtzeitig und innerhalb des Budgets abzuschließen.

Außerdem arbeiten Beratungsunternehmen oft mit Kunden zusammen, die ihre eigenen Ziele und Prioritäten haben, die manchmal mit den Rentabilitätszielen des Unternehmens in Konflikt geraten können. All diese Faktoren erschweren es den Beratungsunternehmen, durchweg rentable Projekte zu liefern.

Unserem jüngsten SPI-Branchenbenchmark zufolge wird das Ressourcenmanagement am meisten von Unternehmen genutzt, die sich auf Stufe 3 des SPI-Reifegradmodells befinden. 

Die vom Ressourcenmanagement betroffenen KPIs

Ein effektives Ressourcenmanagement steht in direktem Zusammenhang mit den folgenden Leistungsindikatoren (KPI) und ist für diese von entscheidender Bedeutung:

KPI #1: Einnahmen pro Projekt

Dieser KPI gibt Aufschluss über die Größe, den Umfang und die Dauer von Projekten, was für die Bewertung der Leistung des Unternehmens nützlich sein kann.

Das Ressourcenmanagement an sich steigert den Umsatz nicht direkt. Es bietet jedoch einen Überblick und Instrumente zur Steigerung des Umsatzes pro Projekt.

Durch einen besseren Überblick über die verfügbaren Ressourcen kann eine Organisation fundiertere Entscheidungen darüber treffen, welche Ressourcen einem Projekt zugewiesen werden sollen.

Auf diese Weise kann vermieden werden, dass für jedes Projekt die teuersten Ressourcen eingesetzt werden, wodurch die Einnahmen für das Projekt maximiert werden.

Durch den Einsatz von Ressourcen mit unterschiedlichen Qualifikationen und Erfahrungen kann ein Unternehmen beispielsweise sicherstellen, dass das Projekt effizient und effektiv durchgeführt wird, während gleichzeitig die Kosten minimiert werden. Dieser Ansatz kann zu höheren Einnahmen pro Projekt und größerer Rentabilität für die Organisation führen.

KPI #2: Projekt pünktlich geliefert

Die Fähigkeit, Projekte pünktlich zu liefern, ist für den Erfolg eines jeden Dienstleistungsunternehmens entscheidend, insbesondere für diejenigen, die ihren Kunden die geleistete Arbeit in Rechnung stellen.

Projektverzögerungen können sich sowohl auf die Rentabilität als auch auf die Kundenzufriedenheit negativ auswirken, weshalb die Messung des Prozentsatzes der fristgerecht gelieferten Projekte ein wichtiger KPI ist.

Je reifer die Prozesse in einem Unternehmen sind, desto weniger manuelle Arbeit fällt an und desto mehr wird automatisiert, so dass sich die Teammitglieder auf die Erledigung ihrer Aufgaben konzentrieren können.

Mit einem besseren Ressourcenmanagement können die Teams Ressourcen effektiv zuweisen und Projekte effizienter planen, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Projekte rechtzeitig fertiggestellt werden.

Durch die konsequente Einhaltung von Projektterminen kann sich ein Unternehmen einen guten Ruf für seine Zuverlässigkeit erarbeiten, was zu Folge hat, dass zufriedene Kunden ihre Aufträge wiederholen und positive Empfehlungen aussprechen. Die Messung und Verbesserung des Prozentsatzes der termingerecht gelieferten Projekte ist daher ein wichtiger Aspekt für das Wachstum und den Erfolg eines Unternehmens.

KPI #3: Verwendung standardisierter Prozesse und Liefermethoden

Eine standardisierte Bereitstellungsmethodik gewährleistet einheitliche Projektergebnisse und Qualität. Dieser KPI misst den Prozentsatz der Projekte, bei denen eine strukturierte Bereitstellungsmethodik verwendet wird, die bewährte Verfahren und Wissen in die Projekte einbezieht.

Ein standardisierter Rahmen umfasst in der Regel:

• Werkzeuge
• Vorlagen
• Leitlinien, die für verschiedene Projekte verwendet werden können

Dadurch wird nicht nur der Projektabwicklungsprozess gestrafft, sondern auch sichergestellt, dass bei jedem Projekt dieselben Qualitätsstandards angewandt werden.
Die Einführung von standardisierten Prozessen ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Prozessreife in einem Unternehmen. Durch die Einführung einheitlicher Verfahren und Praktiken können Unternehmen Verbesserungsmöglichkeiten leichter erkennen und ihren Projektabwicklungsansatz optimieren.

Letztlich führt dies zu einer effizienteren und effektiveren Nutzung der Ressourcen, zu qualitativ hochwertigeren Projektergebnissen und zu einer höheren Kundenzufriedenheit.

All dies bedeutet, dass der Gewinn an sich mit einem effektiven Ressourcenmanagement ansteigt. Aber Ressourcenmanagement ist mehr als nur eine Gewinnsteigerung.

Ressourcenmanagement und Wohlbefinden der Mitarbeiter

Ein effektives Ressourcenmanagement kann sich auch indirekt positiv auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter auswirken, da es Stress und Ängste im Zusammenhang mit verpassten Terminen oder Arbeitsüberlastung verringern kann.

Wenn Projekte pünktlich fertiggestellt werden und klar ist, welche Ressourcen dafür benötigt werden, können die Mitarbeiter ein ausgewogeneres Arbeitspensum bewältigen, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einem größeren Wohlbefinden führt. Dies kann auch zu einer höheren Mitarbeiterbindung und einer positiven Unternehmenskultur führen.

Ein Grundstein für florierende Unternehmen

Fazit: Wenn ein Unternehmen florieren will, muss das Ressourcenmanagement oberste Priorität haben.

Leider verfolgen viele Unternehmen bei der Ressourcenplanung einen Einheitsansatz, der nicht aufgeht, weil er nicht berücksichtigt wird:

Kapazitätsplanung

• Kapazitätsplanung
• Synchronisierung mit Projektmanagement-Tools und Zeiterfassung
• Beiträge aus dem gesamten Team einholen

Wenn die Ressourcenverwaltung nicht optimal ist, kann dies zu zahlreichen Problemen führen:

• zu viel oder zu wenig der verfügbaren Ressourcen nutzen
• Überschreitung wichtiger Fristen
• Überschreitung des Budgets

Die gute Nachricht ist, dass ein solides Ressourcenmanagementsystem, das gut integriert ist, die Antwort auf eine bessere Ressourcennutzung sein kann, die zu mehr Effizienz und stärkerem Unternehmenswachstum führt.